2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠ
2.2.5. Quy trình kiểm tốn nội bộ tại Agribank
Quy trình kiểm tốn nội bộ tại Agribank bao gồm các buớc chủ yếu sau: - Buớc 1: Xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ
- Buớc 2: Thực hiện kiểm toán
- Buớc 3: Lập và gửi báo cáo kiểm toán
- Buớc 4: Theo dõi tình hình thực hiện kiến nghị của kiểm toán nội bộ - Buớc 5: Kiểm soát và đánh giá chất luọng kiểm toán nội bộ
-I- Bước 1: Xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ
1. Xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm
- Việc lập kế hoạch do bộ phận kiểm toán nội bộ lập, đuọc Ban kiểm soát thảo luận với Tổng giám đốc và do Truởng Ban kiểm soát phê duyệt trên cơ sở thống nhất với Chủ tịch HĐTV.
Trước ngày 30 tháng 11 hàng năm kế hoạch kiểm toán nội bộ cho năm tới phải được gửi cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc, Ban kiểm soát. Trước ngày 31 tháng 12 hàng năm Trưởng Ban kiểm sốt phải phê duyệt kế hoạch KTNB tồn hệ thống và gửi kế hoạch KTNB cho NHNN (Cơ quan Thanh tra, giám sát Ngân hàng).
- Trình tự thực hiện:
a. Thực hiện rà sốt, đánh giá tình hình kinh tế xã hội trong nước từ đó nhận định những vấn đề chính tác động đến các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của ngân hàng (cho vay, rủi ro nợ khó địi...)
b. Rà sốt, đánh giá những vấn đề chính về điều hành chính sách tiền tệ của Nhà nước; Các giải pháp triển khai, chỉ đạo cơ bản của NHNN đối với các NHTM về hoạt động kinh doanh
c. Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Agribank và các đơn vị thành viên năm liền kề thời hiệu kiểm toán; Soát xét chi tiết theo từng khoản mục trong các báo cáo tài chính; Những thay đổi cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy (chia tách, sát nhập, giải thể, thành lập mới), nhân sự cấp cao (HĐTV, Ban điều hành), nhân sự ở các vị trí chủ chốt, quan trọng (Giám đốc, Trưởng, Phó phịng,..); Đánh giá các giải pháp chỉ đạo, điều hành chủ yếu của HĐTV, Tổng Giám đốc đến thời điểm lập kế hoạch kiểm toán nội bộ; Kết quả thực hiện kiểm toán theo kế hoạch kiểm toán năm trước; Các sai phạm, rủi ro chủ yếu được phát hiện
d. Thực hiện đánh giá, phân loại rủi ro theo 3 mức: Rủi ro cao, rủi ro trung bình và rủi ro thấp đối với các đơn vị trong hệ thống Agribank theo từng lĩnh vực, hoạt động nghiệp vụ làm cơ sở lập kế hoạch về quy mơ kiểm tốn (bao gồm kiểm tốn tồn diện và kiểm tốn có giới hạn, theo đó các đơn vị có rủi ro phải được kiểm tốn tồn diện ít nhất:
• 1 lần trong 1 năm đối với rủi ro cao
• 1 lần trong 3 năm đối với rủi ro thấp
e. Lập kế hoạch về số lượng đơn vị và lĩnh vực hoạt động cần kiểm toán; Dự kiến nguồn lực phục vụ kiểm toán. Khi lập kế hoạch kiểm toán cần phải xác định thứ tự ưu tiên kiểm tốn cao hơn cho các hoạt động có rủi ro cao hơn; Tiến trình
Ke hoạch kiểm tốn nội bộ hàng năm của Agribank được xem xét, điều chỉnh trên cơ sở đánh giá định kỳ đối với các yếu tố tác động đến rủi ro và các hoạt động có thể được kiểm tốn trong năm kế hoạch.
2. Kế hoạch kiểm toán nội bộ cho từng đợt kiểm toán
Trên cở sở kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm phê duyệt, Trưởng KTNB xây dựng kế hoạch kiểm tốn cho từng đợt trình Trưởng ban Kiểm sốt phê duyệt, đảm bảo:
- Nguồn lực của KTNB được điều phối cho những phạm vi công việc được ưu tiên thực hiện nhằm đạt được hiệu quả và những mục tiêu đề ra.
- Xác định phạm vi, giới hạn được kiểm tốn để bố trí nhân sự, phân bổ thời gian cho từng cuộc kiểm toán. Kế hoạch KTNB cho từng đợt kiểm toán làm cơ sở cho Trưởng đồn kiểm tốn để lập kế hoạch kiểm toán chi tiết và chỉ ra định hướng cơng việc cho kiểm tốn viên trên cơ sở tuân thủ kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm và theo từng đợt kiểm toán.
-I- Bước 2: Thực hiện kiểm toán
a. Chuẩn bị kiểm toán
❖Khảo sát, thu thập và phân tích thơng tin
- Thơng tin về cơ cấu tổ chức, bộ máy của đơn vị/bộ phận được kiểm tốn; Khi thực hiện thu thập các thơng tin này cần lưu ý đến những thay đổi về Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phịng nghiệp vụ ảnh hưởng đến cơng tác chỉ đạo, điều hành, tham mưu, giúp việc về các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ được kiểm toán; Thay đổi về cơ cấu tổ chức....
- Thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh của Đơn vị trong thời hiệu kiểm tốn
- Thơng tin về giao dịch trọng yếu của từng hoạt động nghiệp vụ được kiểm tốn
- Thơng tin khác có liên quan: Kết quả thanh/kiểm tra, kiểm toán; Các vụ việc phát sinh có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ được kiểm tốn đăng tải trên mạng Internet, báo, trang thơng tin nội bộ,..
❖Xác định mức độ trọng yếu để chọn mẫu kiểm tốn
- Thơng qua phân tích, đánh giá thơng tin, số liệu về đơn vị, đánh giá và xác định sơ bộ về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán nhằm xác định nội dung, phạm vi kiểm toán phù hợp. Đánh giá sơ bộ về mức độ trọng yếu của các giao
dịch trên sao kê tài khoản... để xác định các loại rủi ro liên quan đến hoạt động của đơn vị, nghiệp vụ được kiểm toán.
- Chọn mẫu giao dịch để kiểm toán: Trên cơ sở kết quả phân tích thơng tin, xác định rủi ro trọng yếu để tiến hành chọn mẫu kiểm toán; Mẫu chọn được tổng hợp theo từng hoạt động nghiệp vụ và được ghi nhận vào mẫu quy định tại các Quy trình nội bộ của Ban kiểm sốt.
b. Thực hiện kiểm toán và ghi nhận kết quả
- Loại hình kiểm tốn: Tùy theo đặc điểm, tính chất của từng cuộc kiểm tốn, có thể áp dụng các loại hình kiểm tốn như: kiểm tốn hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán BCTC hoặc kết hợp cả 3 loại hình kiểm tốn trên.
- Phương pháp kiểm toán: Sử dụng các phương pháp kiểm toán như: phương pháp phân tích, phương pháp cân đối, phương pháp kiểm tra, đối chiếu; phương pháp quan sát, phỏng vấn,... Tuy nhiên có thể chia phương pháp kiểm tốn nội bộ thành hai loại là phương pháp kiểm toán cơ bản và phương pháp kiểm toán tuân thủ.
Để thực hiện kế hoạch kiểm toán và đạt được các mục tiêu đề ra, quá trình thực hiện kiểm toán cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:
• Kiểm tốn viên nội bộ phải tn thủ các nội dung trong kế hoạch và chương trình kiểm tốn
• Trong q trình thực hiện kiểm tốn, kiểm tốn viên nội bộ phải ghi chép, tập hợp đầy đủ các bước công việc được thực hiện, kết quả cụ thể của từng bước vào hồ sơ kiểm tốn nhằm tích lũy bằng chứng kiểm toán cho các kết luận của kiểm toán ở giai đoạn cuối (lập báo cáo kiểm tốn), đồng thời tích lũy và hệ thống hóa hồ sơ kiểm tốn.
• Định kỳ phải tổng hợp kết quả kiểm tốn để đánh giá mức độ thực hiện
cơng việc so với kế hoạch đề ra để có biện pháp điều chỉnh kịp thời về nộidung, thời gian của các bước kiểm tốn tiếp theo nhằm hồn thành kế hoạch của cuộc kiểm toán theo đúng yêu cầu về tiến độ và chất lượng
• Phải tuân thủ theo pháp luật để đảm bảo tính pháp lý,khách quan, trung thực của các kết luận kiểm toán.
Agribank thực hiện kiểm toán các lĩnh vực, hoạt động nghiệp vụ cơ bản: Tín dụng,
Huy động vốn, Tài chính kế tốn, Tiền tệ-Kho quỹ, Thanh toán quốc tế, Kinh doanh ngoại tệ, Thẻ, XDCB và đầu tu mua sắm TSCĐ. Huớng dẫn việc thực hiện kiểm toán
các nghiệp vụ đuợc quy định cụ thể theo các Phụ lục của Sổ tay kiểm toán nội bộ (Quyết
định số 122/QĐ-BKS ngày 30/12/2016 về việc ban hành Sổ tay kiểm toán nội bộ)
c. Lập biên bản, báo cáo kiểm toán nội bộ
- Kết thúc cuộc kiểm toán, Truởng đồn kiểm tốn nội bộ phải kịp thời lập biên bản, báo cáo kiểm toán gửi Truởng Kiểm toán nội bộ, Truởng Ban kiểm soát. Báo cáo gồm những nội dung cơ bản:
• Khái qt về tình hình thực hiện cuộc kiểm tốn
• Tổng hợp kết quả kiểm tốn
• Đề xuất, kiến nghị đối với Đơn vị đuợc kiểm tốn
- Trình tự, thủ tục thực hiện buớc lập, ký và gửi biên bản kiểm toán nội bộ đuợc thực hiện theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Kiểm toán nội bộ.
d. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu kiểm toán nội bộ
Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc cuộc kiểm toán, Đồn kiểm tốn phải gửi tồn bộ file mềm Biên bản kiểm toán, kết quả làm việc của các thành viên đoàn, mẫu biểu kiểm tốn do Truởng KTNB (qua phịng Kế hoạch) để soát xét chất luợng báo cáo kiểm tốn.
Trong vịng 10 ngày làm việc sau khi kết thúc cuộc kiểm tốn, Đồn kiểm tốn phải đóng hồ sơ kiểm tốn và thực hiện bản giao hồ sơ cho Phòng kế hoạch để thực hiện luu trữ theo quy định.
-I- Bước 3: Lập và gửi báo cáo kiểm toán
Theo quy định, KTNB thực hiện lập các báo cáo sau:
• Báo cáo kiểm tốn cho từng cuộc KTNB
• Báo cáo KTNB đột xuất
• Báo cáo KTNB hàng năm.
b. Báo cáo kiểm toán nội bộ đột xuất
Báo cáo KTNB đột xuất được lập trong trường hợp phát hiện các sai phạm nghiêm trọng hoặc nhận thấy có nguy cơ rủi ro cao có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động của Agribank cần có sự chỉ đạo xử lý, khắc phục kịp thời của HĐTV, Ban điều hành Agribank (sự yếu kém của HTKSNB tại một đơn vị hay một bộ phận; hành vi không tuân thủ quy định của tập thể, cá nhân gây tổn hại về tài sản, lợi ích của Agribank...)
Báo cáo đột xuất trình bày các vấn đề được phát hiện và những đề xuất, kiến nghị với HĐTV, TGĐ chỉ đạo xử lý.
c. Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm
Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Trưởng KTNB phải gửi báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch KTNB của năm trước cho Trưởng Ban kiểm soát, HĐTV, TGĐ.
Chậm nhất 60 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Trưởng Ban kiểm sốt phải gửi báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch KTNB của năm trước theo những nội dung quy định nêu trên cho NHNN (Cơ quan Thanh tra, Giám sát NH).
-I- Bước 4: Theo dõi tình hình thực hiện kiến nghị của kiểm tốn nội bộ
Theo dõi tình hình thực hiện kiến nghị của KTNB bao gồm theo dõi kết quả thực hiện kiến nghị sau KTNB đối với Đơn vị, bộ phận được kiểm toán và kiến nghị đối với HĐTV/TGĐ.
Trên cơ sở hồ sơ, tài liệu và các báo cáo thu thập từ đơn vị được kiểm toán, KTNB thực hiện lập báo cáo đánh giá tình hình thực hiện kiến nghị sau KTNB gửi Ban kiểm soát, HĐTV/TGĐ. Nội dung báo cáo gồm:
- Phạm vi rà sốt, đánh giá
- Tình hình thực hiện kiến nghị sau KTNB: Tổng số kiến nghị, phân loại theo từng nhóm kiến nghị, thời điểm kiến nghị
- Đưa ra những nhận xét, đánh giá về việc thực hiện kiến nghị sau kiểm toán nội bộ của Đơn vị/bộ phận được kiểm toán và của HĐTV/TGĐ.
- Nếu những tồn tại mà đơn vị được kiểm toán chưa thực hiện, phân tích những nguyên nhân và đề xuất các biện pháp xử lý tiếp theo.
-I- Bước 5: Kiểm soát và đánh giá chất lượng kiểm tốn nội bộ - Mục đích:
• Đánh giá việc tuân thủ pháp luật, quy chế tổ chức và hoạt động của KTNB, quy
trình, mẫu biểu, hồ sơ kiểm tốn và các quy định khác có liên quan trong hoạt động KTNB
• Phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những tồn tại, hạn chế để nâng cao chất lượng và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động KTNB của Agribank.
• Đảm bảo chất lượng của biên bản, báo cáo KTNB nhằm tăng cường tính minh bạch, sự tin cậy đối với kết luận, kiến nghị và kết quả hoạt động của KTNB Agribank.
Trưởng KTNB chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì chương trình kiểm sốt và đánh giá chất lượng của KTNB bao gồm từng cuộc kiểm tốn và tồn bộ các hoạt động của bộ phận KTNB.
Việc đánh giá chất lượng được thực hiện đối với 3 giai đoạn của quy trình kiểm tốn (chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán, lập và gửi báo cáo kiểm toán). Đánh giá chất lượng cuộc kiểm tốn được thực hiện bởi Trưởng KTNB, Trưởng đồn KTNB nhằm nâng cao chất lượng KTNB.