2.2.1 ề tổ chức bộ máy
- Tại KBNN Trung ương: công tác kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua KBNN
(gồm chi thường xuyên NSNN và chi đầu tư XDCB) tại KBNN Trung ương được thể hiện qua nhiệm vụ của Vụ Kiểm soát chi và Cục Kế toán Nhà nước (theo Quyết định số 1959/QĐ-BTC ngày 28/9/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), theo đó bộ máy tổ chức của Vụ Kiểm soát chi và Cục Kế toán Nhà nước được thể hiện như sau:
+ Vụ Kiểm soát chi là đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước ở Trung ương, giúp Tổng Giám đốc KBNN thực hiện chức năng quản lý nhà nước, hướng dẫn về nghiệp vụ của cơng tác kiểm sốt thanh tốn các khoản chi ngân sách nhà nước (bao gồm cả chi đầu tư và chi thường xuyên) và các nguồn vốn khác theo quy định của pháp luật.
Cán bộ công chức của Vụ làm việc theo chế độ chuyên viên gồm có Vụ trưởng, một số Phó Vụ trưởng và các chuyên viên thực hiện nhiệm vụ.
+ Cục Kế toán Nhà nước là đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước, có chức năng tham mưu, giúp Tổng giám đốc KBNN thực hiện nhiệm vụ kế toán nhà nước, quyết toán ngân sách nhà nước, tổng kế toán ngân sách nhà nước và cơng tác thanh tốn của hệ thống KBNN.
Về tổ chức bộ máy có 4 phịng chức năng và nhân sự cụ thể gồm có Cục trưởng, một số Phó Cục trưởng và các chuyên viên làm việc tại các phòng.
+ Sở Giao dịch KBNN là đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước có chức năng giúp Tổng Giám đốc KBNN tổ chức thực hiện các nhiệm vụ giao dịch, thanh toán tại cơ quan KBNN theo quy định của pháp luật, trong đó thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi ngân sách nhà nước đối với các khoản chi thường xuyên được triển khai thực hiện tại phịng Kế tốn nhà nước.
Các khoản chi thường xuyên được thực hiện kiểm soát chi tại Sở Giao dịch KBNN là các khoản chi của các đơn vị sự nghiệp thuộc KBNN (như: trường NVKB, cơ quan KBNN, Cục CNTT), chi từ một số TK đặc biệt, chi đoàn ra, chi an ninh, quốc phịng (theo hình thức Lệnh chi tiền, và một phần chi từ dự tốn); mặt khác Sở Giao dịch cịn kiểm soát các khoản chi xúc tiến thương mại của các Bộ, ngành Trung ương.
Về tổ chức bộ máy có 02 phịng chức năng và nhân sự cụ thể gồm có Giám đốc Sở Giao dịch, một số Phó Giám đốc Sở và các chuyên viên làm việc tại các phòng.
- Tại KBNN tỉnh, thành phố:
Theo quy định hiện hành thì cơng tác kiểm sốt các khoản chi thường xuyên ngân sách nhà nước và cơng tác kế tốn được giao cho Phịng Kế tốn Nhà nước, Phịng Giao dịch (đối với KBNN cấp tỉnh không được thành lập KBNN cấp huyện trên địa bàn tỉnh lỵ) thực hiện.
+ Phịng Kế tốn nhà nước thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc KBNN cấp tỉnh tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn nhà nước; cơng tác thanh toán, tổng kế toán nhà nước, quản lý ngân quỹ nhà nước, phát hành và thanh toán trái phiếu Chính phủ, cơng tác thống kê tổng hợp; quản lý tiền mặt, ấn chỉ đặc biệt, tài sản quý và quản lý an toàn kho quỹ tại KBNN cấp tỉnh; kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước.
Về tổ chức bộ máy làm việc theo chế độ chun viên gồm có Trưởng phịng, một số Phó Trưởng phịng và các chun viên thực hiện nhiệm vụ.
+ Phịng Giao dịch: Thực hiện kiểm sốt thanh tốn các khoản chi NSNN, bao gồm các khoản chi thường xuyên NSNN được giao quản lý đối với các đơn vị sử dụng ngân sách mở tài khoản tại phòng Giao dịch.
Về tổ chức bộ máy làm việc theo chế độ chun viên gồm có Trưởng phịng, một số Phó Trưởng phịng, 01 Kế tốn trưởng và các chuyên viên thực hiện nhiệm vụ.
- Tại KBNN cấp huyện:
Theo quy định hiện hành thì cơng tác kiểm sốt các khoản chi thường xuyên ngân sách nhà nước và cơng tác kế tốn được giao cho tổ (phịng) Kế tốn nhà nước thực hiện.
Tổ (phòng) Kế toán nhà nước thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc KBNN cấp huyện tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn nhà nước; kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước......
2.2.2 Về nhân sự thực hiện cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên NSNN:
Theo số liệu tổng hợp của KBNN, tính đến hết tháng 12/2018, tổng số cán bộ, công chức thuộc hệ thống KBNN là 14.118 người; trong đó, tổng số cán bộ cơng chức thuộc KBNN Trung ương là 433 người, chiếm 3,06% tổng số cán bộ của hệ thống KBNN và tổng số cán bộ công chức thuộc KBNN các tỉnh, thành phố, quận huyện là 13.685 người, chiếm 96,94% tổng số cán bộ của hệ thống KBNN.
Trong tổng số cán bộ, cơng chức nêu trên thì tổng số cán bộ, cơng chức làm cơng tác kế toán và kiểm soát chi thường xuyên là 6.266 người, chiếm 44,3% tổng số cán bộ, công chức của hệ thống KBNN. Trong đó: Tổng số cán bộ, cơng chức (không giữ chức vụ lãnh đạo) làm nhiệm vụ kế toán và kiểm soát chi thường xuyên là 4.500 người, bằng 71,8% số cán bộ, cơng chức làm cơng tác kế tốn và kiểm soát chi thường xuyên, chiếm 31,9% tổng số cán bộ công chức trong hệ thống KBNN. Số cán bộ công chức giữ chức vụ lãnh đạo Cục/phịng/tổ kế tốn là 1.521người, chiếm 24,2% số cán bộ, công chức làm cơng tác kế tốn và kiểm sốt chi thường xuyên và bằng 10,8% tổng số cán bộ công chức thuộc hệ thống KBNN; số cán bộ, công chức làm nhiệm vụ khác là 245 người, chiếm 3,9% số cán bộ, cơng chức làm cơng tác kế tốn và kiểm soát chi thường xuyên, bằng 1,7% tổng số cán bộ công chức thuộc hệ thống KBNN, cụ thể số lượng cán bộ làm cơng tác kế tốn tại từng cấp KBNN như sau:
- Vụ Kiểm sốt chi: Có 20 người, gồm 4 lãnh đạo Vụ và 16 chuyên viên. Trong đó có 01 đồng chí lãnh đạo Vụ phụ trách cơng tác kiểm sốt chi thường xun; khơng có cơng chức thực hiện nghiệp vụ công tác kế tốn và cơng tác kiểm soát chi thường xuyên.
- Cục Kế tốn nhà nước: Có 44 người, gồm 5 lãnh đạo Cục và 8 lãnh đạo cấp phòng. Trong đó, lãnh đạo phụ trách cơng tác kế tốn và kiểm soát chi thường xuyên là 4 người; công chức làm công tác tham mưu, thực hiện cơng tác kế tốn và kiểm soát chi thường xuyên là 8 người.
- Sở Giao dịch: Có 40 người, gồm 2 lãnh đạo Cục và 9 lãnh đạo cấp phịng. Trong đó, lãnh đạo phụ trách cơng tác kế tốn và kiểm sốt chi thường xun là 5 người; cơng chức làm công tác tham mưu, thực hiện cơng tác kế tốn và kiểm soát chi thường xuyên là 17 người.
* Tại KBNN tỉnh, thành phố:
- Tổng số công chức đang công tác tại KBNN tỉnh, thành phố là 4.479 người, chiếm 30% tổng số cán bộ cơng chức thuộc hệ thống KBNN. Trong đó: số cơng chức làm cơng tác kế tốn và cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên là 1.152 người, chiếm 18,5% tổng số cán bộ làm công tác kế tốn; bằng 25,7% số cán bộ cơng chức thuộc KBNN tỉnh, thành phố. Trong tổng số 1.152 cơng chức nêu trên thì số cán bộ cơng chức giữ chức vụ lãnh đạo Phòng là 255 người, số cán bộ làm cơng tác kế tốn và cơng tác kiểm soát chi thường xuyên là 861 người.
Trong khi đó, số lượng đơn vị giao dịch tại KBNN cấp tỉnh, thành phố khoảng 20.333 đơn vị sử dụng ngân sách với tổng số tài khoản dự toán là 43.318 và tổng số tài khoản tiền gửi là 30.469 tài khoản.
* Tại KBNN cấp huyện:
- Tổng số công chức làm cơng tác kế tốn và cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên là 5.079 người, trong đó số cán bộ giữ chức vụ Lãnh đạo phòng (tổ) là 1.257 người, số cán bộ thực hiện nhiệm vụ kế toán viên giao dịch và kiểm soát chi thường xuyên là 3.631 người.
2.3 Thực trạng cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên NSNN qua KBNN huyện
Hạ Hòa, tỉnh Phú Thọ giai đoạn 2016-2018
2.3.1 Tổ chức thực hiện cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên NSNN qua KBNN huyện Hạ Hòa, tỉnh Phú Thọ
2.3.1.1 Lập kế hoạch kiểm soát chi thường xuyên
Căn cứ kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm theo quyết định của cấp có thẩm quyền và trên cơ sở số liệu thu, chi NSNN qua các năm, KBNN huyện Hạ Hòa tiến hành phân tích, đánh giá, so sánh số liệu để chủ động bố trí đầy đủ các nguồn vốn nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán cho các đơn vị trên địa bàn. Bên cạnh đó, KBNN huyện Hạ Hịa ln chủ động bố trí, sắp xếp nhân lực, cơ sở vật chất trong điều kiện tốt nhất để đảm bảo phục vụ tốt cho cơng tác kiểm sốt, thanh toán các khoản chi thường xuyên NSNN trên địa bàn huyện Hạ Hòa theo luật NSNN.
Trong giai đoạn 2016-2018, KBNN Hạ Hòa đã chi thường xuyên cho các đơn vị giao dịch với số tiến: 2.325.385 triệu đồng, cho 4 nhóm mục chi, đạt 100% kế hoạch chi thường xuyên.
2.3.1.2 Giao nhiệm vụ kiểm soát chi thường xuyên
Đối với KBNN cấp huyện như KBNN huyện Hạ Hịa thì các Giao dịch viên sẽ được Giám đốc KBNN huyện Hạ Hịa giao nhiệm vụ kiểm sốt chi thường xuyên NSNN. Giao dịch viên có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơng tác kế tốn NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN theo quy định. Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên qua KBNN trên địa bàn huyện Hạ Hòa theo quy định của luật NSNN. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp và quyết toán số liệu thanh toán trên địa bàn.
2.3.1.3 Thực hiện kiểm soát chi thường xuyên
Từ năm 2008, KBNN huyện Hạ Hòa thực hiện giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN đối với các đơn vị sử dụng NSNN đảm bảo các đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cuối cùng. Qua quá trình sửa đổi, bổ sung, hiện nay quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN huyện Hạ Hòa được thực hiện theo Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của KBNN về ban hành Quy trình giao dịch một cửa trong kiểm sốt
chi thường xuyên NSNN qua KBNN. Quá trình thực hiện kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại KBNN huyện Hạ Hòa được thực hiện như sau:
(1). Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
- Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi KBNN.
- Cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ chứng từ, phân loại và xử lý: + Đối với công việc phải giải quyết ngay cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận và xem xét giải quyết ngay đối với những trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo qui định. Trường hợp hồ sơ còn thiếu cần phải bổ sung, hồn thiện, cán bộ kiểm sốt chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng; giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Đối với những cơng việc có thời hạn giải quyết trên một ngày: trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, nêu rõ ngày hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ cịn thiếu hoặc phải hồn chỉnh, bổ sung, cán bộ kiểm soát chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng nêu rõ những tài liệu đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ. + Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu, cán bộ kiểm soát chi phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành giải quyết như trình tự quy định.
- Trong giai đoạn 2016-2018 bộ phận kiểm sốt chi của KBNN Hạ Hịa đã tiếp nhận và giải quyết 86.751 bộ hồ sơ chứng từ thanh toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước.
(2). Bước 2: Kiểm soát chi
Cán bộ kiểm sốt chi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo qui định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho Kế toán
trưởng (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, cán bộ kiểm sốt chi lập thơng báo từ chối thanh tốn trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch. Trong giai đoạn 2016-2018 KBNN Hạ Hịa đã kiểm sốt thanh tốn chi ngân sách thường xuyên số tiền là: 2.325.385 triệu đồng.
(3). Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra ký chứng từ chi NS
- Cán bộ kiểm sốt chi trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện.
- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm sốt chi để trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, kế toán trưởng chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm sốt chi lập thơng báo từ chối thanh tốn trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
(4). Bước 4: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký
Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ và chuyển cho cán bộ kiểm sốt chi. Trường hợp khơng đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm sốt chi lập thơng báo từ chối gửi khách hàng.
(5). Bước 5: Thực hiện thanh toán
- Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, cán bộ kiểm soát chi thực hiện tách tài liệu, chứng từ kiểm soát chi và chuyển chứng từ cho thanh toán viên.
- Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ kiểm soát chi thực hiện tách tài liệu, chứng từ kiểm soát chi và chuyển chứng từ cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
(6). Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng
Cán bộ kiểm soát chi lưu hồ sơ kiểm soát chi theo qui định và trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán. Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thực hiện theo bước 7.
Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ bộ phận kế toán theo đường nội bộ, kiểm soát và chi tiền cho khách hàng, sau đó trả 01 liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ.
Trong giai đoạn 2016-2018, để hoạt động kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN huyện Hạ Hòa đạt hiệu quả, các cán bộ kiểm soát chi của KBNN huyện Hạ Hòa đã thực hiện đầy đủ các bước trên theo đúng quy trình. Bên cạnh đó, hoạt động kiểm sốt chi thường xun theo quy trình giao dịch một cửa đã mang lại nhiều thuận lợi cho cơng tác kiểm sốt chi qua KBNN đối với cả KBNN huyện Hạ Hòa và các đơn vị giao dịch. Quy trình nghiệp vụ được cải tiến từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ chứng từ và trả kết quả theo hướng nhanh gọn, thuận tiện, giảm đầu mối giao dịch giữa khách hàng với cơ quan KBNN, góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong việc thực thi công vụ. Hồ sơ được kiểm tra sơ bộ và phân loại xử lý ngay từ đầu nên chứng từ được xử lý nhanh chóng, khách hàng không phải đi lại nhiều lần. Đơn vị thụ hưởng kinh phí NSNN thuận lợi trong giao dịch, đảm bảo tính cơng khai, minh bạch trong quản lý và sử dụng kinh phí NSNN.
Mặc dù vậy, khi thực hiện quy trình cịn bộc lộ một số điểm chưa phù hợp như quy định về thời gian giải quyết cơng việc cịn gị bó, chưa linh hoạt nên trong điều kiện