2.3 .Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu
2.3.2.1 .Mơi trường kiểm sốt
Sự liêm chính và các giá trị đạo đức của ban giám hiệu và các CBGV
Qua kết quả khảo sát và quan sát ta thấy (Xem phụ lục 2.11)
Nhà trường có xây dựng các u cầu về tính chính trực và đạo đức mà các cán bộ giảng viên cần đạt. Các yêu cầu giá trị đạo đức không được ban hành chính thức bằng văn bản nhằm hướng dẫn cho cán bộ, giảng viên thực hiện. Các quy
định của nhà trường không được phổ biến rộng rãi và hướng dẫn trực tiếp cho cán bộ giảng viên được biết, mà chỉ đăng tải lên website của trường. Mà website của trường lúc thì lên xem được lúc thì khơng.
Ban giám hiệu đã thực hiện nghiêm túc tính chính trực và các yêu cầu về đạo đức. Nhà trường chưa có chính sách khuyến khích cán bộ, giảng viên tuân thủ đạo đức. Trong đơn vị chưa có hướng dẫn cụ thể về các hành vi vi phạm, các hành vi được khuyến khích. Tuy nhiên là các yếu tố đạo đức nên cán bộ, giảng viên hiểu rõ hành vi nào là được chấp nhận hay không được chấp nhận trong nhà trường. Cán bộ, giảng viên không hiểu rõ các biện pháp xử lý khi xảy ra hành vi không được chấp nhận. Tuy nhiên nhà trường trường ln khuyến khích cán bộ giảng viên tuân thủ quy định của pháp luật và nội quy của nhà trường. Đơn vị có tồn tại những áp lực hoặc điều kiện để có thể dẫn đến các hành vi thiếu trung thực
Triết lý và phong cách lãnh đạo (Ban giám hiệu)
Qua kết quả khảo sát và quan sát ta thấy (Xem phụ lục 2.12)
Phong cách lãnh đạo của ban giám hiệu theo hình thức dân chủ. Ban giám hiệu luôn tôn trong ý kiến của các CBGV trong nhà trường khi xây dựng các quy định yêu cầu của nhà trường. Nội dung các cuộc họp này sẽ được các cán bộ chủ chốt triển khai lại với nhân viên của mình.
Mặc dù trường chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ riêng nhưng Ban Giám hiệu đánh giá cao vai trò của kiểm soát nội bộ. Lãnh đạo nhà trường hiểu rõ trách nhiệm của mình đối với nhà trường. Nhà trường không thường xuyên tổ chức các buổi đối thoại giữa Ban Giám hiệu và cán bộ, giảng viên. Ban giám hiệu được cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về tình hình hoạt động, tài chính của đơn vị. Ban Giám hiệu thường có sự họp bàn với phịng Kế hoạch tài chính để đưa ra các quyết định phù hợp nhất. Ban Giám hiệu và các phòng ban cùng nhau bàn bạc các vấn đề tài chính và hoạt động của nhà trường.
Nhà trường chưa có sự tư vấn của chuyên gia về sự yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ tuy nhiên nếu có thì ban giám hiệu sẽ sẵn sàng thay đổi vì phong cách lãnh đạo của ban giám hiệu rất dân chủ và không bảo thủ về sự yếu kém của mình. Thành viên Ban Giám hiệu ít cùng tham gia các phong trào do trường tổ
chức nếu tham gia chỉ mang tính chất phát động phong trào. Nhân sự ở vị trí lãnh đạo thường cố định từ lúc thành lập trường tới giờ chưa thấy có sự thay đổi nào.
Với sự am hiểu kiến thức kế tốn của thầy phó hiệu trưởng: TS Võ Hoàng Khiêm cộng với sự tham mưu của Kế toán trưởng nên ban giám hiệu có sự hiểu biết đúng đắn về chế độ quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp công lập. Ban giám hiệu kiên quyết chống các hành vi gian lận và sai trái.
Năng lực cán bộ viên chức
Qua kết quả khảo sát và quan sát ta thấy (Xem phụ lục 2.13)
Khi phân cơng cơng việc, nhà trường có u cầu về kiến thức và kỹ năng của cán bộ, giảng viên để giao việc. Nhà trường có biện pháp để biết rõ cán bộ giảng viên có đủ năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ thông qua việc khảo sát lấy ý kiến của sinh viên về việc giảng dạy của giảng viên. Số lượng đội ngũ cán bộ, giảng viên hiện nay đáp ứng được nhu cầu đào tạo của nhà trường. Năng lực và trình độ chun mơn của giảng viên nhìn chung đã đáp ứng được nhu cầu đào tạo của nhà trường. Trong khoảng 5 năm trở lại đây, số lượng cán bộ, giảng viên, trong nhà trường biến động nhiều. Đến ngày 20/08/2014, nhà trường có 323 người, trong đó nữ là 178 (55,1%), biên chế 252 người. Cụ thể: Tiến sĩ : 3 người (0,9%), thạc sĩ: 146 người (45,2%), cử nhân: 145 người (44,9%), cao đẳng trở xuống: 29 người (9%)
Nhà trường không thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng để cán bộ, giảng viên nâng cao trình độ. Nhà trường có khuyến khích và hỗ trợ cán bộ, giảng viên học tập nâng cao trình độ. Nhà trường ln tạo điều kiện để cán bộ giảng viên học tập nâng cao tay nghề.
Cơ cấu tổ chức
Qua kết quả khảo sát và quan sát ta thấy: (Xem phụ lục 2.14)
Nhà trường có sơ đồ tổ chức. Trong cơ cấu tổ chức khơng có Ban kiểm sốt mà chỉ có phịng thanh tra pháp chế khơng trực thuộc ban giám hiệu. Cơ cấu tổ chức của nhà trường không xác định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động của cán bộ, giảng viên. Nhà trường chưa có bảng mô tả công việc của từng cán bộ giảng viên.
Kiến thức và kinh nghiệm của ban giám hiệu phù hợp với trách nhiệm của họ. Ban giám hiệu hiểu rõ và thực hiện theo đúng trách nhiệm của họ. Định kỳ, nhà trường không xem lại cơ cấu tổ chức hiện hành để điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Cơ cấu hiện tại đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Trong website của trườn đã quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn riêng biệt của từng Phòng, Khoa, Tổ tránh tình trạng trùng lắp, chồng chéo. Tuy nhiên, sự kiểm tra lẫn nhau giữa các bộ phận và giữa các chức năng chưa được thực hiện.
Chính sách nhân sự
Qua kết quả khảo sát và quan sát ta thấy (Xem phụ lục 2.15)
Nhà trường có xây dựng các chính sách về tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật bằng văn bản nhưng khơng phổ biến cho tồn bộ cán bộ giảng viên được biết, không đăng tải lên website trường.
Các chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế có được Nhà trường thực hiện nghiêm túc. Nhà trường có quan tâm đến việc tuyển dụng nhưng việc huấn luyện để có được đội ngũ cán bộ, giảng viên có năng lực và có kỹ năng phù hợp với công việc chưa được đề cao. Nhà trường có đề cao kỹ năng và chuyên môn khi tuyển dụng cán bộ, giảng viên. Cán bộ, giảng viên có nhận thức được trách nhiệm và mong đợi của nhà trường đối với họ. Ban lãnh đạo khơng có các cuộc gặp gỡ định kỳ với cán bộ, giảng viên lấy ý kiến về sự phù hợp của các chính sách nhân sự. Nhà trường có trả lương, thưởng kịp thời cho cán bộ, giảng viên.
2.3.2.2.Đánh giá rủi ro
Qua kết quả khảo sát và quan sát ta thấy (Xem phụ lục 2.16)
Nhà trường có đề ra sứ mạng và định hướng phát triển trong tương lai. Mục tiêu chung có được phổ biến đầy đủ cho tất cả các cán bộ viên chức tồn trường. Nhà trường có xây dựng các tiêu chí định lượng để đánh giá việc hồn thành mục tiêu của CBGV.
Nhà trường không thường xuyên nhận dạng và phân tích rủi ro trong hoạt động. Nhà trường khơng có bộ phận dự báo rủi ro riêng biệt. Nhà trường không xây dựng cơ chế thích hợp để nhận diện rủi ro phát sinh từ bên ngoài và bên trong. Nhà
trường khơng có những cuộc họp nhằm xác định những rủi ro chủ yếu trước khi thực hiện mục tiêu. Nhà trường khơng có bộ phận dự báo rủi ro riêng biệt. Nhà trường không phổ biến để tất cả CBGV hiểu được tầm quan trọng của việc nhận diện, đánh giá và đối phó rủi ro. Các Phòng, Khoa, Tổ không tư vấn rủi ro cho ban giám hiệu. Nhà trường không truyền đạt rủi ro đến CBGV. Nhà trường không có biện pháp nào để đánh giá rủi ro. Nhà trường khơng có các biện pháp nhằm giảm thiểu tác hại của rủi ro.
2.3.2.3.Hoạt động kiểm soát
Qua kết quả khảo sát và quan sát ta thấy (Xem phụ lục 2.17)
Nhà trường có thiết lập các thủ tục cần thiết để kiểm soát mỗi hoạt động. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập chưa được thực hiện một cách nghiêm túc trong thực tế. Ban giám hiệu khơng thường xun rà sốt các thủ tục kiểm soát để đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp. Nhà trường khơng thường xun đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động kiểm sốt. Các quy trình làm việc chưa được thể chế thành văn bản để toàn thể CBGV nắm được trình tự cơng việc. Nhà trường có xây dựng chính sách ủy quyền và xét duyệt.
Hoạt động kiểm sốt của phịng kế hoạch tài chính
Qua kết quả khảo sát và quan sát ta thấy (Xem phụ lục 2.18)
Cơng tác kế tốn cũng được Nhà trường giám sát thường xuyên. Ban giám hiệu định kỳ kiểm tra lại chứng từ và sổ sách liên quan đến thu-chi. Hệ thống sổ sách kế tốn tại phịng kế hoạch tài chính có sử dụng phần mềm kế tốn có quy định nguyên tắc ghi chép, có kiểm tra độc lập nhưng chưa phân quyền truy cập. Công việc kiểm kê tiền được thực hiện định kỳ hàng tháng. Công việc kiểm kê vật tư, tài sản cố định được kiểm kê đình kỳ hàng năm. Thời gian đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết định kỳ hàng tháng. Phịng kế hoạch tài chính có so sánh số liệu giữa thực tế với kế hoạch, giữa kỳ này với kỳ trước. Việc so sánh này để biết số liệu tăng, giảm giữa thực tế và kế hoạch, giữa kỳ này so với kỳ trước như thế nào và cũng để điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu mà nhà trường đã đề ra trước đó. Định kỳ nhà trường cũng có đối chiếu số liệu với các cơ sở liên kết đào tạo, kho bạc, ngân hàng Đông Á chi nhánh Bạc Liêu. Chứng từ của phòng kế hoạch tài chính khơng
được đánh số trước khi đưa vào sử dụng nhưng được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, chứng từ được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu. Chứng từ kế toán được ghi chép trung thực và được phê duyệt bởi người có trách nhiệm và được phó hiệu trưởng ký duyệt. Nhà trường có quy định về quy trình luân chuyển chứng từ. Các nghiệp vụ kinh tế xảy ra có chứng từ phản ánh đầy đủ. Và không có tình trạng kiêm nhiệm giữa các chức năng: Xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản. Nhà trường có quy chế chi tiêu nội bộ nhưng chưa hoàn chỉnh và đáp ứng được yêu cầu của các cán bộ giảng viên.
2.3.2.4.Thông tin và truyền thông
Qua kết quả khảo sát và quan sát ta thấy (Xem phụ lục 2.19)
Thông tin:
Nhà trường thường xuyên tiếp nhận thông tin từ các đơn vị liên kết đào tạo. Thông tin được báo cáo cho Ban Giám hiệu khi gặp sự cố. Các thông tin mà ban giám hiệu cần có để thực hiện nhiệm vụ có được cung cấp cho họ. Nhà trường khơng có thiết lập những kênh thông tin cho mọi nhân viên có thể báo cáo những sai phạm được họ phát hiện. Ban Giám hiệu có quan tâm đến sự phát triển của hệ thống thơng tin. Nhà trường có thường xun tiếp nhận thông tin từ người học và cán bộ giảng viên. Các cán bộ, giảng viên, người lao động được cung cấp thông tin để thực hiện nhiệm vụ của mình. Các thông tin về kết quả hoạt động có được báo cáo kịp thời cho các nhà quản lý.
Truyền thơng:
Nhà trường có kênh truyền thông nhằm thông báo về trách nhiệm của cán bộ, giảng viên và ban giám hiệu thông qua trang web của trường. Truyền thông giữa các bộ phận trong nhà trường thích hợp và đảm bảo đầy đủ nhằm tạo điều kiện cho cán bộ, giảng viên thực hiện công việc của họ hiệu quả. Nhà trường có kết hợp truyền thơng từ cấp trên xuống, từ cấp dưới lên và truyền thông giữa các bộ phận với nhau. Nhà trường có thiết lập kênh truyền thông để trao đổi với bên ngoài chỉ qua trang web của trường.
2.3.2.5.Giám sát
Nhà trường có bộ phận phụ trách làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của đơn vị đó là phòng thanh tra pháp chế. Hàng năm nhà trường có đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của cán bộ giảng viên. Trưởng các Phòng, Khoa, Tổ thường xuyên kiểm tra hoạt động của cán bộ giảng viên thông qua các cuộc họp định kỳ hàng tuần. Cán bộ, giảng viên có sự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ nhưng chỉ mang tính chất hình thức, cả nể. Nhà trường thường xuyên theo dõi hoạt động của các đơn vị liên kết đào tạo. Ban giám hiệu có tiến hành đối chiếu định kì giữa số liệu của phịng kế tốn và số liệu thực tế để nắm bắt được tình hình tài chính của nhà trường (khi khảo sát thì nhận thấy các CBGV thường khơng biết về việc đối chiếu này). Cơ quan Nhà nước thường xuyên giám sát hoạt động của nhà trường: Định kỳ hàng năm sẽ có đồn kiểm tốn nhà nước đến kiểm tốn tài chính của trường (khoảng đầu tháng 8).