III. Chuẩn bị nhân sự
3.2 Các chức danh trong tổ chức sự kiện
Như trên đã trình bày, tùy theo quy mơ và loại hình sự kiện cũng như mơ hình tổ chức lao động của sự kiện cĩ thể cĩ nhiều chức danh khác nhau. Khái quát cơng việc cĩ thể chia thành các nhĩm chức danh cơ bản sau:
- Nhà quản lý sự kiện
- Các cán bộ quản lý trung gian
- Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện
- Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện
Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét một cách chi tiết hơn các chức danh nĩi trên.
3.2.1. Nhà quản trị sự kiện
Nhà quản lý sự kiện (General manager/ Event manager): là người quản lý cao nhất, đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, (và cả nhà đầu tư sự kiện trong một sự kiện cụ thể) cĩ trách nhiệm lập kế hoạch, điều hành, kiểm sốt mọi hoạt động của quá trình tổ chức sự kiện. Nhà quản lý sự kiện thường là người thuộc biên chế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện.
Trong đa số trường hợp nhà quản trị sự kiện chính là trưởng ban tổ chức sự kiện. Tuy nhiên ở Việt Nam, trong một số trường hợp nhà đầu tư sự kiện chỉ định trưởng ban tổ chức sự kiện với tư cách là người giám sát chung, mang tính danh nghĩa khi triển khai sự kiện. Trong trường hợp này các cơng việc chính trong tổ chức sự kiện vẫn thuộc về trách nhiệm của nhà quản trị sự kiện
Sau khi đã ký kết hợp đồng với nhà đầu tư sự kiện, doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần giao nhiệm vụ tiến hành sự kiện cho một nhà quản lý sự kiện thích hợp. Mặc dù vẫn được sự tư vấn, hỗ trợ từ doanh nghiệp tổ chức sự kiện, nhưng việc giao nhiệm vụ cho một nhà quản lý cụ thể là việc làm cần thiết để tiến hành thành cơng các cơng việc trong tổ chức sự kiện.
Nhà quản lý sự kiện sẽ là người trực tiếp chịu trách nhiệm và tham gia lập kế hoạch, điều hành, giám sát mọi hoạt động trong quy trình tổ chức sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu mà chủ đầu tư sự kiện cũng như nhà tổ chức sự kiện đã đặt ra. Nhà quản lý sự kiện chính là đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện thực hiện các mục tiêu của sự kiện, vì vậy họ khơng chỉ cĩ lên kế hoạch và thực hiện mà cịn tham gia xây dựng ý tưởng, chương trình, tổ chức truyền thơng, quan hệ với các đối tác… Họ phải cĩ những hiểu biết và nghiệp vụ cơ bản trong việc xây dựng chương trình, thiết kế sản xuất, âm thanh ánh sáng, viết kịch bản, hậu cần, lên chi phí, thương thảo và dĩ nhiên là quan hệ khách hàng nữa, nĩi chung là phải hiểu biết trên nhiều phương diện.
Nhà quản lý sự kiện phải tham dự vào tất cả các bước trong quy trình tổ chức sự kiện như: giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với chủ đầu tư sự kiện; lập kế hoạch tổ chức sự kiện; lựa chọn địa điểm; chuẩn bị tổ chức sự kiện; lập dự
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 49
tốn ngân sách ban đầu; với khách hàng, thăm dị địa điểm, làm rõ brief của khách hàng, dự trù ngân sách ban đầu, tính tốn dịng lợi nhuận, giấy tờ, lịch trình, tổng quan thiết kế địa điểm, lắp đặt kỹ thuật.... Với trách nhiệm như vậy địi hỏi nhà quản lý sự kiện phải cĩ rất nhiều những tố chất cũng như yêu cầu cần thiết.
3.2.2. Các cán bộ quản lý trung gian
Các cán bộ quản lý trung gian là các cán bộ phụ trách một mảng cơng việc/ một chức năng/ một khâu/ một bộ phận trong quá trình tổ chức sự kiện, họ chịu sự lãnh đạo của Nhà quản lý sự kiện. Ví dụ: Cán bộ lập kế hoạch tổ chức sự kiện (Event planer); Cán bộ quản lý thương mại (Commercial manager), cán bộ quản lý truyền thơng và hành chính (Media administration manager), cán bộ quản lý các dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration manager), cán bộ quản lý bán hàng trong sự kiện (Sales manager), Đạo diễn nội dung chương trình (Tournament director)… Các cán bộ quản lý trung gian đa số là người thuộc biên chế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện, tuy nhiên họ cũng cĩ thể là người do doanh nghiệp tổ chức sự kiện thuê tham gia làm việc theo kiểu sự vụ cho một sự kiện nào đĩ.
Trong thực tế các cán bộ quản lý trung gian cũng được gọi chung là nhà quản lý sự kiện hay event manager; để tiện nghiên cứu trong tài liệu này chúng tơi gọi người lãnh đạo cao nhất của một sự kiện là nhà quản lý sự kiện cịn các nhà quản lý cấp dưới được gọi là cán bộ quản lý trung gian.
3.2.3. Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện
Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện, là những người trực tiếp tham gia thực hiện hoặc quản lý các nội dung cơng việc trong quá trình tổ chức sự kiện và chịu sự lãnh đạo của cán bộ quản lý trung gian tương ứng, thuộc nhĩm này tùy theo loại hình và quy mơ sự kiện cĩ thể cĩ rất nhiều các chức danh khác nhau. Ví dụ với một sự kiện lớn (Giải quần vợt Úc mở rộng) cĩ thuộc nhĩm này cĩ thể cĩ các chức danh như: nhân viên quan hệ với tài trợ (Sponsorship coodinator); nhân viên quan hệ về giấy phép (Licensing coodinator); Lễ tân (Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với các nhà cung ứng (Tournament coodinator); nhân viên bán hàng (Corporate sales executive); nhân viên quan hệ cơng chúng (Publicity manager); nhân viên phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin coordinator); nhân viên phụ trách các mảng chức năng khác (Function coordinator)… Tương tự như các cán bộ quản lý trung gian, nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện cũng cĩ thể là người thuộc biên chế của doanh nghiệp hoặc do doanh nghiệp tổ chức sự kiện thuê tham gia làm việc theo tính chất sự vụ.
3.2.4. Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện
Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện là những người tham gia vào việc cung ứng các dịch vụ cĩ trong một sự kiện như các dịch vụ kỹ thuật, an
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 50
ninh, trình diễn, ăn uống… đa số các nhân viên ở nhĩm này đến từ các nhà cung ứng trung gian dịch vụ tổ chức sự kiện (tuy nhiên cũng cĩ thể thuộc biên chế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện đối với các cơng việc thường xun, ví dụ: dẫn chương trình, thiết kế, trang trí…)
Các chức danh thuộc nhĩm này rất đa dạng, nĩ liên quan đến rất nhiều lĩnh vực khác nhau như:
- Các cơng việc liên quan đến trang trí, trình diễn: Người dẫn chương trình (MC); nhân viên PG; nhân viên thiết kế, nhân viên trang trí; nhân viên kỹ thuật âm thanh, ánh sáng; diễn viên…
- Các cơng việc liên quan đến cơng tác tiếp tân: nhân viên bảo vệ, an ninh; nhân viên lễ tân; nhân viên hướng dẫn…
- Các cơng việc liên quan đến dịch vụ lưu trú, ăn uống, tham quan vui chơi giải trí: là các chức danh trong từng dịch vụ cụ thể này (ví dụ trong dịch vụ lưu trú là nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ buồng…)
Tham khảo: Các nhĩm nhân sự trong bộ phận Tiệc: Thơng thường cĩ 4 nhĩm:
Nhĩm bán hàng (Selling staff) Nhĩm thực hiện (Executing staff)
Nhĩm dịch vụ bên ngồi (Outside contractors) Nhĩm hỗ trợ (Supporting staff)
Vai trị và trách nhiệm các bộ phận:
1. NHĨM BÁN HÀNG (SELLING STAFF )
a. Giám đốc tiệc (Catering Manager/Banquet Sale Director) Báo cáo cho giám đốc ẩm thực
Giám sát việc bán hàng Kiểm sốt, dự báo doanh thu Cùng bếp trưởng soạn thực đơn Lập kế hoạch quảng cáo
Đảm bảo vệ sinh, an tồn lao động b. Nhân Viên nhận Tiệc (Banquet Sales)
Báo cáo cho Giám đốc tiệc (Catering Director/Banquet Sale Director) Nghiêm túc chấp hành chính sách về hành chánh và thơng tin (Đơn giá,
Hình thức đặt cọc, Dài x rộng sảnh tiệc….)
Luơn hỗ trợ khách hàng suốt thời gian diễn ra tiệc
Kỹ năng bán hành, giao tiếp tốt, kiến thức chuyên mơn cao Khả năng dự đốn tình hình cạnh tranh
Quan hệ tốt với khách hàng, đồng nghiệp c. Thư Ký Tiệc (Banquet Office Staff)
Thực hiện cơng việc hành chính, văn thư văn phịng Giao tiếp tốt qua điện thoại
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 51 Trí nhớ tốt và khả năng tổ chức cơng việc 2. NHĨM THỰC HIỆN (EXECUTING STAFF )
a. Quản lí tiệc (Banquet Manager) + Trách nhiệm:
Thiết kế sơ đồ tiệc
Lập bảng phân cơng nhân sự
Giám sát mọi việc: chuẩn bị và phục vụ - Cung cấp thơng tin đầy đủ cho nhân viên - Giao quyền cho nhân viên
- Biết khả năng nhân viên hỗ trợ nhân viên - Giao thời hạn hồn tất
- Theo dõi cơng việc của nhân viên Kiểm tra dụng cụ, thiết bị trước tiệc Kiểm tra thực đơn, trình tự phục vụ Đảm bảo an tồn, vệ sinh
+ Phẩm chất:
Cĩ kỹ năng điều hành tốt
Cĩ thể chất tốt để làm việc nhiều giờ
Ngoại hình dễ nhìn, thanh lịch, thân thiện, bình tĩnh trước áp lực b. Tổ trưởng tiệc (Banquet Captain)
+ Trách nhiệm:
Phụ trách tiệc nhỏ hoặc 1 khu vực trong tiệc lớn Kiểm tra số khách và bếp ăn cùng bếp trưởng Giám sát, nhắc nhở nhân viên
Đáp ứng nhu cầu đặc biệt của khách + Phẩm chất:
Cĩ khả năng giám sát và hướng dẫn phục vụ tốt Cĩ thể chất tốt ,làm việc trong nhiều giờ Ngoại hình dễ nhìn, thanh lịch
c. Nhân Viên Phục Vụ Tiệc (Banquet Waiter) Sắp xếp phịng họp, tiệc theo sơ đồ
Phục vụ ăn uống theo thực đơn Thu dọn sau tiệc
d. Bếp Trưởng Tiệc (Banquet Chef) Báo cáo Bếp trưởng chính Trách nhiệm về thức ăn
Sức khỏe tốt, kỹ năng nấu bếp giỏi Cĩ tính sáng tạo
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 52
e. Nv Bếp Nĩng /Nguội (Banquet Cook/Pantry Worker) Chuẩn bị thức ăn
Khéo tay trang trí, tỉa củ Sức khỏe tốt, chịu áp lực cao Sẵn sàng làm việc nhiều giờ Kỹ năng làm việc nhĩm g. Nv Vệ Sinh (Banquet Steward)
Vệ sinh, bảo quản dụng cụ, trang thiết bị, cơ sở vật chất
3. NHĨM DỊCH VỤ BÊN NGỒI (OUTSIDE CONTRACTORS)
Chuyên gia chụp ảnh
Cơng ty cho thuê thiết bị nghe nhìn Chun viên trang trí hoa
Ban nhạc
Nhĩm nhạc, ca sỹ, nhĩm múa, nhĩm hài – danh hài Đội ngũ nhân viên khánh tiết (nhĩm múa)
Nhân viên bảo vệ …..
4. NHĨM HỖ TRỢ (SUPPORTING STAFF)
Nhân viên kỹ thuật điện, mộc; nhân viên thu ngân; nhân viên vệ sinh; nhân viên bếp; nhân viên trang trí......
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 53
Chương 4: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN DIỄN RA SỰ KIỆN
Mục tiêu:
Nhằm trang bị cho người học một số kiến thức về các hoạt động cơ bản giai đoạn diễn ra sự kiện, đĩn tiếp, phục vụ, đảm bảo an tồn - an ninh.
Nội dung:
Khi ngân sách sự kiện khơng cho phép, hoặc do những nguyên nhân cụ thể khác khách mời tham gia sự kiện cĩ thể phải tự túc phương tiện vận chuyển đến tham dự sự kiện. Ngồi ra, cũng cĩ thể do khách mời cĩ những sở thích riêng, hoặc họ cĩ điều kiện tự lo (và muốn) được chủ động trong việc đi lại nên đã sử dụng các phương tiện vận chuyển cá nhân của mình. Trong trường hợp này, nhà tổ chức sự kiện chủ yếu quan tâm đến việc cung cấp thơng tin và lo chuẩn bị các điều kiện để đĩn tiếp khách (điểm gửi xe, hướng dẫn giao thơng...).
Trong trường hợp khác, khi nhà tổ chức sự kiện cĩ nhiệm vụ phải thu xếp phương tiện vận chuyển cho khách hoặc nhà tổ chức sự kiện phải cung ứng các dịch vụ vận chuyển liên quan đến diễn biến của sự kiện (ví dụ chở khách đi tham quan trong thời gian diễn ra sự kiện), đây sẽ trở thành một cơng việc cĩ nhiều nội dung cần phải quan tâm để mang lại sự hài lịng cho khách mời tham gia sự kiện.
Khơng được xem nhẹ các dịch vụ vận chuyển vì nĩ là một phần trong cả tổng thể sự kiện mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải cho khách. Hơn nữa chính dịch vụ vận chuyển mang lại ấn tượng ban đầu cho khách mời tham gia sự kiện. Nếu tạo ra được ấn tượng ban đầu tốt đẹp nĩ sẽ lan tỏa sang các bước tiếp theo và ngược lại khách mời thường sẽ xét nét hơn khi đánh giá, cảm nhận các nội dung cũng như dịch vụ khác trong tổ chức sự kiện.