Chuẩn bị và quản lý có hiệu quả các điều kiện cở sở vật chất phục vụ cho công tác tổ chức HĐPT Đoàn là một trong những biện pháp quan trọng nhằm nhận sự hỗ trợ của nhà trường về cơ sở vật chất, kinh tế, phương tiện, tài liệu cho HĐPT Đồn. Vì vậy để nâng cao hiệu quả của hoạt động phong trào thì cơng tác quản lý các điều kiện cơ sở vật chất là cực kì quan trọng.
* ục tiêu
uản lý có hệ thống các điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện, tài liệu cho các HĐPT. Thơng qua việc quản lý có hiệu quả cơ sở vật chất, BCH
Đoàn trường sẽ nắm bắt sát sao nguồn lực mình có, từ đó đề xuất những HĐPT một cách hiệu quả, sát với tình hình thực tế, tránh lãng phí và sử dụng một cách hiệu quả các điều kiện cơ sở vật chất sẵn có.
Việc quản lý tốt các điều kiện cơ sở vật chất còn giúp cho BCH Đoàn trường chủ động được các điều kiện cơ sở vật chất trong việc tổ chức HĐPT, từ đó có những biện pháp thích hợp trong việc điều hành các HĐPT của Đoàn thanh niên.
* ội dung:
Khi tổ chức HĐPT Đoàn cần chú trọng vào công tác cơ sở vật chất và các điều kiện phục vụ cho HĐPT Đoàn. Trước hết tận dụng cơ sở vật chất của nhà trường, đồng thời khai thác tiềm năng cơ sở vật chất của xã hội để tổ chức cho hoạt động sinh viên. Nhà trường cần đầu tư hệ thống âm thanh, máy chiếu, phông, bạt bàn ghế…Những yếu tố cơ sở vật chất này tác động khơng nhỏ tới HĐPT Đồn của nhà trường.
Trong q trình tổ chức các HĐPT, BCH Đồn trường phải theo dõi và kiểm tra các điều kiện cơ sở vật chất sắn có. Phân loại các cơ sở vật chất cần thiết cho HĐPT, các trang thiết bị còn sử dụng được, các trang thiết bị nào cần sửa chữa, bảo dưỡng hay thay mới để cân đối cho tổng thể chương trình
* Cách thức thực hiện
BCH Đồn trường phân cơng trách nhiệm cho các thanh viên chuyên trách, phụ trách các trang thiết bị, các điều kiện cơ sở hoạt động sẵn có.
Trong mỗi một HĐPT, cần dự trù kinh phí chi tiết cho hoạt động, liệt kê chi tiết, đầy đủ nội dung chi cho hoạt động, các điều kiện cơ sở vật chất cần có để tổ chức thực hiện chương trình báo cáo với BCH Đồn trường.
Người được phân công phụ trách, căn cứ kế hoạch và dự trù để kiểm tra, rà soát các trang thiết bị và điều kiện sẵn có báo cáo với BCH Đoàn trường. BCH Đoàn trường hoặc cá nhân được phân cơng trách nhiệm ( Bí thư hoặc phó Bí thư) xem xét quyết định bổ sung nếu xét thấy cần thiết để phụ vụ HĐPT.
Trong quá trình tổ chức, cá nhân được phân công phụ trách cần tổ chức kiểm tra việc sử dụng ngân sách, các trang thiết bị, hay việc sử dụng các điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho HĐPT để có những điều chỉnh phù hợp trong việc sử dụng các điều kiện cơ sở vật chất.
BCH Đoàn trường cần phân cơng người quản lý kinh phí và quyết tốn sau khi kết thúc hoạt động, đồng thời thống kê các điều kiện cơ sở vật chất sau HĐPT.
* Điều kiện thực hiện
HĐPT Đoàn phải được sự đồng ý của Đảng uỷ, Ban giám hiệu nhà trường, sự phối hợp giữa các đơn vị trong nhà trường.
Tổ chức hoạt động phải có tính khả thi, đáp ứng nhu cầu,nguyện vọng của đoàn viên, sinh viên, cán bộ giáo viên trong nhà trường.
Nên có phịng, kho riêng để thuận tiện cho việc quản lý, kiểm kê các điều kiện trang thiết bị.
HĐPT phải vận động được đông đảo lực lượng tham gia.
Có mối liên hệ mật thiết với các cá nhân phụ trách trang thiết bị, sơ sở vật chất của các phòng ban chức năng trong nhà trường.