3.2.1. Chế độ khen thưởng
Nhằm động viên, khen thƣởng kịp thời các Cán bộ thuộc Sở KH&CN TP Hà Nội thực hiện có hiệu quả qua trình áp dụng HTQLCL ở đơn vị. Đây luôn là liều thuốc tinh thần để động viên mọi ngƣời đúng lúc của ban lãnh đạo Sở sẽ tạo động lực cho các cán bộ phát huy khả năng của mình cũng nhƣ lịng nhiệt huyết để nâng cao hiệu quả áp dụng HTQLCL ISO 9001: 2008 cũng nhƣ duy trì HTQLCL hoạt động tốt, ổn định. Vì sau khi đã đạt đƣợc chứng chỉ, hoạt động một thời gian dài thì lịng nhiệt tình hay bị trùng xuống. Với sự động viên kịp thời thì phong trào thi đua sẽ luôn đƣợc phát triển.
Cải tiến chế độ động viên, khen thƣởng phù hợp và thích đáng để tạo động lực cho CBCC, viên chức có thành tích phấn đấu thi đua phát huy hiệu quả HTQL và khắc phục đƣợc điểm yếu của HTQLCL phát sinh. Tất nhiên là CBCC, viên chức không trông chờ vào điều này vì họ đã có lƣơng nhƣng nó cũng là nguồn động viên, khích lệ họ. Đồng thời, đề nghị lãnh đạo Sở KH&CN TP Hà Nội cần thiết đƣa nội dung hoạt động hiệu quả hay có sáng kiến cải tiến hệ thống quản lý tốt hơn, phù hợp với đơn vị hơn thành một chỉ tiêu khen thƣởng hàng năm khi đánh giá xét thƣởng.
Tăng tinh thần học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, hình thành những tấm gƣơng tốt, Những sáng kiến giảm thời gian và chi phí cho cơng việc, khơng
sai lầm trong cơng việc, xây dựng đƣợc văn hóa trong cơng sở, tăng uy tín, vị thế của CQHCNN đối với tổ chức và công dân.
3.2.2. Đánh giá nội bộ
Đây là yêu cầu định kỳ phải triển khai nghiêm túc, xem xét hệ thống quản lý chất lƣợng của đơn vị có phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và với các yêu cầu mà đơn vị địi hỏi, và hệ thống đó có đƣợc áp dụng một cách hiệu lực và đƣợc duy trì. Q trình đánh giá có hệ thống, độc lập để nhận đƣợc bằng chứng đánh giá và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đã xác định. Các chuyên gia đánh giá (ngƣời đánh giá) là ngƣời đƣợc chỉ định để tiến hành cuộc đánh giá phải qua khóa huấn luyện do đơn vị hay một tổ chức đào tạo chuyên môn tổ chức. Đại diện lãnh đạo lập kế hoạch đánh giá nội bộ hàng năm. Nhƣng khơng có bộ phận hay yếu tố nào của hệ thống chất lƣợng có chu kỳ đánh giá quá 12 tháng. Sau khi tiến hành xong toàn bộ chƣơng trình đánh giá, đồn đánh giá xem xét lại các điểm ghi nhận để xác định xem vấn đề nào bên đánh giá cần lƣu ý, vấn đề nào đƣợc coi là khơng phù hợp, cần có hành động khắc phục. Sau khi nhận đƣợc báo cáo đánh giá, lãnh đạo đơn vị đƣợc đánh giá khắc phục các phát hiên đánh giá. Nếu đó là sự khơng phù hợp, cần có hành động khắc phục thì thực hiện các yêu cầu quy định trong thủ tục về hành động khắc phục.
Việc đánh giá xem xét thực trạng công việc của tổ chức so với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng trong dịch vụ hành chính theo ISO 9001: 2008 nhằm tìm ra những khiếm khuyết cần bổ sung và lập kế hoạch cụ thể để xây dựng các thủ tục, tài liệu cần thiết. Trong việc đánh giá thực trạng, Đơn vị có nhiệm vụ:
- Xác định các q trình chính trong đơn vị (cơng việc chính là gì, đầu vào và đầu ra là gì, khách hàng chính là ai…)
- So sánh hiện trạng với các yêu cầu của ISO 9001: 2008 trong dịch vụ hành chính (cái gì có và cái gì chƣa có, cái gì đạt và cái gì chƣa đạt yêu cầu).
- Phân tích, đánh giá những vấn đề hiện trạng khơng đáp ứng u cầu và dự tính chủ trƣơng, biện pháp giải quyết.
Trong bƣớc này tổ chức cần lấy ý kiến đóng góp của các bộ phận có liên quan. Tài liệu thu đƣợc thông qua việc đánh giá thực trạng có thể sử dụng để đƣa vào hệ thống chất lƣợng mới.
3.2.3. Tăng cường nguồn nhân lực - Nguồn: [22, tr. 133-143]
Linh hồn của HTQLCL là thái độ của nhân viên và sự cam kết tận tụy của họ đối với mục tiêu của tổ chức. Họ là ngƣời thực hiện các hoạt động ghi trong quy trình thao tác và các tài liệu chỉ dẫn công việc. Nếu họ không quan tâm đến chất lƣợng thì các tài liệu này chỉ là những cuốn sách về điều luật không đƣợc áp dụng và khơng đem lại lợi ích cho những ngƣời có quan tâm.
Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của lãnh đạo là tạo ra ý thức trách nhiệm của nhân viên đối với chất lƣợng, tạo môi trƣờng thực hiện HTQLCL. Để duy trì trình độ chất lƣợng của sản phẩm và dịch vụ, tổ chức cần có chính sách và cơ cấu tổ chức r ràng, có thủ tục điều hành đã đƣợc tiêu chuẩn hóa và hệ thống đánh giá nội bộ để cải tiến liên tục. Tuy nhiên, để thực hiện yêu cầu này, chính sách sử dụng và động viên con ngƣời phải đƣợc coi là một chiến lƣợc của tổ chức. Đây là một vấn đề lớn đòi hỏi sự đầu tƣ và đổi mới về quan điểm, tƣ duy của ngƣời lãnh đạo.
Lãnh đạo cần cải tiến cả tính hiệu lực và hiệu quả của tổ chức, bao gồm cả HTQLCL, thông qua sự tham gia và hỗ trợ của mọi ngƣời. Đơn vị cần khuyến khích sự tham gia và phát triển của mọi ngƣời nhƣ một phƣơng tiện để đạt đƣợc mục tiêu cải tiến hoạt động.
Lãnh đạo cần đảm bảo mọi nhân viên có đủ năng lực cần thiết để cơng việc của tổ chức đƣợc vận hành có hiệu lực và hiệu quả, đặc biệt là những việc có ảnh hƣởng đến chất lƣợng. Bởi vậy khi phân công ngƣời cho những lĩnh vực hay hoạt động cụ thể, trƣớc hết cần xác định r kỹ năng tối thiểu cần
thiết đối với hoạt động đó để tìm ngƣời có năng lực thích hợp. Có thể hiểu ngƣời có năng lực là ngƣời có kiến thức, trình độ và kỹ năng thực hiện một cơng việc nào đó đạt đƣợc kết quả mong muốn. Yêu cầu về năng lực có thể đƣợc xác định qua các kết quả đào tạo, huấn luyện, kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp.
Lƣu ý rằng yêu cầu này đƣợc áp dụng cho mọi hoạt động có ảnh hƣởng đến chất lƣợng, bao gồm cả đội ngũ lãnh đạo.
Các yêu cầu về năng lực có thể biểu thị bằng nhiều cách, trong đó, bản mô tả công việc là cách đƣợc sử dụng nhiều nhất. Nếu sử dụng bản mô tả công việc để xác định yêu cầu năng lực thì nên sử dụng cụm từ “hoặc tƣơng đƣơng”, khi đó phải nêu r các thơng số để xác định u cầu tƣơng đƣơng đó là gì, các thơng số này có thể định lƣợng nhƣ số năm kinh nghiệm làm việc đƣợc chấp nhận thay cho việc đƣợc đào tạo chính thức. Bản mơ tả yêu cầu năng lực phải đề cập đến u cầu trình độ chun mơn của ngƣời tác nghiệp và mọi yêu cầu luật pháp hay chế định. Ngƣời đƣợc tuyển chọn phải đáp ứng hay vƣợt yêu cầu năng lực đã định.
Với những ngƣời hiện đang làm việc tại một vị trí đã quy định yêu cầu năng lực, cần tiến hành “phân tích lỗ hổng” về năng lực để xác định nhu cầu đào tạo. Điều này đƣợc áp dụng cho cả nhân viên mới và đang làm việc. Nếu thích hợp, có thể xem xét để huấn luyện nhân viên tạm tuyển hay hợp đồng.
3.2.4. Nguồn tài chính cho hoạt động HTQLCL cần đáp ứng
Mặc dù không đề cập thành một yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001, nhƣng r ràng quản lý nguồn lực phải bao gồm các hoạt động xác định nhu cầu và nguồn tài chính. Việc kiểm sốt các nguồn tài chính phải bao gồm các hoạt động so sánh việc sử dụng thực tế với kế hoạch và đƣa ra các hành động cần thiết.
Lãnh đạo cần lập kế hoạch, sẵn sàng cung cấp và kiểm soát nguồn lực tài chính cần thiết để triển khai và duy trì HTQLCL có hiệu lực và hiệu quả và để đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị. Lãnh đạo cũng cần quan tâm đến việc phát triển các phƣơng thức đổi mới về tài chính để hỗ trợ và khuyến khích cải tiến hoạt động của đơn vị. việc đào tạo nâng cao nhận thức về hệ thống sau khi cải tiến HTQLCL cho cán bộ của đơn vị, cũng nhƣ khen thƣởng, động viên kịp thời cho cán bộ, khấy động phong trào thi đua, những tấp gƣơng tốt trong đơn vị…