1.3. Hoạt động tài chính và quản lý tài chính trong nhà trƣờng
1.3.1. Hoạt động tài chính trong nhà trường
Hoạt động tài chính trong nhà trường bao gồm các hoạt động thành phần sau đây:
- Huy động các nguồn tài chính:
Nhằm đảm bảo đủ kinh phí để trang trải cho các hoạt động của nhà trường hiện nay, ngoài nguồn chủ yếu là ngân sách nhà nước đòi hỏi trường cần phải sáng tạo, năng động và khéo léo để tăng cường huy động các nguồn thu sự nghiệp, nguồn thu hỗ trợ, tài trợ mà nhà nước đã có quy định cụ thể. Các biện pháp chủ yếu áp dụng để huy động các nguồn lực là:
+ Đối với nguồn ngân sách nhà nước: thực hiện đầy đủ, chính xác theo yêu cầu, đúng thời gian quy định về các khoản thu từ ngân sách nhà nước để được cấp phát tiền đầy đủ, kịp thời đảm bảo nguồn chi cho các nhu cầu cần thiết phục vụ các hoạt động trong nhà trường theo dự toán đã được phê duyệt.
+ Đối với nguồn hình thành từ nguồn thu sự nghiệp: nhà trường tiến hành tổ chức thu học phí, lệ phí đúng theo quy định của nhà nước. Thực hiện tổ chức tốt các hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ trong khả năng của nhà trường để góp phần gia tăng nguồn thu sự nghiệp.
+ Đối với nguồn kinh phí khác: Nhà trường có thể thơng qua nhiều hình thức
huy động vốn, kêu gọi hợp tác đầu tư, vận động các cá nhân, đơn vị, cơ quan, các tổ chức trong và ngoài nước cùng hợp tác với nhà trường nhằm tăng nguồn thu bên ngoài, hỗ trợ tài chính trong cơng tác giáo dục đào tạo.
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ trong nhà trường:
Ngày 16/01/2002, Chính phủ đã ban hành nghị định số 10/2002/NĐ-CP với nội dung chế độ tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu. Bộ tài chính ban hành hướng dẫn số 50/2003/TT-BTC về việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ. Nội dung cơ bản của các văn bản trên đã nêu rõ yêu cầu các nhà trường cần phải xây dựng và thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ, cụ thể:
+ Các nguyên tắc, quy định chung khi xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ. + Các quy định cụ thể, chi tiết về các nguồn thu và từng khoản chi tiêu.
+ Thủ tục lập, sử dụng và lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế tốn và cơng tác kiểm tốn, quyết tốn kinh phí.
+ Giám sát, kiểm tra, thanh tra cơng tác quản lý tài chính và xử lý các hình thức vi phạm quy chế và quy định của nhà nước.
+ Điều khoản thi hành.
Từ việc xây dựng nội dung cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ đã giúp hiệu trưởng và ban lãnh đạo các trường có thể chủ động sử dụng các nguồn kinh phí đúng mục đích, đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả. Quy chế chi tiêu nội bộ sau khi ban hành được tất cả các bộ phận và cá nhân sử dụng thống nhất và là căn cứ để giúp cho công tác quản lý tài chính thực hiện theo đúng quy định, kiểm sốt chặt chẽ nguồn tài chính của đơn vị, tránh thất thốt và lãng phí.
- Thực hiện kế hoạch chi tiêu (chấp hành dự toán):
Để quản lý tài chính trong nhà trường hiệu quả địi hỏi phải chấp hành dự toán đã xây dựng một cách nghiêm chỉnh. Nhà trường cần thực hiện các nhiệm vụ:
+ Căn cứ nội dung của dự toán đã được duyệt, cán bộ làm cơng tác tài chính trình ban lãnh đạo nhà trường phương án phân phối nguồn tài chính cho từng bộ phận, từng nhiệm vụ và thông báo đến từng bộ phận trong trường để cùng nghiêm túc thực hiện.
+ Trong quá trình chi tiêu thực tế, nhà trường tổ chức công tác theo dõi việc thực hiện các khoản thu, chi, đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản chi có định mức trên tinh thần tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo thực hiện đúng nhiệm vụ của giáo dục. Đối với trường hợp xảy ra tình trạng vượt chi so với kế hoạch xây dựng phải có văn bản giải trình và đươc sự đồng ý của lãnh đạo nhà trường. Việc chi phải phù hợp với tỷ lệ hồn thành cơng việc được giao.
+ Sử dụng các đúng quy định các nguồn kinh phí của nhà nước.
+ Quản lý chi các khoản mua sắm, sửa chữa theo đúng các nguồn kinh phí. Đối với các khoản chi phục vụ xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm thiết bị và chi phí sửa chữa tài sản cố định phải có trong kế hoạch và được sự đồng ý của cấp quản lý.
+ Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu gặp khó khăn trở ngại thì cần phải kịp thời đề xuất với ban lãnh đạo, cơ quan quản lý tài chính để được giải quyết, đảm bảo việc chấp hành dự toán được tốt. Kế hoạch dự tốn phải được chấp hành nghiêm chỉnh thơng qua các biện pháp thích hợp tùy từng giai đoạn, đồng thời phải xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng tháng, từng quý trong năm.
- Theo dõi việc cấp phát hạn mức kinh phí:
Trên cơ sở kế hoạch dự toán chi tiêu cho cả năm đã được cấp trên phê duyệt và nhiệm vụ phải chi trong tháng, quý, đơn vị sử dụng ngân sách phải dự toán chi từng quý có chia ra theo tháng), gửi cơ quan cấp trên có thẩm quyền chi tiết theo các mục chi của Mục lục ngân sách nhà nước. Trong q trình chấp hành dự tốn thu - chi, nhà trường cần phát huy tính chủ động trong việc chi tiêu theo dự tốn đã được duyệt. Nguồn kinh phí sẽ được kho bạc nhà nước và cơ quan tài chính đảm bảo cấp phát kịp thời cho các nhiệm vụ chi đủ điều kiện. Đến thời điểm cuối năm các khoản chi chưa kịp thực hiện trong năm sẽ được chuyển sang năm sau.
- Xây dựng nề nếp làm việc của cán bộ quản lý tài chính:
Cán bộ tài chính trong nhà trường là người trực tiếp thực hiện hoạt động tài chính. Để đảm bảo hoạt động tài chính hiệu quả cần xây dựng hệ thống cán bộ tài chính chun nghiệp, nghiêm túc có năng lực hiểu biết về kế tốn và tài chính trong nhà trường. Bên cạnh đó cần trang bị đầy đủ phương tiện làm việc để tiến hành nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo phù hợp với quy mô hoạt động của nhà trường. Năng lực quản lý cơng tác tài chính và trình độ chun mơn nghiệp vụ kế tốn tài chính của đội ngũ này chính là nhân tố quan trọng góp phần đưa cơng tác quản lý tài chính của các trường ngày càng đi vào nề nếp, đạt kết quả, tuân thủ các chế độ quy định về kế tốn tài chính của nhà nước góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của nhà trường.
- Kiểm tra, phân tích đánh giá hoạt động tài chính trong nhà trường:
Hoạt động kiểm tra cơng tác tài chính là một biện pháp đảm bảo cho các quy định về kế toán và các kỷ luật tài chính được chấp hành tốt, các số liệu tài liệu được ghi chép và phản ánh một cách chính xác, trung thực, có hệ thống. Cơ quan quản lý
cấp trên và các cơ quan chức năng của nhà nước thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính của nhà trường thơng qua việc kiểm tra thực tế các loại chứng từ, tài liệu kế toán lữu trữ và tiến hành đối chiếu với thực tế tình hình thu, chi mua sắm của nhà trường. Đây là một khâu quan trọng trong việc quản lý tài chính nên địi hỏi phải tổ chức theo dõi tồn diện, thường xun, liên tục và có hệ thống. Bên cạnh công tác kiểm tra phải đi kèm hoạt động phân tích đánh giá nhằm tìm ra những mặt đạt được, thuận lợi và những khuyết điểm, khó khăn trở ngại, đưa ra kết luận về phương hướng hoạt động tài chính cho năm tiếp theo.
1.3.2. Quản lý tài chính trong nhà trường
1.3.2.1. Vai trị của quản lý tài chính trong nhà trường
Mục tiêu của việc quản lý, sử dụng hợp lý nguồn tài chính trong nhà trường liên quan trực tiếp đến hiệu quả kinh tế - xã hội của các hoạt động sự nghiệp giáo dục, đến hiệu quả sử dụng các khoản đóng góp của nhân dân vào ngân sách nhà nước. Nếu cơng tác tài chính của các trường được quản lý, kiểm tra, giám sát tốt sẽ góp phần hạn chế tiêu cực, ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, tham nhũng trong huy động và sử dụng nguồn lực tài chính cơng, đồng thời nâng cao hiệu quả việc sử dụng các nguồn lực tài chính đóng góp từ người dân và các tổ chức đoàn thể.
Vai trò của quản lý tài chính trong nhà trường được thể hiện ở các nội dung:
- Quản lý tốt tài chính trong nhà trường sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo nguồn kinh phí cho trường đáp ứng nhu cầu đỏi hỏi ngày càng cao của xã hội về các hoạt động dịch vụ giáo dục.
- Tạo động lực khuyến khích cho các đơn vị tích cực và chủ động tổ chức hoạt động hợp lý, xác định số biên chế cần có, tổ chức, sắp xếp và phân công lao động một cách khoa học, nâng cao chất lượng cơng việc để sử dụng kinh phí tiết kiệm.
- Tạo điều kiện để người lao động nâng cao thu nhập, phát huy hết khả năng, tạo ra nhiều sáng kiến nâng cao chất lượng công tác.
- Nêu cao ý thức trách nhiệm của toàn thể cán bộ công nhân viên, giảng viên trong nhà trường trong việc tăng cường đấu tranh chống các hiện tượng tiêu cực, thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí trong sử dụng nguồn lực tài chính.
- Đảm bảo việc tuân thủ các chính sách pháp luật của nhà nước và các nội quy, quy chế quản lý tài chính nội bộ của tổ chức.
- Việc quản lý tài chính trong nhà trường là cơ sở cung cấp các thông tin để Nhà nước đưa ra các chính sách và biện pháp phù hợp trong quản lý và phát triển giáo dục, văn hóa.
Các khía cạnh mà quản lý tài chính trong nhà trường hướng tới trên có mối quan hệ gắn kết với nhau trong một hệ thống thống nhất, có tác động qua lại với nhau. Tuy nhiên, vai trò to lớn và được ưu tiên hàng đầu là mục tiêu nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động giáo dục, đào tào của các trường nhằm hướng tới cung cấp đội ngũ nhân lực đủ năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức phục vụ nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
1.3.2.2. Yêu cầu quản lý tài chính trong nhà trường
Bên cạnh việc quản lý chun mơn thì cơng tác quản lý tài chính trong nhà trường cũng góp phần quyết định sự phát triển của một nhà trường. Để phát huy hết các vai trị đó địi hỏi cơng tác quản lý tài chính trong nhà phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định:
- Nguyên tắc hiệu quả: trong bất kỳ cơng tác quản lý nào thì u cầu đạt hiệu quả là nguyên tắc quan trọng hàng đầu đặt ra. Hiệu quả trong cơng tác quản lý tài chính thể hiện ở kết quả thu được trên tất cả các mặt kinh tế - chính trị - xã hội so với chi phí bỏ ra. Hiệu quả phải thể hiện ở cả mặt kinh tế tiết kiệm chi phí) và cả trên mặt chính trị - xã hội chất lượng và nhiệm vụ giáo dục phải được hồn thành). Trên thực tế rất khó để định lượng được mục tiêu xã hội, song nó ln được đề cập đến, cân nhắc thận trọng khi đưa ra một quyết định thu – chi trong nhà trường. Tiêu thức quan trọng để các nhà quản lý tiến hành cân nhắc xem xét, lựa chọn phương án, dự án hoạt động sự nghiệp chính là hiệu quả về kinh tế. Hai nội dung quan trọng và có mối quan hệ với nhau gồm hiệu quả xã hội và hiệu quả kinh tế được xem xét
đồng thời khi nhà quản lý cần đưa ra quyết định lựa chọn hay đề ra một chính sách chi tiêu liên quan đến hoạt động giáo dục đào tạo.
- Nguyên tắc thống nhất: việc hình thành, sử dụng, kiểm tra, thanh tra đến việc quyết tốn, xử lý những khó khăn, vướng mắc trong q trình triển khai thực hiện cơng tác quản lý thu, chi tài chính ở các trường đều phải tuân theo quy định của pháp luật. Thực hiện nguyên tắc quản lý thống nhất sẽ đảm bảo tính cơng bằng, bình đẳng hạn chế các vấn đề tiêu cực và rủi ro trong hoạt động tài chính, đặc biệt là các rủi ro mang tính chủ quan trong quyết định thu, chi.
- Nguyên tắc phân cấp: thực hiện nguyên tắc này trong quản lý tài chính sẽ đảm bảo nguồn NSNN được quản lý tập trung trên cơ sở phát huy sáng kiến của từng bộ phận. Phân công trách nhiệm quản lý tới từng bộ phận liên quan để phát huy tinh thần, trách nhiệm trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực tài chính.
- Ngun tắc cơng khai, minh bạch: thực hiện các nội dung huy động nguồn vốn, sử dụng nguồn vốn, kiểm tra và giám sát phải trên cơ sở công khai và minh bạch tài chính. Thơng qua việc cơng khai, minh bạch tạo điều kiện cho việc giám sát, kiểm tra các hoạt động thu, chi của nhà trường, qua đó hạn chế thất thốt, đảm bảo tính hợp lý trong chi tiêu, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn NSNN.
Trong từng khâu của quản lý tài chính trong nhà trường phải đáp ứng các yêu cầu:
Lập kế hoạch các nguồn tài chính
Lập kế hoạch các nguồn tài chính là việc lên kế hoạch xác định khoản thu chi trong nhà trường: Thu từ những nguồn nào? Thu vào thời gian nào? Chi phục vụ cái gì, chi bao nhiêu tiền, thuộc nguồn kinh phí nào và vào thời điểm nào? Căn cứ vào nhiệm vụ năm học và điều kiện thực tế của nhà trường để lập kế hoạch cho phù hợp, đặc biệt là đảm bảo thu chi tài chính phải đúng thời gian để sử dụng nguồn vốn đạt hiệu quả cao.
Lập kế hoạch thu chi trong nhà trường là nền tảng của kế hoạch tài chính. Trước đây, nguồn NSNN là nguồn thu là chủ yếu nên việc lập kế hoạch chỉ tập
trung vào các công việc liên quan đến lập và sử dụng nguồn NSNN, chưa chú trọng tới các nguồn thu, chi khác. Hiện nay việc tự chủ thu chi giúp cơ sở giáo dục đào tào có nhiều nguồn, do vậy yêu cầu lập kế hoạch tài chính là phải phản ánh đầy đủ các nguồn tài chính và chi tiêu từ các nguồn này. Lập kế hoạch tài chính càng chi tiết, cụ thể thì càng giúp cho cơng tác tổ chức thực hiện được thuận lợi, dễ dàng và có căn cứ đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch tài chính. Để cơng tác xây dựng kế hoạch tài chính đạt hiệu quả cần lưu ý thực hiện theo các nội dung sau:
- Kế hoạch hoạt động tài chính hàng năm cần lập có căn cứ, sát thực tế và đòi hỏi sư phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận, bộ môn trong trường.
- Lập kế hoạch tài chính phải có cơ sở, phương pháp đối với từng nguồn thu cần chi tiết để có căn cứ theo dõi và quản lý.
- Đối với các khoản chi tiêu mang tính chất thường xuyên cần lập chi tiết cho từng khoản chi tiêu như: chi cho công tác giáo dục đào tạo, chi phục vụ nghiên cứu khoa học và các khoản chi hành chính quản lý. Để kế hoạch trở thành cơng cụ quản lý tài chính cần xác định được cơ cấu chi tiêu trong nhà trường một cách hợp lý, rõ ràng, chi tiết.
- Trên cơ sở nhu cầu phát triển nhà trường trong tương lai cần xây dựng tách riêng các khoản đầu tư XDCB và mua sắm tài sản, sửa chữa lớn thành từng dự án.
Tổ chức thực hiện cơng tác quản lý tài chính
Đối với từng loại nguồn tài chính cần thực hiện việc quản lý riêng:
- Đối với nguồn ngân sách nhà nước: lập dự toán theo định kỳ tháng, quý,