1.1 Đĩn tiếp khách
1.1.1 Các hình thức đĩn
Đĩn tại sân bay, nhà ga
Đĩn tiếp tại cơ sở lưu trú
Đĩn tiếp tại phịng Hội nghị
Đĩn tiếp tại nơi diễn ra sự kiện
1.1.2 Các nghi thức đĩn
Đĩn theo nghi lễ
Đĩn thơng thường
1.1.3 Tổ chức đĩn tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện
Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đĩn tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện bao gồm:
1. Chuẩn bị thành phần đĩn tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện)
- Phân cơng nhĩm đĩn tiếp khách
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 54
- Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết trong việc đĩn khách) 2. Chuẩn bị khu vực đĩn tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đĩn tiếp khách 3. Đĩn tiếp khách
- Kiểm tra thơng tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến với sự kiện. - Lịch sự, trang trọng đĩn tiếp khách phù hợp với các quy tắc xã giao
- Với các khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân cơng người đi kèm hướng dẫn. 4. Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện
5. Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách - Hướng dẫn khách đăng ký thơng tin
- Phát tài liệu, quà cho khách
- Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện
1.2. Khai mạc sự kiện
Đối với các sự kiện lớn, cĩ thể cĩ những lễ khai mạc riêng (cĩ thể xem như một sự kiện tương đối độc lập), cịn đối với các sự kiện nhỏ, các cơng việc cĩ liên quan đến khai mạc sự kiện bao gồm:
1. Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện: - Tạo sự thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia sự kiện - Tạo khơng khí sẵn sàng tham dự vào sự kiện
2. Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến: - Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã thống nhất
- Gây được ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với khách mời và các thành viên tham gia sự kiện
3. Xử lý các tình huống phát sinh:
- Nhanh chĩng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể