III. Chuẩn bị nhân sự
3.1 Xác định mơ hình tổ chức lao động
Trong quá trình lập kế hoạch và triển khai tổ chức sự kiện, sơ đồ cơ cấu tổ chức (organisational structure) của ban tổ chức sự kiện sẽ ảnh hưởng rất lớn đến các cơng việc nĩi trên. Việc xác định một sơ đồ cơ cấu tổ chức rõ ràng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà tổ chức sự kiện. Cùng với mỗi mơ hình cơ cấu tổ chức lao động sẽ cĩ những chức danh tương ứng trong cơng việc.
Từ sự khác biệt về quy mơ, loại hình sự kiện, các sơ đồ cơ cấu tổ chức trong cơng tác tổ chức sự kiện cĩ thể khác nhau, dưới đây là một số sơ đồ cơ cấu tổ chức mang tính phổ biến nhất cần được xem xét.
3.1.1. Mơ hình tổ chức lao động đơn giản
Mơ hình đơn giản (simple structure) là mơ hình mà người đứng đầu là nhà quản lý sự kiện, trực tiếp chỉ đạo các nhân viên nghiệp vụ tổ chức sự kiện. (xem sơ đồ sau)
Sơ đồ 01. Mơ hình tổ chức lao động đơn giản
Nhà quản lý sự kiện
(Event manager)
An Bình Cường Dũng Ngọc
Đây là mơ hình tổ chức phổ biến nhất trong tổ chức các sự kiện nhỏ, nĩ linh hoạt, dễ thay đổi và thích ứng với hồn cảnh thay đổi, các trách nhiệm thường được phân định rõ ràng - người quản lý là trách nhiệm cho tất cả các hoạt động liên quan đến sự kiện này. Tính linh hoạt của cấu trúc này ở chỗ nhân viên cĩ thể kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực, cơng việc khác nhau. Mặt khác do nhà quản lý sự kiện trực tiếp chỉ đạo nhân viên nên việc trao đổi thơng giữa nhân viên và nhà quản lý thường nhanh chĩng, chính xác.
Tuy nhiên, ngồi một số ưu điểm nĩi trên mơ hình này cũng cĩ những hạn chế nhất định như:
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 45
- Do một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực khác nhau, nên tính chuyên mơn hĩa trong cơng việc sẽ bị hạn chế, mặt khác để cĩ được nhân viên đủ khả năng tham gia thực hiện nhiều cơng việc, nhiều lĩnh vực là điều khơng đơn giản. - Thứ hai, mơ hình này khơng phù hợp với các sự kiện cĩ quy mơ tương đối lớn, khối lượng cơng việc nhiều.
- Thứ ba, địi hỏi người quản lý sự kiện phải cĩ hiểu biết rất rộng (và tương đối sâu) về tất cả các lĩnh vực trong tổ chức sự kiện. Mặt khác nếu người quản lý sự kiện cĩ những hạn chế về chuyên mơn hoặc phong cách lãnh đạo thì rủi ro cho sự thất bại của cơng tác tổ chức là rất lớn vì tất cả các quyết định sẽ tập trung ở một người.
3.1.2. Mơ hình tổ chức lao động theo chức năng
Mơ hình tổ chức lao động theo chức năng (Functional structures- xem sơ đồ sau) đứng đầu là nhà quản lý sự kiện tổng thể (General manager), trực tiếp chỉ đạo các cán bộ quản lý cấp dưới (theo chức năng) như: Quản lý thương mại (Commercial manager), Quản lý truyền thơng và hành chính (Media administration manager), Quản lý các dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration manager), Quản lý bán hàng trong sự kiện (Sales manager), Đạo diễn nội dung chương trình (Tournament director).
- Cán bộ Quản lý thương mại phụ trách các nhân viên: quan hệ với tài trợ (Sponsorship coodinator); quan hệ về giấy phép (Licensing coodinator)
- Cán bộ Quản lý các dịch vụ trong sự kiện phụ trách các nhân viên: Lễ tân (Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với các nhà cung ứng (Tournament coodinator)
- Cán bộ quản lý bán hàng trong sự kiện phụ trách các nhân viên bán hàng (Corporate sales executive)
- Đạo diễn nội dung chương trình phụ trách các nhân viên: quan hệ cơng chúng (Publicity manager); phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin coordinator); phụ trách các mảng chức năng khác (Function coordinator)
Mơ hình tổ chức lao động theo chức năng khuyến khích phát triển chuyên mơn của đội ngũ lao động, ngồi ra tránh sự chồng chéo các trách nhiệm trong cơng việc. Mơ hình nĩi trên (tham khảo từ cơ cấu tổ chức lao động trong tổ chức giải quần vợt Úc mở rộng) chỉ là một ví dụ tham khảo, cĩ thể bổ sung thêm các nội dung theo chức năng cho mơ hình này. Hạn chế cơ bản của mơ hình này, là nếu thiếu hiểu biết về các nhiệm vụ và các bộ phận chức năng nếu chỉ tập chung đảm bảo lợi ích của bộ phận mình cĩ thể xung đột với các bộ phận chức năng khác.
Trong các doanh nghiệp tổ chức sự kiện lớn khi vận dụng mơ hình này thường tiến hành việc luân chuyển đội ngũ nhân viên qua các khu vực chức năng khác nhau nhằm tăng sự hiểu biết cho nhân viên, tăng sự gắn kết và phối hợp trong cơng việc.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 46
Sơ đồ 02: Mơ hình tổ chức lao động theo chức năng
Nhà quản lý sự kiện
(General
manager) Đạo diễn nội dung
chương trình
Quản lý thương
mại Quản lý truyền thơng và hành chính
Quản lý các dịch
vụ trong sự kiện hàng trong sự Quản lý bán kiện Quản lý quan hệ cơng chúng trợ lý nội dung sự kiện Lễ tân quan hệ với tài trợ quan hệ về giấy phép phụ trách địa điểm phụ trách các nhà cung ứng Phụ trách bán hàng 1 Phụ trách bán hàng 2 Phụ trách marketing hoặc kinh doanh du lịch Phụ trách các lính vực chức năng khác Nv. tổ chức
trình diễn 1 Nv. tổ chức trình diễn 2 marketing nhân viên Nv.
3.1.3. Mơ hình tổ chức lao động kiểu ma trận
Mơ hình tổ chức lao động kiểu ma trận (Program-based matrix strucctures) là mơ hình tổ chức lao động hỗn hợp, cĩ sự kết hợp của các bộ phận chức năng để tiến hành tổ chức hoạt động theo từng nội dung cơng việc. Dưới đây là một ví dụ về mơ hình tổ chức lao động kiểu ma trận.
Sơ đồ 03: Ví dụ về mơ hình tổ chức lao động kiểu ma trận
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 47
Các hệ thống hỗ trợ Các địa điểm
Khu vực
đĩn tiếp Khu vực hội thảo Khu vực vui chơi giải trí Khu vực ăn uống …
Hệ thống an ninh Hệ thống vận chuyển Hệ thống thơng tin liên lạc
3.1.4. Mơ hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng
Mơ hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng (Multi-organisational or network structures) là mơ hình được áp dụng đối với các sự kiện cĩ số lượng nhân viên tham gia khơng lớn (ít hơn 20 người), nhưng nội dung cơng việc lại tương đối nhiều. Mơ hình này gần giống mơ hình đơn giản nhưng cĩ nhiều cấp hơn.
Thực tế trong mơ hình này, các mảng cơng việc được giao cho người phụ trách cịn việc tiến hành được ký kết với các nhà cung ứng. Ví dụ: sau khi ký kết với một cơng ty đảm bảo an ninh, nhân viên phụ trách an ninh chỉ cĩ trách nhiệm giám sát và phối hợp với lãnh đạo của nhĩm nhân viên này.
Sơ đồ 04: Mơ hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng
Nhà quản lý sự kiện (Event manager) Phụ trách địa điểm (Venue management) Phụ trách về các nhà cung ứng dịch vụ (Catering company) Phụ trách tài chính (Accounting consunltant) Phụ trách Marketing (Marketing consutancy) … Nhà cung cấp dịch vụ trung gian Nhà cung
ứng Các nhân viên Các nhân viên Các nhân viên
Các nhân viên
Mơ hình này cĩ ưu điểm là tiết kiệm được nguồn nhân lực của nhà tổ chức sự kiện, như khơng cần duy trì một đội ngũ nhân viên thường xuyên lớn mà chỉ cần hợp tác mang tính sự vụ với các nhà cung ứng. Một ưu điểm khác là tận dụng được tính chuyên nghiệp của các nhà cung ứng dịch vụ trên cơ sở các hợp đồng chi tiết về cung ứng dịch vụ. Ngồi ra ngân sách tổ chức sự kiện cũng được dự tốn chính xác (trên cơ sở các hợp đồng đã được ký kết với các nhà cung ứng trung gian).
Một số hạn chế của mơ hình này là chất lượng của các dịch vụ phụ thuộc rất lớn và các nhà cung ứng dịch vụ trung gian. Ngồi ra nếu nhân viên phụ trách
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 48
các mảng này nếu thiếu những hiểu biết nhất định về lĩnh vực mà mình phụ trách, cũng như thiếu kinh nghiệm trong việc kiểm sốt, phối hợp cũng cĩ thể làm ảnh hưởng đến chất lượng nĩi chung của cả chương trình.