3.1 Chuyển đổi HTQLCL cho phù hợp với ISO 9001:2008 trên cơ sở bổ
3.1.2. Xây dựng hồ sơ HTQL theo hướng tinh gọn, phù hợp và cải cách thủ
tục hành chính
Một số quy trình đã thực hiện cải tiến trong thời gian gần đây nhưng chưa được áp dụng, sau đây là một vài ví dụ
a/ Quy trình cấp Giấy phép tiến hành cơng việc bức xạ:
Mục đích của quy trình là: Quy trình này qui định trình tự và cách thức thẩm định cho việc cấp Giấy phép tiến hành công việc bức xạ cho các cơ sở y tế sử dụng máy X - quang để chẩn đoán.
NỘI DUNG QUY TRÌNH:
Hình 3.1: Quy trình cấp Giấy phép tiến hành công việc bức xạ
5.1 Điều kiện thực hiện Thủ tục hành chính
và Cơng nghệ hƣớng dẫn về việc khai báo, cấp giấy phép tiến hành công việc bức xạ và cấp chứng chỉ nhân viên bức xạ
5.2 Thành phần hồ sơ Bản
chính
Bản sao
1. Đơn đề nghị cấp giấy phép tiến hành công việc bức xạ theo mẫu 01- II/ATBXHN
x
2. Phiếu khai báo nhân viên bức xạ và ngƣời phụ trách an toàn theo mẫu 01-I/ATBXHN
x
3. Phiếu khai báo thiết bị X-quang chẩn đoán trong y tế theo mẫu 06-I/ATBXHN
x
4. Báo cáo đánh giá an tồn đối với cơng việc sử dụng thiết bị X-quang chẩn đoán trong y tế theo mẫu 02-III/ATBXHN
x
5. Bản sao quyết định thành lập tổ chức, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tƣ hoặc giấy đăng ký hành nghề. Trƣờng hợp các loại giấy tờ này bị thất lạc phải có xác nhận của cơ quan ký quyết định thành lập hoặc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tƣ, giấy đăng ký hành nghề
x
6. Bản sao tài liệu của nhà sản xuất cung cấp thông tin nhƣ đƣợc khai trong phiếu khai báo thiết bị X- quang chẩn đốn trong y tế. Trƣờng hợp khơng có tài liệu của nhà sản xuất về các thông tin đã khai báo, tổ chức, cá nhân đề nghị cấp giấy phép phải tiến hành xác định lại các thông số kỹ thuật của thiết bị X- quang chẩn đoán trong y tế
x
7. Bản sao hợp đồng dịch vụ xác định liều chiếu xạ
hoạt động dịch vụ đo liều chiếu xạ cá nhân
8. Bản sao chứng chỉ nhân viên bức xạ của ngƣời phụ trách an toàn. Trƣờng hợp chƣa có chứng chỉ, phải nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng chỉ nhân viên bức xạ theo quy định tại Điều 22 của Thông tƣ này cùng hồ sơ đề nghị cấp giấy phép tiến hành công việc bức xạ;
x
9. Bản dịch các tài liệu tiếng nƣớc ngoài x
5.3 Số lƣợng hồ sơ
01 bộ
5.4 Thời gian xử lý
30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
5.5 Nơi tiếp nhận và trả kết quả
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính – Sở Khoa học và Cơng nghệ Hà Nội (số 5 Nguyễn Trãi, Hà Đơng, Hà Nội)
5.6 Phí và lệ phí
Theo Thơng tƣ 76/2010/TT-BTC
5.7 Quy trình xử lý cơng việc
TT Trình tự Trách
nhiệm
Thời gian Biểu mẫu/Kết
quả
B1 Nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép Tổ chức, cá nhân
Giờ hành chính
Theo mục 5.2
B2 Tiếp nhận hồ sơ và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày Bộ phận tiếp nhận và trả Giờ hành chính BM 02.01 – Giấy biên
kết quả nhận hồ sơ
B3 Chuyển hồ sơ cho phịng chun mơn Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 01 ngày BM 03.01 – Phiếu theo dõi q trình xử lý cơng việc B4 Thẩm định hồ sơ:
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ đƣợc phân công tiến hành xem xét, thẩm định tài liệu của hồ sơ:
- Nếu hồ sơ chƣa đạt yêu cầu, Sở sẽ ra thơng báo cho tổ chức, cá nhân bổ sung, hồn thiện hồ sơ.
- Nếu tổ chức, cá nhân không đáp ứng đúng yêu cầu của Thơng báo thì Sở sẽ ra văn bản từ chối cấp Giấy phép và hồ sơ đƣợc lƣu vào sổ lƣu .
- Nếu hồ sơ đầy đủ và đạt yêu cầu sẽ tiến hành thẩm định điều kiện đảm bảo an toàn bức xạ.
Thẩm định điều kiện đảm bảo an toàn bức xạ:
Trong thời gian 05 ngày từ khi hồ sơ đầy đủ và đạt yêu cầu cán bộ đƣợc phân công tiến hành thẩm định điều kiện đảm bảo an tồn bức xạ: Chun viên Phịng Chuyên viên Phòng 10 ngày 05 ngày - BM-AH- 02-02 - BM-AH- 02-03 - BM-AH- 02-07 (Thông báo từ chối) và BM-AH-02- 08 (Hồ sơ lƣu) - BM-AH- 02-04
- Nếu tổ chức, cá nhân không đảm bảo điều kiện an toàn bức xạ, Sở sẽ ra văn bản từ chối cấp giấy phép và hồ sơ đƣợc lƣu vào sổ lƣu
- Nếu tổ chức, cá nhân đảm bảo điều kiện an toàn bức xạ, hồ sơ đƣợc trình cho lãnh đạo Phịng. - BM-AH- 02-07) và BM-AH-02- 08) B5 Lập dự thảo Giấy phép kèm hồ sơ trình lãnh đạo Phịng Chun viên Phòng ngày BM-AH-02- 06
B6 Kiểm tra nội dung dự thảo Giấy phép, hồ sơ xin phép:
- Nếu đồng ý: ký nháy Giấy phép kèm tờ trình Lãnh đạo Sở xem xét.
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại bƣớc 5. Lãnh đạo Phòng 05 ngày BM-AH-02- 05 (Tờ trình phê duyệt Giấy phép tiến hành công việc bức xạ) B7 Kiểm tra nội dung dự thảo Giấy
phép, hồ sơ xin phép:
- Nếu đồng ý: Ký vào Giấy phép. Chuyên viên Phòng chuyển kết quả qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong vòng 24 giờ;
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại Lãnh đạo Phòng xử lý. Lãnh đạo Sở 09 ngày Hồ sơ kèm theo dự thảo Giấy phép
B8 Đến ngày hẹn trong phiếu biên nhận hồ sơ, tổ chức, cá nhân đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đóng phí, lệ phí và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Giờ hành chính BM 06.01 – Sổ theo d i kết quả xử lý công việc
nhận Giấy phép kèm hồ sơ xin cấp phép.
- Ghi chép vào Sổ theo d i kết quả xử lý công việc.
B9 Thống kê và theo d i:
Cuối mỗi tháng, Chuyên viên có trách nhiệm thống kê các TTHC thực hiện tại đơn vị vào Sổ thống kê kết quả thực hiện TTHC Chuyên viên của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả BM 07.01 - Sổ thống kê kết quả thực hiện thủ tục hành chính Lƣu ý
1. Phiếu theo dõi q trình xử lý cơng việc – BM 03.01 phải được thực hiện tại từng bước công việc của mục 5.7
2. Các bước và trình tự cơng việc có thể được thay đổi cho phù hợp với cơ cấu tổ chức và việc phân công nhiệm vụ cụ thể của mỗi CQHCNN
3. Tổng thời gian phân bổ cho các bước công việc không vượt quá thời gian quy định hiện hành của thủ tục này
5.8 Cơ sở pháp lý
1. Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 của cơ quan hành chính nhà nƣớc;
2. Luật Năng lƣợng nguyên tử ngày 03/6/2008;
3. Nghị định 07/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Năng lƣợng nguyên tử;
4. Thông tƣ số 08/2010/TT-BKHCN ngày 22/7/2010 của Bộ Khoa học và Công nghệ hƣớng dẫn về việc khai báo, cấp giấy phép tiến hành công việc bức xạ và cấp chứng chỉ nhân viên bức xạ;
5. Thơng tƣ 76/2010/TT-BTC ngày 17/5/2010 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực năng lƣợng nguyên tử.
Quy trình trên đã đƣa đƣợc định mức thời gian, thời điểm giao nhận hồ sơ cũng nhƣ các văn bản pháp quy áp dụng vào từng bƣớc xử lý công việc rất rõ ràng, chi tiết, từ đó mọi CBCC liên quan đến từng bƣớc của quy trình có kế hoạch thời gian để hồn thiện hồ sơ, bàn giao đạt kết quả hoàn hảo nhất và tránh hiểu nhầm, Tuy nhiên, quy trình trên cần đƣợc lƣu đồ hóa để dễ hiểu, hình dung và thống nhất các hình thức trình bày quy trình. Một số nội dung nên chuyển thành hƣớng dẫn cơng việc, có đƣờng dẫn để tra cứu vì vậy quy trình khơng bị rƣờm rà.
b/ Quy trình tuyển chọn tổ chức, các nhân thực hiện nhiệm vụ khoa học cấp thành phố và Quy trình Xây dựng nhiệm vụ KH&CN các đề tài tuyển chọn cấp thành phố
Đây là quy trình mới đƣợc soạn thảo và chờ ban lãnh đạo Sở duyệt để đƣa vào áp dụng, trong đó có r các yêu cầu về thủ tục đăng ký của các tổ chức, các nhân tham dự, thời gian cụ thể và các biểu mẫu r ràng:
Hình 3.2: Quy trình tuyển chọn tổ chức, cá nhân thực hiện nhiệm vụ khoa học cấp thành phố
Hình 3.3: Quy trình Xây dựng nhiệm vụ KH&CN các đề tài tuyển chọn cấp thành phố
Hai quy trình trên có nội dung rất sâu sắc, cách hƣớng dẫn dễ hiểu, biểu mẫu r ràng và đã đặt khoảng thời gian hồn thành cơng việc ở các bƣớc. Tuy nhiên, cũng cần thể hiện phù hợp dạng lƣu đồ của quy trình để dễ hình dung cũng nhƣ dễ hiểu, dễ thực hiện trong quá trình áp dụng.
Các vấn đề và nhận xét của tác giả trên đây có thể góp phần để hồn thiện hồ sơ tài liệu về HTQLCL. Qua các giải pháp trên cần đƣợc triển khai đồng bộ ở mọi quy trình, tạo sản phẩm chính của Sở (xây dựng lại HTQLCL).