5.2.1. Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện:
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 66
- Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc và các nội dung, hạng mục kèm theo (theo những thay đổi trong sự kiện- nếu cĩ)
- Hồn tất cơng tác chuẩn bị
5.2.2. Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho lễ bế mạc (nếu cĩ):
- Thu thập báo cáo về các hạng mục trong sự kiện
- Lập báo cáo tổng kết (ví dụ báo cáo cho một cuộc thi đấu thể thao, một hội nghị chuyên đề…)
- Chuẩn bị các tài liệu để phát cho khách mời
- Chuẩn bị các tài liệu để chuyển cho các cơ quan báo chí, truyền thơng (nếu cĩ)
5.2.3. Tổ chức triển khai bế mạc sự kiện:
- Phối hợp với ban tổ chức sự kiện triển khai bế mạc sự kiện theo kế hoạch đã định
- Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu (kỷ yếu, báo cáo… về sự kiện hoặc thơng tin mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải)…
- Hồn tất những ấn tượng đốt đẹp mà sự kiện mang tới cho khách mời và các thành viên tham gia sự kiện
5.2.4. Xử lý các tình huống phát sinh:
- Nhanh chĩng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể