II. Chuẩn bị cơ sở vật chất
2.2 Trang thiết bị
Ví dụ 01: Danh sách kiểm tra các vật dụng cho sự kiện
DANH SÁCH KIỂM TRA CÁC VẬT DỤNG CHO SỰ KIỆN
Dùng bản checklist này để đảm bảo là bạn đã dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event.Bạn cĩ thể thêm, bớt tuỳ nhu cầu các vật dụng đĩ.
SẢN XUẤT, THU THẬP HOẶC IN ẤN CÁC VẬT DỤNG SAU VÀ ƯỚC LƯỢNG SỐ LƯỢNG CẦN THIẾT CHO MỖI THỨ:
VẬT DỤNG DÙNG CHO VIỆC HỌC HÀNH NGHIÊN CỨU:
BẢNG GIÁ
TÀI LIỆU HỌC TẬP
TÀI LIỆU CHO BUỔI HỌC SAU
BẢNG ĐĂNG KÝ THAM GIA VÀO TỔ CHỨC CỦA BẠN: GIẢ DỤ BẠN MUỐN GIỮ LIÊN LẠC VỚI NGƯỜI
THAM GIA VỀ SAU NÀY (BẰNG NEWSLETTER HAY EMAIL THONG BÁO) THÌ HÃY IN MỘT ÍT CARD HAY GIẤY ĐIỀN THONG TIN ĐỂ GIỮ LẠI THONG TIN LIÊN LẠC CỦA HỌ.
BẢNG ĐĂNG KÝ THAM GIA THÊM MỘT BUỔI NỮA
HỐ ĐƠN, BIÊN NHẬN VIỆC BÁN SÁCH, TÀI LIỆU
BROCHURE, FLYERS GIỚI THIỆU VÊ TỔ CHỨC
GIẤY CHỨNG NHẬN ĐÃ THAM GIA KHỐ HỌC
PHIẾU ORDER ĐỒ ĂN THỨC UỐNG
BẢNG TÊN CỦA BAN TỔ CHỨC
VÀ CĨ THỂ CHUẨN BỊ THÊM CÁC THỨ SAU:
TRANG BỊ LẠI NĂNG LƯỢNG (TRÀ,CÀ PHÊ,LY, ĐỒ NẤU NƯỚC, KHĂN GIẤY V..VV.)
VIẾT BI
BANNER CHÀO MỪNG
BẢNG CHỈ DẪN
BẢNG GHI THƠNG TIN LIÊN HỆ
BẢNG PHÂN BIỆT KHU VỰC ĐĂNG KÝ,CHƯA ĐĂNG KÝ
THÙNG QUYÊN GĨP
HOA TƯƠI CHO BÀN, SÂN KHẤU
NHỮNG VẬT DỤNG CHO DIỄN GIẢ -KHĂN LAU, BẢNG LẬT TÀI LIỆU, VIẾT LƠNG, NƯỚC…
DANH SÁCH NGƯỜI THAM DỰ CẬP NHẬT NHẤT
BÀN ĐĂNG KÝ, BÀN THƠNG TIN,BÀN ĐỂ TÀI LIỆU
Với bảng tổng hợp các cơng tác chuẩn bị cùng với tiến độ thực hiện cho giai đoạn chuẩn bị sự kiện, người quản lý điều hành sự kiện (event manager) cĩ thể dễ dàng kiểm sốt được các nội dung cơng việc trong giai đoạn rất quan trọng này.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 42
Ví dụ 02: Danh sách trang thiết bị - dụng cụ cho các loại hình tiệc
Loại hình tiệc: Tên Khách Hàng: Ngày giờ: Địa Chỉ:
Địa điểm: Điện Thoại: Khách/ số bàn: Email:
STT Tên dụng cụ Đơn vị Số lượng Ghi chú
Đồ sành sứ - thủy tinh 1 Dĩa 25cm Cái 2 Dĩa 20cm Cái 3 Dĩa 16cm Cái 4 Chén chấm 7cm Cái 5 Hủ tăm Cái 6 Hi ball Cái
7 Red / white wine glass Cái
8 Rock glass 30cl Cái
9 Đũa muỗng + gác đũa muỗng Bộ
10 Chén súp 10cm Cái
11 Chén cơm 11cm Cái
12 Tách café Cái
13 Dĩa lĩt tách Cái
14 Bình đựng nước Cái 15 Dĩa vuơng /chữ nhật/trịn lớn Cái
16 Gạt tàn Cái
17 Water goblet Cái
18 Soup cup Cái
Đồ dùng kim loại
1 Muỗng súp Cái
2 Tea spoon Cái
3 Bục kê Cái
4 Dao muỗng nĩa mĩn chính Bộ 5 Dao muỗng nĩa tráng miệng / salad Bộ
6 Vá súp lớn Cái
7 Muỗng phục vụ lớn Cái 8 Kim gút( kết rèm) Hộp
9 Dao bơ Cái
10 Kẹp gắp thức ăn Cái
11 Xơ đá Cái
12 Chân để xơ đá Cái
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 43
Người lập phiếu Trưởng bộ phận Ẩm Thực
…………………. …………………….