3.1 .Quan điểm và phương hướng hoàn thiện
3.1.3 .Các nguyên tắc cần tuân thủ khi xây dựng các giải pháp
Ban giám hiệu có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, khi xây dựng các giải pháp cần tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một mơi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm sốt nội bộ được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ. Các biện pháp khi xây dựng phải đơn giản, phù hợp và dễ thực hiện, xây
dựng trên quan điểm kế thừa những ưu điểm kiểm sốt của nhà trường, lợi ích cân đối với chi phí.
3.2.Xây dựng cơ chế vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu
*Xây dựng cơ chế vận hành kiểm soát
Cơ chế vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của trường đại học Bạc liêu là: Nhà trường xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, ban giám hiệu chịu trách nhiệm quản lý, toàn bộ CBGV phải chấp hành theo…Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước. Một số thủ tục kiểm soát căn bản mà nhà trường cần xây dựng là: Phê duyệt, định dạng trước, báo cáo bất thường, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng chỉ tiêu, đối chiếu, kiểm tra và theo dõi.
Thủ tục phê duyệt
Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh. Phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của nhà trường. Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của nhà trường. Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền. Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định: quy định về cấp phê duyệt, quy định về cơ sở của phê duyệt, quy định về dấu hiệu của phê duyệt, quy định về cấp ủy quyền
Khi phê duyệt cần lưu ý: Phê duyệt phải năng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu khơng cơ chế kiểm sốt sẽ khơng được xác lập và do đó việc kiểm sốt cũng khơng được thực hiện. Phê duyệt phải tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng.
Thủ tục định dạng trước
Thủ tục định dạng trước là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi nhà trường áp dụng chương trình máy tính vào cơng tác quản lý (đặc biệt là phịng kế tốn), là thủ tục hữu hiệu máy tính sẽ khơng cho phép nghiệp vụ được xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ. Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt.
Thủ tục báo cáo bất thường
Tất cả các cá nhân, tất cả các bộ phận trong nhà trường phải có trách nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường về các vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, ở cả trong và ngồi nhà trường. Phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau nhưng phải kịp lúc. Phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hướng xử lý từng trường hợp.
Thủ tục bảo vệ tài sản
Thủ tục bảo vệ tài sản là tập hợp tất cả các hoạt động của nhà trường nhằm giảm thiểu tài sản bị mất mác, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng, phá hoại. Ví dụ hạn chế tiếp cận tài sản, bảo vệ thủ tục ra vào nhà trường, sử dụng các thiết bị quan sát, kiểm kê tài sản, bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn.
Thủ tục sử dụng chỉ tiêu
Thủ tục sử dụng theo mục tiêu, lượng hóa tất cả các mục tiêu mà nhà trường đặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành các chỉ tiêu và sau đó sẽ kiểm sốt theo các chỉ tiêu này. Mục tiêu khi được cụ thể hóa thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và kiểm soát hơn. Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt động của nhà trường (phi tài chính). Các chỉ tiêu phải mang tính chất khả thi. Lập một hệ thống tính tốn định kỳ báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu. Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu. Người theo dõi các chỉ tiêu phải làm việc độc lập. Định kỳ theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
Thủ tục bất kiêm nhiệm
Thủ tục bất kiêm nhiệm là việc tách biệt giữa bốn chức năng: Phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản (thủ kho, thủ quỹ, bảo vệ…), ghi nhận (kế toán,…). Điều này nhằm bảo đảm khơng ai có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận. Bản thân việc phân chia trách nhiệm là một yếu tố tạo nên cơ chế kiểm soát rất hữu hiệu, phải chỉ ra được các yêu cầu về phân chia trách nhiệm cho từng nghiệp vụ.
Thủ tục đối chiếu
Các nghiệp vụ phát sinh thường liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều phòng ban, bộ phận trong nhà trường. Đối chiếu tổng hợp giữa các cá nhân, các phòng ban bộ phận
khác nhau về cùng một nghiệp vụ. Giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong ghi chép hay xử lý nghiệp vụ. Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong thực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ. Góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên, do nó mang tính kiểm tra chéo. Việc đối chiếu phải kịp thời, cần điều tra rõ nếu có khác biệt, phải có người theo dõi đối chiếu, tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn.
Thủ tục kiểm tra và theo dõi
Thủ tục kiểm tra và theo dõi có thể được xem là cơ chế “kiểm soát sự kiểm soát”. BGH tự kiểm tra và theo dõi. BGH giao quyền cho cá nhân hay bộ phận nào đó kiểm tra và theo dõi (thường là phòng thanh tra pháp chế). Thủ tục này giúp khám phá những sai sót lớn nghiêm trọng, tạo hiệu ứng có lợi cho mơi trường kiểm sốt đó là cơng việc nhân viên làm ln có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá. Cần lưu ý rằng:
-BGH không thể xem xét mọi thứ nên cần thiết lập hệ thống báo cáo tập trung vào các rủi ro BGH quan tâm.
-Muốn phát hiện các dấu hiệu bất thường cần điều tra và đưa trách nhiệm rõ ràng.
-Định kỳ và đột xuất xem xét (Định kỳ có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hay bất kỳ tùy vào hoạt động đang kiểm tra và theo dõi).
Các hoạt động của kiểm sốt nội bộ phải được thiết lập và duy trì. Nhà trường phải giúp các CBGV nhận biết được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của mỗi CBGV trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Các quy trình, hoạt động của nhà trường cần được giám sát một cách chặt chẽ. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 5 thành phần để tạo ra bộ phận kiểm soát nội bộ của nhà trường đạt hiệu quả cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Mơi trường kiểm sốt
Đơn vị chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức.
Nhà trường chứng tỏ sự độc lập với ban thanh tra và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nhà trường thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.
Nhà trường chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thơng qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Nhà trường yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Đánh giá rủi ro
Nhà trường thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để giúp đơn vị có thể nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngồi và người bên trong mục tiêu tuân thủ.
Nhà trường nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần được quản trị.
Nhà trường xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt mục tiêu của đơn vị.
Nhà trường xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hoạt động kiểm soát
Nhà trường lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận được.
Nhà trường lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm sốt chung về cơng nghệ thơng tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu.
Nhà trường triển khai các hoạt động kiểm sốt dựa trên các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục.
Thông tin truyền thông
Nhà trường thu thập và sử dụng các thơng tin thích hợp, có chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của kiểm soát nội bộ.
Nhà trường truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát.
Nhà trường phải truyền thông cho các đối tượng bên ngồi các thơng tin liên quan đến hoạt động và kiểm soát nội bộ.
Giám sát
Nhà trường lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục và định kì nhằm bảo đảm rằng các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ là hiện hữu và đang vận hành đúng.
Nhà trường đánh giá và thơng báo những khiếm khuyết của kiểm sốt nội bộ kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm như nhà quản lý và hội đồng quản trị để có biện pháp khắc phục.
*Mơ hình về khâu quản lý và kiểm sốt hoạt động tại trường đại học Bạc Liêu
Bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên trách được thành lập và chịu sự điều hành trực tiếp của Hiệu trưởng. Bộ phận kiểm sốt nội bộ chun trách có nhiệm vụ: Kiểm tra về tính trung thực và đánh giá độ tin cậy của báo cáo tài chính, kiểm tra giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật, quy định, quy chế của trường, kiểm tra sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động nhằm bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của trường, bộ phận kiểm sốt nội bộ gồm những cán bộ có đủ phẩm chất và trình độ chun mơn để thực hiện việc kiểm soát nội bộ. Bộ phận này chịu sự điều hành trực tiếp của Hiệu trưởng.
Phân công công tác quản lý: “Ban Giám hiệu chịu trách nhiệm cuối cùng về
sự hợp lý và tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường. Ban Giám hiệu chịu trách nhiệm về ban hành đầy đủ các quy định về cơ cấu tổ chức, phân cấp ủy quyền, các quy định về quản lý, điều hành kiểm tra, kiểm sốt nội bộ. Duy trì và thực hiện cơ cấu tổ chức, phân cấp ủy quyền, quản lý hoạt động một cách rõ ràng và hợp lý. Đảm bảo duy trì hệ thống thơng tin kế tốn và thơng tin quản trị trung thực, hợp lý. Đảm bảo sự tuân thủ pháp luật, các quy chế, quy định.
Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ hoạt động của nhà trường, chỉ đạo chung các mặt công tác của trường. Trong các trường hợp cụ thể, Hiệu trưởng trực tiếp chỉ đạo thực hiện những công tác trọng yếu của nhà trường để đạt hiệu quả cao nhất. Hiệu trưởng phải thường xuyên trao đổi với các Phó Hiệu trưởng trong hoạt động của mình. Hiệu trưởng phải giữ mối liên hệ chặt chẽ với Đảng ủy, Ban chấp hành Cơng đồn trường, Đồn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
Các Phó Hiệu trưởng giúp Hiệu trưởng trong việc chỉ đạo từng lĩnh vực hoạt động của trưởng. Các Phó Hiệu trưởng có trách nhiệm: Chỉ đạo các Phòng ban, Khoa, các Trung tâm và các Bộ môn trực thuộc Ban Giám hiệu thực hiện đúng chế độ, chính sách, pháp lệnh, pháp luật của Nhà nước, các nội quy, quy chế của trường theo thẩm quyền và chức năng được giao. Trực tiếp chỉ đạo các Trưởng phòng, Trưởng khoa, Giám đốc các trung tâm và bộ môn trực thuộc Ban Giám hiệu để triển khai nhiệm vụ thuộc chức năng được giao. Hướng dẫn kiểm tra việc thi hành các chủ trương, chính sách pháp luật của nhà nước và các quyết định, chỉ thị, thông tư của các Bộ ban hành thuộc các lĩnh vực mình phụ trách. Các Phó Hiệu trưởng khơng trực tiếp xử lý các vấn đề cụ thể thuộc trách nhiệm và thẩm quyền của các Trưởng phòng, Trưởng khoa, Giám đốc trung tâm.”
Trưởng phòng, Trưởng khoa, Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm trong lĩnh vực công tác được giao. Trưởng phòng, Trưởng khoa, Giám đốc trung tâm tổ chức triển khai kịp thời, đúng thời gian yêu cầu và chất lượng tốt các nhiệm vụ công tác được Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng giao. Mối liên kết và tác động qua lại về khâu kiểm soát trong hoạt động của nhà trường cần được cụ thể hóa bằng mơ hình hệ thống kiểm sốt nội bộ có đầy đủ năm thành phần.
*Kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Định kỳ hàng năm đơn vị phải tiến hành kiểm tra, đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ của tồn trường, của từng phịng ban, từng khoa: Việc kiểm tra đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ do Hiệu trưởng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện. Đánh giá về sự đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi phát hiện các vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm sốt nội bộ thì phải có các biện pháp cần thiết để xử lý và khắc phục các vấn đề đó.
Đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu xét ở một thời điểm xác định nếu nhà quản lý đảm bảo hợp lý đạt được ba tiêu chí:
-Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào -Báo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy -Pháp luật và các quy định đang được tuân thủ
Bên cạnh đó, để đánh giá kiểm soát nội bộ là hữu hiệu, ngồi ba tiêu chí trên còn cần phải đánh giá thêm:
-Năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ có hiện hữu khơng? -Nếu có chúng có hoạt động hữu hiệu khơng?
Có thể thấy, sự hữu hiệu của năm bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng chính là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng khi cho rằng năm tiêu chí trên cần được thỏa mãn khi đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ thì điều này cũng khơng có nghĩa là mỗi bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ đều phải hoạt động y hệt như nhau hoặc cùng mức độ ở các bộ phận khác nhau.
3.3.Các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu
Các giải pháp được xây dựng dựa trên hai hướng: Xây dựng các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ (nếu bộ phận đó chưa có) và khắc phục những tồn tại của các