1.4.1. Xây dựng kế hoạch quản lý tài chính
Bước đầu tiên trong quản lý tài chính là việc xây dựng kế hoạch tài chính. Để có căn cứ thực hiện hoạt động này địi hỏi cần có sự đầu tư nghiêm túc và nghiên
cứu, phân tích trước khi bắt tay vào xây dựng kế hoạch. Tất cả các thông tin liên quan đến các vấn đề tài chính cần được thu thập và khơng được bỏ sót.
Kế hoạch tài chính là xác định việc thu chi tài chính trong nhà trường: thu, từ những nguồn nào? Thời gian nào tiến hành thu? Thu bao nhiêu? Chi cái gì, chi bao nhiêu tiền, chi từ nguồn kinh phí nào?
Căn cứ vào nhiệm vụ năm học và điều kiện thực tế của trường để tiến hành xây dựng kế hoạch tài chính đảm bảo sự phù hợp, đặc biệt phải đúng thời gian để nguồn vốn phát huy hiệu quả sử dụng. Tuy vậy, năm tài chính khơng trùng với năm học, vì thế ban lãnh đạo không những phải nắm vững yêu cầu nhiệm vụ năm học, tình hình mua sắm, sửa chữa, xây dựng mới của nhà trường trong năm học này mà còn phải căn cứ vào chiến lược phát triển năm tới để có kế hoạch tài chính chính xác, cụ thể.
Lập dự toán là khâu đầu tiên trong cơng tác quản lí tài chính có ý nghĩa quyết định đến chất lượng và hiệu quả của các khâu tiếp theo của quản lý tài chính, do đó lập dự tốn thu chi phải song song với việc lập kế hoạch về các hoạt động của nhà trường.
Bên cạnh việc đáp ứng yêu cầu về nhiệm vụ chun mơn việc lập dự tốn còn phải đảm bảo yêu cầu tiết kiệm.
Lập dự toán cần dựa trên các căn cứ:
- Căn cứ vào phương hướng, nhiệm vụ và chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao cho trường trong năm kế hoạch. Để dự tốn tài chính sát thực cần phải dựa trên các chủ trương, đường lối của Đảng và nhà nước về phát triển hoạt động sự nghiệp giáo dục đào tạo trong từng giai đoạn nhất định.
- Căn cứ vào sự phân tích, đánh giá việc thu chi của năm trước, có kèm theo phân tích cụ thể, chi tiết nguyên nhân, kết quả. Các kết quả, phân tích đánh giá tình hình sử dụng nguồn vốn NSNN của kỳ trước sẽ cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập dự toán.
- Căn cứ vào các chế độ chính sách quy định của nhà nước hiện hành, các định mức chi của từng loại trường theo quy định.
- Căn cứ vào khả năng của nhà trường về: năng lực lao động, tình trạng vật tư, khả năng thực hịên nhiệm vụ. Trên cơ sở chính sách của nhà nước, trường sẽ đưa ra phương hướng, nhiệm vụ hướng tới trong năm, từ đó xác lập được hình thức, phương hướng phân phối nguồn lực đảm bảo tiết kiệm và đạt hiệu quả cao.
- Căn cứ vào số sinh viên, số giảng viên, công nhân viên trong nhà trường.
1.4.2. Tổ chức thực hiện quản lý tài chính
Để đảm bảo tính hợp lý, kịp thời của các khoản chi tiêu trong nhà trường phục vụ nhiệm vụ chung đòi hỏi ban lãnh đạo phải chấp hành kế hoạch dự toán một cách nghiêm chỉnh, đầy đủ và đạt hiệu quả.
Quản lý nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên
Các khoản kinh phí hoạt động thường xuyên bao gồm các khoản thu, chi gắn với hoạt động của nhà trường theo chức năng, nhiệm vụ được cấp trên giao.
Các khoản thu học phí, khoản thu từ hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, khoản thu dịch vụ khác hỗ trợ hoạt động đào tạo, dạy thêm học thêm, trông giữ xe, phí tuyển sinh, bảo hiểm y tế. Ngồi ra trong các trường cao đẳng khoản thu từ nguồn tại trợ của ngân sách nhà nước là một khoản thu thường xuyên.
Các khoản chi thường xuyên như: lương cán bộ giảng viên, cán bộ quản lý, các khoản phụ cấp lương, các khoản trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí cơng đồn theo quy định, chi thuê nhân công vệ sinh, chi mua vật tư văn phòng...
Đối với các khoản thu, chi thường xuyên trường căn cứ vào các hướng dẫn của các cấp để thu, chi, quản lý theo quy định đảm bảo dân chủ, công khai, minh bạch.
Quản lý kinh phí chương trình mục tiêu trong giáo dục đào tạo
Mỗi một giai đoạn khác nhau nhà nước lại đặt ra chương trình mục tiêu trong giáo dục đào tào để phù hợp với đặc thù quốc gia và khả năng tài chính. Để thực hiện các chương trình mục tiêu đó cần phải có các nguồn tài chính để thực hiện chương trình. Trên thực tế nguồn kinh phí bao gồm:
- Ngân sách trung ương: hàng năm các cơ quan thuộc Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan chức năng khác xây dựng dự toán chi ngân sách ở trung ương để thực hiện nhiệm vụ được giao của Chương trình mục tiêu.
- Ngân sách địa phương: ngân sách địa phương sử dụng để chi cho những nhiệm vụ do ngân sách địa phương đảm bảo.
- Nguồn huy động, đóng góp của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước và các nguồn tài chính hợp pháp khác.
Khi thực hiện các chương trình mục tiêu các nguồn kinh phí được đưa ra sử dụng. Chi cho các chương trình gồm nhiều khoản chi: chi đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, huấn luyện phục vụ hoạt động chuyên môn; Chi dịch và hiệu đính tài liệu phục vụ hoạt động chuyên môn; Chi xây dựng, biên soạn tài liệu, chương trình, giáo trình đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, huấn luyện; Chi xây dựng cơ sở dữ liệu, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động chuyên môn; Chi mua sắm tài sản, trang thiết bị phục vụ công tác đào tạo, kiểm định và bảo đảm chất lượng giáo dục...
Quản lý kinh phí chương trình mục tiêu trong giáo dục đào tạo địi hỏi nhà trường phải theo dõi chi tiết từng khoản mục thu chi, đối chiếu thường xuyên với dự toán đã lập, chi cho từng chương trình mục tiêu phải đúng theo nguồn thu và đúng theo quy định của pháp luật và quy chế hoạt động của đơn vị. Sử dụng kinh phí phải tuân theo các nguyên tắc:
- Nguồn kinh phí sự nghiệp được sử dụng để thực hiện chương trình mục tiêu giáo dục đào tạo phải đảm bảo theo đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
- Sử dụng kinh phí theo đúng chương trình đề ra có sự linh hoạt nhưng phải đảm bảo hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ đề ra cho cả giai đoạn.
- Kinh phí thực hiện chương trình mục tiêu giáo dục, đào tạo phải được quản lý và quyết toán.
Quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Nguồn vốn cấp cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản bao gồm: chi phí thuê khảo sát quy hoạch xây dựng ban đầu, chi phí giải phóng mặt bằng, chi phí thuê
thiết kế và xây dựng, chi phí mua sắm vật tư xây dựng, lắp đặt máy móc, thiết bị, chi phí nhân cơng và các chi phí hợp lý khác được ghi trong tổng dự tốn.
Trong khâu quản lý q trình thực hiện đầu tư XDCB, các trường tự chủ tài chính rất quan tâm đến hoạt động thẩm định hồ sơ tổ chức thực hiện để đảm bảo tuân thủ các quy định có liên quan. Việc thẩm định hồ sơ có liên quan được cơ quan tham mưu cho giám đốc/hiệu trưởng thông thường là bộ phận Kế hoạch - Tài chính) thực hiện đầy đủ, chặt chẽ, đúng quy trình nghiệp vụ, qua đó góp phần tiết kiệm ngân sách hàng năm, tránh lãng phí trong đầu tư xây dựng cũng như đảm bảo chất lượng và tiến độ cơng trình. Hoạt động đầu tư XDCB địi hỏi có nhiều chủ thể cùng tham gia vào q trình thực hiện. Do đó, việc cơng khai minh bạch để phòng chống tham nhũng trong hoạt động đầu tư công là một nội dung quan trọng, cần thiết và xuyên suốt trong quá trình triển khai.
Hoạt động đầu tư XDCB trong trường cao đẳng được thực hiện từ 2 nguồn cụ thể sau:
- Đầu tư từ nguồn ngân sách cấp: Sau khi được giao quyền tự chủ theo Nghị quyết số 77/NQ-CP 2014 đổi mới cơ chế hoạt động cơ sở giáo dục đại học công lập 2014 - 2017, đến nay các trường vẫn còn một số dự án đang triển khai với nguồn vốn từ NSNN. Theo số liệu, tính đến tháng 12/2017, 6 trường tiếp tục được Nhà nước hỗ trợ thực hiện 16 dự án với nguồn NSNN tương ứng khoảng 359 tỷ đồng. Trong 6 trường này, Học viện Nông nghiệp Việt Nam và trường Đại học Luật TP. Hồ Chí Minh là 2 cơ sở được cấp NSNN nhiều nhất lần lượt là 142.149 và 140 tỷ đồng).
- Đầu tư từ nguồn tự có: Trong 12 trường tự chủ trên 2 năm tính đến 12/2017) thì có 9 trường dành khoảng 1.604 tỷ đồng từ nguồn thu của mình để chi cho hoạt động đầu tư, mua sắm, chiếm khoảng 32,7% tổng chi phí cho các chương trình, dự án. Ngồi nguồn vốn từ NSNN, các trường huy động được một số nguồn khác như ODA Học viện nông nghiệp Việt Nam) hay nguồn vốn vay kích cầu trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh).
Hoạt động đầu tư XDCB là khâu hình thành tài sản đầu tiên, có ý nghĩa tiền đề cho việc khai thác, sử dụng tài sản tại các trường, có vai trị quan trọng trong phát triển xã hội và là điều kiện vật chất không thể thiếu để duy trì hoạt động sự nghiệp. Cơng tác quản lý hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản là một phần không thể tách rời trong công tác quản lý tài chính ở nước ta hiện nay.
Quản lý thu chi các hoạt động khác của nhà trường
Trong bối cảnh đổi mới tài chính cơng hiện nay, đặc biệt là ở các cơ sở giáo dục đào tạo, đa dạng hố nguồn kinh phí là một hướng đi trung tâm của chiến lược đổi mới chính sách tài chính, nhằm đảm bảo khả năng bền vững về mặt tài chính của các cơ sở giáo dục cao đẳng. Chính sách nhà nước cho phép trường tự chủ tài chính bằng cách mở rộng các loại hình đào tạo, thưc hiên một số chức năng ngồi đào tạo như ứng dụng khoa học kỹ thuật... đã giúp cho trường tăng nguồn thu ngoài ngân sách.
Đối với các khoản thu chi này thủ trưởng đơn vị được quyền quyết định mức thu, chi theo nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và có tích luỹ. Tuy nhiên, cần đảm bảo tính minh bạch, cơng bằng trên cơ sở thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ cơ sở giáo dục đào tạo.
Quản lý tài sản
Nhà nước quy định cụ thể đơn vị thực hiện công việc đầu tư, mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản. Tất cả các tài sản cố định được sử dụng phục vụ hoạt động cung ứng dịch vụ phải thực hiện trích khấu hao và thu hồi vốn đúng theo quy định về thời gian trích khấu hao, tỷ lệ trích khấu hao... Đối với các tài sản hình thành từ nguồn NSNN thì số tiền khấu hao tài sản cố định và tiền thu hồi từ thanh lý tài sản đơn vị được để lại bổ sung Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
Nếu số tiền trích khấu hao và tiền thu thanh lý tài sản thuộc nguồn vốn vay thì được dùng để trả nợ vay. Trường hợp đã trả đủ phần nợ vay thì trường được để lại bổ sung Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
1.4.3. Chỉ đạo, giám sát thực hiện quản lý tài chính
Trực tiếp chỉ đạo hoạt động quản lý tài chính là hiệu trưởng nhà trường. Ban lãnh đạo nhà trường cần phải sáng tạo, năng động, khéo léo để huy động các nguồn thu sự nghiệp mà nhà nước đã có quy định cụ thể để tăng cường nguồn tài chính trang trải cho các hoạt động.
Tổ chức theo dõi việc thực hiện thu, chi và quản lý chặt chẽ nghiêm túc các khoản chi có định mức để nắm vững được tình hình chi tiêu hoặc có những điều chỉnh kịp thời những khoản chi còn dư tiền. Tiến độ thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn là căn cứ để thực hiện kế hoạch chi.
Giám sát tài chính là nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra, thanh tra và đánh giá các vấn đề về tài chính, chấp hành chính sách quy định pháp luật. Việc giám sát được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau: giám sát trực tiếp, gián tiếp, giám sát trước, giám sát trong và giám sát sau. Việc kiểm tra, thanh tra được thực hiện theo định kỳ hoặc đột xuất và phải tuân thủ quy định về thanh tra, kiểm tra.
1.4.4. Kiểm tra, đánh giá thực hiện quản lý tài chính
Để các quy định về kế tốn, chính sách về tài chính được chấp hành nghiêm chỉnh, các số liệu được ghi chép kịp thời, chính xác, trung thực và có hệ thống thì địi hỏi phải thực hiện kiểm tra quản lý tài chính. Đơn vị thực hiện việc kiểm tra là các cơ quan quản lý cấp trên và các cơ quan chức năng của nhà nước. Việc thực hiện kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính của nhà trường được tiến hành thông qua việc kiểm tra thực tế thu chi tại nhà trường, đối chiếu thực tế với việc ghi nhận trên các chứng từ, sổ sách, tài liệu của nhà trường.
Trong cơng tác quản lí tài chính u cầu đặt ra là phải tổ chức theo dõi thường xuyên, liên tục và có hệ thống tất cả các hoạt động tài chính. Kiểm tra phải đi đơi với hoạt động phân tích đánh giá nhằm tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu, những hạn chế hoặc khó khăn và những việc làm nào có hiệu quả để có hướng sử dụng các nguồn kinh phí đạt hiệu quả hơn trong những thời gian tới. Đặc biệt là phải thực hiện thường xuyền và trước khi quyết toán năm.
Yêu cầu đặt ra đối với cơng tác kiểm tra tài chính phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản sau đây:
- Nguyên tắc tuân thủ pháp luật;
- Nguyên tắc chính xác – khách quan – công khai; - Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả.
1.5. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý tài chính trong nhà trƣờng cao đẳng
Quản lý tài chính trong nhà trường chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố chủ quan và khách quan. Để công tác QLTC đạt hiệu quả, phù hợp với quy mô và đặc thù riêng của từng trường thì yêu cầu đặt ra là phải nhận diện được các nhân tố ảnh hưởng từ đó đưa ra chính sách, giải pháp quản lý hiệu quả.
1.5.1. Các nhân tố khách quan
- Nhu cầu của xã hội:
Những thay đổi điều kiện kinh tế - xã hội dẫn đến nhu cầu xã hội về vấn đề giáo dục thay đổi. Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng tới quản lý tài chính trong các trường cao đẳng. Đứng trước mỗi sự biến động của môi trường kinh tế xã hội, nhà nước phải có những chính sách mới nhằm phát triển đất nước phù hợp với tình
Nhân tố khách quan:
- Nhu cầu của xã hội
- Cơ chế của nhà nước
- Hội nhập trong lĩnh vực giáo dục
Nhân tố chủ quan:
- Chiến lược phát triển của nhà trường
- Năng lực lãnh đạo của cán bộ quản lý
- Năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ làm cơng tác quản lý tài chính
- Tính đồn kết nội bộ trong nhà
trường
Quản lý tài chính trong nhà
hình mới dẫn đến những thay đổi về nhiều mặt, trong đó có phương thức quản lý, cơ chế hoạt động. Hiện nay, dưới tác động của q trình cơng nghiệp hóa và cuộc cách mạng cơng nghệ 4.0, địi hỏi các đơn vị sự nghiệp phải áp dụng phương thức đào tạo, giáo dục mới để tạo ra nhân lực chất lượng cao theo nhu cầu của xã hội.
Trước bối cảnh tồn cầu hóa diễn ra ngày càng sâu rộng, trước yêu cầu phát triển của một nền kinh tế tri thức, nhu cầu về lực lượng lao động của xã hội đang có