5.1 Điều kiện thực hiện Thủ tục hành chính
và Công nghệ hƣớng dẫn về việc khai báo, cấp giấy phép tiến hành công việc bức xạ và cấp chứng chỉ nhân viên bức xạ
5.2 Thành phần hồ sơ Bản
chính
Bản sao
1. Đơn đề nghị cấp giấy phép tiến hành công việc bức xạ theo mẫu 01- II/ATBXHN
x
2. Phiếu khai báo nhân viên bức xạ và ngƣời phụ trách an toàn theo mẫu 01-I/ATBXHN
x
3. Phiếu khai báo thiết bị X-quang chẩn đoán trong y tế theo mẫu 06-I/ATBXHN
x
4. Báo cáo đánh giá an tồn đối với cơng việc sử dụng thiết bị X-quang chẩn đoán trong y tế theo mẫu 02-III/ATBXHN
x
5. Bản sao quyết định thành lập tổ chức, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tƣ hoặc giấy đăng ký hành nghề. Trƣờng hợp các loại giấy tờ này bị thất lạc phải có xác nhận của cơ quan ký quyết định thành lập hoặc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tƣ, giấy đăng ký hành nghề
x
6. Bản sao tài liệu của nhà sản xuất cung cấp thông tin nhƣ đƣợc khai trong phiếu khai báo thiết bị X- quang chẩn đoán trong y tế. Trƣờng hợp khơng có tài liệu của nhà sản xuất về các thông tin đã khai báo, tổ chức, cá nhân đề nghị cấp giấy phép phải tiến hành xác định lại các thông số kỹ thuật của thiết bị X- quang chẩn đoán trong y tế
x
7. Bản sao hợp đồng dịch vụ xác định liều chiếu xạ
hoạt động dịch vụ đo liều chiếu xạ cá nhân
8. Bản sao chứng chỉ nhân viên bức xạ của ngƣời phụ trách an tồn. Trƣờng hợp chƣa có chứng chỉ, phải nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng chỉ nhân viên bức xạ theo quy định tại Điều 22 của Thông tƣ này cùng hồ sơ đề nghị cấp giấy phép tiến hành công việc bức xạ;
x
9. Bản dịch các tài liệu tiếng nƣớc ngoài x
5.3 Số lƣợng hồ sơ
01 bộ
5.4 Thời gian xử lý
30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
5.5 Nơi tiếp nhận và trả kết quả
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính – Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội (số 5 Nguyễn Trãi, Hà Đơng, Hà Nội)
5.6 Phí và lệ phí
Theo Thơng tƣ 76/2010/TT-BTC
5.7 Quy trình xử lý cơng việc
TT Trình tự Trách
nhiệm
Thời gian Biểu mẫu/Kết
quả
B1 Nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép Tổ chức, cá nhân
Giờ hành chính
Theo mục 5.2
B2 Tiếp nhận hồ sơ và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày Bộ phận tiếp nhận và trả Giờ hành chính BM 02.01 – Giấy biên
kết quả nhận hồ sơ
B3 Chuyển hồ sơ cho phịng chun mơn Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 01 ngày BM 03.01 – Phiếu theo dõi q trình xử lý cơng việc B4 Thẩm định hồ sơ:
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ đƣợc phân công tiến hành xem xét, thẩm định tài liệu của hồ sơ:
- Nếu hồ sơ chƣa đạt yêu cầu, Sở sẽ ra thông báo cho tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
- Nếu tổ chức, cá nhân không đáp ứng đúng yêu cầu của Thơng báo thì Sở sẽ ra văn bản từ chối cấp Giấy phép và hồ sơ đƣợc lƣu vào sổ lƣu .
- Nếu hồ sơ đầy đủ và đạt yêu cầu sẽ tiến hành thẩm định điều kiện đảm bảo an toàn bức xạ.
Thẩm định điều kiện đảm bảo an toàn bức xạ:
Trong thời gian 05 ngày từ khi hồ sơ đầy đủ và đạt yêu cầu cán bộ đƣợc phân công tiến hành thẩm định điều kiện đảm bảo an toàn bức xạ: Chuyên viên Phòng Chuyên viên Phòng 10 ngày 05 ngày - BM-AH- 02-02 - BM-AH- 02-03 - BM-AH- 02-07 (Thông báo từ chối) và BM-AH-02- 08 (Hồ sơ lƣu) - BM-AH- 02-04
- Nếu tổ chức, cá nhân khơng đảm bảo điều kiện an tồn bức xạ, Sở sẽ ra văn bản từ chối cấp giấy phép và hồ sơ đƣợc lƣu vào sổ lƣu
- Nếu tổ chức, cá nhân đảm bảo điều kiện an toàn bức xạ, hồ sơ đƣợc trình cho lãnh đạo Phòng. - BM-AH- 02-07) và BM-AH-02- 08) B5 Lập dự thảo Giấy phép kèm hồ sơ trình lãnh đạo Phịng Chun viên Phịng ngày BM-AH-02- 06
B6 Kiểm tra nội dung dự thảo Giấy phép, hồ sơ xin phép:
- Nếu đồng ý: ký nháy Giấy phép kèm tờ trình Lãnh đạo Sở xem xét.
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại bƣớc 5. Lãnh đạo Phòng 05 ngày BM-AH-02- 05 (Tờ trình phê duyệt Giấy phép tiến hành cơng việc bức xạ) B7 Kiểm tra nội dung dự thảo Giấy
phép, hồ sơ xin phép:
- Nếu đồng ý: Ký vào Giấy phép. Chuyên viên Phòng chuyển kết quả qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong vịng 24 giờ;
- Nếu khơng đồng ý: Chuyển lại Lãnh đạo Phòng xử lý. Lãnh đạo Sở 09 ngày Hồ sơ kèm theo dự thảo Giấy phép
B8 Đến ngày hẹn trong phiếu biên nhận hồ sơ, tổ chức, cá nhân đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đóng phí, lệ phí và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Giờ hành chính BM 06.01 – Sổ theo d i kết quả xử lý công việc
nhận Giấy phép kèm hồ sơ xin cấp phép.
- Ghi chép vào Sổ theo d i kết quả xử lý công việc.
B9 Thống kê và theo d i:
Cuối mỗi tháng, Chuyên viên có trách nhiệm thống kê các TTHC thực hiện tại đơn vị vào Sổ thống kê kết quả thực hiện TTHC Chuyên viên của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả BM 07.01 - Sổ thống kê kết quả thực hiện thủ tục hành chính Lƣu ý
1. Phiếu theo dõi q trình xử lý cơng việc – BM 03.01 phải được thực hiện tại từng bước công việc của mục 5.7
2. Các bước và trình tự cơng việc có thể được thay đổi cho phù hợp với cơ cấu tổ chức và việc phân công nhiệm vụ cụ thể của mỗi CQHCNN
3. Tổng thời gian phân bổ cho các bước công việc không vượt quá thời gian quy định hiện hành của thủ tục này
5.8 Cơ sở pháp lý
1. Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 của cơ quan hành chính nhà nƣớc;
2. Luật Năng lƣợng nguyên tử ngày 03/6/2008;
3. Nghị định 07/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Năng lƣợng nguyên tử;
4. Thông tƣ số 08/2010/TT-BKHCN ngày 22/7/2010 của Bộ Khoa học và Công nghệ hƣớng dẫn về việc khai báo, cấp giấy phép tiến hành công việc bức xạ và cấp chứng chỉ nhân viên bức xạ;
5. Thơng tƣ 76/2010/TT-BTC ngày 17/5/2010 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực năng lƣợng nguyên tử.
Quy trình trên đã đƣa đƣợc định mức thời gian, thời điểm giao nhận hồ sơ cũng nhƣ các văn bản pháp quy áp dụng vào từng bƣớc xử lý công việc rất rõ ràng, chi tiết, từ đó mọi CBCC liên quan đến từng bƣớc của quy trình có kế hoạch thời gian để hoàn thiện hồ sơ, bàn giao đạt kết quả hoàn hảo nhất và tránh hiểu nhầm, Tuy nhiên, quy trình trên cần đƣợc lƣu đồ hóa để dễ hiểu, hình dung và thống nhất các hình thức trình bày quy trình. Một số nội dung nên chuyển thành hƣớng dẫn cơng việc, có đƣờng dẫn để tra cứu vì vậy quy trình khơng bị rƣờm rà.
b/ Quy trình tuyển chọn tổ chức, các nhân thực hiện nhiệm vụ khoa học cấp thành phố và Quy trình Xây dựng nhiệm vụ KH&CN các đề tài tuyển chọn cấp thành phố
Đây là quy trình mới đƣợc soạn thảo và chờ ban lãnh đạo Sở duyệt để đƣa vào áp dụng, trong đó có r các yêu cầu về thủ tục đăng ký của các tổ chức, các nhân tham dự, thời gian cụ thể và các biểu mẫu r ràng:
Hình 3.2: Quy trình tuyển chọn tổ chức, cá nhân thực hiện nhiệm vụ khoa học cấp thành phố
Hình 3.3: Quy trình Xây dựng nhiệm vụ KH&CN các đề tài tuyển chọn cấp thành phố
Hai quy trình trên có nội dung rất sâu sắc, cách hƣớng dẫn dễ hiểu, biểu mẫu r ràng và đã đặt khoảng thời gian hồn thành cơng việc ở các bƣớc. Tuy nhiên, cũng cần thể hiện phù hợp dạng lƣu đồ của quy trình để dễ hình dung cũng nhƣ dễ hiểu, dễ thực hiện trong quá trình áp dụng.
Các vấn đề và nhận xét của tác giả trên đây có thể góp phần để hồn thiện hồ sơ tài liệu về HTQLCL. Qua các giải pháp trên cần đƣợc triển khai đồng bộ ở mọi quy trình, tạo sản phẩm chính của Sở (xây dựng lại HTQLCL).
3.2 Chính sách hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động HTQLCL
3.2.1. Chế độ khen thưởng
Nhằm động viên, khen thƣởng kịp thời các Cán bộ thuộc Sở KH&CN TP Hà Nội thực hiện có hiệu quả qua trình áp dụng HTQLCL ở đơn vị. Đây luôn là liều thuốc tinh thần để động viên mọi ngƣời đúng lúc của ban lãnh đạo Sở sẽ tạo động lực cho các cán bộ phát huy khả năng của mình cũng nhƣ lịng nhiệt huyết để nâng cao hiệu quả áp dụng HTQLCL ISO 9001: 2008 cũng nhƣ duy trì HTQLCL hoạt động tốt, ổn định. Vì sau khi đã đạt đƣợc chứng chỉ, hoạt động một thời gian dài thì lịng nhiệt tình hay bị trùng xuống. Với sự động viên kịp thời thì phong trào thi đua sẽ luôn đƣợc phát triển.
Cải tiến chế độ động viên, khen thƣởng phù hợp và thích đáng để tạo động lực cho CBCC, viên chức có thành tích phấn đấu thi đua phát huy hiệu quả HTQL và khắc phục đƣợc điểm yếu của HTQLCL phát sinh. Tất nhiên là CBCC, viên chức không trông chờ vào điều này vì họ đã có lƣơng nhƣng nó cũng là nguồn động viên, khích lệ họ. Đồng thời, đề nghị lãnh đạo Sở KH&CN TP Hà Nội cần thiết đƣa nội dung hoạt động hiệu quả hay có sáng kiến cải tiến hệ thống quản lý tốt hơn, phù hợp với đơn vị hơn thành một chỉ tiêu khen thƣởng hàng năm khi đánh giá xét thƣởng.
Tăng tinh thần học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, hình thành những tấm gƣơng tốt, Những sáng kiến giảm thời gian và chi phí cho cơng việc, khơng
sai lầm trong cơng việc, xây dựng đƣợc văn hóa trong cơng sở, tăng uy tín, vị thế của CQHCNN đối với tổ chức và công dân.
3.2.2. Đánh giá nội bộ
Đây là yêu cầu định kỳ phải triển khai nghiêm túc, xem xét hệ thống quản lý chất lƣợng của đơn vị có phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và với các yêu cầu mà đơn vị địi hỏi, và hệ thống đó có đƣợc áp dụng một cách hiệu lực và đƣợc duy trì. Q trình đánh giá có hệ thống, độc lập để nhận đƣợc bằng chứng đánh giá và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đã xác định. Các chuyên gia đánh giá (ngƣời đánh giá) là ngƣời đƣợc chỉ định để tiến hành cuộc đánh giá phải qua khóa huấn luyện do đơn vị hay một tổ chức đào tạo chuyên môn tổ chức. Đại diện lãnh đạo lập kế hoạch đánh giá nội bộ hàng năm. Nhƣng khơng có bộ phận hay yếu tố nào của hệ thống chất lƣợng có chu kỳ đánh giá quá 12 tháng. Sau khi tiến hành xong toàn bộ chƣơng trình đánh giá, đồn đánh giá xem xét lại các điểm ghi nhận để xác định xem vấn đề nào bên đánh giá cần lƣu ý, vấn đề nào đƣợc coi là khơng phù hợp, cần có hành động khắc phục. Sau khi nhận đƣợc báo cáo đánh giá, lãnh đạo đơn vị đƣợc đánh giá khắc phục các phát hiên đánh giá. Nếu đó là sự khơng phù hợp, cần có hành động khắc phục thì thực hiện các yêu cầu quy định trong thủ tục về hành động khắc phục.
Việc đánh giá xem xét thực trạng công việc của tổ chức so với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng trong dịch vụ hành chính theo ISO 9001: 2008 nhằm tìm ra những khiếm khuyết cần bổ sung và lập kế hoạch cụ thể để xây dựng các thủ tục, tài liệu cần thiết. Trong việc đánh giá thực trạng, Đơn vị có nhiệm vụ:
- Xác định các q trình chính trong đơn vị (cơng việc chính là gì, đầu vào và đầu ra là gì, khách hàng chính là ai…)
- So sánh hiện trạng với các yêu cầu của ISO 9001: 2008 trong dịch vụ hành chính (cái gì có và cái gì chƣa có, cái gì đạt và cái gì chƣa đạt yêu cầu).
- Phân tích, đánh giá những vấn đề hiện trạng khơng đáp ứng u cầu và dự tính chủ trƣơng, biện pháp giải quyết.
Trong bƣớc này tổ chức cần lấy ý kiến đóng góp của các bộ phận có liên quan. Tài liệu thu đƣợc thông qua việc đánh giá thực trạng có thể sử dụng để đƣa vào hệ thống chất lƣợng mới.
3.2.3. Tăng cường nguồn nhân lực - Nguồn: [22, tr. 133-143]
Linh hồn của HTQLCL là thái độ của nhân viên và sự cam kết tận tụy của họ đối với mục tiêu của tổ chức. Họ là ngƣời thực hiện các hoạt động ghi trong quy trình thao tác và các tài liệu chỉ dẫn công việc. Nếu họ không quan tâm đến chất lƣợng thì các tài liệu này chỉ là những cuốn sách về điều luật không đƣợc áp dụng và khơng đem lại lợi ích cho những ngƣời có quan tâm.
Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của lãnh đạo là tạo ra ý thức trách nhiệm của nhân viên đối với chất lƣợng, tạo môi trƣờng thực hiện HTQLCL. Để duy trì trình độ chất lƣợng của sản phẩm và dịch vụ, tổ chức cần có chính sách và cơ cấu tổ chức r ràng, có thủ tục điều hành đã đƣợc tiêu chuẩn hóa và hệ thống đánh giá nội bộ để cải tiến liên tục. Tuy nhiên, để thực hiện yêu cầu này, chính sách sử dụng và động viên con ngƣời phải đƣợc coi là một chiến lƣợc của tổ chức. Đây là một vấn đề lớn đòi hỏi sự đầu tƣ và đổi mới về quan điểm, tƣ duy của ngƣời lãnh đạo.
Lãnh đạo cần cải tiến cả tính hiệu lực và hiệu quả của tổ chức, bao gồm cả HTQLCL, thông qua sự tham gia và hỗ trợ của mọi ngƣời. Đơn vị cần khuyến khích sự tham gia và phát triển của mọi ngƣời nhƣ một phƣơng tiện để đạt đƣợc mục tiêu cải tiến hoạt động.
Lãnh đạo cần đảm bảo mọi nhân viên có đủ năng lực cần thiết để cơng việc của tổ chức đƣợc vận hành có hiệu lực và hiệu quả, đặc biệt là những việc có ảnh hƣởng đến chất lƣợng. Bởi vậy khi phân công ngƣời cho những lĩnh vực hay hoạt động cụ thể, trƣớc hết cần xác định r kỹ năng tối thiểu cần
thiết đối với hoạt động đó để tìm ngƣời có năng lực thích hợp. Có thể hiểu ngƣời có năng lực là ngƣời có kiến thức, trình độ và kỹ năng thực hiện một cơng việc nào đó đạt đƣợc kết quả mong muốn. Yêu cầu về năng lực có thể đƣợc xác định qua các kết quả đào tạo, huấn luyện, kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp.
Lƣu ý rằng yêu cầu này đƣợc áp dụng cho mọi hoạt động có ảnh hƣởng đến chất lƣợng, bao gồm cả đội ngũ lãnh đạo.
Các yêu cầu về năng lực có thể biểu thị bằng nhiều cách, trong đó, bản mô tả công việc là cách đƣợc sử dụng nhiều nhất. Nếu sử dụng bản mô tả công việc để xác định yêu cầu năng lực thì nên sử dụng cụm từ “hoặc tƣơng đƣơng”, khi đó phải nêu r các thơng số để xác định u cầu tƣơng đƣơng đó là gì, các thơng số này có thể định lƣợng nhƣ số năm kinh nghiệm làm việc đƣợc chấp nhận thay cho việc đƣợc đào tạo chính thức. Bản mơ tả yêu cầu