* Hoàn thiện phương pháp xác định ngân sách bán hàng.
Có nhiều phương pháp mà một doanh nghiệp bất kỳ có thể sử dụng để xác định ngân sách bán hàng của mình. Doanh nghiệp có thể chọn một hoặc kết hợp các phương pháp với nhau một cách hiệu quả nhất. Đối với công ty An Phát, cần tăng cường giữa các phương pháp xác định ngân sách bán hàng theo đối thủ cạnh tranh với các phương pháp mà hiện nay công ty đang áp dụng. Hiện nay thị trường sản phẩm đồ gia dụng, thiết bị văn phòng đang cạnh tranh gay gắt với các chiến dịch quảng cáo đa dạng, các sản phẩm mới ngày càng nhiều. Vì vậy có thể định vị là doanh nghiệp về sản xuất và cung cấp sản phẩm khi xác định ngân sách cho các hoạt động này, công ty nên tìm hiểu rõ hơn về định mức chi của đối thủ cạnh tranh.
*Xây dựng ngân sách chi phí bán hàng.
Cơng ty có thể sử dụng kết hợp các phương pháp sau để có một ngân sách chi phí bán hàng tối ưu:
- Phương pháp xác định ngân sách cho hoạt động bán trên cơ sở khả năng điều kiện tài chính cho phép của công ty. Phương pháp này cho phép công ty chủ động về tài chính để tổ chức hoạt động đẩy mạnh bán hàng, tuy nhiên nó lại bỏ qua mục tiêu của công ty trong tương lai.
- Phương pháp xây dựng ngân sách trên cơ sở tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Phương pháp này dễ thực hiện vì việc thống kê tình hình tăng giảm doanh thu sẽ được thực hiện một cách đơn giản và chính xác trên cơ sở các báo cáo tài chính của các năm trước. Tuy nhiên, phương pháp này lại khơng thích hợp khi thị trường ln diễn biến phức tạp như hiện nay. Vì vậy, khi áp dụng cơng ty phải có kế hoạch dự phịng ngay từ đầu.
- Phương pháp xây dựng ngân sách cho hoạt động bán hàng trên cơ sở đòi hỏi của mục tiêu bán hàng trong thời gian tới. Nó cho phép ngân sách của hoạt động bán hàng phù hợp với mục tiêu kinh doanh nhưng công ty sẽ rơi và thế bị động về tài chính.
Cơng việc bán hàng thường phát sinh những khoản chi ngồi dự kiến làm chi phí bán hàng tăng lên, ảnh hưởng đến lợi nhuận của cơng ty. Do đó, cơng ty cần phải cân nhắc các khoản phát sinh và nguyên nhân gây ra các khoản phát sinh đó để có kế hoạch chi hợp lý. Cơng ty cần xác định rõ mục tiêu theo tháng, quý,...để có kế hoạch dự trữ, phân phối phù hợp với mục tiêu và ngân sách bán hàng đã đề ra. Khi xây dựng ngân sách, các khoản chi phí bán hàng, cần có sự giảm thiểu các mục chi như:
+ Giảm thiểu chi phí bảo quản: Cơng tác dự trữ đặc biệt quan trọng, bởi nếu cơng ty khơng có kế hoạch dự trữ hợp lý sẽ gây ra chi phí lưu kho tăng lên dẫn đến chi phí chung của cơng ty cũng tăng lên và ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Xây dựng các định mức hao hụt và quản lý chặt chẽ các khâu liên quan, tăng cường bồi dưỡng kỹ thuật bảo quản và nâng cao tinh thần, trách nhiệm của nhân viên bảo quản hàng hóa.
+ Giảm thiểu chi phí lưu thơng bằng cách tổ chức và sắp xếp cơng tác vận tải phù hợp để tiết kiệm chi phí xăng dầu, điện nước,...tùy vào từng thời điểm để điều chỉnh cước phí vận chuyển có lợi cho cả cơng ty và các cửa hàng, đại lý phân phối. Tại mỗi địa điểm phân phối có ước giá nhất định trên cơ sở các cước phí, chi phí thực tế bỏ ra.
+ Giảm chi phí hành chính: Tinh giảm bộ máy quản lý hành chính và cải tiến bộ máy phù hợp với nguồn lực của công ty. Giảm bớt các thủ tục khơng cần thiết, các chi phí mang tính hình thức, phơ trương, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý hành chính đảm bảo thơng tin thơng suốt chính xác.
*Ngân sách kết quả bán hàng
Xây dựng ngân sách kết quả bán hàng cho từng bộ phận, từng đội-nhóm thực hiện công tác bán hàng theo các chỉ tiêu: doanh số bán, lãi gộp và tỷ lệ lãi gộp, lợi nhuận trước thuế. Nhà quản trị hay trưởng bộ phận kế hoạch sẽ lập ngân sách kết quả
bán hàng chung của cơng ty, sau đó dựa trên khả năng nguồn lực của từng bộ phận bán hàng để phân bổ ngân sách chung.