CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2.3: Thực trạng các nội dung và công cụ truyền thông
Trƣớc nhu cầu thực tế cũng nhƣ nhận thức đƣợc tầm quan trọng, ảnh hƣởng của truyền thông marketing đối với cơng tác tuyển sinh cũng nhƣ việc xây dựng hình ảnh và thƣơng hiệu của Trƣờng Đại học Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội. Trong thời gian qua, Trƣờng đã chủ động tổ chức và thực hiện nhiều hoạt động truyền thơng nhằm giới thiệu, quảng bá hình ảnh và chất lƣợng đào tạo của nhà trƣờng. Các công cụ truyền thông marketing mà Trƣờng sử dụng bao gồm:
Quảng cáo
- Ấn phẩm, tờ rơi, poster giới thiệu về trƣờng và công tác tuyển sinh của các ngành đào tạo,.... đƣợc minh họa dƣới đây
Hình 3.1: Mẫu pano, poster của Trƣờng HUBT
(Nguồn: Phịng tuyển sinh Trường HUBT)
Đây là một số ấn phẩm dùng để phát cho thí sinh và phụ huynh trong kỳ tuyển sinh đại học năm 2017-2018, và những thí sinh có nhu cầu học liên thơng hay học hệ vừa học vừa làm.
- Báo in
Thông tin tuyển sinh của nhà trƣờng đƣợc đăng tải trong cuốn Những điều cần biết về tuyển sinh Đại học, Cao đẳng chính quy của các năm do Bộ GD&ĐT phát hành.
- Báo điện tử
Đây là kênh truyền thông quan trọng do sự phát triển ngày càng mạnh của các thiết bị công nghệ cũng nhƣ mạng internet. Mỗi năm nhà trƣờng đều có những loạt bài giới thiệu về các hoạt động của mình trên các trang báo điện tử: vnexpress.net; kenhtuyensinh24h.vn; news.zing.vn; phunuphapluat.vn.... và đặc biệt là trên trang website tuyển sinh của nhà trƣờng.
Hình 3.2: Truyền thơng qua các cổng thông tin điện tử
Quan hệ công chúng
Quan hệ cơng chúng có vai trị quan trọng của các hoạt động. Do vậy, hàng năm các chƣơng trình tình nguyện, hỗ trợ xã hội luôn đƣợc Trƣờng quan tâm và thực hiện. Từ đó mà nâng cao, khẳng định hình ảnh của Trƣờng với xã hội. Một số hoạt động có thể kể đến nhƣ chiến dịch màu hè xanh, chƣơng trình hiến máu nhân đạo,.... Các bạn sinh viên đã về tận vùng núi Tuyên Quang để tổ chức các hoạt động ngoại khóa sinh hoạt hè cho các em nhỏ nơi đây, đồng thời tạo mơi trƣờng đê các em có thể học tập ngoại ngữ, vẽ tranh, ....
Hàng năm trƣờng cũng tổ chức những buổi tƣ vấn trực tiếp, tƣ vấn qua điện thoại về tuyển sinh cũng nhƣ giải đáp những thắc mắc của sinh viên hay phụ huynh những vấn đề có liên quan. Đội ngũ tƣ vấn gồm khoảng 10 cán bộ bộ phận tuyển sinh và truyền thông.
Trƣờng cũng xác định mở rộng đa dạng hóa các ngành, các chƣơng trình đào tạo và mở rộng về qui mô đào tạo: đào tạo văn bằng 2 các ngành Luật; trƣờng cũng chính thức tuyển sinh ngành y và dƣợc (năm 2016); chƣơng trình học đại học từ xa – Elearning; liên kết quốc tế; liên thông và trong vài năm gần đây nhà trƣờng chính thức đào tạo sau đại học. Năm 2014, để mở rộng thêm qui mô đào tạo, trƣờng đã xây dựng cơ sở 2 tại thị xã Từ Sơn – Bắc Ninh. Thông qua các hoạt động truyền thơng mà thơng tin đƣợc truyền tải tới thí sinh và phụ huynh một cách chính xác và tích cực thể hiện qua việc số lƣợng thí sinh đăng ký vào các ngành học mới cũng nhƣ cơ sở mới đều cao.
Trƣờng rất chú trọng đến việc tổ chức các sự kiện nhằm hƣớng đến nhiều đối tƣợng công chúng khác nhau, tạo nên một hình ảnh Trƣờng Đại học Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội với mục tiêu là một trƣờng Đại học chất lƣợng tốt, lấy sinh viên làm trung tâm, luôn gắn giảng dạy với nghiên cứu khoa học, thực hành. Tất cả các hoạt động nhƣ việc Trƣờng danh dự đƣợc đón các Nguyên thủ quốc gia đến thăm và làm việc, các buổi lễ long trọng: Lễ kỷ niệm thành lập trƣờng, Lễ khai giảng năm học, Lễ phát bằng tốt nghiệp, Lễ kỷ niệm Ngày Nhà giáo Việt Nam, các sự kiện văn hóa xã hội khác đƣợc Nhà trƣờng đƣa lên các phƣơng tiện truyền thông qua các bản tin của đài truyền hình, báo điện tử và tạp chí...
Ngồi ra, các hoạt động của sinh viên diễn ra trong quy mô nhà trƣờng tổ chức cũng nhƣ các đơn vị ngoài nhà trƣờng tổ chức diễn sơi nổi và có những thành tựu nhất định:
- Cuộc thi tìm kiếm tài năng sinh viên công nghệ thông tin HUBT. Cuộc thi với mục đích hƣớng sinh viên vào việc phát triển các sản phẩm công nghệ thông tin, giúp các bạn sinh viên đƣợc tiếp cận các cơng nghệ tiên tiến trong lập trình.
Hình 3.3 Cuộc thi tìm kiếm tài năng sinh viên CNTT – HUBT
(Nguồn: www.hubt.edu.vn)
Cuộc thi đƣợc nhà trƣờng kết hợp với VTC Academy phối hợp tổ chức. Mặc dù mới tổ chức đƣợc một mùa nhƣng đã gây đƣợc sự chú ý cua các bạn sinh viên khoa cơng nghệ thơng tin nói riêng và sinh viên tồn trƣờng nói chung. Các bạn sinh viên đƣợc giải có thêm cơ hội học tập tại VTC Academy. Bên cạnh đó thơng qua sự kiện này các bạn sinh viên cũng có cơ hội học tập và trao đổi kiến thức với nhau nhiều hơn.
- Chƣơng trình hiến máu nhân đạo – một hoạt động mang ý nghĩa nhân văn sâu sắc. Thơng qua chƣơng trình các bạn sinh viên đƣợc cùng với các bạn tình nguyện viên của Viện huyết học Trung Ƣơng cùng thực hiện nghĩa cử cao đẹp. Nó giúp các bạn sinh viên có cơ hội cho đi và giữ lại ngay từ những điều giản dị nhất.
Hình 3.4 Hoạt động hiến máu nhân đạo tại Trƣờng HUBT
(Nguồn:
www.hubt.edu.vn)
- Sự kiện văn hóa khác nhƣ: tuổi 20 hát, Hoa hậu biển Việt Nam;... đều là những sự kiện bổ ích khơng chỉ giúp các bạn sinh viên có thêm nhiều cơ hội tham gia các hoạt động ngoại khóa hay tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm mà nó cịn là một kênh truyền thơng tốt nhất về hình ảnh của trƣờng đến gần hơn với khách hàng mục tiêu của mình
Hình 3.5 Trao giải nhất chƣơng trình tuổi 20 hát của Trƣờng HUBT
(Nguồn: www.vtv.vn)
Bán hàng cá nhân - Công tác tƣ vấn trực tiếp
Công tác tƣ vấn trực tiếp đƣợc thực hiện tại trung tâm tuyển sinh của nhà trƣờng do cán bộ tuyển sinh đảm nhiệm. Cán bộ tƣ vấn đƣợc tập huấn trƣớc khi tham
gia, khu vực tƣ vấn đƣợc đặt ngay gần lối cổng vào, có bảng biểu chỉ dẫn cùng các tài liệu in ấn phát cho thí sinh và phụ huynh. Tuy nhiên từ năm 2015 đến nay, hình thức tuyển sinh có sự thay đổi nên vẫn chƣa lƣờng trƣớc đƣợc những tình huống phát sinh gây nên tình trạng quá tải trong những ngày đăng ký xét tuyển NV2.
- Công tác tƣ vấn trực tuyến
Cùng với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, thì tƣ vấn trực tuyến qua các kênh online là xu thế tất yếu và là kênh tƣơng tác trực tiếp nhanh nhất, tiết kiệm và hiệu quả nhất. Tại trƣờng, công tác tƣ vấn trực tuyến đƣợc thực hiện chính qua Cổng thơng tin chính (http: www.hubt.edu.vn) và qua fanpage HUBT (www.facebook.com/dhkinhdoanhvacongnghe) .
Năm 2016, theo tổng hợp của ứng dụng công nghệ thông tin, cổng thơng tin chính của trƣờng tính từ 7/2016 đến 30/8/2016 có 4086 lƣợt truy cập và tìm kiếm Đối với kênh tƣơng tác trên fanpage của trƣờng, các thông tin về tuyên sinh cũng nhƣ các hoạt động khác cũng rất đƣợc quan tâm. Trong tháng 6, tính trung bình có khoảng hơn 100 lƣợt bình luận về các bài viết trên fanpage. Việc trả lời trên fanpage đƣợc cán bộ bộ phận truyền thơng thực hiện (1 ngƣời chính và 2 ngƣời thƣờng xuyên cập nhật hỗ trợ). Việc tƣơng tác trả lời câu hỏi khá nhanh (2-3 giờ/câu hỏi). Tuy nhiên có một vài câu hỏi có nội dung mang tính chun mơn mà cán bộ tƣ vấ chƣa đƣợc tập huấn thì mất thêm thời gian để cán bộ tƣ vấn tìm hiểu thê thơng tin trƣớc khi trả lời.
-Tƣ vấn qua điện thoại
Hai số điên thoại (một cố định và một di động) đƣợc hoạt động liên tục. Tuy nhiên vào những thời điểm nhƣ mùa tuyển sinh do cán bộ tuyển sinh không đủ nên việc trả lời tƣ vấn qua điện thoại chƣa đƣợc thực hiện tốt. Số lƣợng cuộc gọi nhỡ, cuộc gọi máy bị bận rất nhiều (theo thông tin phản hồi từ thí sinh, phụ huynh học sinh, sinh viên qua kênh tƣ vấn trực tiếp và tƣ vấn trực tuyến qua fanpage).
-Tƣ vấn truyền thông nội bộ (cán bộ, sinh viê cua trƣờng)
Tiêu chí đƣa ra là mỗi cán bộ, sinh viên là một ngƣời tƣ vấn trực tiếp cho ngƣời thân của mình về Trƣờng. Đã xác định đƣợc mục tiêu đối tƣợng hƣớng đến.
Tuy nhiên, Trƣờng lại chƣa có giải pháp cụ thể và thích đáng để tận dụng kênh truyền thơng này. Năm 2012, Trƣờng tổ chức in lịch cho sinh viên mang về làm thƣ chúc mừng nhân dịp Tết Ngun Đán với mục đích truyền thơng về Trƣờng thơng qua sinh viên. Tuy nhiên, hình thức này tốn kém chi phí nhƣng khơng đem lại hiệu quả do lịch phát quá sớm, các em thƣờng để quên hoặc không mang về mà phần lớn chỉ đọc qua rồi bỏ lại.
Marketing trực tiếp
Marketing trực tiếp đƣợc thực hiện thơng qua hình thức gửi thƣ trực tiếp. Đối với những thí sinh đã đến đăng ký dự thi tại Trƣờng, sau khi nhận đƣợc hồ sơ đăng ký, nhằm nâng cao tỷ lệ tuyển sinh, Trƣờng đã tổng hợp dữ liệu về thí sinh và gửi thƣ trực tiếp đến địa chỉ nơi ở của thí sinh để giới thiệu về Trƣờng, thông tin về tỷ lệ sinh viên ra trƣờng có việc làm, thơng tin hỗ trợ khi dự tuyển, đồng thời nhấn mạnh cơ hội trúng tuyển khi nộp hồ sơ dự tuyển vào Trƣờng.
Trƣờng cũng rất quan tầm đối với những thí sinh có tiềm năng, bởi họ là nhóm sinh viên tài năng, là nịng cốt của đội tuyển Olympic của Trƣờng sau này. Trƣờng tạo các cơ hội tuyển thẳng, giảm học phí và gửi thƣ mời ngay khi các em đƣợc tuyển thẳng.
Marketing qua Internet
Rà sốt, cập nhật thơng tin, nội dung cho các chuyên mục trên Cổng thông tin cũng nhƣ fanpage của Trƣờng. Thiết kế hình ảnh, video, banner về các hoạt động của nhà trƣờng. Ngồi fanpage chính thức của Trƣờng, các bạn sinh viên cũng tự lập nhiều fanpage khác nhau để tiện cho việc cung cấp, trao đổi thông tin. Tuy nhiên do khơng có sự quản lý thơng tin nên gây nhiều thơng tin cho những sinh viên mới hay thí sinh và phụ huynh. Ngồi ra, Trƣờng cũng có diễn đàn sinh viên, liên tục cập nhật thơng tin, hình ảnh liên quan đến các công tác hay hoạt động của nhà trƣờng. Mở các forum, chuyên mục nhỏ về các thông tin tuyển sinh, tra đổi cơ hội việc làm, cựu sinh viên .... Tuy nhiên hình thức này ít có sự tƣơng tác, khơng trả lời các câu hỏi nhanh, bị trôi bài.