5. Kết cấu nghiên cứu
2.2.4. Thực trạng công tác tuyển dụng
a. Nguồn tuyển dụng của công ty
Căn cứ vào bản mơ tả cơng việc, bản u cầu trình độ chun mơn đối với vị trí cần tuyển. Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng lao động có trách nhiệm xác định rõ công việc cần tuyển, các kỹ năng cần thiết để đảm nhận công việc.
Trên cơ sở đó bộ phận có trách nhiệm xây dựng bản mơ tả cơng việc, bản u cầu trình độ chun mơn đối với vị trí chức danh cần tuyển gửi cho trưởng phịng phê duyệt rồi tiến hành. Sau đó, cơng ty sẽ tiến hành đăng tải lên trang của công ty, thông báo đến nhân viên trong công ty.
Nguồn bên ngồi mà cơng ty hướng đến là:
+ Ứng viên đã nộp hồ sơ đăng ký dự tuyển từ những lần trước nhưng chưa được thi tuyển thì giờ cơng ty sẽ gọi để tuyển dụng căn cứ vào hồ sơ mà công ty nắm giữ của những lao động này.
+ Thu hút những lao động tự do là những lao động mà hiện giờ họ chưa làm một công việc cố định nào và những lao động đang làm việc tại công ty khác về tham gia dự tuyển vào cơng ty mình.
+ Sinh viên năm cuối tại các trường Đại học, Cao Đẳng: Công ty cũng thường xuyên tổ chức các hội thảo tuyển dụng, giới thiệu việc làm tới các bạn sinh viên năm cuối thông qua liên kết với các tổ chức trường, lớp hoặc tiếp cận ứng viến qua hình thức đăng tuyển trên các trang web, mạng xã hội,...
46
Bảng 2.5. Phân bổ nguồn tuyển dụng của công ty Đại An Hưng Phát năm 2021
(Đơn vị: người)
Nguồn tuyển dụng
Số lượng (người)
Đối tượng áp dụng Tỷ lệ
Bên trong 189
BM: Trưởng phòng kinh doanh SUM: phó phịng kinh donah UM: Trưởng phịng kinh doanh FUM: Phó trưởng phịng kinh doanh
37.2%
Bên ngồi 319
FC: Tư vấn tài chính Chun vấn tư vấn Cộng tác viên kinh doanh
62.79%
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân lực cơng ty Đại An Hưng Phát)
Nguồn tuyển dụng bên ngoài cao hơn nguồn bên trong 130 nhân lực, tương đương 62.8%. Đây là một điều dễ hiểu khi nguồn tuyển dụng bên trong hầu hết là cho các vị trí tăng lên vị trí mới, gần như khơng có thun chuyển cơng tác. Trong khi, số lượng nhân viên mới vẫn không ngừng được tuyển thêm vào, nên đã gây ra lực chênh lệch lớn như thế này.
b. Thông báo tuyển dụng
- Nội dung thông báo tuyển dụng của Công ty đã đưa ra được những thông tin khái quát và cơ bản: [Thông báo tuyển dụng: Phụ lục 2]
+ Khái quát về đơn vị: Công ty đã đưa ra một cách khái quát nhất về cơng ty của mình đến các ứng viên tương lai để họ có thể cân nhắc và nộp đơn thi tuyển vào làm việc tại cơng ty.
+ Các ngành nghề có nhu cầu tuyển và vị trí cần tuyển: Cơng ty đưa ra những ngành nghề, bộ phận đang cần tuyển người để những lao động cảm thấy mình phù hợp sẽ tham gia nộp hồ sơ thi tuyển.
47
+ Yêu cầu về nộp hồ sơ (thời gian, địa điểm…): Một vấn đề khơng thể thiếu đó là hồ sơ của người lao động, đây là một văn bản khái quát phần nào về bản thân người lao động.
Trên cơ sở thông báo tuyển dụng đã được phê duyệt bởi trưởng phịng thì cơng ty sẽ thơng báo cơng khai thông tin tuyển dụng trên các phương tiện đại chúng như facebook, zalo, các web tuyển dụng (topCV, timviec365, linkedin,..)
+ Đăng thông báo trên các báo viết của Trung Uơng, địa phương, khu vực nơi mà cơng ty có nhu cầu tuyển dụng để đáp ứng tính chất cơng việc.
+ Công ty đăng thông báo trên website của mình.
+ Gửi thơng báo đến các trường dạy nghề: Công ty đã đưa đến các trường dạy nghề những thông báo tuyển mộ để một phần nhờ hiệu trưởng nhà Trường giới thiệu cho những học viên giỏi, một phần để thu hút những học sinh chuẩn bị tốt nghiệp của trường.
+ Cử cán bộ phòng nhân lực trực tiếp đến các trường Đại Học, Cao Đẳng để tuyển các sinh viên khá giỏi và các sinh viên khá giỏi và các sinh viên có năng lực lên.
Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển dụng nhân lực
(Nguồn: Phịng Hành chính nhân lực cơng ty Đại An Hưng Phát)
c. Quy trình tuyển dụng sau khi đăng tin tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng nhân viên tư vấn tài chính rất chặt chẽ, có lực tham gia giám sát của Bộ Tài Chính. Ứng viên phải trải qua 3 vòng để được tuyển dụng:
Thông báo tuyển dụng Thu thập và chọn lọc hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ Kiểm tra, chất lương, chuyên môn Phỏng vấn tuyển chọn Thử việc Quyết định tuyển dụng
48 - Vòng 1: Vòng hồ sơ
+ Hồ sơ bao gồm: CMTND/CCCD và sổ hộ khẩu công chứng, CV bản cứng, sơ yếu lý lịch,..
- Vòng 2: Vòng phỏng vấn
+ Phỏng vấn nhằm đánh giá khả năng, tinh thần làm việc, thái độ trong công việc và đối với nghề. Với một Cơng ty đến từ Nhật Bản thì phương châm làm việc là ưu tiên những con người có mong muốn và có khả năng gắn bó lâu dài cùng với cơng ty.
- Vòng 3: Vòng trắc nghiệm
+ Sau khi phỏng vấn thành công, ứng viên sẽ được học một khóa học 5 ngày. Nội dung khóa học là các chương trình bảo hiểm của Cơng ty. Sau khóa học, ứng viên sẽ phải trải qua kì thi trắc nghiệm về kiến thức chun mơn do Bộ Tài Chính ra đề và giám sát.
Nhìn chung, quy trình tuyển dụng của Cơng ty đảm bảo chất lượng chun mơn của đội ngũ tư vấn tài chính. Đủ kiến thức, đủ tận tâm, đủ chuyên nghiệp để phục vụ khách hàng một cách công tâm và hiệu quả nhất.
Quá trình học tập và thi tuyển thường diễn ra trong thời gian dài, gây mất thời gian, tốn kém chi phí cho cả doanh nghiệp và đội ngủ nhân viên. Bên cạnh đó cịn phát sinh một số vấn đề về gian lận trong thi cử chưa được kiểm soát tốt, làm ảnh hưởng đến trình độ của tư vấn viên, gây ra một số hệ lụy về lâu dài cho doanh nghiệp.
d. Chính sách thu hút nhân lực trước và sau tuyển dụng
- Trước tuyển dụng, với mục đích tìm được những ứng viên xuât sắc, có năng lực thực lực cơng ty đã đưa ra những chính sách sau:
+ Chú trọng thực hiện công tác quan hệ công chúng để xây dựng và phát triển thương hiệu của công ty trên thị trường để tạo sức hút đối với người lao động.
+ Tham gia diễn thuyết, giao lưu với các trường Đại học, Cao Đẳng để giới thiệu về Cơng ty với mục đích tạo ấn tượng ban đầu cho sinh viên về Cơng ty và để lại hình ảnh đẹp trong mắt sinh viên. Đây là một cách khéo léo để thu hút lực tham gia thi tuyển vào công ty của các sinh viên này trong tương lai.
+ Tài trợ các lực kiện xã hội, nhân đạo để quảng bá thương hiệu và văn hóa của cơng ty đến cơng chúng.
49
+ Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực hàng năm.
- Sau tuyển dụng, để giữ chân được những nhân viên có thâm niên và kinh nghiệm cao, có năng lực trong tổ chức ở lại gắn bó lâu dài với mình, Cơng ty đã xây dựng nên những chính sách:
+ Bố trí đúng việc đúng người để tránh lực nhàm chán, trái chuyên môn và sử dụng lãng phí nhân lực.
+ Thực hiện chính sách nhân lực minh bạch, rõ ràng cơng bằng để tạo lòng tin cho người lao động.
+ Xây dựng chế độ tiền lương, đãi ngộ hợp lý.
+ Thực hiện chính sách đào tạo để nhân viên có cơ hội phát triển nghề nghiệp và thăng tiến.
+ Quan tâm và khích lệ cả đời sống tinh thần của các cán bộ, nhân viên trong tổ chức.
e. Đội ngũ tuyển dụng của công ty
Đội ngũ tuyển dụng chịu trách nhiệm tìm kiếm và tuyển dụng nhân lực cho doanh nghiệp. Họ sẽ làm việc với các phịng ban khác trong cơng ty để nắm bắt nhu cầu nhân lực của từng phịng ban, sau đó lập kế hoạch, chiến lược tuyển dụng và tiến hành việc tuyển dụng.
Các cơng việc chính của bộ phận tuyển dụng bao gồm:
+ Lập kế hoạch và tiến hành các chiến dịch tuyển dụng đúng thời điểm nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động, phát triển của doanh nghiệp.
+ Thông báo thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp trên các kênh tuyển dụng. + Thực hiện các nghiệp vụ tuyển dụng: sàng lọc, lưu trữ hồ sơ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn, tham gia phỏng vấn, kiểm tra, đánh giá năng lực ứng viên.
+ Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp, tham gia, tổ chức các hoạt động, sự kiện thu hút nhân tài.
+ Đại diện doanh nghiệp tương tác với ứng viên từ những ngày đầu tiên.
+ Soạn thảo và gửi các thông báo, thư từ liên quan đến kết quả tuyển dụng cho ứng viên: thư mời nhận việc, thông báo trúng tuyển, thư từ chối ứng viên…
50
+ Liên kết, hợp tác với các đầu mối cung ứng nguồn nhân lực: các trường đại học, trung tâm giới thiệu việc làm, đơn vị đào tạo nghề… phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty.
+ Xử lý các công tác liên quan đến pháp lý trong hoạt động tuyển dụng. + Lập báo cáo tuyển dụng.
Ngồi đội ngũ tuyển dụng của cơng ty, Đại An Hưng Phát cịn có hai hình thức tuyển dụng khác là tuyển dụng chính bạn bè hoặc khách hàng của đội ngũ đơng đảo các tư vấn viên, sau đó trả một khoản hoa hồng nhất định cho tư vấn viên, ứng với mỗi ứng mới nếu đạt yêu cầu.
Phương pháp này đang được triển khai khá hiệu quả khi số lượng hồ sơ mới tăng lên gấp 4-5 lần số lượng thực có của đội ngũ tuyển dụng. Tuy nhiên, chính vì được tuyển chọn tràn lan với số lượng lớn, lại thường có “tay trong” giúp đỡ nên sinh ra một vấn đề nguy cơ tiềm ẩn, đặc biệt là việc gian lận trong thi tuyển và huẩn luyện kiến thức căn bản về sản phẩm bị bớt xén. Nếu tình trạng này khơng được khắc phục, tương lai có thể gây nhiều hậu quả cho cả công ty lẫn khách hàng.
f. Phương pháp sàng lọc ứng viên tuyển dụng của công ty
Tiếp nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển: Cán bộ phịng hành chính có nhiệm vụ sàng
lọc những hồ sơ hợp lệ, đáp ứng được yêu cầu tổ chức, sau đó lập phiếu nhận hồ sơ và giao cho người nộp hồ sơ.
Phỏng vấn: Trước khi đi vào thực hiện phỏng vấn, ứng viên sẽ điền vào mẫu
thông tin ứng viên theo mẫu có sẵn của cơng ty để thuận tiện cho quá trình trao đổi và phỏng vấn.
Những thí sinh ứng tuyển sẽ được phỏng vấn bởi cán bộ phòng Tổ chức Hành chính, sau đó là đưa lên Ban giám đốc Cơng ty phỏng vấn lần nữa, những thí sinh này sẽ được phỏng vấn với các tiêu chí:
- Chun mơn: Trình độ chun mơn, kết quả học tập.
- Năng lực công tác: Thông qua trao đổi về công tác xã hội để đánh giá mức độ hiểu biết xã hội của ứng viên ra sao, lực nắm bắt các thông tin thị trường của ứng viên đặc biệt là thị trường kinh tế, tài chính, bảo hiểm.
51
Thi trắc nghiệm: Sau khi phỏng vấn thành công, ứng viên sẽ được học một khóa
học 5 ngày. Nội dung khóa học là các chương trình bảo hiểm của cơng ty. Sau khóa học, ứng viên sẽ phải trải qua kì thi trắc nghiệm về kiến thức chuyên mơn do Bộ Tài Chính ra đề và giám sát. Điểm đạt yêu cầu tối thiểu là 30/40.
Thử việc: Sau khi đạt yêu cầu trong kì thi trắc nghiệm thì cơng ty sẽ tiến hành
cho ứng viên thử việc. Trong thời gian thử việc, ứng viên sẽ được bố trí làm việc ở các bộ phận và được phân công nhiệm vụ đúng chuyên môn. Công ty sẽ đạo điều kiện hết sức thuận lợi để người thử việc hoàn thành tốt nhiệm vụ bằng cách cử các cán bộ có trình độ kinh nghiệm hướng dẫn cơng việc cho người thử việc, thời gian thử việc là ba tháng song nếu trong thời gian thử việc người lao động hồn thành tốt cơng việc thì sẽ được rút ngắn thời gian thử việc.
Trong quá trình thử việc người được tuyển phải đảm bảo các yêu cầu sau, và đây cũng chính là các tiêu chí mà Cơng ty dựa vào để đánh giá quá trình thử việc của người được tuyển:
+ Trình độ chun mơn, năng lực cơng tác.
+ Hồn thành tốt công việc được giao, khả năng phát huy sáng tạo trong công việc.
+ Quan hệ tốt với đồng nghiệp.
+ Đạt được những chỉ tiêu đặt ra tối thiểu.
- Kết thúc thời gian thử việc, người thử việc có nhiệm vụ: + Viết bản kiểm điểm cá nhân về q trình thử việc tại cơng ty. + Nhận xét về ưu điểm, hạn chế của bản thân.
+ Nêu lên quan điểm của mình để tiếp tục ở lại tổ chức làm việc. + Đơn xin làm việc lâu dài tại công ty.
Sau khi nhận được bản kiểm điểm, nhận xét của người thử việc kết hợp với nhận xét của cán bộ trực tiếp hướng dẫn người thử việc, Công ty sẽ tuyên bố kết quả thử việc cho người thử việc sau 10 ngày.
Đối với những người thi tuyển vào nhân viên chính thức của Cơng ty, nếu được chấp nhận vào làm việc tại Cơng ty sau q trình thử việc, thì sẽ được ký hợp đồng dài hạn.
52
Bảng 2.6. Bảng thống kê quá trình tuyển dụng từ năm 2019-2021
(Đơn vị: người.) Tiêu chí Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 2020/2019 2021/2020 Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) Số hồ sơ đăng ký 241 780 1285 539 30.90 505 60.70 Số ứng viên phỏng vấn 97 328 652 231 29.57 324 50.31 Số ứng viên thi trắc nghiệm 52 270 510 218 19.26 240 52.94 Số ứng viên trúng tuyển mới 43 245 466 202 17.55 221 52.58
(Nguồn: Phịng Hành chính nhân lực TNHH MTV Đại An Hưng Phát)
Mặc dù là doanh nghiệp mới nhưng số lượng hồ sơ đăng ký ứng tuyển hằng năm của Đại An Hưng Phát tương đối lớn. Năm 2020, số hồ sơ đăng ký tăng 539 người so với năm 2019, tăng hơn 30% so với năm 2019 . Năm 2021, số hồ sơ đăng ký tăng từ 780 lên đến 1285 người tăng 60% so với năm 2020. Lượng ứng viên đến phỏng vấn cũng tăng mạnh qua các năm, năm 2020 lượng ứng viên đến phỏng vấn tăng 231 người tương ứng 30% so với năm 2019. Năm 2021, lượng ứng viên đến phỏng vấn từ 328 lên đến 466 người, tăng gấp đôi số lượng ứng viên so với năm 2020. Điều này có được là do cơng ty có một chính sách đãi ngộ tương đối tốt, giúp thu hút nguồn nhân lực trẻ tuổi, năng động. Ngoài ra cũng cần nhắc tới hiệu quả làm việc của bộ phận tuyển dụng của công ty. Tuy nhiên, lượng ứng viên tham gia phỏng vấn sụt giảm tương đối nhiều so với lượng hồ sơ đăng ký, khoảng 40-50%. Lý do là vì nhiều ứng viên vẫn còn e ngại với ngành bảo hiểm, cơng việc địi hỏi kỹ năng giao tiếp, sự khéo léo, thường xuyên gặp khách hàng.
Tỷ lệ “Số ứng viên thi trắc nghiệm” / “Số hồ sơ đăng ký” khá thấp, chỉ khoảng 20-40%, với hai lý do như sau:
53
- Đầu tiên là phải kể tới tính đặc thù của cơng việc, khi hầu hết những vị trí tuyển mới đều là vị trí tư vấn tài chính, nói cách khác, nhân viên kinh doanh. Điều này khiến khơng ít ứng viên khơng theo được tới cùng vì khơng phù hợp với đặc thù của cơng viêc.
- Thứ hai, là do chính sách đào tạo với nhân viên mới chưa thực sự được chú trọng. Có một thực tế tại doanh nghiệp là, trước khi được tiến hành thi trắc nghiệm, ứng viên sẽ được thử việc với vị trí cơng tác viên, từ 7-30 ngày, hoặc có thể lâu hơn tùy vào sự thích ứng của ứng viên. Tuy nhiên, khoảng thời gian này, với số lượng cơng việc lớn, từ việc tìm kiếm khách hàng, tiếp cận, tư vấn, thuyết phục, chốt hợp đồng, xử lý vấn đề phát sinh, chưa nói đến lượng kiến thức rất lớn đối với mỗi loại