9 Công tác quản lý xây dựng, tài chính
3.2.4. Tăng cường vai trò quản lý CBCC của cấp trên
- Quản lý sử dụng cán bộ công chức
Thực hiện đánh giá và nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của mỗi CBCC trong xã, thị trấn để thực hiện giao việc, giao trách nhiệm theo sở trường của CBCC vì đánh giá là cơ sở để xây dựng chế độ thù lao lao động. Mặc dù thù lao của CBCC đều do Nhà nước quy định nhưng đánh giá sự thực hiện công việc là căn cứ để đề xuất các mức thưởng cho từng mức độ thực hiện công việc.
Giao trách nhiệm cho CBCC thạo việc hướng dẫn và kèm cặp cho CBCC mới được tuyển dụng trong thời hạn 4 tháng. Sau thời gian ấn định, CBCC được giao trách nhiệm và CBCC mới phải báo cáo sự thực hiện và tiến hành giao việc cho CBCC mới. Nếu CBCC mới không thực hiện được nhiệm vụ thì cả người hướng dẫn và người được hướng dẫn phải chịu chế tài xử lý.
- Tăng thêm số lượng CBCC theo định biên đối với mỗi xã, thị trấn 1 CBCC. Hiện nay, mỗi đơn vị hành chính cơ sở có bộ phận một cửa, để thực hiện cơng việc trơi chảy thơng qua bộ phận này cần có một cán bộ chuyên trách. Ngoài ra, các hoạt động liên quan trong từng thời điểm, từng thời vụ cũng làm biến động số lượng CBCC. Chẳng hạn: mùa tuyển quân cần có người phụ trách cơng tác tuyển qn; mùa hè có các cháu thiếu niên nhi đồng nghỉ hè theo mỗi năm học cần có người phụ trách cơng tác thiếu niên nhi đồng trong dịp hè... Tuy nhiên, số lượng CBCC hiện tại khơng đủ cho bố trí thực hiện cơng việc nên các xã, thị trấn thường xuyên thiếu nhân lực.
- Mỗi phịng làm việc bố trí khơng quá 3 CBCC, tốt nhất nên bố trí 2 CBCC trong 1 phịng làm việc. Lý do của đề xuất giải pháp này: mỗi công việc và vị trí cơng tác cần có sự độc lập nhất định. Nếu bố trí nhiều hơn 3 CBCC trong 1 phịng làm việc sẽ dẫn đến sự ồn ào, những tác động xung
quanh có thể làm mất sự tập trung, phân tán khả năng làm việc của CBCC, ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả QLHCNN.
- Cần có bản phân tích và bản mơ tả cơng việc cho mỗi vị trí cơng tác. Bản phân tích và mơ tả cơng việc rất cần thiết để CBCC hiểu được rõ, chi tiết công việc cần hoàn thành đáp ứng các yêu cầu thực hiện cơng việc.
Mỗi CBCC tại từng vị trí cần có bản phân tích cơng việc và tiêu chuẩn thực hiện cơng việc để so sánh, đối chiếu sự thực hiện công việc của bản thân và là cơ sở để đánh giá thực hiện công việc của mỗi CBCC. Bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc là một hệ thống các tiêu chí phản ánh yêu cầu đòi hỏi về số lượng và chất lượng các nhiệm vụ cần hoàn thành được quy định trong bản mô tả công việc. Các thông tin trong bản mô tả công việc. Các thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc rất cần thiết và được sử dụng nhiều trong chức năng quản lý đội ngũ cán bộ, nhất là đánh giá sự thực hiện cơng việc vì đó là căn cứ để đề xuất chế độ thù lao lao động. Ví dụ bản mơ tả công việc đề xuất của học viên đối với chức danh phó chủ tịch phụ trách Quản lý Kinh tế. (Bảng 3.2).
Bảng 3.2. Đề xuất bản mô tả công việc
2. Chức danh cơng việc: Phó Chủ tịch phụ trách Quản lý Kinh tế.
3. Báo cáo với: Chủ tịch xã, thị trấn.
4. Ngạch lƣơng:--------
Các nhiệm vụ:
- Thiết kế và thực hiện các chính sách có liên quan tới tất cả hoạt động quản lý Kinh tế trong xã, thị trấn.
- Tuyển mộ và phỏng vấn sơ bộ để chuẩn bị cho tuyển dụng các vị trí làm việc cần bổ sung người tại xã.
- Thiết kế và thực hiện các chương trình để tạo dựng phong cách làm việc, văn hóa cơng sở để CBCC có thái độ tích cực với mục tiêu hoạt động
được đặt ra.
- Theo dõi và quản lý các hoạt động như bảo hiểm, hưu trí, lương và phụ cấp, giải quyết các xung đột, thăng tiến, thuyên chuyển, kỷ luật, khen thưởng, theo dõi của tổ chức hoạt động của tổ chức cơng đồn, tai nạn lao động, … đối với CBCC trong xã, thị trấn.
- Viết báo cáo và các kiến nghị nhằm giảm tình trạng lãng phí thời gian tại nơi làm việc của CBCC.
Các yêu cầu của cơng việc:
- Kiến thức: Có kiến thức cơ bản về quản trị nhân lực; hiểu biết các
chính sách và các quy định của Nhà nước về các chế độ đối với CBCC cấp cơ sở.
- Kỹ năng: Có khả năng giao tiếp và quan hệ con người; sử dụng thành
thạo các phương pháp nghiên cứu nhân lực như chụp ảnh, bấm giờ, phỏng vấn, điều tra xã hội học; có kỹ năng soạn thảo văn bản, đàm phán, sử dụng thành thạo máy tính văn phịng và có trình độ tiếng Anh giao tiếp.
- Giáo dục: Tốt nghiệp đại học hoặc tương đương về Quản lý nguồn
nhân lực hoặc kinh tế lao động, quản trị tổ chức hoặc khoa học quản lý.
- Kinh nghiệm: Có thâm niên cơng tác tại cơ quan xã ít nhất 5 năm.
Nguồn: Đề xuất của tác giả
- Giảm tần suất họp
Hiện tại, CBCC làm việc bàn giấy, tổ chức họp liên miên chiếm mất nhiều thời gian. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, đối chiếu kết quả công việc với bản mô tả công việc, thực hiện đánh giá CBCC... có thể thơng qua sử dụng mạng internet để trao đổi các thông tin cho hoạt động của xã, thị trấn và các công tác liên quan khác.
Đề xuất họp: Một tuần một lần tổ chức họp các chun mơn: cơng khai mọi vấn đề trong tồn cơ quan, sau đó đến họp chi bộ Đảng và những ai chưa là đảng viên có thể rời cuộc họp về với công việc... định kỳ họp cho tất cả mọi
vấn đề trong một giờ nhất định. Các vấn đề phát sinh chỉ cần hội ý cấp lãnh đạo và mỗi người một vị trí cơng tác cần được giao quyền quyết định để chủ động trong phạm vi công tác và chịu trách nhiệm trước hành vi và quyết định của CBCC tại mỗi vị trí cơng tác. Coi họp định kỳ là trách nhiệm và là phần không thể thiếu trong công việc, vẫn sử dụng quỹ thời gian làm việc tại cơ quan nên khơng có chế độ thù lao tài chính riêng cho các cuộc họp.
- CBCC cần biết lắng nghe, tôn trọng và khiêm tốn tiếp thu ý kiến của
nhân dân vì sự góp ý của nhân dân với thiện chí và mong muốn hoạt động của cơ quan hành chính địa phương hoạt động tốt hơn, mong muốn có hiệu quả cao. Không vội vàng kết luận những vấn đề mới nghe, mới phát sinh để từ kết luận sai sẽ dẫn đến quyết định sai, quyết định sai dẫn đến hành vi sai lầm. Cần suy xét tình hình thấu đáo trong mối liên hệ trực tiếp vói tình hình thực tế kết hợp với nghe và sàng lọc các thơng tin nhiều để có các quyết định đúng đắn.
CBCC cần rèn luyện tác phong suy nghĩ độc lập, ln có các phương án hành động và sự dự phòng để mọi hoạt động QLNN cấp cơ sở nằm trong tầm kiểm soát của CBCC xã, thị trấn. Chủ động trong giải quyết công việc, thực hiện và thể hiện được vai trị là người đại diện của chính quyền địa phương. Đó khơng chỉ là nguyện vọng của dân chúng mà còn là kỳ vọng của nhiều thế hệ nhân dân trên địa bàn. Muốn có được sự tự tin này, CBCC phải nắm vững nghiệp vụ chuyên môn và các kiến thức bổ trợ. Tư tưởng vững vàng để gắn bó với cơ quan và coi cơ quan là ngơi nhà thứ 2 của mỗi CBCC. CBCC cần có bản lĩnh, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm cho hành vi của bản thân. Bố trí nơi làm việc khoa học và thẩm mỹ để 1/3 thời gian làm việc tạo cơ quan khơng nhàm chán và đơn điệu.
Như vậy, có thể có nhiều ý kiến, nhiều đề xuất giải pháp khác nhau nhằm nâng cao chất lượng CBCC các xã. thị trấn. Mỗi giải pháp đều có những phân
tích, giải trình những điều cần thiết để thực hiện giải pháp. Tuy nhiên, điều quan tâm hàng đầu để những giải pháp này có tính khả thi là sự nhìn nhận, đánh giá của các cấp lãnh đạo trên xã, thị trấn.