2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠ
2.2.3. Đội ngũ nhân sự KTNB tại Agribank
Số lượng nhân sự bộ phận KTNB tại Agribank trong những năm qua có sự biến
động: Năm 2015, số lượng cán bộ KTNB là 52 người (chiếm khoảng 0,12% tổng số cán bộ nhân viên của toàn hệ thống Agribank), năm 2016 tăng lên 53 cán bộ. Đến
Trung, Phịng KTNB Khu vực miền Nam), 8 phó phịng (2 phó Phịng Ke hoạch; 1 phó Phịng KTNB 1; 1 phó phịng phụ trách Phịng KTNB 1; 1 phó Phịng KTNB 2; 1 phó phịng KTNB Khu vực Miền Trung; 2 phó phịng KTNB Khu vực Miền Nam) và 34 cán bộ, kiểm toán viên.
Đội ngũ kiểm tốn viên nội bộ tại Agribank có phẩm chất trung thực, ý thức chấp hành pháp luật, có kiến thức, hiểu biết chung về pháp luật, về quản trị kinh doanh và các nghiệp vụ ngân hàng. Tất cả các cán bộ đều có bằng tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành phù hợp với hoạt động của Agribank cũng như các lĩnh vực được giao thực hiện KTNB. Bên cạnh đó, các kiểm tốn viên cũng đã trang bị những kỹ năng, kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tài chính ngân hàng, có khả năng thu thập, phân tích, đánh giá và tổng hợp thơng tin. Đội ngũ cán bộ KTNB được tuyển dụng từ hai nguồn: tuyển dụng tại chỗ (từ đội ngũ nhân viên của hệ thống Agribank) và tuyển từ bên ngồi (những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm tốn làm việc tại các NH khác hoặc tại các công ty kiểm tốn). Hằng năm, Agribank có tổ chức các đợt tập huấn, đào tạo nhằm rèn luyện kỹ năng, nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ KTNB.
2.2.4. Nội dung và phương pháp kiểm toán nội bộ tại Agribank
2.2.4.1. Nội dung hoạt động kiểm toán nội bộ
Số lượng các chi nhánh mà bộ phận KTNB Agribank đã thực hiện kiểm toán trong 3 năm gần đây:
- Năm 2015: Kiểm toán hoạt động quản trị điều hành, quản lý tài chính tại 2
đơn vị
sự nghiệp thuộc trụ sở chính là Trường đào tạo cán bộ và Trung tâm thẻ. Kiểm toán
26 chi
nhánh, trong đó kiểm tốn tồn diện 21 chi nhánh và kiểm tốn chuyên đề 5 chi nhánh.
- Năm 2016: Kiểm toán 1 đơn vị thuộc trụ sở chính là Văn phịng Trụ sở chính,
1 Cơng ty do Agribank sở hữu trên 50% vốn điều lệ là Công ty Cổ phần Chứng khốn Ngân hàng Nơng nghiệp. Và thực hiện kiểm tốn tồn diện tại 31 chi nhánh.
được quy định trong quyết định kiểm toán, căn cứ vào yêu cầu, nội dung của cuộc kiểm tốn.
• Nội dung kiểm toán tại các đơn vị được kiểm toán:
- Kiểm toán hoạt động quản trị, điều hành hoạt động kinh doanh tại đơn vị:
• Việc ban hành quy định nội bộ theo thẩm quyền
• Rà sốt, đánh giá việc phân công, phân cấp, ủy quyền của Trưởng đơn vị, bộ phận được kiểm tốn
• Rà sốt, đánh giá tổ chức mạng lưới, cơ cấu tổ chức của đơn vị được kiểm toán, các bộ phận nghiệp vụ theo quy định của Agribank về mức độ phù hợp, tính hiệu quả và đảm bảo các nguyên tắc kiểm sốt nội bộ.
• Rà sốt, đánh giá việc triển khai các chủ trương, chính sách, nghị quyết, quyết định, quy định, công văn chỉ đạo của Ngân hàng Nhà nước, Agribank
• Rà sốt, đánh giá cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại chi nhánh, gồm: cơng tác
tuyển dụng, bố trí sắp xếp cán bộ, đào tạo, quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, nhận xét, đánh giá, trả lương, khen thưởng, kỷ luật cán bộ.
• Rà sốt, đánh giá việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính tại đơn vị được kiểm tốn; việc áp dụng các biện pháp, giải pháp, công cụ để đạt được mục tiêu kinh doanh (như cơ chế tiền lương, thưởng, khốn chỉ tiêu kinh doanh, khốn tài chính, các biện pháp thu hồi nợ xấu, lãi tồn đọng, nợ xử lý rủi ro, nợ bán cho VAMC...). Việc quyết toán kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính đối với đơn vị, bộ phận trực thuộc (nếu có).
- Kiểm tốn các hoạt động nghiệp vụ chính, chiếm tỷ trọng lớn (Tín dụng; Tài chính, kế tốn và Tiền tệ-Kho quỹ; Thanh tốn; Huy động vốn; Kinh doanh ngoại hối; Thẻ; XDCB)
• Đánh giá kết quả hoạt động nghiệp vụ năm trước và đến thời điểm kiểm tốn
• Đánh giá tính đầy đủ, chính xác của việc hạch tốn các giao dịch phát sinh trên hệ thống IPCAS đối với hoạt động nghiệp vụ được kiểm tốn.
• Thơng qua kết quả kiểm tốn đánh giá tính đầy đủ, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ đối với hoạt động nghiệp vụ được kiểm toán và đánh giá mức độ ảnh hưởng đến các khoản mục liên quan trên báo cáo tài chính của đơn vị trong thời hiệu kiểm tốn
> Riêng đối với hoạt động tín dụng cần lưu ý đánh giá các nội dung sau:
■ Đánh giá xu hướng rủi ro chung trong hoạt động cấp tín dụng tại đơn vị được
kiểm toán
■ Đi sâu đánh giá chất lượng tín dụng của 100% món vay vượt quyền phán quyết, khách hàng và nhóm khách hàng liên quan, khách hàng vay liên chi nhánh (nếu có), trên cơ sở xem xét mức độ rủi ro, tính tn thủ, có xác minh thực tế (nếu cần thiết).
- Hoạt động quản trị hệ thống IPCAS:
• Kiểm tra việc tổ chức bộ máy CNTT tại chi nhánh: bố trí nhân sự; quyết định
bổ nhiệm/giao nhiệm vụ cho cán bộ quản trị hệ thống; phân công công việc phản trị hệ thống cho từng cán bộ tin học tại chi nhánh.
• Kiểm tra việc cấp phát, quản lý và sử dụng user tại chi nhánh và các đơn vị trực thuộc (nếu có)
• Kiểm tra các văn bản quy định về quản lý, sử dụng trang thiết bị tin học do chi nhánh tự ban hành để đảm bảo an toàn tài sản, thông tin. Kiểm tra việc tập huấn, phổ biến cho toàn thể cán bộ chi nhánh về tầm quan trọng của việc bảo mật, an tồn CNTT trong giao dịch.
• Kiểm tra các công cụ phần mềm do chi nhánh tự phát triển hỗ trợ tác nghiệp tại chi nhánh như: chiết xuất dữ liệu từ hệ thống IPCAS làm dữ liệu đầu vào để phân tích hoặc phát triển để thực hiện tự động các thao tác thay người sử dụng làm ảnh hưởng đến hệ thống IPCAS; các phần mềm kết nối từ xa thực hiện điều khiển máy tính khác để thực hiện giao dịch và kiểm sốt phê duyệt.
• Kiểm tra thực tế tại Phòng giao dịch về việc quản lý, sử dụng user giao dịch, user kiểm soát trên hệ thống IPCAS
- Kiểm tra tình hình thực hiện kết luận, kiến nghị của KTNB; việc thực hiện
kiến nghị của các đồn thanh tra CP, Kiểm tốn nhà nước, Thanh tra giám sát ngân hàng trong thời hiệu kiểm toán.
2.2.4.2. Phương pháp kiểm toán nội bộ
Phương pháp kiểm toán mà bộ phận KTNB Agribank sử dụng trong các cuộc kiểm toán là phương pháp kiểm toán “định hướng theo rủi ro” tương ứng với quy định của pháp luật hiện nay. Cụ thể, theo Điều 13, Quyết định 969/QĐ-HĐTV-BKS ngày 22/12/2014 về quy chế tổ chức và hoạt động của KTNB, phương pháp thực hiện KTNB được quy định như sau:
1. Phương pháp thực hiện KTNB là phương pháp kiểm toán “ định hướng theo rủi ro”, ưu tiên tập trung nguồn lực để kiểm tốn các đơn vị, bộ phận, quy trình được đánh giá có mức độ rủi ro cao.
2. KTNB phải xác định, phân tích, đánh giá những rủi ro và xây dựng hồ sơ rủi ro cho từng hoạt động của Agribank để phục vụ cho hoạt động KTNB. Hồ sơ rủi ro bao gồm toàn bộ các rủi ro tiềm tàng, tác động có thể có của các rủi ro đó đối với các hoạt động của Agribank và khả năng xảy ra những rủi ro đó. Dựa trên đánh giá về tác động, khả năng xảy ra của các rủi ro, từng rủi ro được phân loại thành rủi ro cao, trung bình hoặc thấp. Việc đánh giá rủi ro phải được thực hiện ít nhất 1 năm 1 lần.
3. Kết quả đánh giá rủi ro sẽ là căn cứ để Trưởng KTNB làm việc với Ban kiểm soát, Tổng giám đốc và HĐTV trong quá trình lập kế hoạch KTNB hằng năm. Các hoạt động có rủi ro sẽ được xếp hạng theo thứ tự từ cao đến thấp, trong đó có những hoạt động, đơn vị được coi là rủi ro cao sẽ được ưu tiên tập trung nhiều nguồn lực, thời gian hơn để kiểm toán, được kiểm toán trước và được kiểm toán thường xuyên hơn các hoạt động, đơn vị có rủi ro thấp hơn.
4. Kế hoạch KTNB phải được xây dựng dựa trên kết quả đánh giá rủi ro và phải được cập nhật, thay đổi, điều chỉnh phù hợp với các diễn biến, thay đổi trong hoạt động của Agribank và sự thay đổi của các rủi ro đi kèm theo.
Như vậy, KTNB sẽ phải phân tích và đánh giá những rủi ro cho từng hoạt động tại các chi nhánh của Agribank. Việc đánh giá rủi ro chi nhánh dựa trên cơ sở
thu thập, phân tích, đánh giá hồ sơ rủi ro từng chi nhánh thông qua bộ chỉ tiêu định tính và định luọng làm căn cứ đánh giá mức độ rủi ro tiềm tàng từ cao đến thấp đối với các đơn vị, chi nhánh thuộc Agribank, kết họp đánh giá một số các yếu tố liên quan có tiềm ẩn rủi ro và hoạt động chính chiếm tỷ trọng lớn. Thực tế, kết quả chấm điểm và xếp loại rủi ro các chi nhánh tại Agribank năm 2015 (tại thời điểm 31/10/2015) (cụ thể tại Phụ lục) có 52 chi nhánh xếp loại rủi ro Cao, 50 chi nhánh xếp loại rủi ro Trung Bình và 50 chi nhánh xếp loại rủi ro Thấp. Đến 31/12/2017 có 63 chi nhánh xếp loại rủi ro Cao, 73 chi nhánh xếp loại rủi ro Trung bình và 21 chi nhánh xếp loại rủi ro Thấp. Dựa trên kết quả của việc đánh giá rủi ro mà Truởng kiểm toán nội bộ làm việc với Ban kiểm soát, Tổng giám đốc và Hội đồng thành viên trong q trình lập kế hoạch kiểm tốn hàng năm. Kế hoạch kiểm toán năm chỉ rõ những đơn vị nào cần phải đuọc kiểm tốn, đơn vị đó cần đuọc kiểm tốn tồn diện hay chỉ kiểm tốn một hoặc một số quy trình, nghiệp vụ. Từ đó, bộ phận KTNB của Agribank sẽ thực hiện kiểm toán theo kế hoạch kiểm toán năm đã đuọc phê duyệt. Có thể thấy rằng, tại Agribank, đánh giá rủi ro đã dần dần tiếp cận đuọc với các phuơng pháp chấm điểm ví dụ nhu chấm điểm các mảng rủi ro chính, trong đó có phân tổ các mức điểm kèm theo trọng số điều chỉnh, từ đó chi nhánh nào có mức rủi ro cao hơn thì lựa chọn kiểm tốn truớc. Tuy nhiên, thế nào là mức rủi ro cao, mức rủi ro trung bình, mức rủi ro thấp thì đơn vị chua có tiêu chí rõ ràng.
2.2.5. Quy trình kiểm tốn nội bộ tại Agribank
Quy trình kiểm tốn nội bộ tại Agribank bao gồm các buớc chủ yếu sau: - Buớc 1: Xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ
- Buớc 2: Thực hiện kiểm toán
- Buớc 3: Lập và gửi báo cáo kiểm tốn
- Buớc 4: Theo dõi tình hình thực hiện kiến nghị của kiểm tốn nội bộ - Buớc 5: Kiểm soát và đánh giá chất luọng kiểm toán nội bộ
-I- Bước 1: Xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ
1. Xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm
- Việc lập kế hoạch do bộ phận kiểm toán nội bộ lập, đuọc Ban kiểm soát thảo luận với Tổng giám đốc và do Truởng Ban kiểm soát phê duyệt trên cơ sở thống nhất với Chủ tịch HĐTV.
Trước ngày 30 tháng 11 hàng năm kế hoạch kiểm toán nội bộ cho năm tới phải được gửi cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc, Ban kiểm soát. Trước ngày 31 tháng 12 hàng năm Trưởng Ban kiểm soát phải phê duyệt kế hoạch KTNB toàn hệ thống và gửi kế hoạch KTNB cho NHNN (Cơ quan Thanh tra, giám sát Ngân hàng).
- Trình tự thực hiện:
a. Thực hiện rà sốt, đánh giá tình hình kinh tế xã hội trong nước từ đó nhận định những vấn đề chính tác động đến các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của ngân hàng (cho vay, rủi ro nợ khó địi...)
b. Rà sốt, đánh giá những vấn đề chính về điều hành chính sách tiền tệ của Nhà nước; Các giải pháp triển khai, chỉ đạo cơ bản của NHNN đối với các NHTM về hoạt động kinh doanh
c. Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Agribank và các đơn vị thành viên năm liền kề thời hiệu kiểm toán; Soát xét chi tiết theo từng khoản mục trong các báo cáo tài chính; Những thay đổi cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy (chia tách, sát nhập, giải thể, thành lập mới), nhân sự cấp cao (HĐTV, Ban điều hành), nhân sự ở các vị trí chủ chốt, quan trọng (Giám đốc, Trưởng, Phó phịng,..); Đánh giá các giải pháp chỉ đạo, điều hành chủ yếu của HĐTV, Tổng Giám đốc đến thời điểm lập kế hoạch kiểm toán nội bộ; Kết quả thực hiện kiểm toán theo kế hoạch kiểm toán năm trước; Các sai phạm, rủi ro chủ yếu được phát hiện
d. Thực hiện đánh giá, phân loại rủi ro theo 3 mức: Rủi ro cao, rủi ro trung bình và rủi ro thấp đối với các đơn vị trong hệ thống Agribank theo từng lĩnh vực, hoạt động nghiệp vụ làm cơ sở lập kế hoạch về quy mơ kiểm tốn (bao gồm kiểm tốn tồn diện và kiểm tốn có giới hạn, theo đó các đơn vị có rủi ro phải được kiểm tốn tồn diện ít nhất:
• 1 lần trong 1 năm đối với rủi ro cao
• 1 lần trong 3 năm đối với rủi ro thấp
e. Lập kế hoạch về số lượng đơn vị và lĩnh vực hoạt động cần kiểm toán; Dự kiến nguồn lực phục vụ kiểm toán. Khi lập kế hoạch kiểm toán cần phải xác định thứ tự ưu tiên kiểm tốn cao hơn cho các hoạt động có rủi ro cao hơn; Tiến trình
Ke hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm của Agribank được xem xét, điều chỉnh trên cơ sở đánh giá định kỳ đối với các yếu tố tác động đến rủi ro và các hoạt động có thể được kiểm tốn trong năm kế hoạch.
2. Kế hoạch kiểm toán nội bộ cho từng đợt kiểm toán
Trên cở sở kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm phê duyệt, Trưởng KTNB xây dựng kế hoạch kiểm tốn cho từng đợt trình Trưởng ban Kiểm sốt phê duyệt, đảm bảo:
- Nguồn lực của KTNB được điều phối cho những phạm vi công việc được ưu tiên thực hiện nhằm đạt được hiệu quả và những mục tiêu đề ra.
- Xác định phạm vi, giới hạn được kiểm toán để bố trí nhân sự, phân bổ thời gian cho từng cuộc kiểm toán. Kế hoạch KTNB cho từng đợt kiểm toán làm cơ sở cho Trưởng đồn kiểm tốn để lập kế hoạch kiểm toán chi tiết và chỉ ra định hướng cơng việc cho kiểm tốn viên trên cơ sở tuân thủ kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm và theo từng đợt kiểm toán.
-I- Bước 2: Thực hiện kiểm toán
a. Chuẩn bị kiểm tốn
❖Khảo sát, thu thập và phân tích thơng tin
- Thông tin về cơ cấu tổ chức, bộ máy của đơn vị/bộ phận được kiểm toán; Khi thực hiện thu thập các thông tin này cần lưu ý đến những thay đổi về Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phịng nghiệp vụ ảnh hưởng đến cơng tác chỉ đạo, điều hành, tham mưu, giúp việc về các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ được kiểm toán; Thay đổi về cơ cấu tổ chức....
- Thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh của Đơn vị trong thời hiệu kiểm tốn
- Thơng tin về giao dịch trọng yếu của từng hoạt động nghiệp vụ được kiểm tốn
- Thơng tin khác có liên quan: Kết quả thanh/kiểm tra, kiểm tốn; Các vụ việc phát sinh có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ được kiểm toán đăng tải trên mạng Internet, báo, trang thông tin nội bộ,..
❖Xác định mức độ trọng yếu để chọn mẫu kiểm toán