2.4.1.Đánh giá chung: Đánh giá dữ liệu thứ cấp
Trường đại học Bạc Liêu hiện nay đã thực hiện theo những quy định của bộ giáo dục và đạo tạo (luật giáo dục đại học, luật cán bộ viên chức, luật ngân sách, quy chế chi tiêu nội bộ của trường đại học Bạc Liêu…). Tuy nhiên, trong các quy chế cịn thiếu nhiều các cơ chế kiểm sốt, đánh giá rủi ro chưa được quan tâm thực hiện triệt để. Do đó, chưa thể hiện tốt chức năng kiểm sốt nội bộ.
2.4.2.Đánh giá từng bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
*Đặc điểm của trường đại học Bạc Liêu ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát
nội bộ: Trường đại học Bạc Liêu là trường đại học mới thành lập nên chưa chú trọng
nhiều đến hệ thống kiểm soát nội bộ nên chưa xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh. Mặc khác do đặc điểm hoạt động của trường cơng lập có thu cũng như quy mơ của trường nhỏ nên nhà trường chưa quan tâm nhiều đến yếu tố đánh giá rủi ro của nhà trường. Trường đại học Bạc Liêu được thành lập dựa trên cơ sở sáp nhập của trường cao đẳng sư phạm Bạc Liêu và trung tâm giáo dục thường xuyên Bạc Liêu nên các cán bộ giảng viên chủ yếu lấy từ hai trường này, tiếp nhận nguồn cán bộ từ các đơn vị sự nghiệp khác và các sinh viên có thành tích xuất sắc được giữ lại ở trường nên trình độ quản lý còn chưa đồng đều nên khó triển khai hệ thống kiểm sốt nội
bộ…Tóm lại đặc điểm của trường đại học Bạc Liêu ảnh hưởng rất lớn đến hệ thống kiểm soát nội bộ của trường.
2.4.2.1.Mơi trường kiểm sốt Ưu điểm
Mơi trường kiểm sốt của trường đại học Bạc Liêu có đầy đủ các yếu tố. Ban giám hiệu luôn thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ của mình, ln được cán bộ giảng viên và học sinh yêu mến. Ban giám hiệu rất giản dị, hòa nhã với mọi người xung quanh. Ban giám hiệu rất được lòng tin của mọi người nên từ khi mời thành lập đến giờ nhà trường chưa có sự biến động về nhân sự ở vị trí lãnh đạo. Hàng năm vào các ngày lễ lớn nhà trường có tổ chức họp mặt cán bộ, giảng viên, tổ chức văn nghệ. Nhà trường còn tổ chức các cuộc thi nấu ăn cho các khoa vào ngày 8/3, các trò chơi để các khoa tham gia. Hơn thế nữa ban giám hiệu cịn tích cực tham gia các chương trình từ thiện do ủy ban phát động.
Hàng năm, Nhà trường đều cử CBGV trẻ đi nghiên cứu sinh, học cao học cả trong và ngoài nước. Những giảng viên trẻ, những người mới đến luôn được các cán bộ, giảng viên làm việc lâu năm tận tình hướng dẫn làm quen với cơng việc của mình. Nhà trường cũng ln quan tâm chuẩn hóa đội ngũ cán bộ giảng viên, đặc biệt là đội ngũ giảng viên trẻ.
Ban giám hiệu luôn tôn trọng ý kiến của các CBGV trong nhà trường khi xây dựng các quy định yêu cầu của nhà trường. Các cuộc họp giao ban của Ban Giám hiệu và trưởng các khoa, các phòng ban diễn ra thường xuyên vào sáng thứ hai hàng tuần nhằm đánh giá và xem xét tình hình thực hiện nhiệm vụ của tuần vừa qua của các phòng ban, khoa và đề ra những nhiệm vụ mới cho tuần tới. Nội dung các cuộc họp này sẽ được các cán bộ chủ chốt triển khai lại với nhân viên của mình.
Khuyết điểm
Nhà trường có xây dựng các yêu cầu về tính chính trực và đạo đức mà các cán bộ giảng viên cần đạt được nhưng đó chỉ là các quy tắc ứng xử cơ bản tự bản thân các cán bộ giảng viên phải biết. Các u cầu này khơng có được triển khai trong những buổi họp của khoa hay của trường, không được đưa lên website của trường. Các yêu cầu về giá trị đạo đức được thể hiện lồng ghép thông qua “điều lệ trường đại học”
và “quy định lề lối làm việc” số 186/QĐ-ĐHBL có hiệu lực ngày 1/10/2007 của nhà trường để quy định về cách thức làm việc cụ thể của trường như thực hiện kế hoạch năm học, chế độ báo cáo, quy định về hội họp, công tác văn thư, lưu trữ...
Nhà trường chưa có mời chuyên gia tư vấn để tư vấn cho nhà trường về hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhà trường không thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng cho CBGV để nâng cao tay nghề. Cơ cấu đội ngũ không đồng đều về tuổi, về trình độ, về ngành đào tạo… cũng là vấn đề khó khăn để thực hiện các thủ tục kiểm sốt. Khơng mạnh dạn sắp xếp lại lao động, tình trạng vừa thiếu vừa thừa lao động đã gây ra sự lãng phí về tiền bạc, kém hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực. Còn tồn tại một số CBGV thiếu quan tâm tìm hiểu những quy định và hoạt động của nhà trường, dẫn đến có những nhận thức chưa đúng đắn. Sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và cá nhân trong đơn vị còn gặp hạn chế. Nguồn nhân lực trẻ nên thiếu kinh nghiệm trong quá trình quản lý và giảng dạy. Đội ngũ cán bộ giảng dạy có trình độ cao còn hạn chế, một số ngành chưa đáp ứng được nhu cầu đào tạo của Nhà trường, chẳng hạn như kế tốn, cơng nghệ thơng tin. Kỹ năng ứng dụng tin học nhìn chung cịn thấp, nhất là trong nhóm nhân sự lớn tuổi.
Đơn vị có tồn tại những áp lực hoặc điều kiện để có thể dẫn đến các hành vi thiếu trung thực như quy định thời gian soạn bài quá ngắn làm cho giảng viên khơng có thời gian soạn bài thường soạn sơ sài hay copy trên mạng. Hay những giảng viên đi học để nâng cao trình độ cũng phải thực hiện khối lượng cơng tác giảng dạy nhiều vì vậy gây áp lực cho các giảng viên đi học…
Sơ đồ tổ chức chỉ mang tính chất đơn giản chưa thấy sự phân chia cơng việc rõ ràng. Trong cơ cấu tổ chức khơng có Ban kiểm sốt mà chỉ có phịng thanh tra pháp chế không trực thuộc ban giám hiệu.
Việc tuyển dụng còn sơ sài, đa số cán bộ giảng viên là sinh viên có thành tích xuất sắc của trường được giữ lại, sinh viên khá giỏi của các trường khác, hay luân chuyển cán bộ của các đơn vị khác về. Việc tuyển dụng khơng mang tính chất quy cũ.
2.4.2.2.Đánh giá rủi ro Ưu điểm Ưu điểm
các mặt thuận lợi và khó khăn cũng như các mặt làm được và chưa làm được của nhà trường. Nhà trường có đề ra sứ mạng và định hướng phát triển tương lai và điều này được phổ biến cho các CBGV toàn trường được biết thông qua website của nhà trường. Nhà trường cũng có xây dựng các tiêu chí định lượng để đánh giá việc hoàn thành mục tiêu của CBGV. Ban giám hiệu cập nhật thường xuyên các thay đổi của nhà nước về việc quản lý các trường đại học.
Khuyết điểm
Nhà trường cịn mang nặng tính sự nghiệp nên việc nhận dạng các rủi ro, đánh giá và phân tích các rủi ro cịn chưa được xem trọng, có những hoạt động kiểm soát nhưng cịn mang tính chủ quan, thụ động trong việc quản lý rủi ro.
Công tác nhận diện rủi ro chủ yếu là căn cứ vào kết quả thực hiện để liệt kê những sự kiện tiêu cực. Thêm vào đó, cơng tác nhận diện chỉ dừng lại ở hoạt động giáo dục và đào tạo, còn các hoạt động khác như quản lý tài sản, tài chính kế tốn...chưa được quan tâm đúng mức. Các phương pháp đánh giá và phân tích rủi ro mang nhiều tính cảm tính, dẫn đến các biện pháp đối phó rủi ro thường khơng hiệu quả, đa phần là khắc phục hậu quả hơn là chủ động phòng ngừa. Đội ngũ CBGV thiếu các kỹ năng về đánh giá và phân tích rủi ro là một trong những hạn chế khiến công tác này không được thực hiện tại đơn vị. Công tác đánh giá rủi ro chưa được Nhà trường chú trọng dẫn đến việc không lường trước được mức độ tác động của rủi ro đến hoạt động của đơn vị làm ảnh hưởng đến công tác triển khai các kế hoạch thực hiện. Bên cạnh đó, việc quản lý rủi ro chưa được phổ biến rộng rãi nên CBGV còn thờ ơ với công tác này.
2.4.2.3.Hoạt động kiểm soát Ưu điểm: Ưu điểm:
Đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng Uỷ quyền và phê duyệt thực hiện đảm bảo theo nguyên tắc
Các quy trình kiểm sốt được thực hiện ưu tiên xử lý theo kinh nghiệm, theo thói quen, dựa trên nền tảng kế thừa, có sự linh hoạt trong từng trường hợp cụ thể.
Mỗi phòng ban, khoa đều được nhà trường phân chia trách nhiệm rõ ràng và được đăng lên website trường. Các hoạt động được thực hiện trong nhà trường đều
được ban giám hiệu xét duyệt và dưới sự ủy quyền của ban giám hiệu. Bộ phận kế toán của trường hoạt động rất nghiêm túc và theo một quy trình chặt chẽ. Các chứng từ, sổ sách, báo cáo được xử lý theo quy định của Nhà nước, thuận tiện cho cơng tác kiểm tra, tìm kiếm.
Công tác sửa chữa, mua sắm vật tư thiết bị được thực hiện khá tốt. Các nghiệp vụ được lập chứng từ đầy đủ, mẫu biểu theo quy định và có sự xét duyệt của các cấp lãnh đạo. Trước khi tiến hành mua sắm tài sản, hàng năm đơn vị đều tiến hành lập dự toán đảm bảo hàng mua về đúng dự toán (nhưng chưa có mẫu thống nhất trong toàn trường), phù hợp với nhu cầu hoạt động của đơn vị là căn cứ để đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận trong đơn vị.
Công tác kiểm tra, giám sát giờ giảng, bố trí phịng học cũng như xử lý vi phạm đối với giảng viên bỏ tiết, đi trễ, về sớm được thực hiện bởi phòng thanh tra pháp chế. Việc sắp thời khóa biểu là do từng khoa sắp làm giảm cơng việc cho phịng đào tạo.
Nhân viên phòng Kế hoạch tài chính có trình độ, thường xuyên được cập nhật kiến thức. Cơng tác kế tốn có sự phân cơng phân nhiệm rõ ràng, khơng có sự kiêm nhiệm giữa kế tốn trưởng, kế tốn tiền mặt và thủ quỹ. Cơng tác đối chiếu số liệu giữa Nhà trường với Kho bạc Nhà nước với Ngân hàng được thực hiện tương đối tốt. Chương trình phần mềm sử dụng tại đơn vị hỗ trợ rất lớn cho quá trình nhập liệu, đảm bảo được tính bảo mật cao, xác định trách nhiệm của cá nhân thực hiện, sổ sách và báo cáo kết xuất từ chương trình nhanh chóng, kịp thời. Chứng từ sau khi xử lý được lưu trữ khoa học, thuận tiện cho cơng tác kiểm tra, tìm kiếm.
Khuyết điểm
Chưa xây dựng một quy trình mơ tả cơng việc của một số quy trình kiểm sốt một cách đầy đủ có thể kiểm sốt và ngăn ngừa vi phạm.
Chưa có quy định rõ ràng và đầy đủ về các hình thức kỷ luật nghiêm khắc khi CBGV sai phạm.
Các thông tin sai phạm xảy ra không xử lý kịp thời
Ban giám hiệu khơng thường xun rà sốt các thủ tục kiểm soát để đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp. Nhà trường không thường xuyên đánh giá sự hữu
hiệu của hoạt động kiểm sốt. Các quy trình làm việc khơng được thể chế thành văn bản để toàn bộ CBGV nắm được trình tự cơng việc. Sự phân chia trách nhiệm, ủy quyền chỉ dừng lại ở các Phòng, Khoa, Tổ chưa cụ thể hóa đến từng cá nhân, gây khó khăn cho cơng tác thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể khi xảy ra sự cố. Các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập không được thực hiện một cách nghiêm túc trong thực tế.
Công tác nghiệm thu tài sản mặc dù có sự chứng kiến của nhiều bên nhưng chưa có sự tham gia của cán bộ có chun mơn về tài sản mua về. Chưa có bảng mơ tả cơng việc cũng như lưu trình xử lý các nghiệp vụ gây khó khăn trong cơng tác triển khai, đặc biệt là đối với những người chưa có kinh nghiệm. Chưa quy định yêu cầu về thời gian hoàn thành và chất lượng của từng khâu cũng như chế tài xử lý nếu xảy ra vi phạm, chậm trễ ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Việc cấp phát văn phòng phẩm như: Giấy in, bút, mực in…còn theo định mức, chưa phù hợp với thực tế sử dụng ở các Phịng, Khoa.
Cơng tác quản lý chương trình, đề cương, bài giảng chưa được bộ mơn giám sát chặt chẽ dẫn đến tình trạng một số giảng viên không đầu tư vào chất lượng bài giảng, dạy khác với đề cương đã duyệt, cắt xén bớt chương trình dạy...làm ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo của Nhà trường. Cơng tác dự giờ cịn nặng về hình thức, thường được báo trước để giảng viên chuẩn bị, mang tính đối phó nhiều hơn là đánh giá, học hỏi kinh nghiệm. Phòng Thanh tra pháp chế chưa kiểm soát được việc giảng viên lên lớp có đúng giờ hay khơng vì số lượng thành viên của phòng thanh tra pháp chế chỉ có 2 người mà số lượng giảng viên có tiết dạy mỗi ngày rất nhiều.
2.4.2.4.Thông tin và truyền thông Ưu điểm Ưu điểm
Thông tin và truyền thông cũng được nhà trường đặc biệt quan tâm và thực hiện khá tốt. Nhà trường đã vận dụng công nghệ thông tin trong việc thông tin và truyền thông nên việc thông tin và truyền thông trở nên thuận thiện hơn. Các báo cáo được cung cấp cho ban giám hiệu trung thực và kịp thời. Các thông tin mới được triển khai đến các phịng ban, khoa bằng văn bản. Các khoa có đăng các thơng tin về
thời khóa biểu, lịch thi cũng như điểm thi lên website trường để CBGV cũng như sinh viên theo dõi kịp thời. Các thơng tin bên trong và bên ngồi CBGV được tiếp nhận thông qua trợ lý khoa và website của trường.
Khuyết điểm
Nhà trường mới thành lập nên việc quảng bá hình ảnh của nhà trường ra bên ngồi cịn hạn chế. Mặc dù trường có website nhưng các thông tin nội bộ không được đăng tải hết lên website của nhà trường. Điều này làm cho các CBGV đi dạy tỉnh hoặc đi học không nắm bắt được thông tin một cách kịp thời và đầy đủ. Hệ thống thông tin xử lý chủ yếu bằng thủ cơng có sự trợ giúp của chương trình Microsoft Office. Việc kết hợp công nghệ thông tin với thao tác thủ công trong nghiệp vụ nên khi tổng hợp dữ liệu có tính lịch sử lâu dài gặp rất nhiều khó khăn.
Các biểu mẫu, chứng từ được ban hành sử dụng nội bộ trong nhà trường nhưng không đăng tải lên website cho tất cả các CBGV được biết mà chỉ lưu trữ tại bộ phận chuyên trách. Nếu CBGV nào cần thì sẽ liên hệ trực tiếp với bộ phân đó. Ví dụ biểu mẫu kê thanh toán tiền đi dạy tỉnh của giảng viên chỉ có ở phịng kế hoạch tài chính. Khi nào đi thanh tiền thì giảng viên mới tiếp cận được biểu mẫu đó. Điều này làm mất thời gian của CBGV vì nếu tiếp cận được trước với biểu mẫu đó thì CBGV có thể thực hiện việc kê khai đi dạy của mình ở nhà. Nếu sai thì sẽ dễ dàng chỉnh sửa. Vì vậy việc nâng cao hiệu quả của công tác thông tin và truyền thông là việc làm hết sức cần thiết và cấp bách của nhà trường hiện nay.
2.4.2.5.Giám sát Ưu điểm: Ưu điểm:
Nhà trường đề cao việc giám sát các hoạt động của CBGV đặc biệt là cơng tác giảng dạy vì nhiệm vụ chính của nhà trường là hoạt động đào tạo giáo dục. Ban giám hiệu thường chỉ thị giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ tại trường. Giám sát định kỳ như kiểm kê tài sản, đối chiếu thu-chi, đối chiếu số liệu thực tế so với số liệu ghi trên sổ sách có khớp hay khơng… Giám sát thường xuyên là giám sát việc coi thi, ra đề thi, chấm thi, việc lên lớp của giảng viên có đúng theo quy định hay khơng, tiếp nhận ý kiến đóng góp của các cá nhân, bộ phận, sinh viên trong trường,