Các tài liệu như phương án sản xuất kinh doanh, biên bản họp HĐQT thông qua phương án, bao gồm cả phương án vay vốn NH…bắt buộc phải là bản chính và được ký bởi đại diện hợp pháp của bên vay trước pháp luật
Các hồ sơ về TSBĐ có thể nhận bản sao để tiến hành định giá. Tuy nhiên, sau khi ký hợp đồng cầm cố, thế chấp sẽ nhận bản chính và lập giấy biên nhận hồ sơ tài sản. Nhân viên phải đối chiếu bản chính hồ sơ gốc của TSBĐ với bản sao do KH cung cấp nhằm tránh trường hợp hồ sơ bản chính của TSBĐ của KH đang thế chấp ở NH khác.
Ngoài ra, CVQHKHDN cần thực hiện thủ tục xác minh qua việc thẩm định mục đích sử dụng vốn của KH, phân tích tình hình quan hệ với NH và thẩm định TSBĐ
Đối với khách hàng công ty ABC ta cần xem xét xem phương án sử dụng vốn có hợp lý hay khơng, tồn bộ hồ sơ tài chính của cơng ty cần được đóng dấu của cơng ty, xem xét hợp đồng đầu ra đầu vào của khách hàng có xác thực hay khơng thì cần phải xem xét hợp đồng kinh tế của công ty ABC.
❖ Thủ tục đối chiếu:
Nhằm đảm bảo hồ sơ TD KH cung cấp là đầy đủ, chính xác, hợp pháp, hợp lệ, CBTD cần tiến hành đối chiếu các thông tin KH cung cấp với các nguồn như: thẩm định trực tiếp tại địa chỉ KH, từ các cuộc phỏng vấn KH hoặc từ bên ngồi như các phương tiện thơng tin đại chúng, Trung tâm Thông tin TD Quốc gia VN, cơ quan thuế, hải quan, các TCTD khác…
Đối với khách hàng Nguyễn Văn A thì tra cứu thơng tin tín dụng Quốc gia( CIC) thông qua CMND kết quả trả về khách hàng khơng có nợ nhóm 2 trở lên do đó được phép vay.
Đối với Cơng ty ABC thì phải tra cứu thơng tin CIC của Cơng ty ABC và các thành viên góp vốn từ 10% trở lên. Qua kết quả tra cứu CIC ta thấy được cơng ty ABC khơng có nợ q hạn, nợ xấu nên đủ điều kiện vay vốn tại Ngân hàng.
❖ Thủ tục định dạng trước
Thủ tục định dạng trước định dạng sẵn cách tính lãi vay, lãi quá hạn trong hệ thống máy tính riêng cho từng mảng khách hàng, giúp NH giảm thiểu được rủi ro khi tác nghiệp của CVQHKH.
Đối với khách hàng Nguyễn Văn A Minh họa:
❖ Thủ tục kiểm soát vật chất:
CVQHKH căn cứ vào hợp đồng cầm cố nhận tài sản cầm cố và tiến hành thủ tục nhập kho. Sau khi nhận tài sản và hoàn tất thủ tục nhập kho, CVQHKH tiến hành nhận đầy đủ tài liệu, chứng từ, hồ sơ bản gốc của các bên liên quan đến tài sản cầm cố. Các phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Sau đó, CVQHKH nhập kho TSBĐ theo quy định của NH. Yêu cầu KH mua bảo hiểm vật chất và chuyển quyền thụ hưởng cho NH đối với tài sản thế chấp, cầm cố nếu NH có yêu cầu NH ban hành những quy định về quản lý hồ sơ, lưu giữ TSBĐ như: cán bộ kho quỹ phải
lập sổ theo dõi khi nhập kho TSBĐ, mở sổ xuất – nhập tài sản theo đúng quy định, hồ sơ TSBĐ phải được niêm phong theo đúng quy định; định kỳ tiến hành đối chiếu số lượng và giá trị TSBĐ giữa phịng kho quỹ và kế tốn. Hồ sơ TD sau khi thanh lý được đóng thành tập riêng và được lưu trữ theo quy định của NH
❖ Thủ tục kiểm tra và theo dõi:
Thủ tục kiểm tra và theo dõi được thực hiện qua việc lãnh đạo TD sẽ ln rà sốt, giám sát phương thức thực hiện của nhân viên cấp dưới, nhằm bao quát được tình hình hoạt động và tiến độ thực hiện công việc của nhân viên, đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, tiến độ và can thiệp kịp thời khi có sai sót xảy ra. Định kỳ 3 tháng/lần đối với khoản vay ngắn hạn và 6 tháng/ lần đối với khoản vay dài hạn
CVQHKH sẽ kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của KH sau khi giải ngân nhằm đảm bảo KH sẽ sử dụng vốn vay đúng mục đích.
2.2.3.4. Thông tin và truyền thông
Chi nhánh thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho hệ thống các phịng giao dịch, tồn bộ văn bản được ban hành và lưu trữ trên kho tài liệu mạng nội bộ để tồn thể CBNV có thể truy cập và tìm hiểu khi cần thiết. Hệ thống thông tin nội bộ thực sự phát huy hiệu quả trong việc phổ biến các quy trình, đáp ứng nhu cầu lưu trữ, truy xuất nhanh chóng thơng qua cách thức tìm kiếm từ khóa. Bên cạnh đó, hệ thống thơng tin sẽ tự động gửi các thông tin liên quan đến hoạt động TD đến CVQHKH theo phân quyền.
Các thông tin về hoạt động TD được NH truyền thông qua báo cáo thường niên, qua trang thông tin của NH, các nguồn thơng tấn báo chí hoặc qua các phương pháp truyền thông khác. Báo cáo thường niên là một trong những phương tiện phổ biến được NH sử dụng để truyền thông các thông tin về NH. Qua báo cáo thường niên, KH người muốn tìm hiểu về NH có thể hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động kinh doanh của NH. Nhờ phương tiện truyền thông này mà từ nhân viên, trưởng phịng, phó phịng nghiệp vụ, giám đốc phòng giao dịch đều làm và tiếp nhận đầy đủ các nhiệm vụ và chỉ thị của cấp trên ban hành.
2.2.3.5. Hoạt động giám sát