- Quảngcáo trênbáo viếtvà báođiện tử V.v
3.2.2. Cỏc giải phỏp hoàn thiện phõn hệ hai: Phỏt triển nguồn nhõnlực
Phõn hệ này cú ý nghĩa quyết định trong việc duy trỡ và nõng cao chất lượng nguồn nhõn lực của cụng ty Nhất Vinh, là điều kiện quan trọng để cụng ty cú thể đứng vững và thắng lợi trong mụi trường cạnh tranh. Do đú, cụng ty phải thực hiện cỏc cụng tỏc này một cỏch cú tổ chức và kế hoạch.
Phỏt triển nguồn nhõn lực chủ yếu được thực hiện qua cỏc cụng tỏc đào tạo. Tuy nhiờn, để dảm bảo tớnh tổng thể và quan hệ tương hỗ của cỏc phõn hệ trong hệ thống cũng như quan hệ của hệ thống đối với văn hoỏ và chiến lược doanh nghiệp, cụng ty Nhất Vinh cần phõn biệt cụng tỏc đào tạo núi chung thành 3 loại hoạt động khỏc nhau về nội dung bao gồm:
- Giỏo dục: là cỏc hoạt động đào tạo mang tớnh định hướng về mặt nhận thức, nhõn cỏch và lý tưởng để chuẩn bị cho con người ý thức nghề nghiệp, giỳp con người toàn tõm toàn ý hơn với cụng việc của họ.
- Đào tạo: là cỏc hoạt động đào tạo về kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm nhằm giỳp cho người lao động cú thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỡnh hiệu quả hơn. Hoạt động này cú ý nghĩa hoàn thiện năng lực cỏ nhõn người lao động để phục vụ cỏc yờu cầu hiện tại và trước mắt.
- Phỏt triển: cũng là cỏc hoạt động đào tạo về kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm nhưng vượt ra khỏi phạm vi cụng việc trước mắt người lao động. Đõy là cỏc hoạt động mang tớnh định hướng tương lai cho người lao động, giỳp họ khỏm phỏ cỏc năng lực cỏ nhõn tiềm ẩn và hoàn thiện chỳng cho tương lai.
Trờn quan điểm phõn biệt đào tạo theo cỏc nội dung như trờn, cụng ty Nhất Vinh cú thể tổ chức cỏc hoạt động đào tạo cơ bản và nõng cao của mỡnh một cỏch rừ ràng và hiệu quả hơn.
Đào tạo cơ bản
Ngay từ quỏ trỡnh định hướng hội nhập cho người lao động, cụng ty Nhất Vinh cần chỳ trọng thờm về chuyờn mụn cho người lao động. Trờn thực tế, đi sõu vào đào tạo chuyờn mụn trong quỏ trỡnh định hướng là khụng cần thiết nhưng lại rất cần định hướng cho người lao động về ngành hàng, về thị trường, về đối thủ cạnh tranh để giỳp người lao động cú một cỏi nhỡn tuy sơ bộ nhưng cú tớnh tổng thể về
doanh nghiệp và viễn cảnh doanh nghiệp. Bức tranh sơ bộ nhưng tổng thể này sẽ được cụ thể và chi tiết hoỏ hơn trong cỏc quỏ trỡnh đào tạo về sau. Bản thõn cỏc cỏn bộ kinh doanh, kỹ thuật hay cỏc cỏn bộ quản lý cấp trung gian của cụng ty hoàn toàn cú thể truy cập vào cỏc trang web của cỏc hóng Gestetner, Ricoh, Xerox... hay tỡm hiểu thờm cỏc thụng tin về thị trường núi chung và cụng ty Nhất Vinh cựng cỏc sản phẩm chủ đạo của cụng ty núi riờng từ cỏc nguồn khỏc.
Ngoài giải phỏp định hướng về chuyờn mụn cho người lao động, cụng ty Nhất Vinh cần tổ chức chương trỡnh đào tạo cơ bản về quản lý cho cỏc cấp quản lý trung gian. Cỏc kiến thức quản lý đưa vào đào tạo phải được sắp xếp và chọn lựa để thực sự phự hợp với hoàn cảnh và mụi trường của cụng ty. Như vậy, cỏc nhà quản lý cấp trung gian sẽ nắm bắt và hiểu rừ được cỏc phương phỏp, cỏch thức hoạch định, tổ chức, lónh đạo và kiểm soỏt mà ban lónh đạo cụng ty đang tiến hành cũng như mong muốn cỏc lónh đạo trung gian của mỡnh tiến hành. Từ đú, cỏc cỏn bộ quản lý trung gian cú thể phỏt huy cỏc ưu điểm và hạn chế cỏc nhược điểm của cỏc phương phỏp quản lý ngay từ ngày bắt đầu cụng tỏc quản lý tại cụng ty Nhất Vinh.
Đào tạo nõng cao
Từ trước đến nay, cụng ty chỉ ỏp dụng hỡnh thức đào tạo bờn trong cho cỏc cỏn bộ của mỡnh. Hỡnh thức này khiến cỏc chương trỡnh đào tạo đi theo lối mũn và chỉ là sự truyền đạt kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm của cỏc cỏn bộ đi trước đối với cỏc cỏn bộ đi sau. Giải phỏp đào tạo bờn ngoài cho cỏc cỏn bộ mở rộng được tầm nhận thức cỏn bộ, giỳp họ cú cơ hội so sỏnh cỏc kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm của mỡnh với những gỡ mà cỏc doanh nghiệp khỏc trong vựng, quốc gia hay thậm chớ trờn thế giới đang ỏp dụng. Giải phỏp này mang lại tớnh mới cho cụng tỏc đào tạo của cụng ty Nhất Vinh và giỳp cụng ty cú điều kiện để hoàn thiện lại chớnh cụng tỏc đào tạo bờn trong của mỡnh. Đào tạo bờn ngoài khụng phải là một giải phỏp mới mẻ. Đõy là một cụng tỏc mà rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức khỏc đang tiến hành và vai trũ của nú cũng đó được khẳng định trong khoa học về quản trị nguồn nhõn lực.
Ngoài ra, cụng ty Nhất Vinh cũng cần thiết phải ỏp dụng cỏc giải phỏp nhằm thay đổi nhận thức của cỏn bộ về việc phỏt triển năng lực cỏc nhõn. Như đó phõn tớch ở chương 2, cỏc cỏn bộ của cụng ty chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc phỏt triển năng lực của chớnh họ do tõm lý an phận thủ thường hay coi đú là việc của cụng ty. Để thay đổi nhận thức cỏn bộ, bờn cạnh việc giỏo dục nhận thức cỏn bộ, cụng ty Nhất Vinh cần đưa việc tham gia cỏc khoỏ đào tạo vào cỏc tiờu chớ đỏnh giỏ cỏn bộ. Cỏc cỏn bộ ở cỏc cấp khỏc nhau cần tham gia một số khoỏ đào tạo bắt buộc trong năm. Cỏc khoỏ đào tạo mà một cỏn bộ đó tham gia cũng phải được coi là cỏc điều kiện tớch luỹ cho việc thăng tiến của họ. Cụng ty cú thể giỳp cỏc cỏn bộ định hướng và sắp xếp thời gian cho việc đào tạo bằng cỏch đưa ra danh sỏch cỏc khoỏ đào tạo từ đầu năm. Cỏc cỏn bộ sẽ xem xột, lựa chọn và đăng ký tham gia cỏc khoỏ này. Cụng ty cũng cần đưa ra cỏc tiờu chớ về điểm số bắt buộc, số buổi học bắt buộc của từng khoỏ để cú thể quản lý việc học tập của cỏn bộ trong cụng ty.
Để phõn hệ này cú được tớnh tổng thể cần thiết, cụng ty nờn ỏp dụng giải phỏp xõy dựng một qui trỡnh tổng thể mang tớnh bắt buộc cho cỏc chương trỡnh đào tạo và phỏt triển. (Xem hỡnh 3.2)
Theo chương trỡnh này, nhu cầu đào tạo phải được phõn tớch kỹ để chỉ ra cụng ty phải đào tạo kỹ năng, kiến thức hay kinh nghiệm cho loại lao động nào, ở đõu và khi nào. Nhu cầu đào tạo được xỏc định dựa trờn phõn tớch nhu cầu lao động của cụng ty, cỏc yờu cầu về kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết cho việc thực hiện cỏc cụng việc và phõn tớch trỡnh độ và năng lực hiện tại của người lao động.
Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo
Lựa chọn đối tượng đào tạo
Xác định chương trình đào tạo và lựa chọn phư ơng pháp đào tạo
Lựa chọn và đào tạo giáo viên
Dự tính chi phí đào tạo
Thiết lập quy trình đánh giá
Đ án h gi á lạ i n ếu c ần t hi ết C ác q ui t rì nh đ án h gi á đư ợc x ác đ ịn h ph ần nà o bở i s ự có t hể đ o lư ờn g đư ợc c ác m ục t iê u
Hỡnh 3.2: Chương trỡnh đào tạo/phỏt triển tổng thể
Mục tiờu đào tạo của chương trỡnh phải định ra được kết quả cần đạt được của chương trỡnh về số lượng và cơ cấu học viờn tham gia, trỡnh độ và năng lực của họ sau đào tạo và thời gian cần thiết cho việc đào tạo. Đõy cũng chớnh là cỏc tiờu thức để cụng ty cú thể đỏnh giỏ được chương trỡnh và kết quả đào tạo.
Đối tượng của cỏc chương trỡnh đào tạo cũng phải được xỏc định dựa vào nhu cầu và động cơ đào tạo của cả hai phớa: người lao động và cụng ty. Thờm vào đú, tỏc dụng của đào tạo đối với người lao động và khả năng nghề nghiệp của họ cũng là yếu tố để lựa chọn đối tượng đào tạo.
Chương trỡnh đào tạo là một hệ thống cỏc mụn học và bài học được dạy cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trong bao lõu. Trờn cơ sở đú, cụng ty Nhất Vinh mới cú thể lựa chon phương phỏp đào tạo phự hợp.
Trong quỏ trỡnh lựa chọn chương trỡnh đào tạo, cụng ty Nhất Vinh phải cú sự cõn đối giữa cỏc chi phớ đào tạo và kinh phớ của cụng ty. Chi phớ đào tạo phải bao gồm cả những chi phớ cơ hội do thời gian người lao động mất đi khi tham gia đào tạo.
Cả hai bước chương trỡnh đào tạo và chi phớ đào tạo cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn hay đào tạo giỏo viờn. Giỏo viờn cú thể lựa chọn từ bờn trong cụng ty, thuờ ngoài theo yờu cầu của doanh nghiệp hay chớnh là cỏc giỏo viờn của cỏc
chương trỡnh đào tạo do cỏc tổ chức khỏc tiến hành. Cỏc giỏo viờn cú thể được tập huấn hay đào tạo để nắm vững mục tiờu và cơ cấu của chương trỡnh đào tạo.
Kết thỳc khoỏ đào tạo, cụng ty cần cú sự đỏnh giỏ để đảm bảo đó hồn thành mục tiờu đào tạo đó đặt ra. Cỏc đỏnh giỏ phải được lưu trữ ở hồ sơ đào tạo và hồ sơ cỏ nhõn để gúp phần đỏnh giỏ thực hiện cụng việc của người lao động trong giai đoạn sau.
Nguồn lực của phõn hệ:
+/ Yếu tố con người
Đõy là nguồn lực cần được tỏi cơ cấu nhất trong cỏc nguồn lực của phõn hệ. Hiện nay, vai trũ của những người tham gia cụng tỏc đào tạo tại cụng ty khụng rừ ràng và số lượng cũng như chất lượng của họ chưa đỏp ứng được yờu cầu. Trước mắt, cụng ty cần xỏc định đào tạo cơ bản là đào tạo do cỏc chuyờn gia nội bộ, đào tạo nõng cao cần kết hợp với chuyờn gia bờn ngoài.
Trưởng bộ phận hành chớnh nhõn lực sẽ kết hợp với cỏn bộ nguồn nhõn lực để đào tạo định hướng. Phú giỏm đốc chuyờn trỏch nhõn lực (như giải phỏp đó đề xuất ở mục 3.2.1 về tỏi cơ cấu nguồn lực của phõn hệ Thu hỳt nguồn nhõn lực) sẽ cú cuộc gặp gỡ và trao đổi với tất cả cỏc nhõn viờn ngay từ buổi đầu của chương trỡnh định hướng để thể hiện sự quan tõm của ban lónh đạo đối với cỏc nhõn viờn mới cũng như giới thiệu sơ bộ về cụng ty.
Trưởng bộ phận hành chớnh nhõn lực cựng cỏn bộ nguồn nhõn lực sẽ đào tạo cơ bản về hành chớnh-xó hội bao gồm cỏc phần về nội qui, chớnh sỏch cụng ty, phỳc lợi và cỏc quyền lợi, trỏch nhiệm khỏc và một số giỏ trị văn hoỏ cơ bản của cụng ty Nhất Vinh. Cỏc trưởng bộ phận chuyờn mụn sẽ đào tạo cơ bản về chuyờn mụn của bộ phận mỡnh. Hiện nay, cỏc bộ phận kinh doanh, kỹ thuật, tin học đó cú chương trỡnh đào tạo cơ bản. Do đú, trưởng bộ phận kế toỏn phải xõy dựng mới chương trỡnh đào tạo cơ bản về cỏc nguyờn tắc tài chớnh kế toỏn của cụng ty, cỏc cụng việc cho mỗi một vị trớ kế toỏn và đặc biệt là hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toỏn Fast Accounting do cụng ty Nhất Vinh đang ỏp dụng phần mềm này. Trưởng bộ phận hành chớnh nhõn lực chịu trỏch nhiệm theo dừi, giỏm sỏt, đỏnh giỏ, thống kờ cỏc kỳ
đào tạo cơ bản để bỏo cỏo phú giỏm đốc nhõn lực cũng như đề xuất cỏc sửa đổi, cải tiến. Riờng đối với bộ phận kỹ thuật, việc duy trỡ chuyờn gia đào tạo riờng là thớch hợp do kiến thức chuyờn mụn kỹ thuật rất nhiều. Tuy nhiờn, chớnh chuyờn gia này cũng cần được đào tạo nõng cao cựng với cỏc trưởng bộ phận về kỹ năng sư phạm.
Chương trỡnh đào tạo nõng cao sẽ phải cơ cấu lại theo hướng đào tạo những gỡ cần chứ khụng phải những gỡ cỏc trưởng bộ phận cú thể đào tạo. Trưởng bộ phận hành chớnh nhõn lực và cỏn bộ nguồn nhõn lực phối hợp cựng phú giỏm đốc nhõn lực lờn chương trỡnh cụ thể để đào tạo nõng cao cho 3 cấp: cỏn bộ cấp thấp bao gồm cỏc chuyờn viờn bậc 2 trở xuống, cỏn bộ cấp cao gồm cỏc chuyờn viờn bậc 3 trở lờn, cỏn bộ quản lý bao gồm ban giỏm đốc, cỏc trưởng bộ phận và cỏc trợ lý. Chương trỡnh này phải được sự phờ duyệt của tổng giỏm đốc và được bỏo cỏo liờn tục cho tổng giỏm đốc về tiến trỡnh do tớnh chất quan trọng của đào tạo nõng cao. Trước mắt, trưởng phũng hành chớnh nhõn lực cựng phú giỏm đốc chuyờn trỏch cần đào tạo nõng cao gấp cho cỏc cỏn bộ quản lý để nõng cao kỹ năng và trỡnh độ sư phạm của họ trong đào tạo cơ bản. Ban giỏm đốc sẽ chịu trỏch nhiệm tỡm kiếm tài liệu và chuyờn gia đào tạo bờn ngoài để đỏp ứng yờu cầu đào tạo của chương trỡnh.
+/ Yếu tố vật chất
Cụng ty đó cú một phũng đào tạo cựng với cỏc trang thiết bị giảng dạy tương đối tốt. Tuy nhiờn, cần cơ cấu lại cỏc giỏo cụ và tài liệu giảng dạy một cỏch cú hệ thống.
Về giỏo cụ, trưởng phũng hành chớnh nhõn lực phối hợp cựng cỏc trưởng bộ phận xõy dựng hệ thống giỏo cụ. Hệ thống này bao gồm cỏc loại model mỏy thiết yếu của cả mỏy photocopy tương tự và kỹ thuật số như 2732, 2740, 1502, 618, 627, 635..., cỏc mỏy in siờu tốc 5329, 5306, 6308, 5430..., cỏc loại mỏy in và mỏy tớnh khỏc nhau. Chuyờn gia đào tạo của bộ phận kỹ thuật sẽ kiờm nhiệm thờm vai trũ quản lý, thống kờ và đưa ra cỏc đề xuất nõng cấp hay bổ sung giỏo cụ hàng năm để đảm bảo tớnh cập nhật của hệ thống giỏo cụ.
Về tài liệu đào tạo, trưởng phũng hành chớnh nhõn lực phõn cấp thành hai mức tài liệu đào tạo cơ bản và nõng cao. Mỗi cấp gồm 3 loại: tài liệu đào tạo chuyờn
mụn của cỏc hóng (tài liệu dịch), tài liệu từ bờn ngoài (mua hay cú được từ cỏc khoỏ đào tạo do chuyờn gia bờn ngoài tổ chức) và tài liệu do cụng ty tự biờn soạn. Cỏc tài liệu này cần được tổ chức thành cỏc ngõn hàng tài liệu để đảm bảo việc quản lý, sử dụng và cập nhật kịp thời theo định kỳ mỗi năm ít nhất một lần.
Hệ thống vật chất của phõn hệ này, do đú, cần thiết phải tỏi cơ cấu theo hướng tổng thể từ trờn xuống theo yờu cầu của chương trỡnh đào tạo chứ khụng phải từ những gỡ cụng ty đang cú.
+/ Yếu tố tài chớnh
Tỏi cơ cấu phõn hệ này đũi hỏi một nguồn tài chớnh tương đối lớn. Cụng ty cần xỏc định một khoản kinh phớ hàng năm tối thiểu từ 60-80 triệu đồng phõn bổ như sau:
• Kinh phớ để mời chuyờn gia tổ chức cỏc khoỏ đào tạo từ bờn ngoài khoảng 10-15 triệu hàng năm
• Kinh phớ cho quản lý, sử dụng, nõng cấp và bổ sung hệ thống giỏo cụ khoảng 45-55 triệu hàng năm
• Kinh phớ cho hệ thúng tài liệu đào tạo khoảng 5-10 triệu hàng năm.
Mức kinh phớ cụ thể phải được xỏc định rừ ngay từ khi lờn mục tiờu chất lượng năm và phõn bổ chi tiết theo từng hạng mục và từng kỳ đào tạo trong năm.