2.1 .Khảo sát thực trạng đào tạo trực tuyến tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.4. Khuyến nghị thực thi giải pháp
Trong thời gian phải làm việc luân phiên giữa nhà trường và ở nhà do ảnh hưởng của dịch bệnh covid-19, nhiều trường đại học ở Việt Nam và trên thế giới bị động trong việc ứng dụng công nghệ thông tin để nhà trường và người học tiếp tục học tập qua mạng Internet mà khơng thể đến trường. Các phần mềm có chức năng dạng video conference với phương thức hội thoại trực tiếp để truyền hình ảnh, âm thanh qua mạng Internet đến người tham gia ở các điểm cầu kết nối được lựa chọn là giải pháp tình thế dễ dàng để tiếp tục kế hoạch đào tạo mà không bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh. Phương thức này giải quyết bài tốn tình huống tức thời như:
- Cuộc họp, buổi dạy yêu cầu chất lượng âm thanh, hình ảnh bình thường; - Vận hành dễ dàng, khơng phụ thuộc nhiều vào yếu tố kỹ thuật hoặc cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị;
- Hỗ trợ đa nền tảng để người dùng sử dụng thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng…có kết nối Internet là dùng được;
- Có thể tổ chức lớp đơng mà khơng lo về không gian chỗ ngồi như lớp học truyền thống;
Tuy nhiên, hình thức trên vẫn có một số nhược điểm như:
- Việc truy vết các hoạt động của người chủ trì, người tham gia là khó khăn; - Kết thúc buổi làm việc (họp, giảng dạy) thì nội dung khó có thể xem lại được nếu ngay từ đầu không chủ động hoặc không được cho phép ghi âm, ghi hình;
- Phụ thuộc quá nhiều vào chất lượng kết nối mạng, điều này dẫn đến nếu có nhiều điểm cầu kết nối cùng lúc thì chất lượng âm thanh, hình ảnh sẽ ảnh hưởng, thậm chí là mất kết nối;
- Quản lý người tham gia cuộc họp khó khăn khi có số lượng lớn người truy cập như lớp học đông, cuộc họp đông người…
- Mỗi lần lên lớp, giảng viên chỉ dạy được một lớp học phần. Nếu dạy một học phần cho nhiều lớp thì phải giảng dạy cùng nội dung nhiều lần;
- Khó thực hiện việc tương tác hai chiều hay phát vấn, kiểm tra đánh giá; Xuất phát từ những yêu cầu cần cho công tác quản lý đào tạo trực tuyến và những hạn chế của phần mềm hiện tại đang áp dụng tại trường, tác giả đề xuất thực thi một số giải pháp như sau:
Một là, thúc đẩy nhanh chóng việc chuyển đổi số trong trường học. Các công tác quản trị đại học, tác nghiệp giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhà trường với người học cần được thực hiện hồn tồn trên mơi trường mạng một cách tự động, đồng bộ và khoa học. Chuyển đổi số sẽ góp phần chuẩn hóa các quy trình làm việc, giảm các hồ sơ, minh chứng giấy tờ hành chính; minh bạch trong các hoạt động nghiệp vụ và đặc biệt giúp cho lãnh đạo quản lý, giám sát công việc linh hoạt, khoa học. Chuyển đổi số giúp cho nhà trường có một tư duy đổi mới, sáng tạo và khoa học.
Hai là, ứng dụng hiệu quả và đồng bộ phần mềm quản lý đào tạo truyền thống phối hợp với hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến (LMS) để công tác quản lý đào tạo khoa học hơn, quy mô lớn hơn. Hiện nay, các trường có thể lựa chọn một số giải pháp đang được các tập đoàn lớn trên thế giới về phát triển phần mềm, dịch vụ hỗ trợ miễn phí cho giáo dục như Microsoft, Google, Moodle…Việc ứng dụng những hệ thống này có một số lợi ích như:
Đối với nhà trường:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thực tế ghi nhận hình thức e-Learning giúp giảm khoảng 60% chi phí, và từ 20 - 40% thời gian đào tạo so với phương pháp giảng dạy truyền thống, đặc biệt là với hệ thống đào tạo có quy mơ lớn, bao gồm nhiều cơ sở, địa điểm khác nhau.
- Tiết kiệm chi phí tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo nhờ việc tổ chức trực tuyến với sự tham gia của các đầu cầu.
- Hỗ trợ tổ chức hình thức đào tạo từ xa, đào tạo cấp chứng chỉ cho các đối tượng người học ngoài xã hội: đối tượng đã đi làm, sinh viên đã tốt nghiệp có nhu cầu học tập bổ sung...
- Hỗ trợ tổ chức đào tạo thu phí thơng qua việc kinh doanh các khóa học trên hệ thống đào tạo trực tuyến, hình thức thanh tốn đa dạng, thuận tiện: bằng thẻ học do trường tự phát hành, thẻ điện thoại, chuyển khoản...
- Hệ thống tự động chấm điểm các bài thi, bài kiểm tra và đưa ra kết quả thi một cách nhanh chóng và chính xác. Người quản lý, cán bộ tổ chức đào tạo dễ dàng giám sát và tổng kết, báo cáo kết quả đào tạo.
- Hệ thống phần mềm hỗ trợ tích hợp với các phần mềm quản lý của nhà trường: phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý đào tạo... Đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, thống nhất và dễ dàng trích xuất phục vụ cơng tác quản lý của tất cả các bộ phận/phịng ban có liên quan.
- Bài giảng điện tử được xây dựng một lần, và được sử dụng trong nhiều lớp, nhiều năm, dễ dàng cập nhật, chỉnh sửa nội dung khi có thay đổi trong chương trình đào tạo.
Đối với người học:
- Có thể truy cập các khố học bất kỳ nơi đâu có kết nối Internet, thơng qua nhiều thiết bị khác nhau: máy tính, laptop, tablet, smartphone.
- Có thể lựa chọn những khóa học có sự chỉ dẫn của giáo viên trực tuyến hoặc khóa học tự tương tác, tự điều chỉnh tốc độ học theo khả năng của cá nhân. - Kho học liệu, tài liệu bổ sung tập trung cho tất cả người học, chỉ cần thực hiện tải về máy và nghiên cứu.
- Dễ dàng theo dõi tiến trình và kết quả học tập của mỗi cá nhân.
- Dễ dàng chia sẻ và trao đổi, thảo luận với giảng viên và các thành viên khác cùng lớp thông qua công cụ hệ thống cho phép.
Ba là, có hệ thống văn bản chỉ đạo hợp lý, hướng dẫn đồng nhất và chi tiết về công tác quản lý đào tạo, công tác giảng dạy và hỗ trợ học tập để thực thi nhiệm vụ. Bởi vì việc vận hành hệ thống hỗn hợp giữa đào tạo truyền thống và đào tạo trực tuyến địi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ, khoa học và đồng bộ ở các công việc:
- Thống nhất khung chương trình đào tạo cho các ngành;
- Quy định về tỷ lệ được phép lựa chọn các học phần đào tạo trực tiếp và trực tuyến;
- Quy định về việc chi tiết các hoạt động dạy học trong đề cương học phần. Thể hiện rõ số giờ người học học trực tuyến qua bài học đã được ghi hình, số giờ phải đối thoại hoặc gặp mặt giảng viên, số giờ thảo luận nhóm, làm bài tập trên lớp…
- Tập huấn, hỗ trợ giảng viên thực hiện bài giảng có ghi hình, ghi âm để cung cấp cho hệ thống LMS;
- Cung cấp phần mềm, ứng dụng cho người dùng sử dụng để phục vụ dạy và học trực tuyến.
3.4.1. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Từ những phân tích và giải pháp nêu ở các phần trên, chúng tôi khuyến nghị với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội một số nội dung cụ thể sau đây:
Một là, triển khai đồng bộ công tác quản lý đào tạo trực tuyến với hệ thống LMS tại trường ngay từ đầu năm học mới thay thế cho việc áp dụng phần mềm
Trans đang sử dụng hiện tại. Để có đề xuất này, nhóm tác giả đã triển khai các công việc:
- Đăng ký sử dụng dịch vụ Microsoft 365 kèm theo hòm thư điện tử với tên miền @huha.edu.vn cho 650 tài khoản dành giảng viên và 20.000 tài khoản người học. Một số việc đã thực hiện:
+ Đã cấp 480 tài khoản cho giảng viên, chuyên viên toàn trường và hơn 300 tài khoản cho sinh viên ngành Hệ thống thông tin đang học tập tại trường.
Hình 8 - Giao diện quản lý người dùng trên Microsoft 365
+ Tổ chức 03 lớp tập huấn về khai thác các công cụ hỗ trợ giảng dạy và kiểm tra đánh giá của bộ phần mềm Office 365 cho giảng viên, chuyên viên của trường qua phần mềm Ms Teams.
Hình 10 - Tổ chức các lớp tập huấn sử dụng các phần mềm trong Office 365
+ Toàn bộ phiếu khảo sát trực tuyến phục vụ cho kiểm định chương trình đào tạo của Trường năm 2020 và 2021 đều sử dụng bằng cơng cụ Microsoft Form…
Hình 11 - Phiếu khảo sát phục vụ kiểm định chương trình đào tạo trực tuyến
- Xây dựng thử nghiệm hệ thống phần mềm quản lý học tập trực tuyến dựa trên phần mềm Moodle13 (viết tắt của cụm từ Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment) cung cấp đầy đủ các chức năng Quản lý khóa học, quản lý người dùng, quản lý môn học, kiểm tra đánh giá.
Bởi vì hiện nay, Nhà trường đã áp dụng phần mềm Trans do Công ty Nam Việt cung cấp bản quyền theo dạng phòng học trực tuyến. Mỗi lớp, mỗi buổi học sẽ được xếp ở các phịng học trực tuyến khác nhau dẫn đến khó kiểm sốt. Giảng viên khơng có tài khoản riêng, sinh viên có tài khoản nhưng chỉ sử dụng được khi có kết nối với phịng học nên ngồi các buổi họp, buổi dạy theo thời khóa biểu thì khơng sử dụng được thêm chức năng gì khác.
Trong khi đó, mơ hình sử dụng phần mềm mã nguồn mở Moodle phát triển các hệ thống đào tạo trực tuyến dựa trên nền web (Web-Based Training “WBT”) cho phép quản lý một số lượng lớn người dùng thuộc 6 nhóm chính:
+ Quản trị hệ thống mạng và dịch vụ (đảm bảo về kỹ thuật, cấu hình dịch vụ cho hoạt động ổn định của hệ thống).
+ Quản trị hệ thống nội dung, chương trình đào tạo (Nhóm người quản lý các chức năng đào tạo, theo dõi qui mơ, tiến trình, báo cáo và đánh giá chất lượng đào tạo để có thể ra các quyết sách hợp lý).
+ Giảng viên (nhóm đối tượng khai thác chức năng của cả đào tạo “LMS” và quản lý nội dung giáo trình dạy “LCMS” để xây dựng bài giảng và quản lý việc sử dụng bài giảng).
+ Trợ giảng, người theo dõi quản lý lớp/ khóa học.
+ Học viên (nhóm đối tượng sử dụng đông đảo và đa dạng nhất của hệ thống. đối với một hệ WBT cho cộng đồng, học viên có thể là mọi đối tượng trong xã hội. Học viên chủ yếu khai thác trực tiếp các chức năng của phân hệ đào tạo “LMS”).
+ Phụ huynh / người quản lý trực tiếp nhóm của học viên.
và cung cấp các hình thức tương tác giữa 6 nhóm phong phú như:
+ Lưu sổ điểm, học bạ,điểm danh, chứng chỉ, theo dõi tình hình học tập, tiến trình ơn tập của từng cá nhân học viên.
+ Hệ thống tương tác qua email, sms, trao đổi qua văn bản / hình ảnh / âm thanh, streaming media.
+ Cung cấp các nguồn thư viện điện tử, media, video/audio, giáo trình tham khảo điện tử , trình chiếu powerpoint slides, adobe flash, silverlight …
+ Hệ thống ôn tập thi chứng chỉ các chuyên ngành học dạng ngân hàng đề thi trắc nghiệm, thi mơ hình simulators/hotspot, điều khiển Labs thực hành trên máy tính và mạng ảo, chấm điểm tự động.
+ Khả năng học nhóm, họp phịng, hội thảo, triển lãm CNTT từ xa bằng tích hợp các hệ thống điện toán đám mây như: Google App, Office 365 hoặc Lync Conferencing 2010/2013, VMware Virtualization…
+ Tích hợp với các mạng xã hội như: facebook, linkedin, youtube, flickr, google, Microsoft Azure, Moodlenews… giúp quản lý và cung cấp tin tức hoạt động, chương trình đào tạo của hệ thống hiệu quả cao hơn.
Hai là, có chỉ đạo về việc sử dụng đồng bộ hòm thư điện tử dưới tên miền của Trường cho toàn bộ viên chức đang làm việc tại trường. Các cuộc họp trực tuyến chuyển sang sử dụng phần mềm Microsoft Teams được hỗ trợ miễn phí cho giáo dục. Bằng việc sử dụng đồng bộ các dịch vụ trực tuyến dưới tên miền của Trường sẽ giúp cho quản lý, tác nghiệp, chia sẻ dữ liệu được đồng bộ, an toàn, an ninh thông tin, dữ liệu, như:
+ Mỗi viên chức, người lao động, học viên và sinh viên có tài khoản truy cập riêng với các quyền hạn sử dụng do Quản trị hệ thống quản lý và cấp phát;
+ Khi khởi tạo các phiên họp, đơn vị chịu trách nhiệm sẽ thêm danh sách thành viên vào diện tham dự và bổ nhiệm chủ trì cuộc họp. Như vậy, mỗi tài khoản sẽ được thông báo (cài đặt ứng dụng MS Teams trên điện thoại di động thơng minh) mỗi khi có phiên họp mới. Tài liệu, phản hồi của cuộc họp có thể được tương tác trước, trong và sau khi diễn ra cuộc họp nên thuận lợi cho việc theo dõi và tương tác;
+ Mỗi học phần tín chỉ sẽ được tạo một nhóm lớp trên Ms Teams, giảng viên và sinh viên sẽ vào lớp theo thời khóa biểu mà khơng cần nhớ mã phịng học trực tuyến. Các buổi dạy, có thể được ghi âm cho người học theo dõi lại. Bài tập có thể giao theo nhóm hoặc từng sinh viên. Các phản hồi có thể được sử dụng trước, trong và sau buổi dạy trực tuyến…
Ba là, thành lập bộ phận chuyên trách về ứng dụng công nghệ thông tin của trường. Đơn vị này sẽ tham mưu cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin, triển khai kế hoạch phát triển công nghệ thông tin phục vụ các hoạt động của Trường, như:
+ Chịu trách nhiệm quản trị tài khoản, phân quyền chức năng người dùng trên hệ thống đào tạo trực tuyến;
+ Xây dựng video clip hướng dẫn và mở lớp tập huấn kỹ thuật cho giảng viên, sinh viên khai thác các công cụ của hệ thống đào tạo trực tuyến;
+ Hỗ trợ kỹ thuật khi giảng viên giảng dạy trực tuyến, các kỳ thi tuyển sinh, kết thúc học phần sử dụng nền tảng trực tuyến.
Bốn là, đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho đào tạo trực tuyến với các hạng mục như:
+ Hệ thống máy chủ cấu hình tốt như: Dual CPU Xeon E5, RAM 16GB, ổ cứng 2TB RAID 1;
+ Cơ sở vật chất cho việc ghi hình bài giảng phục vụ dạy học trực tuyến: phịng riêng có hệ thống cách âm, máy tính, thiết bị ghi hình, ghi âm, phần mềm biên tập bài giảng trực tuyến.
+ Hệ thống lưu trữ tập trung (VD Network Attached Storage hay còn gọi là ổ cứng mạng) và hệ thống hỗ trợ video trực tuyến (Server Moodle Live Video Streaming)
+ Đường truyền mạng dung lượng cao để phục vụ truy cập giảng dạy, học tập và tổ chức thi.
Để vận hành được hệ thống máy chủ thì nhà trường cần phải có đội ngũ kỹ thuật viên thành thạo về quản trị mạng, quản trị hệ thống máy chủ, an toàn an ninh mạng và dữ liệu. Bên cạnh đó là hệ thống thiết bị đảm bảo cho hệ thống này chạy thông suốt, ổn định như thiết bị sao lưu dự phòng dữ liệu, thiết bị dự phòng nguồn điện như UPS…
Ngày nay, nhiều đơn vị đã cung cấp dịch vụ cho thuê đặt chỗ máy chủ hoặc cho thuê máy chủ với đầy đủ các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật và chuyên viên vận hành có kiến thức chuyên sâu đáp ứng được các yêu cầu tốt để phục vụ. Đơn vị muốn sử dụng chỉ việc thuê dịch vụ thay vì phải đầu tư máy móc, thiết bị và các điều kiện khác.
3.4.2. Đối với viên chức, người lao động của Nhà trường
Để công tác đào tạo trực tuyến của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được triển khai đồng bộ và hiệu quả thì viên chức và người lao động của Trường cần phải vào cuộc và gánh vác các công việc xử lý nghiệp vụ liên quan đến vị trí việc làm được phân cơng. Để làm được việc này, viên chức, người lao động sẽ cần phải