Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm soát nội bộ của đơn vị mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì bạn cần dành nhiều thời gian hơn để chấn chỉnh:
-Khơng có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi.
-Khi nhân viên chấp nhận làm việc “khơng cơng”. Có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của đơn vị để kiếm lợi cho mình.
-Có sự chồng chéo giữa các phịng ban, khơng có sự trao đổi thơng tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
-Khơng n tâm về tài chính đơn vị. Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của bạn đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm sốt nội bộ, nếu bạn cảm thấy khơng an tâm trong thu chi tài chính của đơn vị. Thậm chí có khi bạn khơng biết hoạt động của đơn vị lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là cho dù bất kỳ vấn đề gì xảy ra nó vẫn được tiến hành và giải quyết được các hoạt động và cung cấp tính hợp lý tương đối bảo đảm cho nhà quản lý đạt được các mục tiêu của một đơn vị. Nó có thể cung cấp thơng tin quản lý về sự tiến bộ, các mục tiêu của đơn vị. Tuy nhiên hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng thể thay đổi một người quản lý vốn thiếu kinh nghiệm thành một người quản lý giỏi. Hơn nữa, sự thay đổi trong chính sách hoặc các chương trình của chính phủ, điều
kiện nhân khẩu học và kinh tế thường ngồi tầm kiểm sốt của ban quản lý và có thể yêu cầu các nhà quản lý điều khiển thiết kế lại hoặc điều chỉnh các mức độ rủi ro chấp nhận được trong đơn vị của mình.
“Ở bất kì đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng vẫn khơng thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng được một hệ thống hồn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự…”Nói cách khác, hệ thống kiểm sốt nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thơi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:
-Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người: Sự vô ý, bất cẩn, đãng trí trong ghi chép, nhập liệu...gây sai sót trên sổ sách, báo cáo tài chính.
-Những hạn chế từ yêu cầu của nhà quản lý là chi phí nhỏ hơn lợi ích. -Những hạn chế từ lạm quyền: Sự lạm dụng quyền hạn của các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng làm ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của đơn vị.
-Những hạn chế từ những thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp.
-Những hạn chế xuất phát từ sự thông đồng: Kiểm sốt nội bộ khó ngăn cản được sai sót và gian lận nếu nó xuất phát từ sự lạm quyền của nhà quản lý, họ có thể tìm cách bỏ qua một số thủ tục kiểm soát cần thiết từ đó tận dụng những lỗ hỏng của hệ thống kiểm soát để thực hiện các hành vi gian lận hoặc không tuân thủ.
-Những hạn chế từ việc kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên.