2.1 .Khảo sát thực trạng đào tạo trực tuyến tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3. Phương pháp triển khai đào tạo trực tuyến
3.3.4. Ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý đào tạo đã được Nhà trường đưa vào sử dụng từ năm 2014 với phần mềm Unisoft của Công ty Công nghệ Thiên An (www.thienan.vn). Phần mềm này đã góp phần cải tiến cơng tác quản lý đào tạo với các nghiệp vụ như: quản lý khóa học, lớp học, quản lý sinh viên, quản lý điểm, quản lý thi, quản lý học phí và một số nghiệp vụ liên quan khác. Sau nhiều lần nâng cấp, hiện nay phần mềm quản lý đào tạo Unisoft đã cho phép giảng viên, chuyên viên, sinh viên thao tác một số nghiệp vụ cơ bản được phân quyền qua kết nối mạng Internet.
Tuy nhiên, để quản lý đào tạo trực tuyến, phần mềm Unisoft hiện nay không đáp ứng được các nghiệp vụ của hệ thống mà địi hỏi cần phải có những chức năng quản lý chuyên biệt khác về dạy, học trực tuyến như các hệ thống phần mềm Moodle, Blackboard, Cleve, …nổi tiếng đã được nhiều trường đại học trong nước và trên thế giới sử dụng. Để vận hành hệ thống phần mềm quản lý đào tạo trực tuyến, chúng ta cần phải đáp ứng các yêu cầu như:
- Yêu cầu về cơ sở vật chất, hạ tầng phục vụ hệ thống phần mềm và thao tác nghiệp vụ như: máy chủ, hệ thống mạng, các thiết bị đảm bảo an toàn, an ninh và bảo mật;
- Thiết kế giao diện, nhận diện thương hiệu để người dùng đăng nhập sử dụng các chức năng được phân quyền;
- Nhân sự vận hành các chức năng: quản lý người dùng, quản lý khóa học, xây dựng bài giảng, quản lý thi…
- Nhân sự có chun mơn, kỹ thuật quản lý dữ liệu về: người dạy, người học, bài giảng, ngân hàng câu hỏi, đề thi …
Hình 6 - Mơ hình cơ bản cho việc quản lý đào tạo trực tuyến chuẩn e-Learning (Nguồn thienan.vn)
Từ mơ hình cơ bản của việc quản lý đào tạo trực tuyến chuẩn elearning như trên, chúng tôi đề xuất sử dụng linh hoạt một số hệ thống phần mềm sau đây để duy trì làm việc, hội thảo, họp và giảng dạy trực tuyến:
- Phần mềm Office 36511 được hãng Microsoft cung cấp miễn phí cho các cơ sở giáo dục để duy trì chế độ làm việc tương tác trực tuyến, hội thảo, họp, giảng dạy dựa vào các phần mềm: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Sway, SharePoint, Teams…
- Hệ thống đào tạo trực tuyến Moodle12 để quản lý đào tạo, cung cấp nội dung giảng dạy học tập, đánh giá kết quả học tập, thi tuyển sinh trực tuyến.
11 Chi tiết tại Phụ lục 2 – Bộ phần mềm Office 365 của Microsoft
Với hai (02) hệ thống phần mềm như trên hoạt động song song sẽ đảm bảo hầu hết các hoạt động của trường đều được thực hiện qua môi trường mạng Internet một cách linh hoạt và chủ động. Để vận hành hệ thống như trên, cần phải thực hiện sơ đồ phân luồng chức năng giữa các đơn vị trong hệ thống đào tạo trực tuyến tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội như sau:
Hình 7 - Sơ đồ phân luồng chức năng hệ thống ĐTTT
Từ sơ đồ trên, chúng ta có thể phân chia các chức năng cho các đơn vị, đối tượng sử dụng như sau:
TT Chức năng/Nội dung Đơn vị/cá nhân thực hiện I Cổng thông tin người dùng Ban quản trị hệ thống ĐTTT
1 - Hệ thống quản lý nội dung LCMS
Các Khoa, Trung tâm, Phân hiệu và Giảng viên được phân công
2 - Hệ thống quản lý học tập LMS
Phòng Quản lý đào tạo đại học, Phòng Quản lý đào tạo sau đại học, các Phân hiệu và Trung tâm Dịch vụ công
3 - Các cơng cụ (thư viện học liệu, thí nghiệm…)
Trung tâm Thông tin - Thư viện, Trung tâm Tin học-Ngoại ngữ và các đơn vị có chức năng liên quan.
TT Chức năng/Nội dung Đơn vị/cá nhân thực hiện
4 - Các cơng cụ kiểm tra đánh giá
Phịng Khảo thí và bảo đảm chất lượng, các Khoa, Trung tâm, Phân hiệu…
5 - Quản lý sinh viên Phịng Cơng tác sinh viên, Phân hiệu và Trung tâm Dịch vụ công
6 - Quản lý giảng viên Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Quản lý đào tạo đại học, Phòng Quản lý đào tạo Sau đại học, các phân hiệu và Trung tâm Dịch vụ công.
7 - Chức năng phân phối kiểm sốt khóa học
Phịng Kế hoạch Tài chính phối hợp với các đơn vị liên quan
II Các công cụ thiết kế bài giảng điện tử
Ban quản trị hệ thống ĐTTT
8 - Đề xuất cấu hình phần cứng đảm bảo cho việc thiết kế bài giảng điện tử
Nhóm hỗ trợ kỹ thuật ĐTTT 9 - Lựa chọn và hướng dẫn giảng viên sử dụng phần mềm phù hợp để thiết kế bài giảng điện tử Nhóm hỗ trợ kỹ thuật ĐTTT
10 - Đề xuất xây dựng, mua sắm thiết bị, phần mềm phù hợp và sử dụng phòng giảng dạy mẫu để quay video và dựng bài giảng điện tử
Nhóm hỗ trợ kỹ thuật phối hợp với Bộ phận Quản trị thiết bị
III Đội ngũ hỗ trợ Ban quản trị hệ thống ĐTTT
11 - Hướng dẫn, tập huấn sử dụng phần mềm soạn bài giảng.
Nhóm hỗ trợ kỹ thuật ĐTTT
12 - Hướng dẫn giảng viên, sinh viên thao tác hệ thống ĐTTT để giảng dạy và học tập
Nhóm hỗ trợ kỹ thuật ĐTTT
13 - Hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc
Cố vấn học tập, chuyên viên chuyên trách của các Khoa, trung tâm, phân hiệu.
Bảng 7 - Bảng phân công công việc giữa các cá nhân, đơn vị trong hệ thống ĐTTT
Nhìn vào bảng phân cơng cơng việc ở trên chúng ta thấy hầu hết các đơn vị, cá nhân trong trường đều thực hiện chức năng trên hệ thống ĐTTT tùy vào nhiệm vụ, chức năng được phân công chịu trách nhiệm và quản lý.