III. PHỤC VỤ CÁC DỊCH VỤ
3.3 Dịch vụ lưu trú
Tương tự như cung ứng các dịch vụ vận chuyển, khi nhà tổ chức sự kiện cĩ nhiệm vụ phải thu xếp dịch vụ lưu trú cho khách. Trong trường hợp này ngồi các nội dung cơng việc như trong quy trình chung (Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ lưu trú; Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ lưu trú; Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm sốt và phối hợp cung ứng dịch vụ; Dự tính và xử lý các sự cố cĩ liên quan; Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ lưu trú) nhân viên phụ trách kiểm sốt việc cung ứng dịch vụ lưu trú cần chú ý các cơng việc cĩ liên quan đến việc nhận buồng (check in) và trả buồng của khách (check out).
3.3.1. Quy trình cơ bản trong việc tổ chức nhận buồng
1. Liên hệ với lễ tân về việc nhận buồng trước khi đồn đến cơ sở lưu trú. 2. Xác nhận chính xác số phịng, loại buồngvà thủ tục nhận phịng.
3. Cung cấp danh sách chính xác đồn khách cho khách sạn 4. Vận chuyển và bàn giao hành lý cho khách.
5. Phối hợp với lễ tân, trưởng đồn (nếu cần) để nhanh chĩng, chính xác hồn tất các thủ tục nhận buồng
6. Nhận chính xác sơ đồ buồng, chìa khĩa, phiếu dịch vụ miễn phí… từ lễ tân. 7. Kiểm tra cẩn thận các thơng tin liên quan đến các dịch vụ của khách sạn.
8. Phát chìa khĩa cho khách theo đúng danh sách đã bố trí từ trước, thơng báo nội dung tiếp theo trong chương trình của sự kiện
9. Đánh dấu chính xác số buồng khách ở vào danh sách đồn.
10. Giao hành lý cho nhân viên khuân vác theo đúng danh sách buồng đã phân cơng (nếu cĩ)
11. Phát danh thiếp, tập gấp của khách sạn cho khách. 12. Giới thiệu các dịch vụ tại khách sạn (hay cơ sở lưu trú) 13. Vị trí của các dịch vụ
14. Cách thức sử dụng dịch vụ
15. Giải quyết nhanh các cơng việc cịn tồn tại liên quan đến việc nhận buồng và thủ tục đăng ký tạm trú cho khách.
3.3.2. Quy trình chung trong việc tổ chức trả buồng
1. Thơng báo cho lễ tân chính xác ngày, giờ trả phịng 2. Thời gian và cách thức thanh tốn các dịch vụ của đồn 3. Giờ báo thức khách (nếu cần)
4. Thơng báo chính xác ngày, giờ trả buồng 5. Hồn tất thủ tục trả buồng
6. Thời gian cụ thể mang hành lý ra khỏi buồng
7. Thanh tốn đầy đủ các dịch vụ phát sinh khách sử dụng (khơng được nhà tổ chức sự kiện chi trả)
8. Kiểm tra cẩn thận các giấy tờ cá nhân
9. Lấy tiền, giấy tờ để tại hộp an tồn trong buồng hoặc quầy lễ tân
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 61
11. Thơng báo cho lái xe giờ đĩn khách
12. Yêu cầu khách kiểm tra cẩn thận lại tồn bộ hành lý trước khi rời khỏi buồng 13. Khĩa cửa buồng và trả lại chìa khĩa tại quầy lễ tân
14. Yêu cầu khách tập trung đầy đủ tại khu vực tiền sảnh khách sạn đến khi việc kiểm tra buồng của nhân viên buồng kết thúc.
15. Đề nghị khách vận chuyển hành lý ra xe. 16. Sắp xếp khách lên xe theo sơ đồ chỗ ngồi
17. Khẳng định lần cuối cùng mọi du khách khơng quên thứ gì 18. Giải quyết nhanh chĩng những vấn đề phát sinh (nếu cĩ). 19. Thơng báo rời khỏi khách sạn/ cơ sở lưu trú