1.6 .Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.6.4 .Thông tin và truyền thông
Thông tin
Một điều kiện tiên quyết để có thơng tin thích ứng và đáng tin cậy là ghi nhận nhanh chóng các giao dịch và các sự kiện được phân loại thích hợp. Thơng tin cần thiết nên được xác định, nắm giữ và truyền đạt theo cách thức và thời gian cho phép nhân viên hiểu và thực hiện đúng trách nhiệm của mình (thơng tin kịp thời cho đúng đối tượng sử dụng). Do đó, tất cả các giao dịch và sự kiện quan trọng nên được ghi chép đầy đủ và rõ ràng (trình bày thành các biểu đồ, các bài tường thuật).
Hệ thống báo cáo phải chứa đựng các thơng tin tài chính và phi tài chính, thơng tin liên quan đến việc tuân thủ để vận hành và kiểm soát các hoạt động, bao gồm các thông tin từ nội bộ, các sự kiện bên ngoài, các hoạt động và điều kiện
cần thiết để ra quyết định. Quyết định đưa ra có thích hợp hay không phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng thơng tin. Do đó, các thơng tin cần phù hợp, kịp thời, hiện tại, chính xác và dễ tiếp cận.
Thông tin là cần thiết ở tất cả các cấp của một tổ chức để có kiểm sốt nội bộ hiệu quả và đạt được các mục tiêu của tổ chức. Do đó, một loạt các thơng tin cần thiết, đáng tin cậy và có liên quan cần được xác định, nắm giữ và truyền đạt trong một hình thức và thời gian cho phép nhân viên thực hiện kiểm soát nội bộ và trách nhiệm khác. Một điều kiện tiên quyết để có thơng tin đáng tin cậy và có liên quan là ghi âm nhanh chóng và phân loại thích hợp của các giao dịch và các sự kiện.
Giao dịch và các sự kiện phải được ghi chép ngay khi chúng xảy ra nếu thơng tin vẫn có liên quan và có giá trị để quản lý trong việc kiểm soát hoạt động và ra quyết định. Điều này áp dụng cho tồn bộ q trình hay vịng đời của một giao dịch hoặc sự kiện, bao gồm cả việc bắt đầu và ủy quyền, tất cả các khâu trong quá trình và phân loại. Thông tin cần được cập nhập một cách kịp thời (các vấn đề có liên quan đến tổ chức).
Phân loại thích hợp của các giao dịch và sự kiện này cũng là cần thiết để đảm bảo thơng tin đáng tin cậy có sẵn để quản lý. Điều này có nghĩa tổ chức, phân loại và định dạng thơng tin mà từ đó báo cáo cho các nhà quản lý.
Khả năng quản lý để đưa ra quyết định thích hợp bị ảnh hưởng bởi chất lượng thơng tin có nghĩa là các thơng tin:
-Thích hợp (Là các thơng tin cần thiết khơng?). -Kịp thời (Là nó có khi cần thiết khơng?). -Hiện tại (Là nó có mới nhất khơng?). -Chính xác (Là nó có đúng khơng?).
-Truy cập (Có thể lấy được dễ dàng bởi các bên liên quan?).
Truyền thông
Truyền thơng là thuộc tính của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với đối tượng bên ngoài…Truyền thông giúp cho tất cả các nhân viên hiểu vai trị của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ,
cũng như cách hoạt động cá nhân liên quan đến công việc của người khác.
Một trong những kênh thông tin liên lạc quan trọng nhất là giữa quản lý và nhân viên của mình. Nhà quản lý phải được cập nhật hiệu suất công việc, phát triển rủi ro và các hoạt động của kiểm soát nội bộ, các sự kiện và các vấn đề khác có liên quan. Tương tự như vậy, nhà quản lý nên giao tiếp với nhân viên của mình những thông tin cần thiết và cung cấp thông tin phản hồi. Nhà quản lý cũng cần cung cấp thông tin cụ thể và chỉ đạo kiểm soát hành vi.
Giao tiếp hiệu quả giữa cấp trên và cấp dưới của một tổ chức trong suốt tất cả các thành phần và toàn bộ cấu trúc của đơn vị. Tất cả các nhân viên sẽ nhận được một thông điệp rõ ràng từ nhà quản lý hàng đầu rằng trách nhiệm kiểm soát nên được thực hiện nghiêm túc. Họ nên hiểu được vai trị của mình trong hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng như cách thức hoạt động cá nhân liên quan đến công việc của người khác.
Cũng cần phải được thông tin liên lạc hiệu quả với các bên. Thông tin là một cơ sở cho truyền thông mà phải đáp ứng sự mong đợi của nhóm và cá nhân, cho phép họ thực hiện trách nhiệm của mình một cách hiệu quả. Giao tiếp hiệu quả sẽ xảy ra trong tất cả các hướng, từ cấp trên xuống cấp dưới trong tổ chức, trong suốt tất cả thành phần và tồn bộ cấu trúc.
Ngồi thơng tin liên lạc nội bộ, nhà quản lý phải đảm bảo có đầy đủ phương tiện giao tiếp và thu thập thông tin từ bên ngồi. Thơng tin liên lạc bên ngồi có thể cung cấp đầu vào có thể có một tác động rất lớn đến mức độ mà tổ chức đạt được mục tiêu của mình. Dựa trên đầu vào từ thơng tin liên lạc bên trong và bên ngoài, nhà quản lý có hành động cần thiết và thực hiện kịp thời theo dõi các hành động.