3.3. Kết quả phân tích dữ liệu về thực trạng tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ
3.3.3. Thực trạng tuyển chọn nhân lực tại Công ty
Sau khi tiến hành công tác tuyển mộ nhân lực, Phịng hành chính – nhân sự sẽ phối hợp cùng các phịng ban có nhu cầu để triển khai cơng tác tuyển chọn nhân lực. Quy trình tuyển chọn tại Cơng ty cổ phần XNK và phân phối Việt Nhật bao gồm: thu nhận và xử lý hồ sơ; thi tuyển; phỏng vấn tuyển dụng; ra quyết định tuyển dụng và hội nhập nhân lực mới.
3.3.3.1. Thực trang thu nhận và xử lý hồ sơ
Sau q trình thơng báo tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ chịu trách nhiệm trong việc tiếp nhận hồ sơ ứng viên. Công ty tiến hành nhận hồ sơ ứng tuyển thơng qua mail hoặc có thể nhận ngay tại quầy lễ tân của công ty tuy nhiên vẫn linh động trong các trường hợp gửi, kèm hồ sơ người quen.
Thông thường hồ sơ ứng tuyển phải bao gồm: Đơn xin việc, giấy chứng nhận sức khoẻ của bệnh viện từ cấp huyện trở lên, sơ yếu lý lịch được cơ quan có thẩm quyền xác nhận, bản sao các văn bằng chứng chỉ (nếu có), số điện thoại, địa chỉ CMTND (Phơtơ) ..Hoặc linh động trong trường hợp gửi qua mail ứng viên chỉ cần gửi CV (bản tóm tắt về thơng tin của ứng viên bao gồm: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các kỹ năng liên quan) sau đó bổ sung hồ sơ trong lần phỏng vấn (nếu đạt).
Dựa trên cơ sở về tiêu chuẩn và số lượng tuyển, bộ phận nhân sự có trách nhiệm xem xét hồ sơ tuyển dụng. Sau đó, lập danh sách các hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng trình hội đồng sơ tuyển cán bộ cơng ty. Qua quá trình xem xét đánh giá sẽ lập lại một lần nữa danh sách các ứng viên đủ tiêu chuẩn và tiến hành cho họ tham gia thi tuyển.
3.3.3.2. Thực trạng thi tuyển
Đối với những ứng viên vượt qua vòng hồ sơ sẽ được tham gia thi tuyển nhằm kiểm tra khái qt về trình độ chun mơn, tay nghề, các kỹ năng của ứng viên. Mỗi ứng viên sẽ phải làm bài kiểm tra trắc nghiệm đầu vào ( phụ lục 3)
Qua phiếu khảo sát, tác giả đã tổng hợp được đánh giá của nhân viên về mức độ phù hợp của bài kiểm tra trắc nghiệm đầu vào như sau:
Hình 3.3 Tỷ lệ phù hợp của bài kiểm tra đầu vào với nhân viên
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra trắc nghiệm) Từ kết quả điều tra, tác giả nhận thấy tỷ lệ nhân viên cảm thấy bài kiểm tra đầu vào là khơng phù hợp với vị trí cơng việc của họ chiếm tỷ lệ cao nhất tới 70%. Đặt ra yêu cầu với bộ phận nhân sự là: thứ nhất, bài kiểm tra đầu vào có thực sự cần thiết và phù hợp hay khơng; Thứ hai, nhân viên có đủ năng lực nhân biết hay khơng. Để giải quyết phần nào sự không phù hợp như vậy, tác giả xin đề xuất giải pháp tại Chương 4.
Cuối cùng, sau khi hoàn thành bài kiểm tra trắc nghiệm đầu vào, mỗi ứng viên sẽ được hướng dẫn để hồn thành đầy đủ thơng tin vào phiếu lý lịch nhân sự theo biểu mẫu chung của Công ty ( phụ lục 4 )
Đồng thời với mỗi vị trí sẽ có hoặc khơng có bài kiểm tra chun mơn riêng phù hợp, cụ thể đối với ứng viên các vị trí văn phịng sẽ có thêm một bài kiểm tra về tin học văn phòng (excel).
3.3.3.3. Thực trạng phỏng vấn tuyển dụng
dụng. Cán bộ nhân sự sẽ lên danh sách ứng viên được vào vịng phỏng vấn và thơng báo thời gian, địa điểm để ứng viên tham gia phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn thường gồm: Trưởng phòng nhân sự, chuyên viên tuyển dụng và đại diện bộ phận có nhu cầu tuyển dụng (tùy từng vị trí mà trưởng phịng nhân sự sẽ tham gia hoặc khơng). Đối với các vị trí trưởng phịng, thư kí Giám đốc…thì Giám đốc sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình phỏng vấn.
Trong quá trình phỏng vấn các ứng viên và hội đồng phỏng vấn sẽ trao đổi trực tiếp với nhau về công việc, đồng thời hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành phỏng vấn kỹ các kinh nghiệm của ứng viên. Sau quá trình phỏng vấn, các cán bộ phụ trách quá trình tuyển dụng sẽ tổng hợp phiếu đánh giá ứng viên
ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN CÔNG TY CP XUẤT NHẬP
KHẨU & PP VIỆT NHẬT Mã số: BM06-NS-QT01
Ngày ban hành: 15/6/2017 Lần BH/SD: 04/03
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN
Năm sinh: ……………………… Ngày phỏng vấn: ………………………lần thứ: 1/ 2/ 3 (khoanh tròn)
Phòng ban/Bộ phận (1):………………………………………….. Phòng ban/Bộ phận (2):………………………………………….. Họ tên: …………………………………… Vị trí ứng tuyển: Vị trí (1):……………………………………………………. Vị trí (2):……………………………………………………. Stt Năng lực Tỷ trọng Mô tả năng lực Cấp độ chuẩn Đánh giá Kết quả Ghi chú I Thái độ (.. %) 20% Cam kết Hoàn thành mục tiêu 3 2 II Kiến thức III Kỹ năng IV Khác (nếu cần) ……………………………………………………………… ………………………………………………………… Tổng điểm đánh giá
NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG:
Ngày……..tháng……..năm……..
Ký tên:
PHÊ DUYỆT CỦA GĐK/TP/TN (KẾT QUẢ PV)
Phỏng vấn vòng 2 / 3 Không phù hợp, loại Đồng ý tuyển dụng thử việc Lưu CV dự phịng Vị trí khác/ Tên vị trí: ………………………………………………………
PHÊ DUYỆT CỦA GĐK/TP (KẾT QUẢ CUỐI CÙNG)
Đồng ý tuyển dụng thử việc Không phù hợp, loại Lưu CV dự phòng
Vị trí khác/ Tên vị trí: …………………………………………………………………………
Ngày……..tháng……..năm…….. Ký tên:
B. THỐNG NHẤT ĐIỀU KHOẢN HĐ– DÀNH CHO PHÒNG NHÂN SỰ
1. Thời gian bắt đầu làm việc Từ…… ………… 4. Mức lương chính thức ……………………… ………………………. 2. Thời hạn HĐLĐ thử việc/ HĐĐTN/HĐDV ………… ………… tháng 5. Các chế độ đãi ngộ bổ sung và điều khoản khác (nếu có)
3. Mức lương/ tỷ lệ lương thử việc
………… ……….
XÁC NHẬN CỦA GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ:
Ngày……..tháng……..năm…….. Ký tên:
C. PHÊ DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC (KẾT QUẢ)
…………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………
Ngày……..tháng……..năm…….. Ký tên:
Sau đó người đứng đầu hội đồng phỏng vấn sẽ dựa trên kết quả của phiếu đánh giá để xem xét ứng viên có đạt hay khơng.
Hình 3.4 Tỷ lệ ứng viên hài lịng về q trình phỏng vấn tại Việt Nhật
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra trắc nghiệm) Từ kết quả của phiếu điều tra trắc nghiệm, có thể thấy tỷ lệ nhân viên hài lịng với q trình phỏng vấn và cho rằng quá trình phỏng vấn là phù hợp chiếm đến hơn 80%, điều này chứng tỏ công tác phỏng vấn tuyển dụng tại Công ty cổ phần XNK và phân phối Việt Nhật được tiến hành khá hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của ứng viên. Bên cạnh đó vẫn cịn những nhân viên cảm thấy khơng hài lịng về q trình phỏng vấn của mình, vì vậy các cán bộ tuyển dụng cần cải thiện những tồn đọng còn gặp phải trong quá trình phỏng vấn để nâng cao hiệu quả phỏng vấn hơn nữa.
3.3.3.4. Thực trạng ra quyết định tuyển dụng
Sau khi kết thúc vịng phỏng vấn, Cơng ty cổ phần XNK và phân phối Việt Nhật sẽ đưa ra những quyết định cuối cùng và gửi thông báo trúng tuyển/thư mời làm việc tới các ứng viên (Phụ lục 6, Thư mời làm việc), những ứng viên không đạt yêu cầu cũng được công ty gửi thư cảm ơn (Phụ lục 7, thư cảm ơn). Thời gian đưa ra quyết định tuyển dụng từ 3 -5 ngày, trong thời gian đó cơng ty đánh giá các ứng viên để đưa ra quyết định tuyển dụng và lên kế hoạch hội nhập nhân viên mới. Kết thúc đợt phỏng vấn mà công ty chưa tuyển được người phù hợp thì cán bộ nhân sự tiếp tục lựa chọn ứng viên đáp ứng những yêu cầu cơ bản để tiếp tục tiến hành phỏng vấn và chọn ra ứng viên phù hợp.
Bộ phận nhân sự sẽ soạn thảo 2 bản hợp đồng, thời hạn nhu cầu tùy thuộc vào khả năng của người lao động. Những ứng viên được tuyển dụng sẽ ký kết hợp đồng với công ty, đối với nhân viên khối văn phịng, các vị trí trưởng nhóm cửa hàng sẽ ký hợp đồng thử việc tối đa 2 tháng (Phụ lục 8, Hợp đồng thử việc), đối với nhân viên khối cửa hàng sẽ đánh giá thử việc trong 3 ngày sau đó sẽ tiến hành ký kết hợp đồng đào tạo nghề 2 tháng, hoặc nhiều hơn tùy khả năng ( Phụ lục 9, Hợp đồng đào tạo
nghề). Hai bản hợp đồng sẽ được trình lên giám đốc/trưởng phịng kí rồi chuyển lại
cho người lao động ký và mỗi bên sẽ giữ một bản. Cùng với đó mỗi nhân viên sẽ phải ký một bản cam kết bảo mật kinh doanh theo mẫu của doanh nghiệp để đảm bảo cho thơng tin nội bộ khơng bị rị rỉ ra bên ngoài.
Kết thúc hợp đồng thử việc, nếu đạt yêu cầu thì nhân viên sẽ được nhận vào làm chính thức và ký kết hợp đồng lao động chính thức (Phụ lục 10). Đồng thời sẽ được đóng bảo hiểm xã hội theo quy định.
3.3.3.5. Thực trạng hội nhập nhân lực mới
Công tác hội nhập nhân viên mới vào môi trường làm viêc được Việt Nhật khá coi trọng. Giai đoạn này được gọi là “Đào tạo hội nhập” và phải đảm bảo 100% nhân viên mới của Công ty được tham gia.
Bắt đầu ngay từ khi được nhận vào thử việc, ứng viên sẽ được tham gia hoạt động hội nhập nhân viên mới, Phịng hành chính – nhân sự chịu trách nhiệm sắp xếp thời gian một buổi học cho nhân viên mới tham gia cho chương trình hội nhập hay hướng dẫn cơng việc. Những nội dung đào tạo hội nhập chính gồm:
Hội nhập về cơng ty: lịch sử hình thành, ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, sản phẩm chính của cơng ty, thị trường, khách hàng, tầm nhìn, sứ mệnh, bộ máy tổ chức, nội quy cơng ty (thời gian làm việc từ 8h/8h30 – 17h/17h30 từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7, nghỉ chiều thứ 7 và chủ nhật;…); các điều luật và quy định theo pháp luật (quy định về bảo hiểm xã hội, nghỉ phép 12 ngày…), chính sách đãi ngộ, văn hóa doanh nghiệp.
Hội nhập về công việc và trách nhiệm của nhân viên mới: mơ tả cơng việc, quy trình làm việc, cách thức tiến hành, tiêu chuẩn công việc, tiêu chuẩn đánh giá mức độ hồn thành cơng việc…Trong thời gian đầu làm việc, trưởng bộ phận sẽ trực tiếp đào tạo huấn luyện về nghiệp vụ/ công việc cụ thể của nhân viên mới hoặc sẽ cử một nhân viên khác ở cùng vị trí hoặc ở vị trí cao hơn có liên quan làm cơng việc này; phần này dài ngắn là tùy vào u cầu cơng việc của từng vị trí.
Đồng thời, trong q trình làm việc tại Công ty, nhân viên mới sẽ được tạo điều kiện làm quen với công việc và đồng nghiệp, được làm việc cùng với những nhân viên cũ để tránh lạc lõng và yên tâm làm việc.
Hình 3.5 Tỷ lệ hài lịng của nhân viên với q trình hội nhập tại cơng ty
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra) Đa số nhân viên đều cảm thấy hài lịng với q trình hội nhập nhân viên mới. Với số liệu thu thập từ q trình điều tra thì có tới gần 80% nhân viên cảm thấy hài lịng với q trình hội nhập, chứng tỏ hội nhập đã giúp họ tiếp cận được với công việc và môi trường làm việc.