1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ NGÂN HÀNG
1.1.6. Quy trình KTNB NHTM
Quy trình KTNB là trình tự tiến hành cơng việc KTNB, được sắp xếp theo thứ tự phù hợp với diễn biến khách quan của hoạt động KTNB nhằm thực hiện được mục tiêu của KTNB.
Quy trình KTNB bao gồm 4 bước chủ yếu sau: Giai đoạn 1: Lập kế hoạch kiểm toán hằng năm
Đối tượng của KTNB là toàn bộ các hoạt động, các đơn vị trong ngân hàng. Để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả, ngồi việc làm tốt từng cuộc kiểm tốn cụ thể, KTNB cần có một cái nhìn tổng thể và dài hạn. Tức là phải có kế hoạch và chiến lược hoạt động cho từng giai đoạn nhất định.
(tần suất) của tất cả các hoạt động kiểm toán cần thực hiện. Ke hoạch này cần dựa trên sự đánh giá rủi ro kiểm sốt một cách có hệ thống. Mục đích của kế hoạch kiểm tốn là để phân bổ nguồn lực (nhân sự, thời gian, kinh phí) một cách có hiệu quả và thiết lập tần suất kiểm tốn (nhiều, trung bình, ít - phụ thuộc vào mức độ rủi ro). Trong quá trình lập kế hoạch kiểm tốn hàng năm, cần thiết phải dự phòng quỹ thời gian để thực hiện các cuộc kiểm tốn đột xuất khi có yêu cầu của Ban Kiểm soát, của Chủ tịch Hội đồng quản trị trong truờng hợp có các thơng tin về dấu hiệu sai phạm nghiêm trọng, dấu hiệu rủi ro cao ở các đối tuợng kiểm toán hoặc các truờng hợp đột xuất khác. Kế hoạch kiểm toán hàng năm là định huớng hoạt động của bộ máy KTNB theo chính sách KTNB, góp phần thực hiện mục tiêu hoạt động của NH.
Kế hoạch kiểm toán hàng năm đuợc xây dựng trên cơ sở đánh giá rủi ro và đánh giá hệ thống KSNB của tất cả các Ban, Phịng Hội sở chính, các đơn vị thành viên, căn cứ vào việc đánh giá rủi ro của các đơn vị dựa vào nhận xét của chính các đơn vị cũng nhu kết quả kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ lần truớc cũng nhu yêu cầu của HĐQT.
Để lập đuợc kế hoạch kiểm toán năm hiệu quả nhất, Ban KTNB cần: ■ Đánh giá rủi ro một cách thuờng xuyên
■ Đánh giá tính tin cậy và tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát trong việc làm giảm bớt tác động/khả năng xảy ra rủi ro.
Từ đó tiến hành phân loại mức độ rủi ro của từng bộ phận, từng đơn vị để lập kế hoạch kiểm toán năm. Những bộ phận/phịng kinh doanh có rủi ro cao sẽ đuợc uu tiên số một trong việc thực hiện kiểm toán.
Thứ nhất: Đánh giá rủi ro
Rủi ro là bất kỳ trở ngại nào có thể ảnh huởng tới khả năng đạt mục tiêu của ngân hàng. Nhu vậy, rủi ro không chỉ bao gồm khả năng xấu có thể xảy ra (mối nguy hiểm) mà cịn là khả năng tốt đẹp có thể xảy ra (các cơ hội), hoặc khả năng kết quả thực tế khơng giống với những gì mong đợi (sự khơng chắc chắn) và bất kỳ điều gì có thể ảnh huởng đến việc thực hiện các mục tiêu của NH.
Đánh giá rủi ro là việc phát hiện và phân tích các rủi ro có liên quan của Ban điều hành nhằm đạt đuợc những mục tiêu đã đề ra, tạo thành một cơ sở để quyết định những rủi ro này cần đuợc quản lý nhu thế nào.
❖ Các buớc đánh giá rủi ro:
■ Xác định các mục tiêu chủ yếu của ngân hàng
■ Xác định các nhân tố chủ yếu sẽ tác động tới việc hoàn thành mục tiêu một cách trọng yếu (rủi ro chiến luợc, tài chính, tác nghiệp và tuân thủ)
■ Đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực của quy trình KSNB và những nỗ lực giảm nhẹ rủi ro khác bằng một phuơng pháp luận có hệ thống
■ Xây dựng bản đánh giá, phân loại rủi ro trình HĐQT, Ban lãnh đạo NH Một việc rất quan tr ọng đối với Ban KTNB của NH là xây dựng một phuơng pháp có hệ thống để phân tích rủi ro. Bản đánh giá rủi ro cho phép KTV xem xét các sự kiện tiền ẩn có khả năng ảnh huởng tới việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh.
❖ Cách đánh giá rủi ro.
■ Các hoạt động của NH đuợc đánh giá dựa trên các tiêu chí đánh giá rủi ro tiềm tàng vả rủi ro kiểm sốt, có sử dụng đến trọng số.
■ Xây dựng danh mục rủi ro rồi thực hiện tính điểm cho từng nhân tố độc lập (có thể tính đến trọng số) rồi tổng hợp thang điểm cho cả hệ thống
■ NH có thể sử dụng phép cộng đơn giản các kết quả của từng nhân tố để tính rủi ro liên kết trong từng nghiệp vụ.
❖ Mức độ rủi ro và tần suất kiểm toán.
Tần suất kiểm toán đuợc quyết định dựa trên kết quả phân loại mức độ rủi ro của đơn vị kinh doanh cụ thể. Mức độ rủi ro càng cao, tần suất kiểm toán càng lớn. Các hoạt động NH sau khi đuợc đánh giá tuơng ứng với số điểm rủi ro, mức độ rủi ro sẽ đuợc phân làm 3 loại (cao, trung bình và thấp). Việc phân loại mức độ rủi ro nhu vậy sẽ giúp KTNB hoạt động hiệu quả và có thể tập trung nhiều nguồn lực hơn vào các nghiệp vụ, các đơn vị kinh doanh thuộc mức độ rủi ro cao và
Thứ 2: Kế hoạch cho mỗi cuộc kiểm toán
Ke hoạch chi tiết của mỗi cuộc kiểm toán (bản kế hoạch kiểm toán) phải thống nhất với kế hoạch kiểm toán hàng năm (kế hoạch thường niên) đã được phê duyệt và được lập theo mẫu chuẩn. Bản kế hoạch kiểm tốn này do Trưởng đồn kiểm toán xây dựng và được Trưởng phịng phụ trách thơng qua. Bản kế hoạch kiểm tốn gồm các thông tin sau:
■ Thông tin khái quát
■ Thông tin của đơn vị được kiểm tốn
■ Các thơng tin bên ngồi tác động đến đơn vị được kiểm tốn. ■ Thông tin về các sự kiện quan trọng
■ Tóm tắt thơng tin từ Hồ sơ kiểm toán thường xuyên. Đây là hồ sơ mà các KTV nộ i bộ lưu các thông tin mà họ cho là cần thiết cho kiểm tốn các năm tiếp theo.
■ Phân tích kiểm tra các khía cạnh chính của đơn vị được kiểm tốn trong việc duy trì một hệ thống kiểm sốt hiệu quả.
■ Các mục tiêu kiểm toán
■ Phạm vi và các vấn đề trọng tâm ■ Đội ngũ kiểm tốn
■ Lịch trình thực hiện kiểm tốn. Giai đoạn 2: Thực hiện cuộc kiểm toán
Thứ nhất: Xây dựng chương trình kiểm tốn
Chương trình kiểm tốn là một loạt các thủ tục cần tiến hành để đạt được các mục tiêu kiểm tốn theo kế hoạch. Mục đích của chương trình kiểm tốn là để kiểm tra tính hợp lý và hiệu quả của hệ thống KSNB ở những mảng có rủi ro cao. Chương trình kiểm tốn trở thành một bản hướng dẫn cho việc ghi chép những công việc kiểm toán khác nhau đã thực hiện, phạm vi và các loại bằng chứng đã kiểm tra. Nó cũng cung cấp các quy trình cần làm trong kiểm tốn cũng như trách nhiệm thực hiện công việc. Mặc dù không nhất thiết phải theo đúng các bước cụ thể, song KTV nội bộ thường theo các bước trong chương trình để có được hiểu biết về mảng đang
Thứ hai: Thực hiện kiểm toán
Căn cứ vào kế hoạch và chương trình kiểm tốn cụ thể, các kiểm tốn viên nội bộ sẽ sử dụng các phương pháp kiểm toán để thu thập bằng chứng đầy đủ và thích hợp, làm cơ sở đưa ra ý kiến nhận xét. Việc đánh giá lại rủi ro có thể được thực hiện và kiểm toán viên phải điều chỉnh nội dung của chương trình kiểm tốn. Trong hầu hết các trường hợp, kiểm toán nội bộ thường sử dụng phương pháp chọn mẫu để lựa chọn những nghiệp vụ hoặc số dư cần kiểm toán. Người chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch kiểm toán thường là kiểm toán viên phụ trách từng phần hành, kiểm tốn viên chính hoặc chủ nhiệm kiểm tốn. Các kỹ thuật kiểm toán được áp dụng khi thực hiện kiểm toán như: Kỹ thuật thực nghiệm; Kỹ thuật kiểm tra, đối chiếu; Kỹ thuật quan sát; Kỹ thuật thẩm tra và xác nhận,..
❖ Quản lý giấy tờ làm việc
Các giấy tờ làm việc có thể được lưu bằng giấy hay điện tử, sử dụng Phần mềm Quản lý kiểm toán (PMQLKT). KTNB nên sử dụng PMQLKT trong tất cả các cuộc kiểm tốn nếu có điều kiện. Trong khi ngân hàng chưa có PMQLKT thì các giấy tờ làm việc được lưu bằng giấy
❖ Cuộc họp tổng kết.
Trong quá trình làm việc tại hiện trường, các KTVNB nên sơ thảo một bản báo cáo bao gồm tất cả các vấn đề được ghi nhận. KTVNB cần thảo luận những phát hiện này với đơn vị được kiểm toán liên quan để làm rõ và thống nhất ý kiến.
Trước khi hồn thành cơng việc kiểm tốn, Trưởng đồn kiểm toán phải tổ chức một cuộc họp nội bộ với tất cả các thành viên đồn kiểm tốn để thảo luận và nhất trí về các vấn đề được phát hiện, đánh giá kết quả kiểm toán và trên cơ sở đó lập báo cáo kiểm tốn. Trưởng đồn kiểm tốn sau đó lên danh sách chính thức về các vấn đề được phát hiện để thảo luận chính thức và thống nhất với ban quản lý của đơn vị được kiểm toán trong cuộc họp tổng kết.
Giai đoạn 3: Lập báo cáo kiểm toán
■ Phạm vi kiểm toán
■ Tổng hợp các bằng chứng kiểm toán ■ Ý kiến kiểm toán
Báo cáo kiểm tốn cần đảm bảo chính xác, khách quan, rõ ràng, mang tính xây dựng, hồn chỉnh và đúng hạn. Các vấn đề ghi nhận từ q trình kiểm tốn là cơ sở cho các kết luận và kiến nghị của kiểm toán nội bộ và cần đuợc đua vào báo cáo kiểm toán nội bộ. Ghi nhận và kiến nghị kiểm toán thuờng đi kèm với việc so sánh giữa thực tế thực hiện với thơng lệ tiên tiến nhất. Dù có sự khác biệt hay khơng thì đó cũng sẽ là cơ sở để xây dựng báo cáo kiểm toán nội bộ.
Cuối cùng, kiểm toán viên nội bộ phải đua ra kết luận và ý kiến của mình. Đây là những đánh giá về ảnh huởng của các vấn đề ghi nhận và ý kiến đối với các hoạt động đuợc rà sốt. Kết luận có thể cho tồn bộ phạm vi kiểm tốn hoặc của từng lĩnh vực cụ thể. Ý kiến kiểm tốn có thể bao gồm đánh giá tổng quan về công tác kiểm sốt hoặc về lĩnh vực đuợc rà sốt, hoặc có thể chỉ về một số cơng tác kiểm sốt, hay các lĩnh vực kiểm toán nhất định.
Kiến nghị đuợc đua ra dựa trên các vấn đề ghi nhận và kết luận, yêu cầu khắc phục và cải thiện các vấn đề đó. Kiến nghị có thể đề xuất phuơng pháp khắc phục hoặc biện pháp tăng cuờng hoạt động cũng nhu những huớng dẫn cho Ban lãnh đạo đơn vị đạt đuợc kết quả mong muốn. Kiến nghị đua ra có thể cho các vấn đề tổng quan hoặc cho các vấn đề cụ thể.
Báo cáo kiểm toán nội bộ cần nêu lên các hoạt động cải tiến đã đuợc đơn vị thực
hiện, đề cập tới những thành tựu của đơn vị, những tiến bộ đạt đuợc kể từ đợt kiểm toán truớc, hoặc thiết lập hoạt động kiểm soát chặt chẽ hơn. Báo cáo kiểm toán nội bộ
cần trình bày ý kiến của đơn vị về các kết luận, ý kiến, và/hoặc kiến nghị của kiểm toán
viên. Trong truờng hợp kiểm tốn nội bộ và tổ chức khơng thống nhất về kết quả kiểm
- Nội dung:
■ Kiểm tra thời hạn nộp báo cáo và kết quả thực hiện kiến nghị của kiểm toán so với yêu cầu của bộ phận KTNB trong báo cáo kiểm tốn của mình.
■ Kiểm tra nội dung báo cáo của đơn vị đuợc kiểm tốn về tình hình và kết quả
thực hiện các kiến nghị, so sánh đối chiếu với những cơng việc khắc phục sai sót yếu kém thực tế tại đơn vị.
■ Thu thập bằng chứng về việc đơn vị đã thực hiện kiến nghị của nhóm kiểm tốn, lập biên bản kiểm tra thực tế.
■ Bộ phận KTNB lập báo cáo kết quả về việc thực hiện các kiến nghị của đơn vị đuợc kiểm toán.