3.2. Các biện pháp quản lý tài chính tại trƣờng Cao đẳng ANN DI đáp ứng
3.2.3. Xây dựng và thực hiện “Quy chế chi tiêu nội bộ” đảm bảo quy định của
của Nhà nước và phục vụ thiết thực cho mục tiêu đào tạo
- Mục tiêu:
Hiện tại nhà trường đã xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và được áp dụng vào cơng việc tài chính hàng ngày. Tuy nhiên nhiệm vụ đào tạo mỗi năm khác nhau, nhu cầu thực tế có nhiều thay đổi, tình hình kinh tế - chính trị thay đổi, lạm phát... đều ảnh hưởng đến cơng tác tài chính. Địi hỏi đặt ra phải thường xun tìm hiểu, tính tốn thay đổi quy chế chi tiêu nội bộ ngày càng phù hợp với thực tế. Quy chế
chi tiêu nội bộ chính là cơ sở, là căn cứ để thực hiện cơng tác quản lý tài chính và làm căn cứ để kiểm tra việc chấp hành cơng tác tài chính tại nhà trường. Vì vậy xây dựng quy chế chi tiêu phù hợp, hợp lý, đảm bảo công bằng, công khai, minh bạch và hướng tới thực hiện tốt nhiệm vụ giáo dục và đào tạo là việc quan trọng.
- Nội dung:
Trong công tác thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ cần phải chú ý công tác tuyên truyền, hướng dẫn nâng cao nhận thức của toàn thể CBCNV nhà trường về vai trò của quy chế chi tiêu nội bộ, bắt buộc tất cả các CBCNV trong trường nghiêm túc thực hiện. Việc thực hiện quy chế phải kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở thường xuyên và nên đưa vào quy chế bình xét, khen thưởng các danh hiệu hàng quý, hàng năm.
Hiện nay, quy chế chi tiêu nội bộ của trường cao đẳng ANND 1 cịn có nhiều bất cập và chưa phù hợp cần chỉnh sửa kịp thời:
+ Tăng mức phụ cấp kiêm nhiệm cho cán bộ giảng dạy làm công tác quản lý tương xứng với năng suất lao động bỏ ra hoặc cần phải tuyển thêm giáo viên trực tiếp giảng dạy để đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý không phải kiêm nhiệm nhiệm vụ đứng lớp, tập trung cho công tác quản lý.
+ Xem xét điều chỉnh mức lương cho bộ phận nhà ăn, vệ sinh.
+ Đối với khoản học bổng cho sinh viên thực hiện cơ chế chi trả theo tháng để kịp thời hỗ trợ khó khăn cho sinh viên.
+ Tăng tỷ lệ phần quỹ phúc lợi hàng năm dành chi cho các em sinh viên khó khăn trong trường để hỗ trợ các em có điều kiện học tập và phấn đấu.
+ Đối với các khoản chi văn phịng phẩm, chi điện nước, cơng tác phí thực hiện theo cơ chế khốn cho từng phịng, ban, bộ phận, khoa để đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
- Cách thực hiện:
Phịng Hậu cần xem xét trình ban lãnh đạo nhà trường xem xét bổ sung sửa đổi các điều khoản trong Quy chế chi tiêu nội bộ.
Thực hiện các cuộc thăm do góp ý kiến cho dự thảo sửa đổi quy chế chi tiêu nội bộ định kỳ.
Có các quy định rõ ràng thưởng, phát trong việc thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ để đảm bảo nội dung quy chế được nghiêm túc thực hiện.
- Điều kiện thực hiện:
Được sự chấp thuận của ban lãnh đạo nhà trường, phòng Hậu Cần tiến hành thực hiện.
3.2.4. Tăng cường hạch tốn kế tốn, đi đơi với cơng khai tài chính
- Mục tiêu:
Tăng cường quản lý tài chính cần phải chú trọng đến cơng tác hạch tốn kế toán. Nhà trường cần xây dựng chế độ báo cáo kế toán định kỳ, cung cấp những thông tin quan trọng đã thu nhận và xử lý của đơn vị cho ban lãnh đạo, cơ quan quản lý các cấp. Thơng tin kế tốn đưa ra phải dựa trên u cầu, quy định của chuẩn mực kế tốn, nghĩa là cơng tác ghi chép, phản ánh, hạch tốn hoạt động tài chính phải đầy đủ, chính xác và kịp thời.
- Nội dung:
Cơng tác hạch tốn kế tốn cần hồn thiện theo các nội dung sau:
Thứ nhất, căn cứ tình hình tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất của trường để nghiên cứu, vận dụng mơ hình tổ chức cơng tác kế toán phù hợp. Lựa chọn hình thức tổ chức kế tốn là cơng việc rất quan trọng trong việc hạch toán kế tốn. Lựa chọn hình thức tổ chức kế tốn thích hợp thì sẽ phát huy vai trị của cơng tác kế toán và thống kê trong quản lý hoạt động kinh tế tài chính, qua đó góp phần hồn thành tốt các nhiệm vụ cấp trên giao cho nhà trường.
Thứ hai, tổ chức xây dựng hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản kế tốn, hạch tốn kế tốn và tổ chức q trình ln chuyển chứng từ giữa các bộ phận một cách khoa học.
Thứ ba, cần phải lựa chọn hình thức kế toán phù hợp, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và công tác kiểm tra kế toán. Số liệu trong các báo cáo kế toán phải là số liệu mang tính tổng hợp và phân tích đầy đủ tình hình hoạt động của đơn
vị theo các chỉ tiêu về kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý nội bộ của đơn vị và của các cơ quan quản lý cấp trên.
Thứ tư, đội ngũ cán bộ làm cơng tác kế tốn phải được đào tạo nghiệp vụ, nâng cao trình độ chun mơn đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc.
Thứ năm, ngoài việc chấp hành đúng các chế độ quy định của nhà nước về kế tốn tài chính, trong thẩm quyền nhà trường cần ban hành một số mẫu chứng từ nội bộ, biểu mẫu chi tiết liên quan đến hoạt động quản lý tài chính trong trường. Đối với các khoản thu chi cần chi tiết từng khoản thu, chi để dễ dàng theo dõi.
- Cách thực hiện:
Cơng tác kế tốn thực hiện hàng ngày đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Hàng năm tiến hành cơng khai tài chính trên bảng tin hoặc web của nhà trường.
Định kỳ đào tạo, nâng cao trình độ cho đội ngũ kế tốn tại nhà trường, đồng thời có chế độ khen thưởng đối với cán bộ cơng tác tốt và xử lý những cán bộ sai sót nghiêm trọng gây hậu quả trong hạch toán kế toán.
Chú trọng tuyển dụng những cán bộ làm cơng tác kế tốn đủ năng lực chun mơn và có đạo đức nghề nghiệp để bổ sung nhân lực kịp thời thực hiện tốt nhiệm vụ hạch toán kế toán.
- Điều kiện thực hiện:
Cần có ngân sách để đào tạo đội ngũ cán bộ tài chính và phải có sự nỗ lực từ bản thân những người trực tiếp làm nhiệm vụ tài chính. Cần phải được sự ủng hộ của ban lãnh đạo nhà trường để cơng khai tài chính đảm bảo minh bạch và chính xác.
3.2.5. Thực hiện công tác kiểm tra nội bộ, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kiểm toán Nhà nước định kỳ kiểm toán Nhà nước định kỳ
Mục tiêu:
Tăng cường quản lý tài chính song song với tăng cường cơng tác hạch tốn kế toán, nhà trường cần chú trọng thực hiện tốt công tác thanh tra kiểm tốn, trong đó kiểm tốn nội bộ là một hoạt động khơng thể thiếu trong quản lý tài chính của
đơn vị. Vì vậy, nhà trường cần có cán bộ phụ trách cơng tác kiểm toán nội bộ, hoặc có thể th kiểm tốn độc lập để kiểm tốn báo cáo tài chính hàng năm, phục vụ quản lý tài chính của Trường.
Nội dung:
Bộ máy thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát hoạt động QLTC cần được hoàn thiện. Xây dựng quy chế hoạt động, cơ cấu tổ chức, quyền hạn trách nhiệm của bộ máy kiểm tra, kiểm soát. Đồng thời xây dựng quy trình kiểm tra, kiểm sốt rõ ràng, hiệu quả.
Trong trường Cao đẳng ANND 1 hiện chỉ có một bộ phận kế tốn tài chính, chưa có bộ phận kế tốn quản trị. Để tăng cường chức năng kiểm tra nội bộ, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo nhà trường nhanh chóng, phục vụ tốt cơng tác điều hành chung thì cần phải tổ chức thêm bộ phận kế toán quản trị. Đối với nhà trường cần tổ chức theo mơ hình kế tốn tài chính kết hợp kế tốn quản trị:
- Cách thực hiện:
Tiến hành mở lớp đào tạo hoặc cử cán bộ đi học lớp kế toán quản trị. Tiến hành xây dựng mơ hình kế tốn tài chính kết hợp kế tốn quản trị. Tiến hành cơng tác kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính và báo cáo tài chính theo định kỳ.
- Điều kiện thực hiện:
Ngân sách đủ để đào tạo cán bộ, tuyển dụng thêm cán bộ phụ trách phần kế tốn quản trị.
3.2.6. Nâng cao trình độ chun mơn và nghiệp vụ sư phạm cho cán bộ chun trách cơng tác tài chính chun trách cơng tác tài chính
- Mục tiêu:
Cơng tác quản lý tài chính được thực hiện chủ yếu ở phịng Hậu cần của trường do các cán bộ tài chính – kế tốn trực tiếp thực hiện. Để cơng tác tài chính thực sự hiệu quả, đúng với thực tiễn và phù hợp với thực trạng của nhà trường thì vấn đề đặt ra là người quản lý tài chính phải hiểu về chức năng, nhiệm vụ công tác hàng ngày của trường. Để nắm rõ và đưa ra được các quy chế quản lý tài chính phù hợp thì người làm tài chính phải hiểu cơng tác giảng dạy như thế nào? Tiêu hao văn phòng phẩm, thiết bị giáo dục hàng ngày bao nhiêu? … Việc nâng cao trình độ chun mơn và nghiệp vụ sư phạm cho cán bộ chuyên trách cơng tác tài chính là biện pháp hữu hiệu nâng cao quản lý tài chính. Trên cơ sở hiểu biết về ngành nghề đào tạo của trường, nhiệm vụ đào tạo hàng năm để căn cứ xây dựng dự toán thu – chi hàng năm phù hợp nhất. Và đây cũng là căn cứ để kiểm sốt thu chi, đảm bảo cơng bằng và phù hợp.
- Nội dung:
Đào tạo về nghiệp vụ sư phạm cho cán bộ chuyên trách tài chính. - Cách thực hiện:
Tổ chức mở các lớp đào tạo nội dung về nghiệp vụ sư phạm. Xây dựng tiêu chuẩn để lựa chọn được những người có đủ năng lực, trình độ tham gia vào bộ máy quản lý tài chính, ví dụ: trình độ chun mơn, tổ chức đào tạo ra người đó, khả năng ứng dụng cơng nghệ tin học, khả năng xử lý vấn đề,…Vì quản lý tài chính là nhân
tố quan trọng nhất trong các hoạt động khác của đơn vị, nó quyết định tới mọi hoạt động khác trong đơn vị nên đầu tư nhân lực cho hoạt động này sẽ tạo điều kiện thực hiện nhiệm vụ khác.
- Điều kiện thực hiện: cần có nguồn kinh phí tổ chức các lớp đào tạo.
3.2.7. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác quản lý tài chính tài chính
- Mục tiêu:
Bên cạnh đó việc đào tạo, nâng cao trình độ tin học, tiếng anh cho đội ngũ cán bộ chuyên trách công tác tài chính là rất cần thiết. Hiện tại trường cao đẳng ANND 1 có đội ngũ cán bộ tài chính cịn yếu về trình độ ngoại ngữ, tin học. Trường cần tổ chức cho đội ngũ cán bộ tài chính tham gia các khóa học để nâng cao trình độ đáp ứng nhu cầu công việc.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý trong điều kiện thực hiện đa dạng hố loại hình đào tạo, đa dạng hố các nguồn tài chính khi cơng nghệ thơng tin đã phát triển khá phổ biến trước hết phải ưu tiên mua sắm trang thiết bị như máy vi tính, nối mạng quản lý từ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, kế tốn tài sản, kế tốn kho…
Q trình thu nhận, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin trong quản lý tài chính ở trường cao đẳng ANND 1 cũng giống như quy trình chế biến sản phẩm, bao gồm nhiều khâu, mỗi khâu đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau. Khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng lớn, việc tiếp nhận, xử lý thông tin ra quyết định quản lý tài chính theo hình thức tập trung, hiện đại bằng các thiết bị điện tử và các phần mền ứng dụng sẽ giúp cho cơng tác quản lý tài chính đạt hiệu quả tốt hơn. Việc nối mạng quản lý có tác dụng, một mặt giúp cho các bộ phận nghiệp vụ, quản lý tài chính trao đổi thơng tin, dữ liệu được dễ dàng, mặt khác lãnh đạo đơn vị dù ở xa vẫn có thể truy cập các thơng tin về tài chính của đơn vị, trên cơ sở đó có các quyết định quản lý.
- Nội dung:
+ Dễ dàng thực hiện các thao tác, đảm bảo các yêu cầu về hạch toán, cả giá trị lẫn số lượng.
+ Thiết kế biểu mẫu thống nhất đúng tuân thủ quy định chung hiện hành.
+ Các phần hành kế toán tham gia và cùng được thực hiện dễ dàng, thuận lợi. + Dễ dàng đối chiếu số liệu kế toán tổng hợp và số liệu kế toán chi tiết. + Cung cấp kịp thời và hiệu quả các số liệu kế toán cần thiết cho công tác điều hành quản lý.
- Cách thực hiện:
Đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại, ứng dụng các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý phù hợp với hoạt động của nhà trường hiện nay.
Bên cạnh trang bị máy móc hiện đại cần phải chú trọng đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý tài chính thành thạo các ứng dụng về CNTT để khai thác có hiệu quả hệ thống máy móc thiết bị hiện đại. Áp dụng CNTT chính là điều kiện để cho cơng tác quản lý tài chính ở Trường đạt hiệu quả hơn.
Chú trọng tuyển dụng cán bộ quản lý tài chính ngồi năng lực chun mơn còn thành thạo về CNTT và các phần mềm ứng dụng.
- Điều kiện thực hiện:
Cần có nguồn kinh phí để mua sắm thiết bị tin học hiện đại và tổ chức các lớp đào tạo, mua các phần mềm tiên tiến.
3.3. Mối quan hệ giữa các biện pháp
Các biện pháp đưa ra đều nhằm thực hiện tốt hơn cơng tác quản lý tài chính trong trường cao đẳng ANND 1do vậy có mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ lẫn nhau:
Nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ sư phạm cho cán bộ chuyên trách cơng tác tài chính chính là điều kiện để họ nắm rõ hơn hoạt động của nhà trường, từ đó đưa ra các quyết định tài chính phù hợp, xây dựng quy chế, quy định tài chính phù hợp với tình hình hoạt động của nhà trường.
Nâng cao nhận thức về nội dung và nhiệm vụ của cơng tác quản lý tài chính cho CBCNV và giáo viên nhà trường, biện pháp tăng cường cơng tác kế hoạch hóa các nguồn thu và biện pháp xây dựng và thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ là căn cứ
để thực hiện công tác kiểm tra nội bộ. Dựa trên quy chế chi tiêu nội bộ đã ban hành và công việc kế hoạch hóa các nguồn thu, cán bộ làm cơng tác tài chính tiến hành kiểm tra việc thực hiện thu – chi tài chính trong trường của từng bộ phận phòng khoa có đúng theo quy định hay khơng?
Nhận thức của toàn thể CBCNV nhà trường về QLTC được nâng lên là điều kiện để thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ. Thực hiện hiện tốt cơng tác tài chính và cơng khai minh bạch QLTC là cơ sở để CBCNV tin tưởng vào hoạt động và trách nhiệm của bộ máy QLTC, tác động tích cực đến nhận thức và hành động của họ trong việc thực hiện tốt quy định của nhà trường trong QLTC.
Đầu tư vào công nghệ thông tin là điều kiện để cán bộ QLTC thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, nâng cao được năng lực QLTC. Và ngược lại QLTC tốt là điều kiện để có nguồn chi đầu tư công nghệ hiện đại.
3.4. Khảo nghiệm tính cấp thiết và tính khả thi của các biện pháp
Tính cấp thiết thể hiện mức độ cần thiết của các biện pháp đề xuất.
Tính khả thi của biện pháp đề xuất thể hiện khả năng ứng dụng vào thực tế đem lại kết quả của biện pháp đề xuất. Sự phù hợp của biện pháp đề xuất với khả năng tài chính, cơ sở vật chất hạ tầng kỹ thuật của nhà trường, năng lực của cán bộ trực tiếp thực hiện.
- Đối tượng khảo nghiệm: