3.1 Khái niệm
Proposal là đề xuất, trong đĩ trình bày những thiết kế, dự tốn của cơng ty về một cơng trình, dự án nào đĩ. Nĩ cĩ thể được trình bày bằng Words, Excel, và Power point.
3.2 Vai trị
Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ, chương trình của sự kiện giống như một kịch bản cho một tác phẩm điện ảnh, hay một chương trình du lịch trọn gĩi. Từ chương trình tổng thể của sự kiện sẽ là cơ sở để lập kế hoạch chuẩn bị, tổ chức cũng như các dịch vụ cần thiết cho chương trình sẽ được xác định cụ thể và cĩ thể từ đây xác định được sơ bộ giá thành của chương trình. Chương trình này sẽ được gửi đến nhà đầu tư sự kiện với bảng báo giá và chờ sự phản hồi từ phía nhà đầu tư sự kiện. Thơng thường, đối với nhà tổ chức sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các cơng ty tổ chức sự kiện với nhau và quyết định việc ký kết hợp đồng đối với nhà đầu tư sự kiện. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành cơng của sự kiện bởi cịn phụ thuộc nhiều vào khâu lập kế hoạch và tổ chức tiến hành sự kiện .
Trong một số trường hợp, nhà tổ chức sự kiện cĩ thể đưa ra cùng một lúc nhiều chương trình, kế hoạch khác nhau để nhà đầu tư sự kiện lựa chọn. Mặt khác, khi nhà đầu tư sự kiện thơng báo đấu thầu một sự kiện nào đĩ, cĩ thể họ sẽ nhận được nhiều chương trình từ các nhà tổ chức sự kiện khác nhau.
3.3Các căn cứ xây dựng chương trình
Quy trình xây dựng chương trình cho sự kiện cĩ thể tiến hành theo những cách khác nhau tùy thuộc vào chủ đề, mục tiêu, nguồn lực của chủ đầu tư sự kiện, ý tưởng cũng như khả năng của nhà tổ chức sự kiện. Ngồi ra quy trình xây dựng chương trình cho sự kiện cịn phụ thuộc vào hình thức lập dự tốn cũng như việc ký kết hợp đồng cơng việc giữa chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện (xem mục lập dự tốn cho sự kiện).
3.4 Nội dung
Thơng thường chương trình được xây dựng theo quy trình sau: Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng
Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng các ý tưởng cho sự kiện
Bước 3: Xây dựng chương trình và lập dự tốn ngân sách (kế hoạch) cho sự kiện
Bước 4: Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh chương trình với nhà đầu tư sự kiện
Bước 5: Hồn thiện chương trình
Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và xây dựng chương trình, kế hoạch dự phịng (nếu cần thiết)
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 18
Bước 8: Điều chỉnh chương trình trong quá trình chuẩn bị, hồn thiện chương trình lần cuối trước giờ khai mạc sự kiện.
Trong thực tế quy trình với đầy đủ các bước như trên thường áp dụng trong trường hợp nhà đầu tư sự kiện khơng đưa ra hoặc đưa ra một giới hạn tương đối hợp lý, rộng rãi cho tổng kinh phí tổ chức sự kiện. Trường hợp này, nhà tổ chức sự kiện thường lập chương trình dựa trên các ý tưởng của sự kiện từ đĩ mới xác định và điều chỉnh dự tốn cho phù hợp. Quy trình trên cũng thích hợp trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện định giá cho các cơng việc liên quan đến hoạt động của mình (như lập chương trình, lên kế hoạch, chuẩn bị, giám sát…) cịn đối với tất cả các dịch vụ khác cĩ trong sự kiện sẽ do nhà đầu tư sự kiện trực tiếp chi trả.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp khi nhà đầu tư sự kiện đưa ra một giới hạn khá chặt chẽ thậm chí eo hẹp về tổng kinh phí tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện bắt buộc phải xây dựng chương trình trong phạm vi kinh phí đã giới hạn đĩ. Trường hợp này thường khiến nhà tổ chức sự kiện bị bĩ hẹp các ý tưởng sáng tạo, các hoạt động trong sự kiện thường bị cắt bỏ hoặc giảm bớt về mặt số lượng, chất lượng. Chính vì vậy sự kiện khĩ đạt được các mục tiêu đã đề ra, người ta thường yêu cầu điều này trong trường hợp tổ chức sự kiện chỉ để mang tính hình thức, chiếu lệ hoặc đáp ứng một định chế nào đĩ mà nhà đầu tư sự kiện phải miễn cưỡng tuân theo.
Với các nhà tổ chức sự kiện cĩ đẳng cấp và giàu tính sáng tạo, họ sẽ chối từ tổ chức các sự kiện thuộc loại này vì nĩ sẽ ảnh hưởng đến uy tín và danh tiếng của họ. Tuy nhiên, ở Việt Nam với quan điểm khá thống “tiền nào của nấy” loại sự kiện này vẫn được các nhà tổ chức sự kiện chấp nhận tổ chức vì họ vẫn cĩ thể thu được những lợi ích kinh tế nhất định. Điều cần xem xét là so sánh giữa lợi ích kinh tế đạt được và những mất mát về uy tín, thương hiệu của mình trong quá trình cạnh tranh tổ chức sự kiện.
Dưới đây là ví dụ về một chương trình tổ chức sự kiện, ví dụ này sẽ được áp dụng cho các nội dung tiếp theo trong tài liệu.
Ví dụ: Chương trình hội thảo chun đề về sản phẩm của một cơng ty Việt
Nguyên tại khách sạn X ở Đồ Sơn- Hải Phịng
Ngày 1: Từ 14giờ đến 17giờ đĩn khách tại khách sạn X. Sắp xếp chỗ ở cho
khách, gửi tài liệu và thơng báo thời gian dự tiệc chiêu đãi của lãnh đạo cơng ty tại nhà hàng của khách sạn.
18 giờ 30, đĩn khách tại nhà hàng, bố trí chỗ ngồi cho khách, giới thiệu chủ tọa, tiến hành phục vụ khách ăn uống.
Ngày 2: 7 giờ, tổ chức ăn sáng (tự chọn) cho khách
8 giờ, đĩn tiếp hướng dẫn khách vào phịng hội thảo. 8 giờ 30 khai mạc hội thảo
10 giờ nghỉ giải lao, tổ chức tiệc coffee break cho khách 11 giờ, tổ chức phục vụ khách ăn trưa.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 19
14 giờ, tiếp tục hội thảo
16 giờ, kết thúc hội thảo, tặng quà cho khách.
Tối tổ chức tiệc ngồi trời, giao lưu và biểu diễn ca nhạc.
Ngày 3: Sáng, tổ chức ăn sáng cho khách
Khách trả phịng, tiễn khách.
Tham khảo cách viết 1 chương trình sự kiện: Chúng ta cĩ thể viết ngắn hay dài thì tùy theo từng nội dung và theo thứ tự như sau:
1. Giới thiệu - An introduction
- Giới thiệu bạn là ai và tại sao bạn gửi proposal này. - Nêu rõ những gì bạn muốn người đọc làm tiếp theo - Cung cấp đầy đủ thơng tin liên hệ.
*Trên cùng của proposal bạn nên tạo một cái Title page ngắn gọn về tên của cái proposal.
Nếu là một proposal đơn giản thì phần này chỉ cần vậy là đủ rồi, nhưng nếu là một cái proposal phức tạp hơn thì bạn nên tĩm tắt những điểm quan trọng nhất và cĩ một bảng mục lục giúp người đọc tìm thấy các phần dễ dàng hơn. Điều này cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn.
2. Đặt khách hàng là trung tâm - Client-centered
Phần này là phần quyết định sự khác biệt giữa một cái proposal thành cơng và một cái phải ra đi. Trong phần này, mục tiêu của bạn là chứng minh cơng ty
bạn hiểu những gì khách hàng tiềm năng cần và muốn.
Thường thì đại khái sẽ là những phần overview về mục đích chương trình, phân tích về khách hàng mục tiêu của client, các yếu tố tác động đến sản phẩm của client, nhu cầu mà client đang mong muốn là gì? Cuối cùng ngân sách của client cho dự án này. Những chi tiết cụ thể cho dự án, nếu trong một
proposal ngắn, bạn cĩ thể liệt kê thẳng tất cả trong một trang. Nhưng nếu là một dự án lớn, bạn nên làm mỗi chi tiết một trang riêng. Các chi tiết cụ thể này cĩ thể là: Specifications, Customer insight, Schedule, Location, Budget, Deadlines, và một vài chi tiết khác....Nếu bạn cĩ thắc mắc gì về tổ thức hay dự án được đề xuất, cứ gọi cho khách hàng và hỏi nhé.
Bạn nên nhớ, khi trình bày phần này trước khách hàng, bạn nên focus vào mục tiêu chính của bạn. Đĩ là: "Những gì bạn cĩ thể làm cho khách hàng của
bạn". Những chi tiết cụ thể mơ tả về khách hàng là để chứng minh bạn đã lắng
nghe nhu cầu của họ.
3. Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng - Detailed description of what you propose to do
Sau mơ tả về nhu cầu và những gì khách hàng quan tâm và mong muốn, phần tiếp theo là mơ tả về sản phẩm và dịch vụ của cơng ty bạn. Phần này bạn mơ tả chính xác những gì bạn đề xuất làm cho dự án:
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 20
- Những ý tưởng của bạn đáp ứng nhu cầu đặt ra trong phần trước như thế nào?
- Những điều này sẽ mang lại lợi ích cho khách hàng như thế nào? - Những chi phí khách hàng phải trả.
Quan trọng nhất của proposal là đây, bạn phải đưa ra 1 ý tưởng (concept) dựa trên phần customer insight sao cho chính xác và phù hợp với nhãn hàng và triển khai nĩ thành các đề xuất cụ thể.
Nếu là một cái proposal đơn giản, bạn chỉ cần trình bày gọn trong một trang về các giải pháp và một list tĩm tắt về bảng giá. Nhưng nếu những cái proposal dài hơn, bạn cĩ thể để các nội dung riêng như là: Options, Packages, Research, Subcontractors, Teamwork, Venues, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion, Advertising, Demographics, Publicity, Packaging, Branding development..., tất cả tùy vào dự án.
Mục tiêu của bạn trong bước này là mơ tả chi tiết những gì bạn định làm và giải thích ý tưởng của bạn, cung cấp các giải pháp cho nhu cầu của
khách hàng. Hãy càng cụ thể càng tốt!
4. Chuyên mơn và kinh nghiệm của cơng ty bạn - Your expertise and experience
Đây là phần cuối cùng nhưng khơng phải là phần bạn dành nĩi hết về cơng ty bạn đâu nhé. Đây là nơi cần phải bao gồm tất cả các thơng tin mà bạn cĩ sẽ thuyết phục khách hàng tiềm năng rằng bạn là lựa chọn tốt nhất để thực
hiện dự án của họ. Nội dung thường bao gồm:
- Giới thiệu lịch sử Cơng Ty,
- Các thành viên, Nhân sự, hoặc các Team,
- Mơ tả kinh nghiệm liên quan hoặc danh sách khách hàng bạn đã thực hiện cơng việc tương tự, và danh sách các dự án thành cơng mà cơng ty bạn đã thực hiện.
- Cái giải thưởng, đặc biệt Chứng chỉ đào tạo, hoặc các chứng thực từ khách hàng hài lịng.