1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ NGÂN HÀNG
1.1.5. Nộidung và phương pháp KTNB NHTM
1.1.5.1. Nội dung hoạt động KTNB NHTM
Nội dung hoạt động KTNB có thể tập trung vào cả 3 lĩnh vực: kiểm toán hoạt động, kiểm tốn tn thủ và kiểm tốn báo cáo tài chính. Tuỳ theo yêu cầu của nhà quản lý đối với các đối tượng kiểm toán mà bộ phận kiểm tốn nội bộ có thể xác định và thực hiện cả ba nội dung kiểm tốn hoặc một trong ba cơng việc hoạt động kiểm toán.
a. Kiểm toán hoạt động
Kiểm tốn hoạt động là tiến trình kiểm tra và đánh giá về tính hữu hiệu và tính hiệu quả của một hoạt động để từ đó đề xuất phương án cải tiến. Đơi khi người ta cịn gọi kiểm toán hoạt động bằng một tên gọi khác là kiểm toán 3E bởi loại kiểm tốn này tập trung vào đánh giá ba khía cạnh đó là tính kinh tế (Economy), tính hiệu quả (Efficiency) và sự hiệu lực (Effectiveness). Trong đó:
Tính kinh tế là giảm thiểu chi phí sử dụng nguồn lực sử dụng cho hoạt động
mà vẫn đảm bảo được chất lượng. Trong kiểm tốn tính kinh tế, các yếu tố đầu vào thường là quan trọng, mà ở đó kiểm tốn viên phải đánh giá xem ngân hàng có khả năng chi tiền thấp hơn quy định nhưng vẫn đạt được lợi ích như ban đầu hay khơng.
Tính hiệu quả là khả năng đạt được mục tiêu với chi phí bỏ ra thấp nhất, so
sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra.
Tính hiệu lực là khả năng hồn thành nhiệm vụ hay mục tiêu đề ra.
❖Một số nội dung chủ yếu mà KTNB có thể thực hiện bao gồm:
- Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện mục tiêu hoạt động của Ngân hàng thương mại: Mỗi tổ chức ngân hàng đều được hình thành trên cơ sở mục đích hoạt động nhất định, do vậy đánh giá tính phù hợp về mục đích hoạt động của ngân hàng, xem xét kết quả hoạt động có bám sát các mục đích đã được các cấp quản lý phê duyệt ban đầu hay khơng chính là nội dung quan trọng giúp kiểm toán nội bộ đánh giá sơ bộ về tồn bộ hoạt động của ngân hàng đó.
- Kiểm tra, đánh giá việc huy động, phân phối và sử dụng nguồn lực của Ngân hàng thương mại có đảm bảo tính kinh tế, và tính hiệu quả. Đây là nội dung cơ bản của kiểm toán hoạt động mà kiểm toán nội bộ cần phải thực hiện
- Kiểm tra, đánh giá về tính kinh tế, tính hiệu lực và tính hiệu quả của các hoạt động mang tính chất nghiệp vụ của Ngân hàng thuơng mại nhu: hoạt động tín dụng, hoạt động kinh doanh tiền tệ... Đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả của các quy trình hoạt động, phuơng pháp đo luờng và quản lý rủi ro của ngân hàng.
- Kiểm tra, đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng thuơng mại: bao gồm đánh giá trách nhiệm của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban điều hành trong việc sử dụng các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu đặt ra có phù hợp với chính sách, chế độ của Nhà nuớc và quy chế hoạt động của Ngân hàng thuơng mại; xây dựng và ban hành các quy chế quản lý nội bộ cũng nhu đề ra giải pháp cụ thể để kiểm tra, kiểm sốt tồn hệ thống; đánh giá tính hiệu quả của bộ máy quản lý, bộ máy điều hành các hoạt động của ngân hàng; đánh giá việc xây dựng cơ chế, quy định, quy trình quản trị, điều hành, tác nghiệp của Ngân hàng thuơng mại... Đây là chức năng quan trọng nhất của kiểm toán hoạt động.
Kiểm tốn hoạt động có chức năng phịng ngừa, hạn chế rủi ro khi tập trung vào
rà sốt các quy trình hoạt động của NH. Cũng chính từ lí do đó mà đây là loại hình kiểm tốn đuợc chú trọng thực hiện trong xu thế phát triển của kiểm toán nội bộ.
b. Kiểm toán tuân thủ
Là loại kiểm toán nhằm để xem xét đơn vị có tuân thủ các quy định mà cơ quan có thẩm quyền cấp trên hoặc cơ quan chức năng của nhà nuớc hoặc cơ quan chuyên môn đề ra hay khơng. Đây là một trong những hoạt động kiểm tốn quan trọng của Kiểm tốn nội bộ nhằm đánh giá tính tn thủ các nguyên tắc, quy định các cơ quan, bộ phận có liên quan hay quy định của nội bộ ngân hàng. Hoạt động kiểm toán tuân thủ sẽ giúp ngân hàng tránh khỏi rủi ro pháp lý.
Nội dung cơng việc của kiểm tốn tn thủ trong các Ngân hàng thuơng mại có thể bao gồm:
Kiểm tra tính tn thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế tốn, chế độ quản lý của Nhà nuớc và tình hình chấp hành các chính sách, nghị quyết, quyết định, quy chế của HĐQT và Ban giám đốc.
Kiểm tra việc tuân thủ các chỉ tiêu an toàn hoạt động ngân hàng bao gồm việc đánh giá tính đủ vốn của ngân hàng (thơng qua tỷ lệ an toàn vốn), đánh giá chất
lượng tài sản của ngân hàng (thơng qua chất lượng tài sản có sinh lời), đánh giá chất lượng và năng lực quản lý của hoạt động ngân hàng, đánh giá khả năng sinh lời, khả năng thanh tốn.
Kiểm tra tính tn thủ các quy định về nguyên tắc, quy trình nghiệp vụ, thủ tục quản lý của tồn bộ cũng như của từng khâu cơng việc, của từng biện pháp trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc, các chính sách, các chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế tốn, tổng hợp thơng tin và trình bày báo cáo tài chính, đến lưu trữ tài liệu kế toán...
c. Kiểm tốn báo cáo tài chính (BCTC)
Nội dung kiểm tốn báo cáo tài chính trong các Ngân hàng thương mại bao gồm kiểm tra và xác nhận tính trung thực, hợp lý và hợp pháp của các báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị trước khi trình HĐQT, Ban giám đốc ký, phê duyệt. Kiểm tốn viên nội bộ có thể chia báo cáo tài chính thành từng khoản mục, bộ phận hoặc thành các chu kỳ và thực hiện kiểm toán. Kiểm toán báo cáo tài chính lấy các chuẩn mực kế tốn Việt Nam hoặc quốc tế hay chế độ kế toán hiện hành do Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Bộ Tài Chính quy định.. .làm thước đo chủ yếu.
Kiểm toán BCTC thường được thực hiện bởi các kiểm toán viên độc lập. Cho nên, hoạt động kiểm tốn nội bộ báo cáo tài chính thường khơng được coi là trọng tâm bởi đây chủ yếu là chức năng của kiểm toán độc lập.
1.1.5.2. Phương pháp kiểm toán nội bộ NHTM
Phương pháp kiểm toán là các biện pháp cách thức và thủ pháp được vận dụng trong cơng tác kiểm tốn nhằm đạt được mục đích kiểm tốn đề ra.
Phân loại theo chiến lược tiếp cận đối tượng kiểm tốn có 2 phương pháp: Phương pháp kiểm tốn hệ thống và Phương pháp kiểm toán riêng lẻ.
(1) Phương pháp kiểm toán hệ thống.
- Khái niệm: Là phương pháp kiểm tốn trong đó các thủ tục, kỹ thuật kiểm
tốn được thiết lập để thu thập các bằng chứng về tính hiệu quả của hệ thống KSNB của đơn vị được kiểm tốn, xét trên 2 khía cạnh: tính đầy đủ, thích hợp (hệ thống được thiết kế thích hợp để ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa các sai phạm) và tính hiệu lực (hệ thống được duy trì và hoạt động hiệu quả trên thực tế).
Phương pháp kiểm toán này thường được áp dụng khi hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động không hiệu quả trong việc ngăn chặn gian lận, sai sót; rủi ro kiểm sốt được đánh giá là khơng cao. Các kiểm tốn viên nội bộ thường kỳ vọng có thể áp dụng phương pháp này trong cuộc kiểm tốn, qua đó có thể giảm khối lượng cơng việc kiểm tra chi tiết. Phương pháp kiểm tốn hệ thống cịn gọi là bước kiểm nghiệm dựa vào kiểm soát.
Nội dung của phương pháp kiểm toán hệ thống bao gồm 2 nội dung là phân tích hệ thống và xác nhận hệ thống.
❖ Phân tích hệ thống: nhằm đánh giá về tính thích hợp và khoa học của việc thiết kế hệ thống KSNB.
KTNB có thể sử dụng lưu đồ, bảng tường thuật hoặc bảng hỏi để tiến hành đánh giá hệ thống KSNB. Cụ thể các bước tiến hành trong phân tích hệ thống:
Bước 1: Hình dung quy trình lý tưởng về nghiệp vụ đang được kiểm tốn.
Tính lý tưởng phụ thuộc kiến thức, trình độ, am hiểu của KTV nội bộ.
Bước 2: Xem xét quy trình nghiệp vụ hiện tại của đơn vị được kiểm toán được
thể hiện bằng văn bản là các chế độ, quy trình xử lý nghiệp vụ của đơn vị.
Bước 3: So sánh quy trình nghiệp vụ hiện tại với quy trình nghiệp vụ lý tưởng,
tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị được kiểm toán, vùng tiềm ẩn rủi ro trong quy trình.
Bước 4: Sau khi tìm ra điểm mạnh, điểm yếu sẽ dự đốn, khoanh vùng các rủi
ro.
❖ Xác nhận hệ thống: nhằm kiểm tra đánh giá tính hiêu lực của hệ thống KSNB, gồm 4 bước:
Bước 1: Tìm hiểu và mơ tả quy trình nghiệp vụ hiện hành được quy định bằng
văn bản.
Bước 2: Thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt để biết trong thực tế quy trình
nghiệp vụ đó diễn ra như thế nào. Trong đó, một thử nghiệm kiểm sốt thường gồm các bước:
■ Chọn mẫu: Chọn nghiệp vụ, thời điểm kiểm tra. ■ Rà sốt quy trình nghiệp vụ từ đầu đến cuối
Bước 3: Chỉ ra sự khác biệt giữa quy trình nghiệp vụ đã được quy định với
quy trình nghiệp vụ diễn ra trong thực tế.
Bước 4: Phân tích nguyên nhân và hậu quả của sự khác biệt. Tìm hiểu các
thủ tục kiểm sốt bổ sung, đó là cách thức xử lý của đơn vị với những trường hợp khác biệt.
Phương pháp kiểm tốn hệ thống khơng chỉ giúp cho tổ chức giảm thiểu chi phí kiểm tốn mà cịn giúp cho các kiểm tốn viên có cái nhìn hệ thống, có thể xét đến các rủi ro phát sinh thơng qua điểm mạnh, điểm yếu của cả quy trình hoạt động trong mối quan hệ giữa các mảng, các lĩnh vực hoạt động với nhau. Tuy nhiên, phương pháp này chưa nhấn mạnh vào chiều sâu của vấn đề được kiểm toán và mức độ rủi ro kiểm toán cao.
(2) Phương pháp kiểm toán cơ bản.
- Khái niệm: Là phương pháp kiểm tốn trong đó các thủ tục kiểm tốn được thiết kế nhằm thu thập các bằng chứng chứng minh sự trung thực hợp lí của các dữ liệu do hệ thống kế tốn xử lý và cung cấp.
Việc tiến hành các đánh giá, thử nghiệm đều dựa trên số liệu của hệ thống kế tốn và báo cáo tài chính cho nên được gọi là phương pháp thử nghiệm theo số liệu.
Về nội dung của phương pháp, các kiểm tra trong kiểm toán cơ bản được gọi là các thử nghiệm cơ bản. Thủ tục phân tích về cơ bản gồm 3 bước: (1) Xác định kết quả kỳ vọng, mức biến động cho phép; (2) Xác định số liệu thực tế; (3) So sánh thực tế và kỳ vọng, nếu có khác biệt lớn, tìm hiều nguyên nhân và đưa ra nhận xét đánh giá.
❖Kiểm tra đối chiếu và phân tích tổng quát BCTC
- Kiểm tra đối chiếu các báo cáo tài chính.
■ Mục tiêu: Giúp cho KTV đánh giá về tính khớp đúng các BCTC ■ Nội dung:
V Kiểm tra đối chiếu sự khớp đúng của các khoản mục trên từng BCTC V Khớp đúng giữa các BCTC với nhau
V Khớp đúng giữa BCTC kỳ này và kỳ trước
❖Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ và số dư tài khoản.
- Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ: KTV phải trực tiếp kiểm tra vào toàn bộ hoặc một số trên cơ sở chọn mẫu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
■ Mục tiêu: Đảm bảo sự chính xác (đúng về tài khoản đối ứng, đúng về mặt số học); tính hợp lệ, hợp pháp.
■ Cách tiến hành :
V Lựa chọn nghiệp vụ để kiểm tra V Kiểm tra chứng từ
V Tính tốn về mặt số học V Xác định tài khoản đối ứng V Kiểm tra việc ghi sổ
- Kiểm tra số dư tài khoản
■ Mục tiêu : Đảm bảo tính có thật, tính chính xác của số dư ■ Cách tiến hành :
V Chọn tài khoản để kiểm tra số dư
V Liên quan đến đối tượng thứ 3: thực hiện xác nhận V Kiểm tra sự chính xác
Phương pháp kiểm tốn cơ bản với ưu điểm là nhấn mạnh chiều sâu của vấn đề kiểm toán, rủi ro kiểm tốn thấp, tuy nhiên, chi phí kiểm tốn lớn, khơng cung cấp cho KTV cái nhìn hệ thống.
Hai phương pháp kiểm tốn trên có mối quan hệ bổ sung cho nhau, ưu điểm của phương pháp này là nhược điểm của phương pháp kia, một cuộc kiểm toán bao giờ KTV cũng áp dụng 2 phương pháp, vấn đề tỷ trọng của từng phương pháp là bao nhiêu phụ thuộc vào từng cuộc kiểm toán cụ thể.
Ngồi 2 phương pháp kiểm tốn nêu trên, một phương pháp tiếp cận hiện đại và mang lại hiệu quả đối với KTNB đó là Phương pháp kiểm toán định hướng rủi ro. Phương pháp này tập trung vào những vùng có rủi ro cao nhất, ln coi rủi ro là xuất phát điểm, hướng tới mục tiêu của tổ chức. Các khuyến nghị cũng định hướng rủi ro nhằm tối đa hố lợi ích cho ngân hàng.
Kiểm tốn nội bộ phải xác định, phân tích, đánh giá những rủi ro và xây dựng hồ sơ rủi ro cho từng hoạt động của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài. Hồ sơ rủi ro bao gồm tồn bộ các rủi ro tiềm tàng, tác động có thể có của các rủi ro đó đối với hoạt động của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngồi và khả năng xảy ra những rủi ro đó. Dựa trên đánh giá về tác động, khả năng xảy ra của các rủi ro, từng rủi ro được phân loại thành rủi ro cao, rủi ro trung bình hoặc thấp. Việc đánh giá, phân loại rủi ro phải được thực hiện ít nhất một năm một lần.
Ket quả đánh giá rủi ro sẽ là căn cứ để Trưởng kiểm toán nội bộ làm việc với Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc) và HĐQT/HĐTV trong q trình lập kế hoạch kiểm tốn nội bộ hằng năm. Các hoạt động có rủi ro sẽ được xếp hạng theo thứ tự từ cao đến thấp, trong đó những hoạt động được coi là có rủi ro cao sẽ được ưu tiên tập trung nhiều nguồn lực, thời gian hơn để kiểm toán, được kiểm toán trước và được kiểm tốn thường xun hơn các hoạt động có rủi ro thấp hơn. Kế hoạch KTNB phải được xây dựng dựa trên kết quả đánh giá rủi ro và phải được cập nhật, thay đổi, điều chỉnh phù hợp với các diễn biến, thay đổi trong hoạt động của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài và sự thay đổi của các rủi ro đi kèm theo.
Tóm lại hệ thống phương pháp kiểm toán nội bộ là rất đa dạng và được vận dụng linh hoạt tùy vào đối tượng và mục tiêu của cuộc kiểm toán.