Ma trận đánh giá yếu tố bên ngồi cho phép các nhà chiến lƣợc tĩm tắt và đánh giá các cơ hội và đe dọa từ mơi trƣờng vĩ mơ ảnh hƣởng đến cơng ty. Cĩ 5 bƣớc trong việc phát triển một ma trận đánh giá yếu tố bên ngồi. (Fred R. David, 2003)
1. Lập danh mục các yếu tố cĩ vai trị quyết định đối với sự thành cơng nhƣ đã nhận diện trong quá trình kiểm tra các yếu tố từ bên ngồi; bao gồm tổng số từ 10 đến 20 yếu tố, bao gồm cả những cơ hội và mối đe dọa ảnh hƣởng đến cơng ty và ngành kinh doanh của cơng ty.
2. Phân loại tầm quan trọng từ 0,0 (khơng quan trọng) đến 1,0 (rất quan trọng) cho mỗi yếu tố. Sự phân loại này cho thấy tầm quan trọng tƣơng ứng của yếu tố đĩ đối với sự thành cơng trong ngành kinh doanh của cơng ty. Các cơ hội thƣờng cĩ mức phân loại cao hơn mối đe dọa, tuy vậy mối đe dọa cũng cĩ thể nhận đƣợc mức phân loại cao nếu nĩ đặc biệt nghiêm trọng hay mang tính đe dọa. Tổng số các mức phân loại đƣợc ấn định cho các yếu tố này phải bằng 1,0. 3. Phân loại từ 1 đến 4 cho mỗi yếu tố quyết định sự thành cơng để cho thấy cách
thức mà các chiến lƣợc hiện tại của cơng ty phản ứng với yếu tố này, trong đĩ 4 là phản ứng tốt, 3 là phản ứng trên trung bình, 2 là phản ứng trung bình và 1 là phản ứng ít. Các mức này dựa trên hiệu quả của chiến lƣợc ở cơng ty. Nhƣ vậy sự phân loại này dựa trên cơng ty, trong khi đĩ mức phân loại ở bƣớc 2 dựa theo ngành.
4. Nhân giá trị tầm quan trọng của mỗi yếu tố với loại phản ứng của nĩ để xác định số điểm về tầm quan trọng.
20
Để thực hiện đánh giá cho điểm cần cĩ sự tham gia của các nhân viên cấp cao trong ty nhƣ giám đốc, phĩ giám đốc, trƣởng bộ phận… cách cho điểm dựa vào 5 bƣớc trong phát triển ma trận và số điểm tùy thuộc vào thái độ hay quan điểm của nhân viên đối với các yếu tố.
Bất kể số các cơ hội chủ yếu và mối đe dọa đƣợc bao gồm trong ma trận đánh giá các nhân tố bên ngồi, tổng số điểm quan trọng cao nhất mà một tổ chức cĩ thể cĩ là 4,0 và thấp nhất là 1,0. Tổng số điểm quan trọng trung bình là 2,5. Tổng số điểm quan trọng là 4 cho thấy rằng tổ chức đang phản ứng rất tốt với các cơ hội và mối đe dọa hiện tại trong mơi trƣờng của họ. Nĩi cách khác, các chiến lƣợc của cơng ty tận dụng cĩ hiệu quả các cơ hội hiện cĩ và tối thiểu hĩa các ảnh hƣởng tiêu cực cĩ thể cĩ của các mối đe dọa bên ngồi. Tổng số điểm là 1 cho thấy rằng những chiến lƣợc mà cơng ty đề ra khơng tận dụng đƣợc các cơ hội hoặc tránh đƣợc các mối đe dọa bên ngồi.