Cỏc chứng từ thanh toỏn truyền thống bằng giấy như hợp đồng, vận đơn, hoỏ đơn thương mại, hối phiếu, phiếu đúng gúi... đều đó rất quen thuộc, tuy nhiờn hỡnh thức hay dạng thể hiện của cỏc chứng từ này dưới dạng văn bản điện tử cũn là điều mới mẻ. Cỏc văn bản được lưu trữ điện tử dưới nhiều dạng khỏc nhau, phổ biến nhất là word, pdf, text, dạng ảnh jpg... Tuy nhiờn, trong eUCP khụng quy định cụ thể dạng nào của chứng từ điện tử là dạng chuẩn. Vấn đề này để mở cho cỏc tổ chức linh hoạt ứng dụng trờn thực tế nhưng dạng chứng từ được chọn phải đỏp ứng điều kiện để người hưởng lợi cỏc bờn liờn quan cú khả năng tạo ra, gửi, nhận và cú thể đọc được. Vớ dụ, về logic, nếu e-mail được coi là phương tiện xuất trỡnh chứng từ, cỏc version của Microsoft words (*.doc), ASCII text (*.txt), cỏc version Adobe Acrobat (*.pdf) cú thể là cỏc dạng chứng từ điện tử được chấp nhận. Tất nhiờn cỏc dạng như văn bản được scan (dạng *.gif hay *.bmp) cú thể chấp nhận hay khụng lại phỏt sinh nhiều vấn đề vỡ người nhận cú nhận thức là bản gốc bằng giấy vẫn trong tay người hưởng lợi. Trong cỏc giao dịch điện tử tại thời điểm hiện nay (10/2005), chứng từ phổ biến được sử dụng là dưới dạng văn bản đớnh kốm thư điện tử. Tuy nhiờn, eUCP cũng khụng quy định cụ thể về phương tiện xuất trỡnh chứng từ điện tử. Vấn đề này cũng được để cỏc bờn linh hoạt thoả thuận. Nếu e-mail được cỏc bờn thống nhất là phương tiện xuất trỡnh, mức độ an toàn thấp của phương thức này cần được lưu ý đối với tất cả cỏc bờn.
Hiện nay, cỏc ngõn hàng cú thể sử dụng cả e-mail và hệ thống truyền file an toàn (secure file transfer) để gửi và nhận chứng từ điện tử; Bolero cũng đang triển khai hệ thống truyền chứng từ điện tử an toàn, tuy nhiờn cỏc bờn tham gia đều cần phải đăng ký và được lắp đặt cả về phần cứng và phần mềm.
Giao dịch thụng qua fax là hỡnh thức vẫn rất phổ biến hiện nay do chỳng cú được cỏc ưu điểm như thụng tin đầy đủ, giao dịch tức thời... Theo eUCP cỏc bản fax cũng được coi là chứng từ điện tử. Tuy nhiờn, chứng từ điện tử dưới hỡnh thức nào cũng đều khụng mặc nhiờn được chấp nhận. Tất cả cỏc thư tớn dụng được eUCP điều chỉnh đều phải quy định rừ hỡnh thức chứng từ, phương thức xuất trỡnh, và phương thức chứng thực đối với từng chứng từ. Fax vừa là hỡnh thức vừa là phương thức xuất trỡnh. Nếu muốn yờu cầu xuất trỡnh bằng fax, người xin mở thư tớn dụng phải quy định chấp nhận hỡnh thức chứng từ là fax và ngõn hàng được chỉ định nhận chứng từ bằng fax phải cung cấp cho người hưởng lợi số fax của mỡnh.
Vấn đề chữ ký trờn cỏc chứng từ điện tử
eUCP quy định tất cả cỏc chứng từ cần phải được chứng thực bằng chữ ký số húa để qua đú cú thể xỏc định người ký và nội dung trong chứng từ là nguyờn vẹn, khụng bị thay đổi trong quỏ trỡnh gửi và nhận. Thụng thường, cú hai phương phỏp để đảm thực hiện việc chứng thực cỏc chứng từ: a. Phương phỏp riờng: Yờu cầu cỏc bờn tạo chứng từ trờn trang web của ngõn hàng hay tổ chức chứng thực. Để làm được điều này, bờn sử dụng phải được lắp đặt thiết bị, phần mềm và cung cấp password, smartcard, hay cỏc phương tiện an toàn khỏc để xỏc nhận cỏ nhõn hay tổ chức tạo lập chứng từ. Khi cỏc chứng từ đó được tạo lập xong, người tạo lập cần thụng bỏo cho ngõn hàng để ngõn hàng “khoỏ” nội dung của văn bản. Cú thể tham khảo một mụ hỡnh điển hỡnh tại website Global Trade and Advisory: http://www.maxtrad.com
b. Phương phỏp chung: sử dụng chữ ký điện tử ký vào cỏc chứng từ. Chứng từ điện tử cú thể là file Words, Excel, Acrobat hay file ảnh... Nếu chỉ một ký tự trong file bị thay đổi sau khi đó ký, chữ ký điện tử coi như khụng cú giỏ trị mặc dự vẫn cú thể mở để đọc chứng từ đú. Chữ ký điện tử được cấp kốm theo chứng thực điện tử, chứng thực này thường được cấp dưới dạng thẻ thụng minh (smart card). Cú thể tham khảo về thẻ thụng minh Identrus tại website: http://www.identrus.com
Bài giảng Thương mại điện tử 153
Như vậy, cỏc chứng từ điện tử cần được ký để đảm bảo xỏc định người ký và nội dung khụng thay đổi sau khi đó ký điện tử. Người mua nờn chỉ rừ phương thức chứng thực mong muốn để ngõn hàng được chỉ định cú thể kiểm tra được chứng từ.
Trong trường hợp ngõn hàng khụng thể xỏc thực được chứng từ, Điều e5(f) của eUCP đề cập trực tiếp vấn đề này, “một chứng từ điện tử khụng thể chứng thực được thỡ coi như chưa được xuất trỡnh”. Như vậy, chứng từ bị coi là chưa hợp lệ và người hưởng lợi L/C phải sửa đổi bổ sung hoặc được người mua chấp nhận.
Về kỹ thuật thực hiện, cỏc chứng từ điện tử sẽ được ký như thế nào. Khi được cấp chứng thực điện tử, người sử dụng được cấp kốm theo phần mềm để “ký điện tử”; thực chất là một phần mềm để mó hoỏ văn bản điện tử nhằm xỏc định người tạo ra văn bản và đồng thời đảm bảo nội dung chứng từ khụng bị thay đổi trong quỏ trỡnh gửi và nhận. Cú nhiều tổ chức chứng thực cung cấp cỏc chứng thực điện tử như vậy. eUCP khụng quy định cụ thể về tổ chức chứng thực, do đú cỏc bờn liờn quan cú thể tự thoả thuận về phương thức chứng thực và tổ chức chứng thực nào được chấp nhận để cấp cỏc chứng thực điện tử.
Quy trỡnh xuất trỡnh chứng từ điện tử trong TTQT
Việc xuất trỡnh chứng từ điện tử được thực hiện bằng cỏch người hưởng lợi gửi cỏc chứng từ điện tử thụng qua mạng mỏy tớnh đến ngõn hàng để ngõn hàng kiểm tra, sau đú ngõn hàng thụng bỏo gửi tiếp đến ngõn hàng thanh toỏn. Khi nào xuất trỡnh chứng từ điện tử, người hưởng lợi phải gửi kốm theo một “thụng bỏo hoàn thành bộ chứng từ” kốm theo bộ chứng từ được quy định trong L/C để chứng tỏ rằng tất cả cỏc chứng từ đó được xuất trỡnh và ngõn hàng cú thể kiểm tra và xử lý tiếp để chuyển nhượng, thanh toỏn hay chấp nhận. Chớnh quy định này cho phộp người hưởng lợi xuất trỡnh chứng từ điện tử tại cỏc thời điểm khỏc nhau, hoặc sử dụng bộ chứng từ hỗn hợp cả chứng từ điện tử và chứng từ giấy. Thụng bỏo hoàn thành bộ chứng từ cú thể kốm theo cỏc chỉ thị về chiết khấu, thanh toỏn hay chỉ thị khỏc; thụng bỏo này cú thể dưới hỡnh thức văn bản giấy hay điện tử tuỳ theo lựa chọn của người hưởng lợi.
Sau khi ngõn hàng nhận được bộ chứng từ, thời gian để ngõn hàng kiểm ta bộ chứng từ điện tử tương tự như đối với cỏc chứng từ truyền thống. Trong UCP 500 quy định “một khoảng thời gian hợp lý, khụng vượt quỏ bảy ngày làm việc của ngõn hàng”. Quy định về thời gian xử lý bộ chứng từ điện tử giống bộ chứng từ truyền thống là hợp lý vỡ nếu quy định khỏc đi, sẽ rất khú khăn khi kiểm tra bộ chứng từ hỗn hợp vừa giấy vừa điện tử.
Đối với người hưởng lợi, sau khi gửi bộ chứng từ điện tử cho ngõn hàng, để đảm bảo chắc chắn ngõn hàng đó nhận được bộ chứng từ, tương tự như gửi chứng từ bằng thư truyền thống, người hưởng lợi cú thể yờu cầu ngõn hàng được chỉ định, khi nhận được bộ hồ sơ và thụng bỏo hoàn thành phải gửi xỏc nhận điện tử cho mỡnh.
Khỏc với cỏc chứng từ truyền thống, chứng từ điện tử cú khả năng bị hư hỏng trong quỏ trỡnh gửi, nhận, lưu trữ và xử lý hoặc tỏc động từ bờn ngoài như virus, hackers... Điều e11 trong eUCP quy định khi ngõn hàng nhận được thụng điệp dữ liệu bị hư hỏng, ngõn hàng cú thể yờu cầu gửi lại thụng điệp mà khụng cần từ chối thụng điệp này. Tuy nhiờn, điều e11 khụng quy định rừ cỏc điều kiện để xỏc định chứng từ điện tử bị coi là hỏng hay khụng. Vấn đề này thường được quy định trong Luật giao dịch điện tử hay cỏc luật điều chỉnh Thương mại điện tử của cỏc nước. Nhỡn chung, cú thể thấy khi cỏc chứng từ khụng đọc được thỡ bị coi là hư hỏng.
Đối với phương thức xuất trỡnh chứng từ truyền thống, người bỏn sau khi giao hàng xuất trỡnh bộ chứng từ theo yờu cầu trong L/C lờn ngõn hàng thụng bỏo. Ngõn hàng thụng bỏo sẽ kiểm tra bộ chứng từ và nếu chấp nhận được sẽ chuyển bộ chứng từ cho ngõn hàng phỏt hành. Người mua thanh toỏn cho ngõn hàng phỏt hành và nhận bộ chứng từ để nhận hàng.
Trong thư tớn dụng cho phộp xuất trỡnh bộ chứng từ điện tử, bờn cạnh địa chỉ ngõn hàng để xuất trỡnh chứng từ truyền thống bằng giấy cú thể địa chỉ e-mail để gửi bộ chứng từ điện tử. Việc phỏt hành và xuất trỡnh được thực hiện chỉ cần thụng qua một ngõn hàng là ngõn hàng phỏt hành thay vỡ việc bộ chứng từ (bằng giấy) trước đõy phải luõn chuyển từ nước này sang nước khỏc. Dạng chứng từ điện tử phổ biến cú thể được sử dụng là PDF (portable document file). Việc xuất trỡnh chứng từ điện tử cú một số ưu điểm như sau:
Đặc điểm so sỏnh UCP eUCP
Thời gian được thanh toỏn sau khi giao hàng 24 ngày 4 ngày Chi phớ liờn quan đến L/C giỏ trị nhỏ hơn 250.000 USD 450 USD 25 USD
Cú lỗi trong bộ chứng từ 80% 20%
Thời gian để xuất trỡnh bộ chứng từ 6 giờ 1 giờ
Thời gian để ngõn hàng kiểm tra bộ chứng từ 4 giờ 1 giờ