Bảng 2.7 : Số lượng ngân hàng đại lý của các NHTM VN năm 2013
3.2.6. Hạn chế tranh chấp về hàng hóa
Mặc dù dịch vụ Factoring loại trừ trách nhiệm của đại lý Factor đối với khoản phải thu có tranh chấp. Tuy nhiên nếu tranh chấp xảy ra vẫn có tác động xấu tới đại lý như làm tăng khối lượng công việc phải giải quyết, tốn kém thời gian, công sức, làm giảm thu nhập của đại lý và đặc biệt là ảnh hưởng xấu đến quan hệ giữa đại lý Factor bên mua và đại lý Factor bên bán. Vì vậy các đại lý Factor cần chú ý đến việc phòng tránh tranh chấp này. Khâu lựa chọn người bán và mặt hàng kinh doanh phù hợp là một biện pháp hạn chế tranh chấp ngay từ khi ký hợp đồng Factoring. Trong quá trình triển khai thực hiện hợp đồng Factoring, đại lý Factor bên bán cần kiểm tra hóa đơn và nếu cần thì kiểm tra cả bộ chứng từ để đảm bảo phù hợp với hợp đồng mua bán đã ký, yêu cầu bên mua xác nhận hàng hóa đúng với hợp đồng, thực hiện thu nợ sớm.
Tại khâu chuyển nhượng khoản phải thu: Phải có biên bản giao nhận chứng từ. Phải kiểm tra hóa đơn thương mại phù hợp với Factoring như hóa đơn thương mại phải có điều khoản chuyển nhượng theo đúng yêu cầu của đại lý Factor bên mua, ngày phát hành hóa đơn phải cùng hoặc sau ngày giao hàng thực tế. Trên hóa đơn thương mại phải ghi rõ điều kiện thanh tốn. Các nội dung khác trên hóa đơn thương mại như tên và địa chỉ bên mua, số tiền, loại tiền, số lượng hàng hóa, loại hàng hóa...và các điều khoản khác phải phù hợp với các quy định trong hợp đồng thương mại. Chữ ký và dấu trên hóa đơn thương mại phải là phù hợp với mẫu chữ ký và dấu đăng ký tại đơn vị Factor.
Phải kiểm tra các chứng từ đảm bảo phù hợp với nhau về các nội dung: ngày, số tiền, loại tiền, số lượng hàng hóa, loại hàng hóa. Nếu chứng từ khơng phù hợp phải yêu cầu bên bán ghi ý kiến chấp nhận chịu trách nhiệm về tình trạng chứng từ trên biên bản kiểm tra khoản phải thu để xác định rõ phạm vi trách nhiệm của đại lý Factor trong trường hợp xảy ra tranh chấp về hàng hóa.
Nếu có tranh chấp thì cần phát hiện và thông báo sớm, phối hợp với đại lý Factor bên mua để xác thực tranh chấp thuộc loại nào, loại tranh chấp khơng thể bác bỏ, có thể bác bỏ hoặc là tranh chấp giả, nguyên nhân gây tranh chấp để xác định cách giải quyết cho phù hợp. Đại lý Factor cần có sự hiểu biết về những đặc thù của mặt hàng mua bán cũng như những thủ tục liên quan trong việc thẩm định hay giải quyết tranh chấp.