6 Theo Bleicher 1991, tr 254.
2.2.1. Phõn tớch và đỏnh giỏ cơ cấu hệ thống quản trị nguồn nhõnlự cở cụng ty Nhất Vinh
2.2. Thực trạng cơ cấu hệ thống quản trị nguồn nhõn lực ở cụng ty Nhất Vinh
2.2.1. Phõn tớch và đỏnh giỏ cơ cấu hệ thống quản trị nguồn nhõn lực ở cụng ty Nhất Vinh Nhất Vinh
Hệ thống QTNNL ở cụng ty Nhất Vinh đó hỡnh thành và hoạt động từ những ngày đầu thành lập do việc cụng ty khụng thành lập mới mà đổi tờn từ cụng ty IBC sang Nhất Vinh. Hệ thống QTNNL của cụng ty thời gian qua gồm cỏc phõn hệ sau: 2.2.1.1. Phõn hệ một: Thu hỳt nguồn nhõn lực
Nguồn nhõn lực của cụng ty Nhất Vinh rất khụng ổn định nờn phõn hệ này là phõn hệ được coi là quan trọng nhất ở cụng ty. Chỉ trong 6 năm hoạt động mà phõn
hệ đó liờn tục thay đổi, cải tiến theo nhiều kiểu khỏc nhau. Hiện nay phõn hệ đảm nhận cỏc chức năng nhiệm vụ sau:
Kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực
Quỏ trỡnh kế hoạch hoỏ nhõn lực của cụng ty được thể hiện thụng qua hỡnh sau:
Hỡnh 2.3: Quỏ trỡnh kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực cụng ty Nhất Vinh
Hỡnh trờn thể hiện cụng ty tiến hành quỏ trỡnh kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực theo phương phỏp tiờu chuẩn định biờn. Vào thỏng 1 hàng năm, cụng ty đều lờn mục tiờu chất lượng trong năm. Căn cứ vào mục tiờu đú, cụng ty tiến hành dự đoỏn cầu nhõn lực năm kế hoạch bao gồm:
- Căn cứ vào doanh số mục tiờu trong năm và doanh số bỡnh quõn mà một cỏn bộ kinh doanh cú thể bỏn được để dự đoỏn số cỏn bộ kinh doanh cần bổ sung.
- Căn cứ vào doanh số mục tiờu trong năm và doanh số cỏc thiết bị đó bỏn ra năm trước và số thiết bị bỡnh quõn một kỹ thuật viờn cần quản lý để dự đoỏn số kỹ thuật viờn làm dịch vụ cần tuyển thờm.
- Căn cứ vào mục tiờu chất lượng năm và hai dự đoỏn nờu trờn để xem xột sự thay đổi về đội ngũ cỏn bộ giỏn tiếp.
Mục tiêu
trong năm Khối lợng cơng việc/1 cán bộ động bên ngồiThị trờng lao
cầu lao động cung lao động
Việc sử dụng phương phỏp này tỏ ra thớch hợp với cụng ty do cụng ty thực hiện hỡnh thức khoỏn doanh thu và doanh số cho cỏn bộ. Tuy nhiờn, cụng ty hoàn toàn khụng cú cỏc biện phỏp để dự đoỏn cầu nhõn lực dài hạn. Trong khi đú, thời gian để cụng ty cú thể đào tạo một kỹ thuật viờn lành nghề lại mất 6 thỏng nờn cụng ty luụn lõm vào tỡnh trạng thiếu hụt nhõn lực (xem bảng 2.6).
Trong việc dự đoỏn cung nhõn lực, cụng ty hầu như khụng sử dụng đến thị trường lao động bờn trong doanh nghiệp. Thụng thường cụng ty sử dụng đến thị trường lao động bờn trong chỉ trong một số rất ít trường hợp đề bạt cỏn bộ, cũn lại đa phần cụng tỏc tuyển mộ của cụng ty chỉ hướng đến thị trường lao động bờn ngoài.
Ngay cả việc xem xột thị trường lao động bờn ngoài của cụng ty cũng phiến diện và hời hợt. Nước ta là một nước cú nguồn lao động phong phỳ. Yờu cầu cụng việc của cụng ty đối với cỏn bộ cũng khụng phải là cao. Vậy mà do khụng xem xột kỹ thị trường lao động nờn cụng ty dự đoỏn cung nhõn lực khụng chớnh xỏc, dẫn đến việc tuyển mộ khụng đạt yờu cầu. Cụng ty cần tuyển cỏc cỏn bộ kinh doanh cú trỡnh độ đại học, khụng yờu cầu kinh nghiệm tức là hướng tới cỏc sinh viờn mới tốt nghiệp. Nguồn cung lao động này rất sẵn cú, đặc biệt là vào thời gian từ thỏng 7 đến thỏng 10. Tuy nhiờn, trong năm 2003, cụng ty lại bố trớ 3 đợt tuyển mộ vào cỏc thỏng 3, thỏng 6 và thỏng 9 nờn hai đợt tuyển mộ đầu tiờn chỉ tuyển được 50% cỏn bộ so với chỉ tiờu. Lượng hồ sơ cỏc ứng viờn nhận được của thỏng 3 là 20 cho 8 cỏn bộ cần tuyển, thỏng 6 là 30 / 10 và chỉ cú thỏng 9 là 50 / 12. Cụng ty cần cú dự đoỏn cung nhõn lực tốt hơn, đặc biệt là xỏc định được cỏc thời điểm thị trường lao động dư thừa nguồn cung trong năm.
Ngoài ra, cụng ty đang trờn đà phỏt triển mạnh và việc mất cõn đối cung và cầu nhõn lực sẽ xảy ra ảnh hưởng khụng nhỏ đến hoạt động kinh doanh của cụng ty. Vỡ vậy, cụng ty nờn cú sự phõn tớch cõn đối cung cầu nhõn lực để điều hoà và cõn đối nhõn lực trong doanh nghiệp, sử dụng cú hiệu quả nguồn nhõn lực.
Cụng ty Nhất Vinh sử dụng phương phỏp truyền thống để thiết kế cụng việc. Cỏc vị trớ cụng việc trong cụng ty là cỏc vị trớ cú nhiều yếu tố chung và giống nhau đối với cỏc doanh nghiệp khỏc như: cỏn bộ kinh doanh, kỹ thuật, kế toỏn... Nếu lấy một vị trớ bất kỳ tại cụng ty để phõn tớch thỡ cả ba yếu tố thuộc về cụng việc là nội dung cụng việc, cỏc trỏch nhiệm đối với tổ chức và cỏc điều kiện lao động đều cú nhiều điểm tương đồng so với vị trớ này ở cỏc doanh nghiệp khỏc nhau. Do đú, phương phỏp này cú thể chấp nhận được ở cụng ty Nhất Vinh.
Cỏc vị trớ cụng việc được thiết lập theo nguyờn tắc họ chức danh cú phõn bậc. Vị trớ nhõn viờn kinh doanh là một họ chức danh và được phõn theo cỏc bậc thử việc, chuyờn viờn 1, 2, 3, 4. Cỏc cỏn bộ mới được tuyển mộ chỉ cú thể xếp tối đa là bậc 2. Cỏc cỏn bộ bậc 3 và 4 là do thi tuyển từ bậc 2 lờn.
Cụng ty cũng đó tiến hành một số cụng tỏc phõn tớch cụng việc. Tuy nhiờn cú thể núi rằng đú là do yờu cầu bắt buộc của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 (mà cụng ty đang ỏp dụng) hơn là do sự nhận thức về tầm quan trọng của cụng tỏc này đối với hoạt động của hệ thống QTNNL. Cụng ty cú lập bảng mụ tả cụng việc nhưng lại khụng lập cỏc bảng yờu cầu cụng việc và bảng tiờu chuẩn thực hiện cụng việc. Một số bản mụ tả cụng việc cú đưa cả tiờu chuẩn thực hiện cụng việc mang tớnh định lượng vào nhưng lại khụng sử dụng trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ cỏn bộ. Vỡ vậy nờn cụng ty thường gặp khú khăn trong cụng tỏc đỏnh giỏ nhõn viờn về sau. Bản mụ tả cụng việc của cụng ty do cỏc cỏn bộ đang đảm nhiệm cụng việc đú thiết lập dưới sự hướng dẫn và giỏm sỏt của trưởng bộ phận. Vai trũ của cỏn bộ nguồn nhõn lực trong việc lập cỏc bảng này rất mờ nhạt nờn bảng mụ tả cụng việc của cỏc bộ phận khỏc nhau khụng đồng nhất về kết cấu và được xõy dựng mang tớnh chủ quan của cỏn bộ lónh đạo bộ phận. Tuy nhiờn, nếu cú sự đỏnh giỏ và điều chỉnh tổng thể cho cỏc bảng mụ tả cụng việc của toàn cụng ty thỡ cú thể xõy dựng một hệ thống cỏc bảng mụ tả cụng việc khỏ hợp lý, chi tiết và đầy đủ.
Nhỡn chung, cụng tỏc thiết kế và phõn tớch cụng việc của cụng ty đang vận hành trụi chảy và đõy là khõu mạnh nhất trong phõn hệ này. Nếu ban lónh đạo cụng ty cú sự quan tõm, đặt hoạt động này trong tổng thể và cõn đối với cỏc hoạt động
khỏc thỡ hoàn toàn cú thể cải tiến và hoàn thiện nú mà khụng mất nhiều thời gian, cụng sức.
Biờn chế nhõn lực
Mặc dự cụng ty Nhất Vinh đó đưa cụng tỏc phõn tớch cụng việc vào hoạt động của hệ thống QTNNL như là một yờu cầu bắt buộc nhưng do thiếu sút của khõu kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực nờn cụng tỏc tuyển mộ của cụng ty cũn nhiều thiếu sút. Trong quỏ trỡnh tuyển mộ, cụng ty sử dụng duy nhất một phương phỏp thu hỳt là đăng quảng cỏo tuyển mộ trờn bỏo chớ. Do đú, mặc dự tỷ lệ sàng lọc của cụng ty là 5/1 nhưng rất ít khi cụng ty nhận đủ được 5 hồ sơ ứng viờn cho một vị trớ tuyển mộ. Mặc dự chỉ mong muốn tiến hành mỗi năm 2 đợt tuyển mộ nhưng ban lónh đạo cụng ty đó phải tuyển mộ đến 3 thậm chớ là 4 đợt tuyển mộ trong một năm.
Cụng ty sử dụng hai nguồn tuyển mộ bờn trong và bờn ngoài rất khỏc biệt. Đối với một vị trớ được đỏnh giỏ là cú thể sử dụng nguồn tuyển mộ bờn trong, ban lónh đạo cụng ty sẽ xem xột việc đề bạt và cất nhắc một ai đú mà khụng hề cú sự thụng bỏo trước. Cỏn bộ được đề bạt chỉ biết khi được gọi lờn để thụng bỏo nhận nhiệm vụ mới. Ban lónh đạo cụng ty cũng khụng sử dụng nguồn nhõn lực bờn ngoài để đối chiếu hay so sỏnh. Cú thể núi cụng ty chỉ sử dụng nguồn lực bờn trong đối với cỏc trường hợp đề bạt cỏn bộ chứ khụng hề cú sự thuyờn chuyển cụng tỏc. Đối với cỏc vị trớ mà ban lónh đạo đỏnh giỏ là khụng thể sử dụng nguồn nhõn lực bờn trong, cụng ty tiến hành đăng bỏo quảng cỏo bờn ngoài mà khụng đăng thụng bỏo tuyển mộ trờn bảng tin cụng ty. Vụ hỡnh chung, cụng ty đó bỏ qua một nguồn nhõn lực cú độ tin cậy cao thu hỳt được qua sự giới thiệu của cỏn bộ, nhõn viờn trong cụng ty. Cụng ty cần xem xột lại quan điểm phiến diện của mỡnh về cỏch sử dụng nguồn nhõn lực bờn trong và bờn ngoài doanh nghiệp.
Quỏ trỡnh tuyển dụng của cụng ty được xõy dựng thành qui trỡnh tuyển dụng nờn cỏc bước cụ thể của tuyển dụng khỏ đầy đủ từ khõu xem xột yờu cầu tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng, tuyển dụng qua cỏc cụng đoạn nhận và chọn lọc hồ sơ, thi viết và thi IQ, phỏng vấn của trưởng bộ phận và cỏn bộ nguồn nhõn lực, phỏng vấn của ban giỏm đốc, ký kết hợp đồng thử việc và chuyển nhõn sự về bộ
phận mới. Tuy nhiờn cụng ty khụng đỏnh giỏ quỏ trỡnh tuyển mộ của mỡnh qua cỏc kỳ nờn từ khi thiết lập qui trỡnh từ năm 2002 đến nay, cụng tỏc tuyển mộ khụng được cải tiến, sa vào lối mũn. Việc bố trớ cỏc cỏn bộ cú đủ kinh nghiệm và nhạy cảm để phỏng vấn cũng bị lơi là. Do đú, chất lượng nhõn lực tuyển mộ được của cụng ty đó đi xuống rất nhiều so với cỏc năm trước đõy.
Cụng tỏc biờn chế nhõn lực của cụng ty được tiến hành khỏ tốt. Cỏc cỏn bộ mới đều được tham gia một chương trỡnh định hướng trong đú, cỏn bộ nhõn lực sẽ giỳp họ làm quen với lịch sử cụng ty, cơ cấu tổ chức, cỏc nội qui, qui định về hành chớnh và tài chớnh (Tuy nhiờn, trong hệ thống QTNNL của cụng ty, chương trỡnh định hướng lại được xếp vào chương trỡnh đào tạo cơ bản trong phõn hệ Phỏt triển
nguồn nhõn lực). Tất cả cỏc cỏn bộ của cụng ty đều thực hiện đặt cọc bằng bằng cấp
hoặc tiền để đảm bảo tinh thần trỏch nhiệm đối với cụng việc. (Họ sẽ nhận lại khoản đặt cọc này khi thụi việc hoặc bị sa thải dưới bất kỳ hỡnh thức gỡ nếu tuõn thủ cỏc qui định của cụng ty về bàn giao cụng việc khi thụi việc. Nếu đặt cọc bằng tiền, họ sẽ nhận lại số tiền gốc cộng với lói suất tớnh ở mức lói suất tiền gửi ngõn hàng theo thời gian đặt cọc).
Cụng ty thực hiện đề bạt khi cú vị trớ quản lý bị bỏ trống. Tuy nhiờn, việc đề bạt khụng được định hướng trước cho cỏn bộ và cụng ty khụng cú hoạt động nõng cấp cỏn bộ nờn ít cỏn bộ đề bạt cú thể đảm đương tốt cụng việc ở vị trớ mới. Đa phần cụng tỏc đề bạt của cụng ty là "giật gấu vỏ vai" và khụng mang lại hiệu qua cao.
Cụng ty Nhất Vinh khụng thực hiện việc giỏng chức. Đõy là việc làm phự hợp do thực tế cụng việc ở một cụng ty TNHH cỡ vừa. Khi cỏn bộ khụng đảm đương nổi cụng việc, việc giỏng chức sớm hay muộn cũng dẫn đến việc cỏn bộ xin thụi việc hoặc phải sa thải do bất món.
Cụng ty thực hiện cỏc chế độ thụi việc, buộc thụi việc cỏn bộ tuõn thủ theo cỏc qui định của bộ Luật Lao động nờn trong suốt quỏ trỡnh từ khi thành lập đến nay khụng hề cú tranh chấp lao động xảy ra.
Để thực hiện được cỏc chức năng nhiệm vụ nờu trờn, phõn hệ Thu hỳt nguồn nhõn lực sử dụng cỏc nguồn lực của mỡnh bao gồm: con người, vật chất và tài
chớnh.
+/ Yếu tố con người
Cụng ty cú 5 trưởng bộ phận và 3 bộ phận kinh doanh, tin học và kỹ thuật cú 3 trợ lý chuyờn trỏch về hành chớnh nhõn lực. Cỏc cụng việc liờn quan đến nhõn lực của 2 bộ phận kế toỏn và hành chớnh do chớnh cỏn bộ nguồn nhõn lực (thuộc biờn chế của bộ phận hành chớnh) kiờm nhiệm như là một trợ lý nhõn lực của 2 bộ phận này. Trong cụng tỏc kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực, cỏc trợ lý và cỏc trưởng bộ phận sẽ hoạch định cỏc mục tiờu chất lượng trong năm của bộ phận mỡnh để làm cơ sở dự đoỏn cầu nhõn lực. Họ cũng là người phõn tớch cụng việc và thiết lập cỏc bảng mụ tả cụng việc cho cỏc cụng việc ở bộ phận mỡnh. Trong quỏ trỡnh tuyển mộ, cỏc trợ lý chọn lọc hồ sơ ban đầu và tham gia cựng cỏc trưởng bộ phận để phỏng vấn vũng đầu và tổ chức thi IQ Test.
Cụng ty Nhất Vinh chỉ cú một cỏn bộ chuyờn trỏch về nguồn nhõn lực. Cỏn bộ này căn cứ vào cỏc mục tiờu chất lượng của cỏc bộ phận để dự doỏn cầu nhõn lực đồng thời đưa ra cỏc dự đoỏn cung nhõn lực của thị trường lao động. Từ đú, cỏn bộ nguồn nhõn lực lờn kế hoạch cho cỏc đợt tuyển mộ và tham gia tuyển mộ cựng cỏc trưởng bộ phận.
Cả ba thành viờn của ban giỏm đốc đều tham gia vào hoạt động của phõn hệ này. Chủ yếu cỏc thành viờn của ban giỏm đốc xem xột và phờ duyệt mục tiờu chất lượng cỏc bộ phận, phờ duyệt cỏc bản dự đoỏn cung-cầu nhõn lực. Họ tham gia vào cụng tỏc tuyển mộ ở vũng phỏng vấn cuối cựng và trực tiếp quyết định cỏc ứng viờn trỳng tuyển.
Cụng ty Nhất Vinh đó cố gắng chuyờn mụn hoỏ nguồn lực con người của phõn hệ Thu hỳt nguồn nhõn lực nhưng do chưa cú sự rạch rũi về chức năng nhiệm vụ nờn hoạt động của họ thường xuyờn chồng chộo và khụng thống nhất. Như đó phõn tớch ở phần chức năng nhiệm vụ của phõn hệ, cụng tỏc thiết kế và phõn tớch cụng việc chưa hợp lý do thiếu sự tham mưu của cỏn bộ nguồn nhõn lực. Ban giỏm
đốc luụn tham gia vào tất cả cỏc kỳ tuyển mộ là khụng cần thiết. Trờn thực tế, ban giỏm đốc chỉ cần tham gia trực tiếp ở một số cuộc phỏng vấn cỏc vị trớ quan trọng mà thụi.
+/ Yếu tố vật chất
Yếu tố vật chất của phõn hệ này khụng đỏng kể. Cụng ty đó thiết lập được một số bảng mụ tả cụng việc, cỏc mẫu kế hoạch tuyển mộ, cỏc bản phõn tớch cung cầu nhõn lực và một số bộ cõu hỏi để tuyển mộ nhõn lực. Tuy nhiờn cỏc tài liệu này khụng đồng bộ và khụng hệ thống. Ngoài ra, cỏc phương tiện làm việc khỏc như bàn ghế, mỏy tớnh, mỏy in... cũng đủ để phục vụ cho yờu cầu cụng việc.
+/ Yếu tố tài chớnh
Đõy là phần thiếu sút nhất của phõn hệ Thu hỳt nguồn nhõn lực. Cụng ty Nhất Vinh khụng tiến hành xỏc định kinh phớ hàng năm cho cụng tỏc này. Cỏc chi phớ đăng quảng cỏo chỉ được xem xột qua cỏc kỳ tuyển mộ cụ thể chứ khụng phõn định kinh phớ tuyển mộ hàng năm.
Nhỡn chung, phõn hệ Thu hỳt nguồn nhõn lực của cụng ty Nhất Vinh đó cú đầy đủ cỏc bộ phận cấu thành. Tuy nhiờn, do cụng ty chỉ quan tõm đến số lượng nhõn sự cần tuyển mộ để đảm bảo mục tiờu chất lượng trong năm mà chưa đi sõu và cỏc phõn tớch cần thiết về cụng việc, về cung nhõn lực nờn phõn hệ này chưa thực hiện hiệu quả chức năng thu hỳt nguồn nhõn lực. Mặt khỏc, cỏc biến động nhõn lực của cụng ty do mụi trường văn hoỏ doanh nghiệp và do việc chạy theo mục tiờu chất lượng khi khoỏn doanh số cũng ảnh hưởng khụng nhỏ đến tỡnh hỡnh kinh doanh của cụng ty Nhất Vinh. Mặc dự cụng ty khụng xỏc định mụ hỡnh QTNNL của mỡnh nhưng thực tế hoạt dộng của phõn hệ Thu hỳt nguồn nhõn lực đó bộc lộ rừ nột cỏc