3.2. Các biện pháp quản lý tài chính tại trƣờng Cao đẳng ANN DI đáp ứng
3.2.1. Tổ chức các hoạt động nâng cao nhận thức về nội dung và nhiệm vụ của công
của công tác quản lý tài chính cho cán bộ công nhân viên và giáo viên trong trường
- Mục tiêu:
Nâng cao nhận thức về nội dung nhiệm vụ của công tác quản lý tài chính cho cán bộ cơng nhân viên và giáo viên trong trường.
- Nội dung:
Chia sẻ gánh nặng quản lý tài chính trong nhiệm vụ chung phát triển giáo dục đào tạo là một chủ trương mà nhà trường đề ra và phổ biến đến từng CBCNV. Cơng tác quản lý tài chính trong trường khơng phải chỉ là nhiệm vụ của phòng Hậu Cần mà là nhiệm vụ chung của trường, của từng cá nhân cán bộ và giáo viên giảng dạy tại trường. Vì vậy cần nâng cao nhận thức cho CBCNV và giáo viên trong trường về các nội dung và nhiệm vụ của cơng tác quản lý tài chính.
- Cách thực hiện:
Để cơng tác quản lý tài chính ngày một hiệu quả thì việc nâng cao nhận thức cho CBCNV và giáo viên trong trường những hiểu biết về quản lý tài chính là hết sức cần thiết. Thông qua việc tổ chức các lớp đào tạo, hướng dẫn nhanh để từng thành viên trong trường nắm rõ quy chế chi tiêu nội bộ, các quy định của pháp luật. Tổ chức các cuộc thăm dò ý kiến, trả lời thắc mắc để hiểu rõ hơn những vấn đề còn mơ hồ, hiểu chưa đúng, chưa đủ của CBCNV và giáo viên để từ đó có những giải thích và thay đổi kịp thời. Ngồi ra, nhà trường cần thường xuyên tuyên truyền, vận
động cán bộ nhà trường nhận thức đúng đắn về trách nhiệm trong quản lý tài chính trong trường.
- Điều kiện thực hiện:
Cần có ngân sách cho việc mở lớp đào tạo, xây dựng chương trình và tổ chức hàng quý, năm.
3.2.2. Tăng cường công tác kế hoạch hoá các nguồn thu đảm bảo phù hợp và sát với thực tế
- Mục tiêu:
Kế hoạch hóa các nguồn thu tức là cần lập kế hoạch các nguồn thu hàng năm dựa trên thực tế các năm trước và dự kiến năm sau. Lập kế hoạch thu là một phần quan trọng của quản lý tài chính và là nền tảng của kế hoạch tài chính trong nhà trường.
- Nội dung:
Trong thời gian tới cơng tác xây dựng kế hoạch tài chính cần hồn thiện theo các nội dung sau:
Một là, kế hoạch hoạt động tài chính hàng năm phải được thể hiện trong dự toán thu chi của đơn vị. Dự toán thu chi của trường cần lập dựa trên các căn cứ thực tế. Lập dự tốn tài chính khơng phải là cơng việc của riêng Phịng Hậu cần, mà cần xem đây là hoạt động chung quan trọng trong quản lý của tất cả các bộ phận, do vậy phải có sự phối hợp, tham gia của nhiều bộ phận, phịng, bộ mơn trong Trường. Như vậy, đổi mới công tác lập kế hoạch tài chính theo hướng Phịng Hậu cần là đầu mối thực hiện, các bộ mơn và phịng ban khác có nhiệm vụ phải tham gia, đặc biệt là Phịng Đào tạo có một vai trị quan trọng. Nếu trong các doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh có vai trị chính trong lập kế hoạch, đưa lại công ăn việc làm, thu nhập cho doanh nghiệp thì đối với lập kế hoạch tài chính của nhà trường vai trò của Phòng Đào tạo cũng tương tự như vậy.
Hai là, lập kế hoạch tài chính đối với các nguồn thu cần chi tiết, cụ thể cho từng nguồn thu, để từ đó theo dõi và quản lý chi tiết các nguồn thu dựa trên cơ sở tính tốn khi lập kế hoạch tài chính.
Ba là, lập chi tiết cụ thể cho từng khoản chi tiêu thường xuyên, trong đó phải tách bạch chi tiêu cho công tác đào tạo, chi phục vụ nghiên cứu khoa học và các khoản chi thuộc bộ phận hành chính quản lý. Để phát huy vai trị cơng cụ quản lý tài chính cần xây dựng kế hoạch đối với các khoản chi thường xuyên dựa trên cơ cấu chi tiêu trong nhà trường.
Bốn là, đối với các khoản chi tiêu phục vụ đầu tư XDCB, sửa chữa TSCĐ, mua sắm tài sản có giá trị lớn, cần lập dưới dạng dự án đầu tư dựa trên nhu cầu phát triển của Trường trong tương lai.
- Cách thực hiện:
Hàng năm tổ chức xây dựng dự tốn, kế hoạch các nguồn thu. Sau q trình thực hiện cần tổ chức xem xét cách thức xây dựng đã phù hợp hay chưa và có biện pháp thay đổi cho phù hợp, rút kinh nghiệm năm sau. Lập báo cáo tình hình thực hiện dự tốn, phân tích ngun nhân sai lệch giữa dự toán và thực tế thực hiện và rút ra bài học kinh nghiệm cho những năm sau.
- Điều kiện thực hiện:
Trường Cao đẳng ANND 1 trong lập dự tốn cịn yếu, cần phải chú trọng hơn. Dự tốn phải được xây dựng từ cơ sở các phịng, ban, khoa… Phòng Hậu Cần tập hợp và điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu chung của nhà trường và có căn cứ trình lãnh đạo nhà trường xem xét phê duyệt.
Các phòng ban cần phối hợp cùng phòng Hậu Cần để tiến hành lập kế hoạch nguồn thu đảm bảo độ chính xác, sát thực tế.
3.2.3. Xây dựng và thực hiện “Quy chế chi tiêu nội bộ” đảm bảo quy định của Nhà nước và phục vụ thiết thực cho mục tiêu đào tạo của Nhà nước và phục vụ thiết thực cho mục tiêu đào tạo
- Mục tiêu:
Hiện tại nhà trường đã xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và được áp dụng vào cơng việc tài chính hàng ngày. Tuy nhiên nhiệm vụ đào tạo mỗi năm khác nhau, nhu cầu thực tế có nhiều thay đổi, tình hình kinh tế - chính trị thay đổi, lạm phát... đều ảnh hưởng đến cơng tác tài chính. Địi hỏi đặt ra phải thường xun tìm hiểu, tính tốn thay đổi quy chế chi tiêu nội bộ ngày càng phù hợp với thực tế. Quy chế
chi tiêu nội bộ chính là cơ sở, là căn cứ để thực hiện cơng tác quản lý tài chính và làm căn cứ để kiểm tra việc chấp hành cơng tác tài chính tại nhà trường. Vì vậy xây dựng quy chế chi tiêu phù hợp, hợp lý, đảm bảo công bằng, công khai, minh bạch và hướng tới thực hiện tốt nhiệm vụ giáo dục và đào tạo là việc quan trọng.
- Nội dung:
Trong công tác thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ cần phải chú ý công tác tuyên truyền, hướng dẫn nâng cao nhận thức của toàn thể CBCNV nhà trường về vai trò của quy chế chi tiêu nội bộ, bắt buộc tất cả các CBCNV trong trường nghiêm túc thực hiện. Việc thực hiện quy chế phải kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở thường xuyên và nên đưa vào quy chế bình xét, khen thưởng các danh hiệu hàng quý, hàng năm.
Hiện nay, quy chế chi tiêu nội bộ của trường cao đẳng ANND 1 cịn có nhiều bất cập và chưa phù hợp cần chỉnh sửa kịp thời:
+ Tăng mức phụ cấp kiêm nhiệm cho cán bộ giảng dạy làm công tác quản lý tương xứng với năng suất lao động bỏ ra hoặc cần phải tuyển thêm giáo viên trực tiếp giảng dạy để đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý không phải kiêm nhiệm nhiệm vụ đứng lớp, tập trung cho công tác quản lý.
+ Xem xét điều chỉnh mức lương cho bộ phận nhà ăn, vệ sinh.
+ Đối với khoản học bổng cho sinh viên thực hiện cơ chế chi trả theo tháng để kịp thời hỗ trợ khó khăn cho sinh viên.
+ Tăng tỷ lệ phần quỹ phúc lợi hàng năm dành chi cho các em sinh viên khó khăn trong trường để hỗ trợ các em có điều kiện học tập và phấn đấu.
+ Đối với các khoản chi văn phịng phẩm, chi điện nước, cơng tác phí thực hiện theo cơ chế khốn cho từng phòng, ban, bộ phận, khoa để đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
- Cách thực hiện:
Phịng Hậu cần xem xét trình ban lãnh đạo nhà trường xem xét bổ sung sửa đổi các điều khoản trong Quy chế chi tiêu nội bộ.
Thực hiện các cuộc thăm do góp ý kiến cho dự thảo sửa đổi quy chế chi tiêu nội bộ định kỳ.
Có các quy định rõ ràng thưởng, phát trong việc thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ để đảm bảo nội dung quy chế được nghiêm túc thực hiện.
- Điều kiện thực hiện:
Được sự chấp thuận của ban lãnh đạo nhà trường, phòng Hậu Cần tiến hành thực hiện.
3.2.4. Tăng cường hạch tốn kế tốn, đi đơi với cơng khai tài chính
- Mục tiêu:
Tăng cường quản lý tài chính cần phải chú trọng đến cơng tác hạch tốn kế toán. Nhà trường cần xây dựng chế độ báo cáo kế toán định kỳ, cung cấp những thông tin quan trọng đã thu nhận và xử lý của đơn vị cho ban lãnh đạo, cơ quan quản lý các cấp. Thơng tin kế tốn đưa ra phải dựa trên u cầu, quy định của chuẩn mực kế tốn, nghĩa là cơng tác ghi chép, phản ánh, hạch tốn hoạt động tài chính phải đầy đủ, chính xác và kịp thời.
- Nội dung:
Cơng tác hạch tốn kế tốn cần hồn thiện theo các nội dung sau:
Thứ nhất, căn cứ tình hình tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất của trường để nghiên cứu, vận dụng mơ hình tổ chức cơng tác kế toán phù hợp. Lựa chọn hình thức tổ chức kế tốn là cơng việc rất quan trọng trong việc hạch toán kế toán. Lựa chọn hình thức tổ chức kế tốn thích hợp thì sẽ phát huy vai trị của cơng tác kế toán và thống kê trong quản lý hoạt động kinh tế tài chính, qua đó góp phần hồn thành tốt các nhiệm vụ cấp trên giao cho nhà trường.
Thứ hai, tổ chức xây dựng hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản kế toán, hạch tốn kế tốn và tổ chức q trình ln chuyển chứng từ giữa các bộ phận một cách khoa học.
Thứ ba, cần phải lựa chọn hình thức kế toán phù hợp, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và cơng tác kiểm tra kế tốn. Số liệu trong các báo cáo kế toán phải là số liệu mang tính tổng hợp và phân tích đầy đủ tình hình hoạt động của đơn
vị theo các chỉ tiêu về kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý nội bộ của đơn vị và của các cơ quan quản lý cấp trên.
Thứ tư, đội ngũ cán bộ làm cơng tác kế tốn phải được đào tạo nghiệp vụ, nâng cao trình độ chun mơn đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc.
Thứ năm, ngoài việc chấp hành đúng các chế độ quy định của nhà nước về kế tốn tài chính, trong thẩm quyền nhà trường cần ban hành một số mẫu chứng từ nội bộ, biểu mẫu chi tiết liên quan đến hoạt động quản lý tài chính trong trường. Đối với các khoản thu chi cần chi tiết từng khoản thu, chi để dễ dàng theo dõi.
- Cách thực hiện:
Công tác kế toán thực hiện hàng ngày đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Hàng năm tiến hành cơng khai tài chính trên bảng tin hoặc web của nhà trường.
Định kỳ đào tạo, nâng cao trình độ cho đội ngũ kế tốn tại nhà trường, đồng thời có chế độ khen thưởng đối với cán bộ cơng tác tốt và xử lý những cán bộ sai sót nghiêm trọng gây hậu quả trong hạch toán kế toán.
Chú trọng tuyển dụng những cán bộ làm cơng tác kế tốn đủ năng lực chun mơn và có đạo đức nghề nghiệp để bổ sung nhân lực kịp thời thực hiện tốt nhiệm vụ hạch toán kế toán.
- Điều kiện thực hiện:
Cần có ngân sách để đào tạo đội ngũ cán bộ tài chính và phải có sự nỗ lực từ bản thân những người trực tiếp làm nhiệm vụ tài chính. Cần phải được sự ủng hộ của ban lãnh đạo nhà trường để cơng khai tài chính đảm bảo minh bạch và chính xác.
3.2.5. Thực hiện công tác kiểm tra nội bộ, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kiểm toán Nhà nước định kỳ kiểm toán Nhà nước định kỳ
Mục tiêu:
Tăng cường quản lý tài chính song song với tăng cường cơng tác hạch tốn kế toán, nhà trường cần chú trọng thực hiện tốt công tác thanh tra kiểm tốn, trong đó kiểm tốn nội bộ là một hoạt động khơng thể thiếu trong quản lý tài chính của
đơn vị. Vì vậy, nhà trường cần có cán bộ phụ trách cơng tác kiểm tốn nội bộ, hoặc có thể th kiểm tốn độc lập để kiểm tốn báo cáo tài chính hàng năm, phục vụ quản lý tài chính của Trường.
Nội dung:
Bộ máy thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát hoạt động QLTC cần được hoàn thiện. Xây dựng quy chế hoạt động, cơ cấu tổ chức, quyền hạn trách nhiệm của bộ máy kiểm tra, kiểm soát. Đồng thời xây dựng quy trình kiểm tra, kiểm sốt rõ ràng, hiệu quả.
Trong trường Cao đẳng ANND 1 hiện chỉ có một bộ phận kế tốn tài chính, chưa có bộ phận kế tốn quản trị. Để tăng cường chức năng kiểm tra nội bộ, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo nhà trường nhanh chóng, phục vụ tốt cơng tác điều hành chung thì cần phải tổ chức thêm bộ phận kế toán quản trị. Đối với nhà trường cần tổ chức theo mơ hình kế tốn tài chính kết hợp kế tốn quản trị:
- Cách thực hiện:
Tiến hành mở lớp đào tạo hoặc cử cán bộ đi học lớp kế toán quản trị. Tiến hành xây dựng mơ hình kế tốn tài chính kết hợp kế tốn quản trị. Tiến hành công tác kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính và báo cáo tài chính theo định kỳ.
- Điều kiện thực hiện:
Ngân sách đủ để đào tạo cán bộ, tuyển dụng thêm cán bộ phụ trách phần kế toán quản trị.
3.2.6. Nâng cao trình độ chun mơn và nghiệp vụ sư phạm cho cán bộ chun trách cơng tác tài chính chun trách cơng tác tài chính
- Mục tiêu:
Cơng tác quản lý tài chính được thực hiện chủ yếu ở phịng Hậu cần của trường do các cán bộ tài chính – kế tốn trực tiếp thực hiện. Để cơng tác tài chính thực sự hiệu quả, đúng với thực tiễn và phù hợp với thực trạng của nhà trường thì vấn đề đặt ra là người quản lý tài chính phải hiểu về chức năng, nhiệm vụ cơng tác hàng ngày của trường. Để nắm rõ và đưa ra được các quy chế quản lý tài chính phù hợp thì người làm tài chính phải hiểu cơng tác giảng dạy như thế nào? Tiêu hao văn phòng phẩm, thiết bị giáo dục hàng ngày bao nhiêu? … Việc nâng cao trình độ chun mơn và nghiệp vụ sư phạm cho cán bộ chuyên trách cơng tác tài chính là biện pháp hữu hiệu nâng cao quản lý tài chính. Trên cơ sở hiểu biết về ngành nghề đào tạo của trường, nhiệm vụ đào tạo hàng năm để căn cứ xây dựng dự toán thu – chi hàng năm phù hợp nhất. Và đây cũng là căn cứ để kiểm sốt thu chi, đảm bảo cơng bằng và phù hợp.
- Nội dung:
Đào tạo về nghiệp vụ sư phạm cho cán bộ chuyên trách tài chính. - Cách thực hiện:
Tổ chức mở các lớp đào tạo nội dung về nghiệp vụ sư phạm. Xây dựng tiêu chuẩn để lựa chọn được những người có đủ năng lực, trình độ tham gia vào bộ máy quản lý tài chính, ví dụ: trình độ chun mơn, tổ chức đào tạo ra người đó, khả năng ứng dụng cơng nghệ tin học, khả năng xử lý vấn đề,…Vì quản lý tài chính là nhân
tố quan trọng nhất trong các hoạt động khác của đơn vị, nó quyết định tới mọi hoạt động khác trong đơn vị nên đầu tư nhân lực cho hoạt động này sẽ tạo điều kiện thực hiện nhiệm vụ khác.
- Điều kiện thực hiện: cần có nguồn kinh phí tổ chức các lớp đào tạo.
3.2.7. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài chính tài chính
- Mục tiêu:
Bên cạnh đó việc đào tạo, nâng cao trình độ tin học, tiếng anh cho đội ngũ cán bộ chuyên trách công tác tài chính là rất cần thiết. Hiện tại trường cao đẳng ANND 1 có đội ngũ cán bộ tài chính cịn yếu về trình độ ngoại ngữ, tin học. Trường