I. Chuẩn bị tài chính
1.1 Dự tốn ngân sáchtổ chức sự kiện là gì?
Dự tốn ngân sách tổ chức sự kiện (event budget planer) đĩ là việc liệt kê và tính tốn các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
Cần phân biệt việc lập dự tốn ngân sách và việc tính giá thành thực tế của sự kiện. Việc tính giá thành thực tế của sự kiện đĩ là việc tính tốn tổng chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện sự kiện, cịn đã là dự tốn nĩ sẽ mang ý nghĩa là việc tính tốn các khoản chi phí theo kế hoạch, theo dự tính.
Ngân sách tổ chức sự kiện do nhà đầu tư sự kiện quyết định, nĩ là yếu tố cơ bản quyết định đến chương trình, nội dung cũng như chất lượng của các dịch vụ trong sự kiện, hay nĩi cách khác nĩ là điều kiện, là cơ sở cho tổ chức sự kiện.
1.2 Các yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện và nhà đầu tư sự kiện khi lập dự tốn ngân sách
Khi lập dự tốn ngân sách tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cần:
- Lập dự tốn bám sát với chương trình đã được thỏa thuận với nhà đầu tư sự kiện.
- Dự kiến và tính tốn một cách tương đối chính xác các chi phí cần chi trả cho các hàng hĩa, dịch vụ cần cĩ để thực hiện chương trình.
- Đưa ra những đề xuất, điều chỉnh theo yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện hoặc nhằm mục đích đảm bảo đạt được các mục tiêu của sự kiện.
- Giao việc lập dự tốn cho người cĩ kinh nghiệm trong việc lập chương trình, kế hoạch, lập dự tốn của sự kiện. Nếu cĩ thể nên giao cơng việc này cho một nhĩm chuyên gia cĩ chuyên mơn dưới sự điều hành của một trưởng nhĩm cĩ năng lực/ kinh nghiệm cao nhất.
- Ở các nước phát triển (như Anh, Mỹ) người ta đã xây dựng các phần mềm quản lý tổ chức sự kiện, trong đĩ cĩ nội dung về lập dự tốn sự kiện. Tuy nhiên do tính đa dạng của các loại hình sự kiện, mặt khác sự kiện thường cĩ rất nhiều chi tiết thay đổi theo từng sự kiện cụ thể vì vậy nếu áp dụng các phần mềm này khơng thực sự thuận tiện. Mặt khác, việc tính tốn khơng quá phức tạp, chỉ cần áp dụng bảng tính Microsoft Office Excel cũng cĩ thể thực hiện được cơng việc này tương đối hiệu quả.
Đối với nhà đầu tư sự kiện cần khẳng định được các yêu cầu sau: - Xem xét, thống nhất với nhà tổ chức sự kiện về dự tốn kinh phí
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 28
- Quyết định chấp thuận dự tốn ngân sách tổ chức sự kiện - Khẳng định cĩ đủ kinh phí để tiến hành tổ chức sự kiện