Deming đã đặt nền móng cho triều đại chất lƣợng của Nhật Bản với quy tắc PDCA và 4 luận điểm trong quản lý chất lƣợng mà các cơ sở cần tuân thủ. Quy tắc PDCA đƣợc trình bày trên hình vẽ và đƣợc mơ tả tóm tắt nhƣ sau:
Kế hoạch (Plan – viết tắt là P): Xây dựng kế hoạch là khâu quan trọng nhất, khi lập kế hoạch phải dự báo đƣợc những rủi ro xảy ra để xây dựng các biện pháp phòng ngừa. Nếu kế hoạch ban đầu đƣợc soạn thảo tốt thì thực hiện dễ dàng đạt kết quả cao.
Thực hiện (Do – viết tắt là: D): Muốn kế hoạch đƣợc thực hiện phải hiểu r mục tiêu và sự cần thiết của công việc. Trong thực hiện cần chú ý phát hiện, xác định kịp thời những vấn đề cần điều chỉnh, cải tiến những bất cập về kiến thức kỹ năng của cán bộ nhân viên cần đƣợc đào tạo lại.
Kiểm tra (Check – viết tắt là: C): Là sự so sánh giữa kế hoạch với thực hiện. Cần kiểm tra theo nhiều phƣơng thức khác nhau nhƣ kiểm tra định kỳ và kiểm tra bất thƣờng. Mục đích của kiểm tra là phát hiện điều chỉnh kịp thời những sai sót, những đột biến (với kiểm tra định kỳ và bất thƣờng) để phân
tích, đánh giá kết quả, xác nhận biểu dƣơng kịp thời các thành tích, hiệu quả lớn, chuẩn bị lập kế hoạch cho năm sau.
Hoạt động (Action – viết tắt là: A): Là những hoạt động khắc phục và phịng ngừa áp dụng những cơng cụ thống kê để tìm nguyên nhân của sự sai lệch.
Trên cơ sở đánh giá, xác định r những sai sót có thể do kế hoạch hay do thực hiện, tìm nguyên nhân gây ra các sai sót, từ đó xác định những biện pháp khắc phục. Đặc biệt cần lƣu ý loại bỏ những nguy cơ tiềm ẩn, không để lặp lại những sai lỗi, trục trặc hiện tại.
Đây là chu trình từ A -> P ->C ->D và lại chuyển tiếp đến (A) mới và đặt ra những mục tiêu cao hơn.