III. PHỤC VỤ CÁC DỊCH VỤ
3.4 Các dịch vụ khác
Tổ chức mạng lưới thơng tin, liên lạc trong sự kiện bao gồm những nhĩm cơng việc chính:
- Thơng tin nội bộ (cho các thành phần tham gia tổ chức sự kiện) - Các tài liệu và bảng chỉ dẫn cho các thành phần tham gia sự kiện - Cung ứng các dịch vụ thơng tin liên lạc cho khách
Tài liệu hướng dẫn cho sự kiện đĩ là những tài liệu được phát cho khách mời nhằm cung cấp các thơng tin cần thiết về sự kiện như:
- Chương trình/ các diễn biến chính của sự kiện
- Bản đồ về địa điểm tổ chức sự kiện (đây là yêu cầu gần như bắt buộc đối với các sự kiện lớn cĩ nhiều hoạt động diễn ra ở nhiều nơi)
- Các hoạt động phụ trợ/ các thơng tin về sự kiện
Các bảng chỉ dẫn trong sự kiện là một phần quan trọng hỗ trợ cho quá trình giao tiếp của ban tổ chức sự kiện với các thành phần khác tham gia sự kiện. Cĩ nhiều loại bảng chỉ dẫn với các mục đích khác nhau:
- Bảng chỉ dẫn về giao thơng, lối vào, lối ra, chiều cao giới hạn…
- Các bảng chỉ dẫn về các địa điểm tổ chức sự kiện, nĩ giống như một sơ đồ/ một tấm bản đồ đơn giản chỉ dẫn cho khách mời tham gia sự kiện
- Bảng chỉ dẫn về các dịch vụ (ví dụ chỉ dẫn nơi đỗ xe miễn phí, chỉ dẫn về khu vực vệ sinh, chỉ dẫn khu vực dành cho người hút thuốc…)
- Bảng chỉ dẫn mang tính cảnh báo (ví dụ khu vực kỹ thuật/ khu vực nguy hiểm/ khu vực dành riêng cho khách VIP/ khu vực cấm hút thuốc…)
- Bảng chỉ dẫn về vị trí (ví dụ: bàn đĩn tiếp/ đồn chủ tịch/ thư ký…) Các dịch vụ thơng tin liên lạc mà các sự kiện thường địi hỏi như:
- Mạng Internet: nhà tổ chức sự kiện phải tính tốn số ổ cắm mạng, dung lượng đường truyền… Ngồi ra nếu sử dụng hình thức Wifi (mạng khơng dây cho máy tính xách tay) cũng phải tính tốn nơi đặt thiết bị để đảm bảo phủ sĩng đến với khách hàng.
- fax, các đường truyền thơng tin đặc biệt (ví dụ cho truyền hình trực tiếp)…
Tham khảo: Quy trình phục vụ Tiệc
1. Chuẩn bị: tùy theo hình thức tiệc
Hội nghị - hội thảo: Trong giấy báo tiệc cần cĩ các thơng tin:
- Kiểu sắp đặt phịng họp
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 62
- Người đại diện, tổ chức tiệc
- Thời gian bắt đầu, kết thúc
- Giờ giải lao, ăn trưa, ăn tối
- Địa điểm tổ chức
- Trang thiết bị, dụng cụ, văn phịng phẩm cần thiết...
Tiệc tự chọn/ đặt trước: cần thơng tin
- Thực đơn thức uống
- Chương trình buổi tiệc
2. Họp ngắn: cần thơng báo các thơng tin:
- Kiểu hội nghị, kiểu tiệc, tên cơng ty, nội dung sự kiện, tên chủ tiệc hoặc
người đại diện, thời gian phục vụ.
- Số người tham sự, hình thức giải lao, số lượng mĩn ăn, thức uống...
- Các trang thiết bị, dụng cụ, sản phẩm, quà tặng (nếu cĩ)....
- Phân cơng cơng việc, hướng dẫn thực hiện, sơ đồ phịng họp, check list...
3. Triển khai cơng việc
- Xác định thời gian hồn tất sắp đặt, trang trí, đảm bảo an tồn, vệ sinh
- Tham khảo ý kiến chủ tiệc, nếu cĩ thay đổi thì cần tiến hành ngay và liên
hệ nhân viên nhận tiệc.
- Liên hệ đến các bộ phận khác liên quan, chuẩn bị thực hiện theo tiến độ
và yêu cầu.
4. Phục vụ Tiệc (Hội nghị, Teabreak, Cooctail, Buffet, Tiệc Á đặt trước...)
5. Kết thúc và thu dọn.