Bảng 2.7 : Số lượng ngân hàng đại lý của các NHTM VN năm 2013
3.2.2. Xây dựng tiêu chí lựa chọn bên bán hàng, cung cấp dịch vụ
Để ký được hợp đồng Factoring với bên bán và duy trì được mối quan hệ hợp tác lâu dài cùng có lợi, các NHTM cần thực hiện tốt các yêu cầu như: phải lường trước tất cả những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm ăn với khách hàng; phải quyết định xem liệu ngân hàng có thể quản lý những khoản rủi ro này một cách an toàn và hiệu quả khơng...
3.2.2.1. Xây dựng quy trình lựa chọn bên bán hàng, cung ứng dịch vụ
> Khảo sát yêu cầu của khách hàng: bằng cách gọi điện thoại hoặc yêu cầu khách hàng điền vào các phiếu cung cấp thông tin.
> Tìm hiểu hoạt động kinh doanh: Bước này giúp chúng ta nhận biết các nhu cầu của người bán để bán được sản phẩm và kiểm tra xem đề nghị cung cấp dịch vụ Factoring của khách hàng có phù hợp với các quy định của đơn vị hay không.
> Khảo sát khách hàng: Việc này phải được một bộ phận chuyên trách thực hiện với mục đích là kiểm tra lại những thơng tin đã thu thập được trước đó có đầy đủ và chính xác hay khơng và bổ sung thêm chi tiết về hoạt động kinh doanh của khách hàng.
> Ra quyết định lựa chọn: Căn cứ vào giá trị của các khoản phải thu cùng với những thông tin thu thập và kiểm tra qua hai bước trên, chuyên viên tín dụng hoặc hội đồng tín dụng sẽ ra quyết định chấp nhận hay từ chối cung cấp dịch vụ Factoring. Nếu chấp nhận thì hội đồng tín dụng sẽ ấn định chính xác các điều khoản và điều kiện hợp đồng Factoring. Sau đó quyết định này sẽ được chuyển đến phòng nghiệp vụ để gửi cho khách hàng.
> Ký hợp đồng Factoring: trong đó có ấn định ngày thực hiện Factoring.
3.2.2.2. Các tiêu chí lựa chọn khách hàng
a) Mặt hàng kinh doanh phù hợp với dịch vụ Factoring
Đặc thù của dịch vụ Factoring là có sự chuyển dịch khoản phải thu, vì vậy đối với những mặt hàng mà điều kiện mua bán dây dưa không rõ ràng về thời điểm xác định sự chuyển giao quyền sở hữu khoản phải thu sẽ khơng phù hợp với Factoring. Ví dụ như hàng ký gửi, hàng có điều kiện chỉ thanh tốn khi chạy thử tốt, hàng có điều kiện thanh tốn từng phần,... Các mặt hàng khơng có tiêu chuẩn rõ ràng hoặc chất lượng không ổn định, dễ thay đổi trong q trình vận chuyển giao hàng cũng khơng phù hợp vì dễ xảy ra tranh chấp và điều kiện xử lý tranh chấp cũng khó khăn.
b) Quan hệ với bên mua hàng, sử dụng dịch vụ
Trong bất cứ giao dịch nào, nếu giữa người mua, người bán đã có lịch sử quan hệ tốt thì khả năng xảy ra tranh chấp cũng sẽ giảm, hoặc nếu có vấn đề gì xảy ra thì việc thương lượng giải quyết cũng dễ dàng hơn. Vì vậy cần xem xét mối quan hệ thanh
tốn giữa người bán với từng người mua, uy tín của người mua và mức độ tập trung của người bán đối với người mua để phân tán rủi ro.
c) Nhu cầu có phù hợp với khả năng của NHTM hay khơng
Factoring là một hoạt động của ngân hàng và phải tuân thủ các quy định về an toàn theo luật định như tổng số dư Factoring khơng vượt q vốn tự có của ngân hàng. Ngồi ra cũng phải đảm bảo cân đối giữa hạn mức Factoring và hạn mức khác đối với khách hàng đó.
d) Khả năng sinh lời của dịch vụ cung cấp
Neu các khoản phải thu quá nhỏ dẫn đến số lượng hóa đơn phải xử lý quá lớn cũng ảnh hưởng tới chi phí hoạt động của các NHTM. Mức doanh số Factoring của người bán quá thấp cũng không đảm bảo các chi phí liên quan của đơn vị Factoring. Thường thì các NHTM có đặt ra mức doanh số tối thiểu cho khách hàng.
3.2.2.3. Xác định hạn mức Factoring cụ thể của người bán đối với người mua
Khi thực hiện ứng trước cho người bán, đại lý Factor có thể gặp rủi ro tín dụng khi người bán giảm hoặc mất khả năng thanh tốn. Ngun nhân có thể do xảy ra những biến cố nằm ngoài khả năng dự kiến như thiên tai, thay đổi chính sách nhà nước... cũng có thể do ngun nhân chủ quan từ chính bản thân khách hàng như kinh doanh không hiệu quả, không quản trị được khả năng thanh khoản, hoặc thậm chí là cố tình chây ỳ khơng thanh tốn.
Để những rủi ro này nằm trong tầm kiểm sốt của mình, đơn vị Factor cần xác định giới hạn Factoring của người bán và thực hiện trích lập dự phịng rủi ro đối với khoản ứng trước. Giới hạn Factoring đối với mỗi người bán sẽ nằm trong giới hạn tín dụng chung (bao gồm giới hạn cho vay, giới hạn tài trợ thương mại, giới hạn Factoring, giới hạn khác) và có thể là cố định hoặc được chia sẻ với các giới hạn trong giới hạn tín dụng chung. Việc xác định giới hạn tín dụng sẽ nằm trong chính sách quản lý rủi ro tín dụng của ngân hàng và thực hiện trên cơ sở đánh giá xếp hạng tín dụng nội bộ đối với khách hàng để lượng hóa mức độ rủi ro của từng khách hàng.
Tuy nhiên rủi ro của người bán có thể xuất phát từ người mua. Vì vậy trong hoạt động Factoring cần xác định hạn mức Factoring của người bán đối với mỗi người mua cụ thể. Việc thẩm định người mua để xác định hạn mức được thực hiện thông qua đại lý Factor bên người mua. Để việc thẩm định được tốt, các thông tin mà đại lý Factor
bên bán cung cấp cho đại lý Factor bên mua về người mua và quan hệ giao dịch giữa người mua và người bán phải chính xác và theo đúng yêu cầu của đại lý Factor bên mua. Hạn mức Factoring cụ thể thường được xác định là giá trị nhỏ nhất trong số các mức tham khảo là yêu cầu của bên bán, doanh thu bán hàng trả chậm trung bình, hạn mức đảm bảo rủi ro tín dụng bên mua do đại lý Factor bên mua cấp.
Khi thực hiện ứng trước cần kiểm tra hợp đồng chi tiết có thỏa thuận dịch vụ cho vay ứng trước, khoản phải thu nằm trong hạn mức cấp đảm bảo rủi ro tín dụng do đại lý Factor bên mua cấp. Khoản phải thu khơng có tranh chấp tại thời điểm ứng trước. Mức ứng trước phải nằm trong hạn mức ứng trước.
3.2.3. Xây dựng tiêu chí lựa chọn bên mua hàng, sử dụng dịch vụ
Việc xây dựng quy trình và tiêu chí lựa chọn bên mua hàng, sử dụng dịch vụ cũng tương tự như đối với bên bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Bên cạnh đó, việc xác định mức đảm bảo rủi ro tín dụng đối với người mua là một việc rất quan trọng. Mức đảm bảo rủi ro tín dụng đối với người mua nằm trong giới hạn tín dụng của chung của người mua, được thực hiện trên cơ sở đánh giá phân loại khách hàng, tình hình tài chính của bên mua hàng, đặc biệt là khả năng thanh toán, ngành hàng, yếu tố mùa vụ.
Căn cứ đánh giá rủi ro bên mua có thể căn cứ vào loại hình tổ chức doanh nghiệp, các thông tin phi kế tốn (thơng qua cơ quan đăng kí kinh doanh, ngân hàng, các tổ chức người mua có quan hệ, cơ quan cung cấp thông tin, tham khảo thương mại, trụ sở, tham quan khảo sát thực tế), các thơng tin kế tốn (báo cáo quản lý, báo cáo tài chính, được kiểm tốn hay khơng, thuyết minh báo cáo). Thời gian thực hiện định kỳ trên cơ sở kế hoạch xác định giới hạn tín dụng hàng năm hoặc đột xuất (bổ sung, tăng, giảm, gia hạn) khi cần thiết.
Mức đảm bảo rủi ro tín dụng bên mua là giá trị nhỏ nhất của các mức tham khảo sau: yêu cầu của đại lý Factoring bên bán, hạn mức tham khảo tính trên cơ sở doanh thu mua hàng trả chậm trung bình trong một tháng (dự kiến trong vịng 12 tháng tới, có tính đến yếu tố mùa vụ của mặt hàng), điều kiện thanh toán (số ngày trả chậm) của giao dịch giữa bên NK và bên XK tương ứng, hạn mức Factoring bên mua được sử dụng.
Trong trường hợp cần thiết có thể áp dụng các biện pháp bảo đảm bổ sung như yêu cầu ký quỹ, thế chấp, cầm cố, bảo lãnh của bên thứ ba hoặc các biện pháp khác như sử dụng bảo hiểm tín dụng.
Mức phí bảo đảm rủi ro tín dụng bên mua tùy thuộc vào kết quả thẩm định bên mua, khả năng tài chính, mức độ uy tín, các chi phí trong q trình thu thập thồn tin, khả năng sinh lời của giao dịch.
Đại lý Factor bên mua yêu cầu người mua ký cam kết thanh toán cho đại lý đối với các khoản phải thu được chuyển nhượng mà khơng thanh tốn trực tiếp cho người bán và xác nhận quyền chủ nợ hợp pháp của đại lý Factor bên mua đối với những khoản phải thu này.
Ngoài ra cần phải xem xét q trình thanh tốn của bên mua có thường xuyên đầy đủ và đúng hạn hay không. Nếu bên mua thường chọn điều kiện thanh tốn một phần thì có thể có khó khăn tài chính. Hoặc trường hợp thanh tốn q hạn nhiều có phải do ngun nhân tài chính khơng tốt hay do các nguyên nhân khác như thủ tục thanh tốn khơng hợp lý, khó khăn tài chính tạm thời có khả năng cải thiện... Nếu có tranh chấp thương mại xảy ra thì cần xác minh tính chân thật của các tranh chấp đó hay chỉ là tranh chấp giả để kéo dài thời hạn thanh toán.
3.2.4. Kiểm sốt tốt q trình quản lý khách hàng
Để thực hiện tốt cơng tác quản lý khách hàng sử dụng dịch vụ Factoring, các NHTM cần phải:
> Đánh giá định kỳ hoạt động kinh doanh của khách hàng.
> Thường xuyên liên hệ với bên bán nhằm củng cố mối quan hệ và hỗ trợ kịp thời nếu bên bán gặp khó khăn hoặc có kiến nghị về sản phẩm. Đồng thời nhân cơ hội này giới thiệu và bán thêm sản phẩm cho khách hàng (bán chéo sản phẩm).
> Sau khi liên hệ với khách hàng, các NHTM cần phải lập một báo cáo hoàn chỉnh và báo cáo này được sử dụng cho những lần tiếp theo. Những thông tin này cần phải được cập nhật một cách thường xuyên.
> Tư vấn cho bên bán hàng, cung cấp dịch vụ
> Các NHTM nhanh chóng tiến hành đánh giá phát sinh trong những tình huống người bán khơng hài lịng với sản phẩm và họ có thể chấm dứt hợp đồng Factoring hay tài khoản có vấn đề và có thể gây rủi ro cho ngân hàng.
> Để tránh trường hợp khách hàng lập hóa đơn khống để ứng trước tiền từ ngân hàng, cần phải phải nâng cao tinh thần cảnh giác cũng như kinh nghiệm nghiệp vụ.
3.2.5. Xây dựng tiêu chí lựa chọn đại lý Factor phù hợp
3.2.5.1. về điều kiện pháp lý
Đại lý Factor phải có đủ điều kiện pháp lý để hoạt động Factoring. Không lựa chọn các đại lý Factoring là những tổ chức đang bị cấm vận hay thuộc danh sách có hành vi rửa tiền.... Neu đơn vị Factor là thành viên của Hiệp hội Factoring quốc tế (FCI) thì khơng được nằm trong danh sách bị cảnh cáo. Nếu là các đơn vị Factor trong nước thì đơn vị đó phải có giấy phép hoạt động Factoring của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
3.2.5.2. về thị trường hoạt động của Đại lý Factor
Chọn đại lý Factor bên mua tại các thị trường có hoạt động Factoring phát triển và mơi trường ổn định, thị trường có kim ngạch nhập khẩu lớn với bên bán. Đại lý Factor có mạng lưới rộng thì khả năng tiếp cận với người người mua sẽ thuận lợi hơn.
3.2.5.3. Về kinh nghiệm, quy mơ, tính chun nghiệp và hiệu quả hoạt động
Các đơn vị Factor tham gia hiệp hội FCI thì đều được hiệp hội đánh giá xếp hạng hàng năm về chất lượng dịch vụ Factoring nhập khẩu. Thông thường, hiệp hội xếp hạng theo quốc gia mà đơn vị Factor nhập khẩu hoạt động. Các tiêu chí cơ bản để đánh giá là thời gian trả lời thông tin của đại lý Factor nhập khẩu nhanh hay chậm. có đạt mức quy định trung bình hay khơng; tỷ lệ tranh chấp trên hóa đơn của đơn vị Factor nhập khẩu, việc thu nợ nhanh hay chậm, thời gian chậm trả của đơn vị Factor nhập khẩu.
3.2.5.4. Xác định giới hạn tín dụng của đại lý Factor bên mua
Như trên đã phân tích. rủi ro xảy ra đối với đại lý Factor bên bán khi đại lý Factor bên mua đã thu được tiền từ người mua nhưng sau đó mất khả năng thanh tốn và khơng thanh toán được tiền cho đại lý Factor bên bán. Trong khi đó đại lý Factor bên bán vẫn phải thanh tốn khoản đảm bảo rủi ro tín dụng đại lý Factor cho người bán. Để hạn chế rủi ro này, bên cạnh việc lựa chọn đại lý phù hợp, cịn cần phải xác định giới hạn tín dụng của đại lý Factor bên mua để xác định mức rủi ro tối đa sẵn sàng chấp nhận khi thực hiện dịch vụ Factoring đối với một đơn vị Factor. Hiện nay
các ngân hàng đều có hệ thống đánh giá xếp hạng tín dụng của các định chế tài chính để đưa ra giới hạn tín dụng cho đại lý Factor. Cùng với việc xác định giới hạn tín dụng, cần tổ chức theo dõi, quản lý và sử dụng hạn mức cho các sản phẩm Factoring phù hợp để đảm bảo hạn chế được rủi ro nhưng khơng gây tốn kém cho chi phí dịch vụ.
3.2.6. Hạn chế tranh chấp về hàng hóa
Mặc dù dịch vụ Factoring loại trừ trách nhiệm của đại lý Factor đối với khoản phải thu có tranh chấp. Tuy nhiên nếu tranh chấp xảy ra vẫn có tác động xấu tới đại lý như làm tăng khối lượng công việc phải giải quyết, tốn kém thời gian, công sức, làm giảm thu nhập của đại lý và đặc biệt là ảnh hưởng xấu đến quan hệ giữa đại lý Factor bên mua và đại lý Factor bên bán. Vì vậy các đại lý Factor cần chú ý đến việc phòng tránh tranh chấp này. Khâu lựa chọn người bán và mặt hàng kinh doanh phù hợp là một biện pháp hạn chế tranh chấp ngay từ khi ký hợp đồng Factoring. Trong quá trình triển khai thực hiện hợp đồng Factoring, đại lý Factor bên bán cần kiểm tra hóa đơn và nếu cần thì kiểm tra cả bộ chứng từ để đảm bảo phù hợp với hợp đồng mua bán đã ký, yêu cầu bên mua xác nhận hàng hóa đúng với hợp đồng, thực hiện thu nợ sớm.
Tại khâu chuyển nhượng khoản phải thu: Phải có biên bản giao nhận chứng từ. Phải kiểm tra hóa đơn thương mại phù hợp với Factoring như hóa đơn thương mại phải có điều khoản chuyển nhượng theo đúng yêu cầu của đại lý Factor bên mua, ngày phát hành hóa đơn phải cùng hoặc sau ngày giao hàng thực tế. Trên hóa đơn thương mại phải ghi rõ điều kiện thanh tốn. Các nội dung khác trên hóa đơn thương mại như tên và địa chỉ bên mua, số tiền, loại tiền, số lượng hàng hóa, loại hàng hóa...và các điều khoản khác phải phù hợp với các quy định trong hợp đồng thương mại. Chữ ký và dấu trên hóa đơn thương mại phải là phù hợp với mẫu chữ ký và dấu đăng ký tại đơn vị Factor.
Phải kiểm tra các chứng từ đảm bảo phù hợp với nhau về các nội dung: ngày, số tiền, loại tiền, số lượng hàng hóa, loại hàng hóa. Nếu chứng từ khơng phù hợp phải yêu cầu bên bán ghi ý kiến chấp nhận chịu trách nhiệm về tình trạng chứng từ trên biên bản kiểm tra khoản phải thu để xác định rõ phạm vi trách nhiệm của đại lý Factor trong trường hợp xảy ra tranh chấp về hàng hóa.
Nếu có tranh chấp thì cần phát hiện và thơng báo sớm, phối hợp với đại lý Factor bên mua để xác thực tranh chấp thuộc loại nào, loại tranh chấp không thể bác bỏ, có thể bác bỏ hoặc là tranh chấp giả, nguyên nhân gây tranh chấp để xác định cách giải quyết cho phù hợp. Đại lý Factor cần có sự hiểu biết về những đặc thù của mặt hàng mua bán cũng như những thủ tục liên quan trong việc thẩm định hay giải quyết tranh chấp.
3.2.7. Hạn chế rủi ro tranh chấp hợp đồng