1 HỒ SƠ ĐẤT ĐAI VÀ BẤT ĐỘNG SẢN
1.1 Khỏi niệm
- Hồ sơ đất đai và bất động sản (dưới đõy gọi chung là Hồ sơ Bất động sản – hồ sơ bất động sản) được hiểu là tài liệu chứa đựng thụng tin liờn quan tới thuộc tớnh của đất đai, chủ quyền đất đai và chủ thể cú chủ quyền đối với đất đai. hồ sơ bất động sản được lập để phục vụ cho lợi ớch của nhà nước và phục vụ quyền lợi của cụng dõn.
- Nhà nước cần HSBấT đẫNG SảN để thực hiện việc thu thuế cũng như đảm bảo cho việc quản lý, giỏm sỏt, sử dụng và phỏt triển đất đai một cỏch hợp lý và hiệu quả.
- Đối với cụng dõn, việc lập HSBấT đẫNG SảN đảm bảo cho người sở hữu, người sử dụng cú cỏc quyền thớch hợp để họ cú thể giao dịch một cỏch thuận lợi, nhanh chúng, an toàn và với một chi phớ thấp.
1.2 Phõn loại
Hồ sơ núi chung chia thành 2 loại theo chủ thể thiết lập hồ sơ, đú là hồ sơ nhà nước và hồ sơ tư nhõn.
1.2.1 Hồ sơ Nhà nước
Là hồ sơ do Nhà nước lập ra để thực hiện chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của nhà nước như thu thuế, quản lý đất đai hiệu quả, bảo hộ chủ quyền đất đai cho cỏc chủ đất. Hồ sơ đất đai nhà nước theo mục đớch lập hồ sơ được chia thành 2 loại: hồ sơ đất đai phục vụ thu thuế (fiscal casdastre) và hồ sơ phỏp lý phục vụ việc bảo đảm an toàn phỏp lý đổi với chủ quyền đất đai (land record for land tenure security)
a. Hệ thống hồ sơ phục vụ thu thuế
Theo mục đớch được chia làm 2 loại:
- HSBấT đẫNG SảN đơn thuần phục vụ thuế (pure fiscal cadastre) là loại hồ sơ kiểm kờ đất đai được thành lập để nhà nước nắm được quỹ đất để phục vụ việc thu thuế. Việc kờ khai đất đai vào sổ kiểm kờ đất đai (land inventory) khụng bảo đảm sự an toàn phỏp lý về chủ quyền cho cỏc chủ sở hữu.
- Hồ sơ địa chớnh đa mục tiờu (multipurpose cadastre) là loại hồ sơ ngoài mục đớch thu thuế cũn chứa cỏc thụng tin về đất đai phục vụ quy hoạch, thống kờ, quản lý.
b. Hồ sơ phỏp lý
Hồ sơ phỏp lý được chia thành 2 loại:
- Hồ sơ đăng ký giao dịch (deed registration là hồ sơ đăng ký nội dung cỏc giao dịch về đất đai và bất động sản được thể hiện trong cỏc văn tự giao dịch (deeds). Hồ sơ đăng ký giao dịch đăng ký bằng chứng về việc một vụ giao dịch đó được thực hiện nhưng khụng khẳng định chủ quyền đất đai - đối tượng của vụ giao dịch - cú hoàn toàn hợp phỏp hay khụng.
- Hồ sơ đăng ký chủ quyền (title registration) là hồ sơ đăng ký chủ quyền hợp phỏp (land title) của chủ đất.
Cú thể núi một cỏch khỏi quỏt rằng việc đăng ký giao dịch chớnh là đăng ký sự kiện phỏp lý cũn việc đăng ký quyền chớnh là đăng ký hệ quả phỏp lý của sự kiện phỏp lý đú. Hệ quả phỏp lý của 1 vụ giao dịch về đất đai là một hoặc nhiều quyền hoặc toàn bộ chủ quyền đất đai của người bỏn được chuyển cho người mua. Trong hồ sơ đăng ký chủ quyền chỉ đăng ký những thụng tin về chủ đất mới, cỏc quyền của người đú đối với đất và cỏc thụng tin về thửa đất mà khụng đăng ký nội dung hồ sơ giao dịch.
2. NGUYấN TẮC CỦA ĐĂNG Kí BẤT ĐỘNG SẢN
Cú 4 nguyờn tắc cơ bản sau đõy:
2.1 Nguyờn tăc đăng nhập hồ sơ (the booking principle);
Nguyờn tắc đăng nhập hồ sơ cú nghĩa là một biến động về quyền đối với bất động sản, đặc biệt là khi mua bỏn chuyển nhượng, sẽ chưa cú hiệu lực phỏp lý nếu chưa được đăng nhập vào sổ đăng ký đất đai.
2.2 Nguyờn tắc đồng thuận (the consent principle);
Nguyờn tắc đồng thuận: người được đăng ký với tư cỏch là chủ thể đối với quyền (tittle) phải đồng ý với việc đăng nhập cỏc thụng tin đăng ký hoặc thay đổi cỏc thụng tin đó đăng ký trước đõy trong hồ sơ đăng ký.
Nguyờn tắc cụng khai: hồ sơ đăng ký đất đai được cụng khai cho mọi người cú thể tra cứu, kiểm tra. Cỏc thụng tin đăng ký phải chớnh xỏc và tớnh phỏp lý của thụng tin phải được phỏp luật bảo vệ.
Trờn thực tế, mức độ cụng khai thay đổi tuỳ theo quốc gia. ở một số quốc gia (Hà Lan, Bỉ, Phỏp, Scotland) bất cứ ai muốn đều cú thể tiếp cận hồ sơ đăng ký đất đai. ở một số quốc gia khỏc, đối tượng được phộp tiếp cận hồ sơ đăng ký hẹp hơn, thớ dụ, ở Đức chỉ những người cú quyền lợi liờn quan theo quy định của phỏp luật mới được phộp tiếp cận thụng tin đăng ký, ở Anh cho tới năm 1990 chỉ cú chủ sở hữu và những người được chủ sở hữu cho phộp mới được tiếp cận thụng tin đăng ký của họ.
2.4 Nguyờn tắc chuyờn biệt hoỏ (the principle of speciality).
- Nguyờn tắc chuyờn biệt hoỏ: trong đăng ký, chủ thể (người cú quyền cần đăng ký) và đối tượng (đất đai, bất động sản) phải được xỏc định một cỏch rừ ràng, đơn nghĩa, bất biến về phỏp lý.
- Việc chuyờn biệt hoỏ cỏc đối tượng đăng ký cú vai trũ quan trọng đối với việc xỏc định chủ quyền về phỏp lý của cỏc chủ thể cụ thể đối với tài sản cụ thể. Việc chuyờn biệt hoỏ tài sản đăng ký đạt được trờn cơ sở định nghĩa rừ ràng và mụ tả chớnh xỏc đơn vị đăng ký.
- Cỏc hệ thống đăng ký đất đai hiện đại lấy thửa đất làm đơn vị đăng ký. Việc xỏc định thửa đất một cỏch chuyờn biệt là lĩnh vực của đo đạc và bản đồ. Việc xỏc định một cỏch chuyờn biệt cỏc chủ thể thường được thực hiện thụng qua việc dựng tổ hợp cỏc thụng tin nhõn thõn như họ và tờn, ngày sinh, mó số thẻ căn cước, mó số đăng ký cụng dõn (civil code); tờn, địa chỉ, mó số xỏc định một tổ chức ...Tuy nhiờn, tớnh chuyờn biệt hoỏ đối với cỏc đối tượng đăng ký cũng khụng phải bao giờ cũng được thoả món đầy đủ, đặc biệt là đối với chủ thể tập thể của cỏc quyền được đăng ký (chủ sở hữu, chủ sử dụng).
Việc tuõn thủ những nguyờn tắc trờn đảm bảo cho hệ thống đăng ký đất đai thực sự cú hiệu lực và hiệu quả, làm đơn giản hoỏ cỏc giao dịch và giảm bớt những khiếu kiện về chủ quyền đối với đất đai.
3. ĐƠN VỊ ĐĂNG Kí BẤT ĐỘNG SẢN - THỬA ĐẤT 3.1 Đơn vị đăng ký 3.1 Đơn vị đăng ký
Đơn vị đăng ký- thửa đất được hiểu là một phần bề trỏi đất, cú thể liền mảnh hoặc khụng liền mảnh, được coi là một thực thể đơn nhất và độc lập để đăng ký vào hệ thống hồ sơ với tư cỏch là một đối tượng đăng ký cú một số hiệu nhận biết duy nhất.
Ngày nay, đăng ký quyền và đăng ký để thu thuế khụng phải là mục tiờu duy nhất. Trờn thế giới đó hỡnh thành cỏc hệ thống đăng ký đất đai đa mục tiờu. Như ở chõu Âu cú hệ thống Địa chớnh đa mục tiờu (multi-purpose cadastre). Đối với hệ thống mới này, việc định nghĩa một cỏch rừ ràng đơn vị đăng ký là vấn đề quan trọng cốt lừi. Thụng thường, đơn vị đăng ký là thửa đất (land parcel) , được định nghĩa là một phần liờn tục của bề mặt trỏi đất trờn đất liền, mà ở đú mỗi thuộc tớnh cần quản lý là đồng nhất trong toàn bộ thửa đất đú. Quy mụ thửa đất cú thể từ hàng chục M2 cho đến hàng ngàn ha.
3.2. Thửa đất
- Trong cỏc hệ thống đăng ký giao dịch cổ điển, đơn vị đất trong đăng ký khụng được xỏc định một cỏch đồng nhất, đỳng hơn là khụng cú quy định. Lý do của việc này là trong sổ đăng ký, cỏc thụng tin đăng ký được ghi sổ một cỏch độc lập theo từng vụ giao dịch. Cỏch ghi chộp thụng tin như vậy làm cho việc tra cứu trở nờn phức tạp, dễ nhầm lẫn và bỏ sút thụng tin khi số lượng cỏc vụ giao dịch được đăng ký tăng lờn.
Từ yờu cầu về sự thuận tiện cho việc tra cứu phỏt sinh đũi hỏi về việc tổ chức thụng tin theo cỏc đối tượng quản lý nào ớt biến động và dễ nhận biết. Do tớnh chất khụng di dời được nờn thửa đất là đối tượng phự hợp nhất đối với việc tổ chức thụng tin. Hệ thống đăng ký văn tự giao dịch Scotland ngay từ khi thành lập đó cú một cụng cụ phục vụ tra cứu là Bảng
tra cứu (Search Sheet), bảng này tổ chức thụng tin theo thửa đất. Mỗi thửa đất là một mục (account) nhập thụng tin. Cỏc thụng tin của mỗi giao dịch được đăng ký trong hệ thống hồ sơ theo quy định được búc tỏch và ghi chộp vào mục tra cứu của từng thửa trong hệ thống bảng tra cứu. Sỏng kiến tổ chức thụng tin của Hệ thống Scotland đó làm cho hệ thống này hoạt động hiệu quả hơn hẳn cỏc hệ thống đăng ký giao dịch của cỏc nước khỏc.
Trong hệ thống đăng ký văn tự giao dịch, nội dung mụ tả ranh giới thửa đất chủ yếu bằng lời, cú thể kốm theo sơ đồ hoặc khụng. Cỏc hệ thống đăng ký giao dịch nõng cao đó cú đũi hỏi cao hơn về nội dung mụ tả thửa đất, khụng chỉ bằng lời mà cũn đũi hỏi cú sơ đồ hoặc bản đồ với hệ thống mó số nhận dạng thửa đất khụng trựng lặp (unique parcel identifier).
Đối với hệ thống địa chớnh đa mục tiờu, bản đồ cần được lập trong một hệ toạ độ thống nhất trờn một vựng lónh thổ lớn hoặc thậm chớ trong phạm vi toàn quốc.
Nhưng cũng cần nhấn mạnh rằng việc đăng ký đất đai vẫn cú thể thực hiện được trờn cơ sở sơ đồ thưả đất với cỏc ranh giới được mụ tả hoặc đo đạc với độ chớnh xỏc khỏc nhau, từ việc sử dụng cỏc địa vật sẵn cú tới việc chụn cỏc cột mốc trờn thực địa và xỏc định toạ độ của chỳng. Một số nước đang phỏt triển thường xõy dựng hệ thống đăng ký đất đai của mỡnh theo phương thức tiệm tiến (incremental development/ progresive development) với ưu tiờn hàng đầu là xỏc lập nhanh chủ quyền đất đai của cụng dõn với nhiều mức độ phỏp lý khỏc nhau, từng bước nõng cao chất lượng bản đồ và hoàn thiện thủ tục phỏp lý khi điều kiện cho phộp.
4. ĐĂNG Kí PHÁP Lí
4.1. Đăng ký văn tự giao dịch
4.1.1. Khỏi niệm
Giao dịch đất đai (land conveyancing): là phương thức mà cỏc quyền, lợi ớch và nghĩa vụ liờn quan đến đất đai được chuyển từ chủ thể này sang chủ thể khỏc, bao gồm thế chấp (mortgage), nghĩa vụ (charge), cho thuờ (lease), quyết định phờ chuẩn (assent), tuyờn bố ban tặng (vesting declaration), văn kiện phong tặng (vesting instrument), tuyờn bố từ bỏ quyền lợi (disclaimer), giấy sang nhượng (release), và bất cứ sự bảo đảm quyền nào khỏc. Trờn thực tế cỏc giao dịch phỏp lý về đất rất đa dạng trong khuụn khổ cỏc phương thức chuyển giao quyền. Đú cú thể là một giao dịch thuờ nhà đơn giản (simple ternancy agreement ), thuờ nhượng dài hạn (trả tiền hàng năm - lease at rack-rent), phỏt canh thu tụ dài hạn (long lease at a ground rent), thuờ danh nghĩa kốm thu lói (nominal lease with a premium), cho quyền địa dịch (grant of easement), thế chấp (mortgage) và cỏc quyền khỏc, đặc biệt là hỡnh thức giao dịch phổ thụng nhất là mua bỏn đất đai.
Văn tự giao dịch (deed): Là một văn bản viết mụ tả một vụ giao dịch độc lập, nú
thường là cỏc văn bản hợp đồng mua bỏn, chuyển nhượng hoặc cỏc thoả thuận khỏc về thực hiện cỏc quyền hoặc hưởng thụ những lợi ớch trờn đất hoặc liờn quan tới đất. Cỏc văn tự này là bằng chứng về việc một giao dịch nào đú đó được thực hiện, nhưng cỏc văn tự này khụng phải là bằng chứng về tớnh hợp phỏp của cỏc quyền được cỏc bờn đem ra giao dịch. Thớ dụ một văn tự bỏn nhà đất là bằng chứng về việc bờn bỏn đó tự nguyện bỏn, bờn mua đó tự nguyện mua, giỏ cả và phương thức thanh toỏn, phương thức bàn giao tài sản được thoả thuận thống nhất... cỏc bờn khụng thể phủ nhận cỏc điều khoản ghi trong văn tự mua bỏn trờn. Văn tự mua bỏn cú thể khụng cú người làm chứng, cú thể cú người làm chứng, cú thể do người đại diện chớnh quyền xỏc nhận. Tuy nhiờn, văn tự trờn khụng thể là bằng chứng phỏp lý về việc bờn bỏn cú quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp phỏp đối với nhà và đất đem ra mua bỏn.
Đăng ký văn tự: Là hỡnh thức đăng ký với mục đớch phục vụ cỏc giao dịch, chủ yếu
là mua bỏn đất đai và bất động sản. Hệ thống đăng ký văn tự giao dịch là một hệ thống đăng ký mà đối tượng đăng ký là bản thõn cỏc văn tự giao dịch. Khi đăng ký, cỏc văn tự giao dịch cú thể được sao chộp nguyờn văn hoặc trớch sao những nội dung quan trọng vào sổ đăng ký.
4.1.2. Tớnh chất
Do tớnh chất và giỏ trị phỏp lý của văn tự giao dịch (deed), dự được đăng ký hay khụng đăng ký văn tự giao dịch khụng thể là chứng cứ phỏp lý khẳng định quyền hợp phỏp đối với đất đai. Để đảm bảo an toàn cho quyền của mỡnh, bờn mua phải tiến hành điều tra ngược thời gian để tỡm tới nguồn gốc của quyền đối với đất mà mỡnh mua.
4.1.3. Phạm vi ỏp dụng
Hỡnh thức đăng ký văn tự giao dịch thường được đưa vào sử dụng ở cỏc nước theo xu hướng Luật La Mó và Luật Đức (the Roman Law and German law) như Phỏp, ý, Hà Lan, Đức, Bỉ, Tõy Ban Nha và cỏc nước khỏc trờn thế giới mà trong quỏ khứ chịu ảnh hưởng của cỏc quốc gia trờn như cỏc nước Nam Mỹ, một phần Bắc Mỹ, một số nước chõu Phi và chõu Á. Hỡnh thức đăng ký văn tự giao dịch được ỏp dụng ở nhiều nước trờn thế giới nhưng mức độ thành cụng và mức độ được xó hội chấp nhận rất khỏc nhau. ở Anh, ngay từ năm 1870, Hội đồng Hồng gia (The Royal Commission) đó đỏnh giỏ hệ thống đăng ký văn tự giao dịch là một hệ thống “rắc rối, khụng làm tăng độ an toàn phỏp lý, nờn cho ngừng hoạt động”. Hệ thống đăng ký đất đai hiện nay của Hà Lan là một hệ thống đăng ký văn tự giao dịch điển hỡnh đó được cải tiến và tự động hoỏ để nõng cao độ an toàn phỏp lý và hiệu quả hoạt động. Ở Scotland, hệ thống đăng ký giao dịch cũng cú hiệu quả cao, nhưng cuối cựng, chớnh quyền ở đõy cũng quyết định thay thế bằng hệ thống đăng ký quyền.
4.2 Đăng ký quyền (Registration of title)
4.2.1. Khỏi niệm
Trong lĩnh vực đăng ký đất đai/ bất động sản, quyền được hiểu là tập hợp cỏc hành vi và cỏc lợi ớch mà người được giao quyền (entittled person) hoặc cỏc bờn liờn quan được đảm bảo thực hiện và hưởng lợi.
Trong hệ thống đăng ký quyền, khụng phải bản thõn cỏc giao dịch, hay cỏc văn tự giao dịch mà hệ quả phỏp lý của cỏc giao dịch được đăng ký vào sổ. Núi cỏch khỏc, đối tượng trung tõm của đăng ký quyền chớnh là mối quan hệ phỏp lý hiện hành giữa đất đai/ bất động sản và người cú chủ quyền đối với đất đai/ bất động sản đú. Quan hệ phỏp lý được đề cập ở đõy bao hàm cả quyền, lợi ớch và nghĩa vụ của người được giao quyền. Giao dịch đất đai/ bất động sản khi được thực hiện sẽ tạo ra một tỡnh trạng phỏp lý mới, việc đăng ký quyền thực chất là đăng ký tỡnh trạng phỏp lý mới đú.
So sỏnh 2 hệ thống đăng ký, cú thể núi rằng, đăng ký văn tự giao dịch là đăng ký sự kiện phỏp lý (legal fact) cũn đăng ký quyền là đăng ký hệ quả phỏp lý của sự kiện phỏp lý đú.
4.2.2. Nguyờn tắc
- Nguyờn tắc phản ỏnh trung thực (the mirror principle): là hồ sơ đăng ký phản ỏnh trung thực tỡnh trạng phỏp lý.
- Nguyờn tắc khộp khộp kớn (the curtain principle): Những quyền đó được đăng ký thỡ tất cả cỏc chứng cứ phỏp lý khỏc, kể cả cỏc chứng cứ đó cú trước khi đăng ký được thực hiện sẽ khụng cũn hiệu lực thực hiện.
- Nguyờn tắc bảo hiểm ( the insurance principle): cỏc bờn thứ ba bị thiệt hại do hệ thống đăng ký khụng chớnh xỏc, khụng đầy đủ sẽ được nhà nước bồi thường.
III ĐĂNG Kí BẤT ĐỘNG SẢN CÁC NƯỚC 1. ĐĂNG Kí VĂN TỰ GIAO DỊCH Ở SCOTLAND