Bảng 2.7 : Số lượng ngân hàng đại lý của các NHTM VN năm 2013
3.2.4. Kiểm sốt tốt q trình quản lý khách hàng
Để thực hiện tốt công tác quản lý khách hàng sử dụng dịch vụ Factoring, các NHTM cần phải:
> Đánh giá định kỳ hoạt động kinh doanh của khách hàng.
> Thường xuyên liên hệ với bên bán nhằm củng cố mối quan hệ và hỗ trợ kịp thời nếu bên bán gặp khó khăn hoặc có kiến nghị về sản phẩm. Đồng thời nhân cơ hội này giới thiệu và bán thêm sản phẩm cho khách hàng (bán chéo sản phẩm).
> Sau khi liên hệ với khách hàng, các NHTM cần phải lập một báo cáo hoàn chỉnh và báo cáo này được sử dụng cho những lần tiếp theo. Những thông tin này cần phải được cập nhật một cách thường xuyên.
> Tư vấn cho bên bán hàng, cung cấp dịch vụ
> Các NHTM nhanh chóng tiến hành đánh giá phát sinh trong những tình huống người bán khơng hài lịng với sản phẩm và họ có thể chấm dứt hợp đồng Factoring hay tài khoản có vấn đề và có thể gây rủi ro cho ngân hàng.
> Để tránh trường hợp khách hàng lập hóa đơn khống để ứng trước tiền từ ngân hàng, cần phải phải nâng cao tinh thần cảnh giác cũng như kinh nghiệm nghiệp vụ.
3.2.5. Xây dựng tiêu chí lựa chọn đại lý Factor phù hợp
3.2.5.1. về điều kiện pháp lý
Đại lý Factor phải có đủ điều kiện pháp lý để hoạt động Factoring. Không lựa chọn các đại lý Factoring là những tổ chức đang bị cấm vận hay thuộc danh sách có hành vi rửa tiền.... Neu đơn vị Factor là thành viên của Hiệp hội Factoring quốc tế (FCI) thì khơng được nằm trong danh sách bị cảnh cáo. Nếu là các đơn vị Factor trong nước thì đơn vị đó phải có giấy phép hoạt động Factoring của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
3.2.5.2. về thị trường hoạt động của Đại lý Factor
Chọn đại lý Factor bên mua tại các thị trường có hoạt động Factoring phát triển và mơi trường ổn định, thị trường có kim ngạch nhập khẩu lớn với bên bán. Đại lý Factor có mạng lưới rộng thì khả năng tiếp cận với người người mua sẽ thuận lợi hơn.
3.2.5.3. Về kinh nghiệm, quy mơ, tính chun nghiệp và hiệu quả hoạt động
Các đơn vị Factor tham gia hiệp hội FCI thì đều được hiệp hội đánh giá xếp hạng hàng năm về chất lượng dịch vụ Factoring nhập khẩu. Thông thường, hiệp hội xếp hạng theo quốc gia mà đơn vị Factor nhập khẩu hoạt động. Các tiêu chí cơ bản để đánh giá là thời gian trả lời thông tin của đại lý Factor nhập khẩu nhanh hay chậm. có đạt mức quy định trung bình hay khơng; tỷ lệ tranh chấp trên hóa đơn của đơn vị Factor nhập khẩu, việc thu nợ nhanh hay chậm, thời gian chậm trả của đơn vị Factor nhập khẩu.
3.2.5.4. Xác định giới hạn tín dụng của đại lý Factor bên mua
Như trên đã phân tích. rủi ro xảy ra đối với đại lý Factor bên bán khi đại lý Factor bên mua đã thu được tiền từ người mua nhưng sau đó mất khả năng thanh tốn và khơng thanh tốn được tiền cho đại lý Factor bên bán. Trong khi đó đại lý Factor bên bán vẫn phải thanh tốn khoản đảm bảo rủi ro tín dụng đại lý Factor cho người bán. Để hạn chế rủi ro này, bên cạnh việc lựa chọn đại lý phù hợp, còn cần phải xác định giới hạn tín dụng của đại lý Factor bên mua để xác định mức rủi ro tối đa sẵn sàng chấp nhận khi thực hiện dịch vụ Factoring đối với một đơn vị Factor. Hiện nay
các ngân hàng đều có hệ thống đánh giá xếp hạng tín dụng của các định chế tài chính để đưa ra giới hạn tín dụng cho đại lý Factor. Cùng với việc xác định giới hạn tín dụng, cần tổ chức theo dõi, quản lý và sử dụng hạn mức cho các sản phẩm Factoring phù hợp để đảm bảo hạn chế được rủi ro nhưng khơng gây tốn kém cho chi phí dịch vụ.
3.2.6. Hạn chế tranh chấp về hàng hóa
Mặc dù dịch vụ Factoring loại trừ trách nhiệm của đại lý Factor đối với khoản phải thu có tranh chấp. Tuy nhiên nếu tranh chấp xảy ra vẫn có tác động xấu tới đại lý như làm tăng khối lượng công việc phải giải quyết, tốn kém thời gian, công sức, làm giảm thu nhập của đại lý và đặc biệt là ảnh hưởng xấu đến quan hệ giữa đại lý Factor bên mua và đại lý Factor bên bán. Vì vậy các đại lý Factor cần chú ý đến việc phòng tránh tranh chấp này. Khâu lựa chọn người bán và mặt hàng kinh doanh phù hợp là một biện pháp hạn chế tranh chấp ngay từ khi ký hợp đồng Factoring. Trong quá trình triển khai thực hiện hợp đồng Factoring, đại lý Factor bên bán cần kiểm tra hóa đơn và nếu cần thì kiểm tra cả bộ chứng từ để đảm bảo phù hợp với hợp đồng mua bán đã ký, yêu cầu bên mua xác nhận hàng hóa đúng với hợp đồng, thực hiện thu nợ sớm.
Tại khâu chuyển nhượng khoản phải thu: Phải có biên bản giao nhận chứng từ. Phải kiểm tra hóa đơn thương mại phù hợp với Factoring như hóa đơn thương mại phải có điều khoản chuyển nhượng theo đúng yêu cầu của đại lý Factor bên mua, ngày phát hành hóa đơn phải cùng hoặc sau ngày giao hàng thực tế. Trên hóa đơn thương mại phải ghi rõ điều kiện thanh tốn. Các nội dung khác trên hóa đơn thương mại như tên và địa chỉ bên mua, số tiền, loại tiền, số lượng hàng hóa, loại hàng hóa...và các điều khoản khác phải phù hợp với các quy định trong hợp đồng thương mại. Chữ ký và dấu trên hóa đơn thương mại phải là phù hợp với mẫu chữ ký và dấu đăng ký tại đơn vị Factor.
Phải kiểm tra các chứng từ đảm bảo phù hợp với nhau về các nội dung: ngày, số tiền, loại tiền, số lượng hàng hóa, loại hàng hóa. Nếu chứng từ khơng phù hợp phải yêu cầu bên bán ghi ý kiến chấp nhận chịu trách nhiệm về tình trạng chứng từ trên biên bản kiểm tra khoản phải thu để xác định rõ phạm vi trách nhiệm của đại lý Factor trong trường hợp xảy ra tranh chấp về hàng hóa.
Nếu có tranh chấp thì cần phát hiện và thông báo sớm, phối hợp với đại lý Factor bên mua để xác thực tranh chấp thuộc loại nào, loại tranh chấp khơng thể bác bỏ, có thể bác bỏ hoặc là tranh chấp giả, nguyên nhân gây tranh chấp để xác định cách giải quyết cho phù hợp. Đại lý Factor cần có sự hiểu biết về những đặc thù của mặt hàng mua bán cũng như những thủ tục liên quan trong việc thẩm định hay giải quyết tranh chấp.
3.2.7. Hạn chế rủi ro tranh chấp hợp đồng
Đối với đại lý Factor bên bán, hai hợp đồng quan trọng cần ký kết là thỏa thuận đại lý ký với đại lý Factor bên mua và hợp đồng Factoring ký với người bán. Đại lý Factor phải xác định được mục đích và sự chi phối của các thỏa thuận này trong mỗi loại hình dịch vụ cung cấp, nắm rõ đối tượng thỏa thuận để đảm bảo các nội dung thỏa thuân phù hợp.
Đối với hợp đồng đại lý Factor: nếu là thỏa thuận đại lý ký với các đơn vị Factor là thành viên của hiệp hội FCI thì tương đối đơn giản vì hầu hết các vấn đề liên quan tới quan hệ giao dịch, quyền và trách nhiệm của các bên đã được quy định rõ ràng trong quy tắc của hiệp hội. Đại lý Factor cần nắm vững các quy tắc này và đặc biệt lưu ý và thận trọng trong việc thỏa thuận các điều khoản khác với quy định chung hoặc loại bỏ các quy định chung. Đối với thỏa thuận đại lý ký với đơn vị Factor không thuộc hiệp hội, các điều khoản phải hết sức cụ thể và rõ ràng, nếu khơng sẽ dẫn đến khó khăn trong triển khai thực hiện thỏa thuận cũng như xử lý tranh chấp khi có vấn đề phát sinh. Tại Việt Nam hiện có rất ít các ngân hàng tham gia hiệp hội Factoring quốc tế và chưa có hiệp hội Factoring trong nước. Vì vậy, việc phối hợp cung cấp dịch vụ Factoring giữa các ngân hàng vẫn cịn hết sức hạn chế do khó khăn trong việc thống nhất các điều khoản ràng buộc các bên.
Đối với hợp đồng Factoring ký với người bán: đại lý Factor bên bán cần hết sức am hiểu nghiệp vụ cũng như khách hàng để tư vấn cho người bán lựa chọn các sản phẩm Factoring phù hợp, vừa có thể đáp ứng được nhu cầu của người bán, vừa đảm bảo an tồn cho cả hai bên. Ví dụ nếu người bán cần ứng trước thì tùy theo mức tín nhiệm của người bán, của đại lý bên mua có thể cần sử dụng thêm sản phẩm đảm bảo rủi ro tín dụng bên mua, hoặc khơng, thậm chí phải sử dụng cả sản phẩm đảm bảo rủi ro tín dụng của đại lý Factor bên mua. Đại lý Factor bên bán cũng cần thông thạo các
quy định trong nước liên quan về hoạt động Factoring để cần thiết thì trong thỏa thuận phải đưa ra điều khoản cụ thể đối với những vấn đề mà các văn bản pháp lý trong nước chưa có quy định rõ ràng để dễ dàng giải quyết khi có tình huống đặc biệt xảy ra.
3.2.8. Phát triển hệ thống các đại lý Factor trong nước và quốc tế
So với các ngân hàng nước ngồi hoạt động tại Việt Nam thì các ngân hàng trong nước bất lợi hơn về mạng lưới hoạt động vì đa số các ngân hàng này đều có mạng lưới trên khắp thế giới. Khi thực hiện Factoring cho một khách hàng ở quốc gia nào thì chi nhánh ở quốc gia đó sẽ thu thập thơng tin một cách dễ dàng, tiến hành đánh giá khách hàng và thẩm định khả năng thanh tốn vì vậy giảm được rủi ro cho ngân hàng.
Việc mở chi nhánh ở nước ngoài là một vấn đề khó thực hiện đối với các ngân hàng Việt Nam bởi sự hạn chế khả năng tài chính cũng như phải có sự cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và hiệu quả mang lại. Hơn nữa, các ngân hàng trong nước cần phải thắng trên sân nhà thì mới có thể thắng trên đấu trường quốc tế.
Do đó, để hoạt động Factoring đạt hiệu quả và phát triển, các ngân hàng rất cần thiết phải mở rộng quan hệ đại lý vì các lợi ích sau:
- Ngân hàng đại lý sẽ cung cấp dịch vụ và tiện ích về lĩnh vực thanh tốn, thơng tin liên lạc.
- Ngân hàng đại lý sẽ cung cấp thông tin về khách hàng, thị trường xuất khẩu của Việt Nam nơi họ có trụ sở hoặc chi nhánh.
- Mạng lưới Ngân hàng đại lý sẽ giúp ta giảm chi phí giao dịch, rút ngắn thời gian thực hiện dịch và do đó thu hút được khách hàng quan hệ tài trợ ngoại thương với ngân hàng.
- Ngân hàng đại lý sẽ có những hỗ trợ về kinh nghiệm, đào tạo về nhân sự.
3.2.9. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thực hiện hoạt động Factoring
Vấn đề con người luôn là yếu tố cốt lõi trong hoạt động của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Factoring là một dịch vụ khá mới mẻ đối với các NHTM tại Việt Nam. Do đó, việc đào tạo và bồi dưỡng cán bộ và nhân viên thực hiện nghiệp vụ Factoring cần có sự quan tâm tích cực, đào tạo chuẩn mực, có chất lượng, cung cấp đủ kiến thức kinh tế thị trường và hoạt động ngân hàng hiện đại, đủ nguồn nhân lực bổ sung và thay thế theo yêu cầu mới. Đặc biệt, ngoại ngữ là kiến thức cần thành thạo đối với người làm lĩnh vực tài trợ ngoại thương.
Cần liên kết với các trường đại học, cao đẳng khối kinh tế đưa chương trình đào tạo kiến thức và thực tế về tài trợ thương mại nói chung và Factoring nói riêng cho sinh viên.
Cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo về chun mơn hoặc tổ chức các chuyên đề trong đó mời các giảng viên kinh tế trong và ngoài nước về giảng dạy. Hợp đồng với các ngân hàng đại lý để nhân viên có thể tập sự, học hỏi kinh nghiệm. Gửi đi đào tạo ở nước ngoài đối với một số cán bộ nhân viên có triển vọng. Phát động phong trào thi đua trong nhân viên nhằm khuyến khích tinh thần học hỏi và làm việc của nhân viên. Có thể sử dụng hình thức cộng tác viên để thu hút chất xám trong xã hội.
Có chế độ tiền lương đúng với yêu cầu công việc nhằm giữ được những cán bộ nghiệp vụ có kinh nghiệm, năng lực cao.
Những người được tuyển chọn phải là những người có tâm huyết và có đạo đức nghề nghiệp.
Định kỳ tổ chức sát hạch, thi nghiệp vụ trong thao tác Factoring và các dịch vụ đi kèm.
Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện tại thường xuyên theo các hình thức khác nhau đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ mới. Đồng thời cũng cần khuyến khích cán bộ ngân hàng tự học tự đi đào tạo lại theo các kênh khác nhau để nâng cao trình độ chun mơn.
Xây dựng chế độ phân cấp thẩm quyền phán quyết cho rút ngắn được thời gian xử lý nghiệp vụ, cung cấp thơng tin nhanh chóng cho khách hàng mà vẫn đảm bảo an tồn cho hệ thống.
3.2.10. Hiện đại hóa hệ thống cơng nghệ thơng tin
Công nghệ là yếu tố quan trọng sau yếu tố con người. Nếu các NHTM có nhân viên giỏi nhưng khơng có hệ thống các sản phẩm cơng nghệ ưu việt thì cũng khơng thể làm nên một hệ thống Factoring có chất lượng cao cung cấp cho khách hàng. Các NHTM cần mạnh dạn đầu tư hệ thống máy móc trang thiết bị hiện đại, đường truyền tốc độ cao và có khả năng tối mật tốt, dung lượng lo`n... Bên cạnh đó cần tuyển dụng và bố trí đội ngũ quản trị mạng, quản trị hệ thống máy móc để đảm bảo tồn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động Factoring.
Tổ chức thực hiện hoạt động Factoring nên thực hiện các dự án tổng thể kết hợp mời chuyên gia tư vấn để sao cho việc đầu tư được đồng bộ các chủng loại trang thiết bị hiện đại khi lắp đặt trong toàn bộ hệ thống đơn vị thực hiện.
3.3. Kiến nghị nhằm hạn chế rủi ro trong hoạt động Factoring tại các ngân hàngthương mại Việt Nam thương mại Việt Nam
3.3.1. Kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước
Sự đảm bảo an toàn trong đổi mới và phát triển hoạt động của ngân hàng nói chung và trong các lĩnh vực nói riêng khơng thể tách rời khỏi cơ chế, chính sách của Đảng và Nhà nước. Trong thời gian qua, nhà nước đã ban hành nhiều văn bản pháp luật tạo môi trường thuận lợi cho sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường: Luật doanh nghiệp, Luật các công cụ chuyển nhượng, Luật thương mại, Luật ngân hàng nhà nước Việt Nam, Luật các tổ chức tín dụng... Tuy nhiên vẫn cịn nhiều lĩnh vực chưa có văn bản, hoặc có văn bản nhưng chưa có hướng dẫn, hoặc đã ban hành từ lâu đến nay khơng cịn phù hợp, nhiều văn bản được bổ sung và sửa đổi nhiều lần nên việc thực thi và áp dụng rất khó. Vì vậy để tạo mơi trường pháp lý cho hoạt động kinh doanh ngân hàng nói chung và hoạt động Factoring nói riêng, Nhà nước cần phải:
Thứ nhất, tiếp tục bổ sung và hồn thiện khn khổ pháp luật;
Thứ hai, tăng cường sự hỗ trợ của Chính phủ và các cơ quan quản lý Nhà nước
nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp Việt Nam.
Hiện nay các doanh nghiệp của ta còn nhiều hạn chế như: chất lượng và khả năng cạnh tranh về mặt quản lý cũng như tài chính cịn yếu kém, khả năng nhận thức và sự chấp hành pháp luật cịn hạn chế. Ngồi ra sự yếu kém về thương hiệu đã góp phần làm yếu khả năng cạnh tranh.
Quá trình khảo sát các doanh nghiệp để tìm hiểu nhu cầu sử dụng dịch vụ Factoring cho thấy hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ của ta vẫn là gia công đầu vào nguyên liệu, đầu ra thành phẩm chỉ định sẵn, việc mua bán qua nhiều khâu trung gian, nhất là một số loại hình phù hợp với Factoring như may mặc, gỗ, đồ gia dụng.. .Mặc dù Factoring hỗ trợ rất tốt để các doanh nghiệp mở rộng thị trường, tiếp