1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ NGÂN HÀNG
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của bộ phận KTNB NHTM
Cơ cấu tổ chức bộ máy KTNB được thực hiện theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Ủy ban Kiểm toán nội bộ ban hành và HĐQT NHTM phê duyệt.
Cơ cấu tổ chức bộ phận KTNB trong NHTM bao gồm Ủy ban kiểm toán, Ban kiểm toán nội bộ, Phịng kiểm tốn nội bộ và kiểm tốn viên nội bộ. Trong đó:
Ủy ban kiểm tốn do HĐQT thành lập nhằm giúp HĐQT thực hiện chức năng giám sát của mình. UBKT sẽ giám sát quy trình báo cáo thơng tin tài chính nhằm đảm bảo rằng các thơng tin được cơng bố là trung thực, rõ ràng và không bị lạm dụng. UBKT cũng sẽ kiểm tra và giám sát: (i) tính hiệu quả của hệ thống quản lý rủi ro, hệ thống kiểm sốt tài chính nội bộ; (ii) đề nghị và bổ nhiệm cũng như đánh giá kết quả của kiểm toán độc lập; (iii) hệ thống theo dõi sự tuân thủ với pháp luật của Ngân hàng liên quan tới cơng tác báo cáo tài chính, và các quy tắc hành vi của ngân hàng nếu có. Ngồi ra, UBKT với nhiệm vụ điển hình là giám sát hoạt động của bộ phận KTNB và là kênh liên lạc trực tiếp với cấp lãnh đạo cao nhất, không tham gia điều hành, độc lập với việc quản lí.
Chức năng KTNB được tập trung tại Hội sở chính, được gọi là Ban Kiểm tốn nội bộ. Ban KTNB phải độc lập với các bộ phận/phòng kinh doanh cần được kiểm tốn và phải được thơng báo về khả năng xảy ra xung đột lợi ích. Ban KTNB là kênh báo cáo trực tiếp cho UBKT và báo cáo về mặt công việc cho Tổng Giám đốc. Trưởng Ban KTNB do UBKT chỉ định. Do vậy, Trưởng phịng KTNB có trách nhiệm báo cáo trực tiếp lên UBKT về các vấn đề liên quan đến Ban điều hành, kết quả kiểm tốn,... Bên cạnh đó, trưởng Phịng/Ban KTNB thiết lập mối quan hệ làm việc và báo cáo công việc hằng ngày với TGĐ. Một bản sao của các báo cáo KTNB được gửi cho TGĐ. Bằng phương pháp từ trên xuống, UBKT cần nhấn mạnh rằng các bên có lợi ích liên quan (Ban TGĐ và lãnh đạo các phòng/ban) mong muốn Ban KTNB hỗ trợ trong việc thực hiện trách nhiệm của mình về kiểm sốt nội bộ và trao đổi thông tin về các sáng kiến kinh doanh và các thông lệ tốt nhất trong lĩnh vực ngân hàng tài chính. Kiểm tốn viên nội bộ làm việc tại các bộ phận kinh doanh cần báo cáo lên trưởng bộ phận kiểm toán khu vực trực thuộc ban kiểm tốn nội bộ tại TSC thay vì báo cáo cho cán bộ phụ trách bộ phận kinh doanh đó. Ban KTNB cần
coi các bộ phận/phòng kinh doanh là “khách hàng” để cung cấp cho họ chất lượng dịch vụ hoàn hảo. Nhằm tối ưu tính độc lập, các phịng kiểm tốn nội bộ cũng phải được tách biệt hoàn tồn giữa chức năng thiết lập chính sách và bảo đảm chất lượng với chức năng thực hiện nghiệp vụ.
Phòng KTNB tham mưu cho Ban KTNB quản lý, chỉ đạo điều hành hoạt động KTNB và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ kiểm toán nội bộ tuân thủ theo quy định của pháp luật và các chính sách KTNB của Ngân hàng.
Kiểm tốn viên nội bộ là những người làm việc trong tổ chức kiểm toán nội bộ, thuộc biên chế của các NHTM. Các KTV nội bộ phải đảm bảo được các yêu cầu chung về kỹ năng, khả năng, đạo đức nghề nghiệp và tính độc lập cần thiết. Theo Điều lệ Đạo đức nghề nghiệp được IIA ban hành, KTV nội bộ cần thực hiện và duy trì các tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp: tính trung thực, tính khách quan, tuyệt mật, năng lực và trách nhiệm.
Tất cả các kiểm toán viên nội bộ ngân hàng phải ký vào bản cam kết tuân thủ các Quy tắc đạo đức nghề nghiệp trước khi gia nhập Phòng KTNB và hàng năm phải ký lại. Trưởng Phòng KTNB phải giám sát hành vi, thái độ và công việc của mỗi KTV trong việc tuân thủ Quy tắc đạo đức nghề nghiệp và tiến hành điều tra trong trường hợp có vi phạm.
Sơ đồ 1.1: Mơ hình tổ chức bộ phận kiểm tốn nội bộ trong NHTM