5. Kết cấu của đề tài
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu tại công ty TNHH xây
3.2.1. Nâng cao năng lực tham dự thầu
3.2.1.1. Nâng cao về năng lực tài chính
Một cơng ty có năng lực tài chính mạnh tạo ra sự tin tưởng với bên mời thầu, tạo sự yên tâm về khả năng chi trả các chi phí trong q trình xây dựng mà khơng ảnh hưởng đến tiến độ thi cơng. Nhưng hiện tại nguồn lực tài chính của Cơng ty còn chưa nhiều, nguồn vốn chủ yếu từ vốn chủ sở hữu, Cơng ty lại khơng có ý định vay dài hạn. Vì vậy cán bộ nhân viên có thể tham mưu để Ban giám đốc đưa ra các quyết định về vay vốn để mở rộng và phát triển cơng ty, Cơng ty cũng có thể mở thị trường làm thuê, liên danh, liên kết với các nhà thầu khác. Muốn trúng thầu một gói thầu nào đó nhất thiết nhà thầu phải đáp ứng được một số yêu cầu tối thiểu về mặt tài chính như doanh thu, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, Cơng ty kinh doanh có lãi hay đang trong tình trạng thua lỗ.
Để đáp ứng được các yêu cầu về mặt tài chính (năng lực tài chính) Cơng ty cần không ngừng thực hiện các biện pháp nhằm:
52
+ Tăng cường khả năng huy động vốn và thu hồi vốn. + Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Biện pháp huy động vốn:
Đa dạng nguồn vốn đầu tư từ các nguồn khác nhau như: vốn chủ sở hữu, lợi nhuận chưa phân phối, ngân hàng, cổ phần hóa, khấu hao tài sản cố định,…Tận dụng chính sách cho vay vốn của Nhà nước đối với các công ty vừa và nhỏ để vay vốn.
Lập kế hoạch vay vốn ngắn hạn và dài hạn hợp lý, đặc biệt là vốn vay từ ngân hàng, cần chú ý đến lãi suất khi vay. Cần có chiến lược vay hợp lý và trả lãi vay cũng như trả gốc để tránh ùn tắc, trì trệ vốn, tăng chi phí cho cơng ty. Theo dõi, quản lý vốn, thống kê đầy đủ và kịp thời các thay đổi và biến động của nguồn vốn. Quản lý vốn một cách hợp lý để đảm bảo cho hoạt động đột xuất của Công ty.
Các biện pháp khác:
Tận dụng tối đa máy móc nhàn rỗi cho thuê hoặc đi thuê máy móc thiết bị khi nguồn lực tài chính Cơng ty cịn hạn chế. Liên danh, liên kết với các nhà thầu khác để tăng năng lực tài chính, nhân sự, máy móc thiết bị cho cả hai bên đồng thời học hỏi kinh nghiệm, tăng khả năng trúng thầu.
Cơng tác quyết tốn thanh quyết tốn cần thực hiện nhanh chóng, dứt điểm tránh mất thời gian đồng thời sử dụng nguồn tài chính đó cho các mục đích khác. Q trình thi cơng ln được theo dõi, tránh mất thời gian, sai sót xảy ra, ảnh hưởng đến chi phí của Cơng ty cũng như chất lượng cơng trình.
3.2.1.2. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Nguồn lực của Cơng ty hiện tại cịn khá mỏng, một số bộ phận chưa có cán bộ chun mơn như trong mảng Marketing và trong công tác lập HSDT số cán bộ chun mơn cịn ít và chưa có nhiều kinh nghiệm để đưa ra các đề xuất cũng như tư vấn cho Ban giám đốc các biện pháp, phương pháp tốt nhất, dẫn đến nhiều gói thầu bị tuột khỏi tầm tay. Chính vì vậy, ngay trong cơng tác tuyển chọn lao động, Cơng ty cần tuyển dụng những người có kinh nghiệm, trình độ chun mơn cao trong lĩnh vực xây dựng. Cụ thể:
53
Tuyển thêm cán bộ chun mơn có kinh nghiệm về tìm kiếm thơng tin và lập HSDT để nắm bắt thơng tin gói thầu mới một cách thuận tiện nhất và lập HSDT đẹp nhất. Tạo điều kiện nâng cao kiến thức thực tế cho cán bộ chuyên môn tại công trường đang thi công.
Nâng cao chất lượng quản lý nguồn lực: Chế độ lương thưởng đánh giá chính xác theo năng suất, chất lương và tinh thần là việc của người lao động. Tạo động lực để người lao động làm vệc theo niềm đam mê của mình. Chú trọng đến chất lượng lao động thay vì số lượng, đảm bảo đội ngũ cán bộ chuyên môn và cơng nhân đều có trình độ cao, khả năng xử lý tình huống ngồi dự kiến tốt.
Tuyển dụng: Đến các trường đại học mời sinh viên xuất sắc của trường về làm, đăng trên các trang tuyển dụng, tổ chức tuyển cơng khai, nhiều vịng để tìm nhân tài cho Công ty. Hỗ trợ nhân viên đi học nâng cao bằng cấp, trình độ chun mơn, các lớp đào tạo nâng cao tay nghề cũng như áp dụng khoa học, kĩ thuật hiện đại vào công việc.
Thực hiện kế hoạch hóa và chuyên mơn hóa nguồn nhân lực, đảm bảo số lượng người đảm nhiệm mỗi vị trí và khai thác hết khả năng của họ, đảm bảo cho các bước trong quy trình đầu thấu được vận hành trơn tru và hỗ trợ lẫn nhau. Hỗ trợ và khuyến khích nhân viên tham gia các lớp học phổ biến kiến thức của Bộ Xây dựng tổ chức, ví dụ như các lớp tính tốn giá dự thầu theo các quy định mới ban hành.
Tuyên truyền, nâng cao ý thức làm việc của nhân viên, nhất là cơng tác làm việc nhóm để đưa ra các chiến lược tốt nhất, hồ sơ dự thầu đẹp nhất, tham mưu đúng đắn, chính sách cho Ban giám đốc và Hội đồng quản trị.
3.2.1.3. Nâng cao năng lực máy móc thiết bị
Với máy móc hiện đại và mới xuất xứ là một lợi thế của Công ty, giúp nhà thầu ghi điểm với bên mời thầu, giúp xử lý các cơng việc một cách nhanh chóng và chuẩn xác nhất, tăng khả năng trúng thầu. Hiện tại, đa phần máy móc thiết bị của Cơng ty được sản xuất từ năm 2013 là chủ yếu, một số máy móc đã
54
hao mịn đáng kể. Việc đầu tiên, Cơng ty cần kiểm kê, đánh giá để loại bỏ, thanh lý những máy móc đã cũ và lạc hậu. Thường xuyên theo dõi tình trạng của máy móc để đưa ra các biện pháp bảo dưỡng hay thanh lý để mua máy móc mới cho phù hợp. Cơng việc này nên giao cho một phịng ban để đạt được hiệu quả cao nhất, tránh việc các phòng đưa đẩy việc cho nhau.
Mua sắm trong dài hạn: Trong thời gian dài, Cơng ty nên có các máy móc thuộc sở hữu của Cơng ty, tránh việc đi thuê vừa tăng khả năng sử dụng linh hoạt, tránh phụ thuộc vào bên cho thuê. Nhưng chiến lược mua máy nên có chiến lược lâu dài và rõ ràng, không nên mua một cách ồ ạt vừa gây lãng phí vừa ảnh hưởng đến tài chính của Cơng ty thời gian đó. Cơng ty nên cân nhắc nguồn ngân sách để mua TSCĐ từ các khoản trích khấu hao, lợi nhuận sau thuế hay các khoản vay để phù hợp giữa lợi nhuận đem lại với nguồn chi phí bỏ ra.
Trong thời gian ngắn, Cơng ty chưa đủ nguồn tài chính để mua máy móc thiết bị, Cơng ty có thể tiến hành đi thuê để đáp ứng yêu cầu về năng lực thiết bị do Bên mời thầu đề ra. Phải cân nhắc loại máy móc nào cần thuê, thuê từ nhà cung cấp nào, sản xuất từ năm nào, nước nào sản xuất, tình trạng sử dụng cịn tốt khơng để đưa ra chính sách thuê hợp lý, tránh lãng phí.
3.2.2. Hồn thiện cơng tác thu thập và xử lý thông tin
Với sự phát triển lớn mạnh của hệ thống thơng tin, mọi thơng tin đều có thể đăng tải trên các phương tiện truyền thơng nhưng q trình thu thập và xử lý thơng tin của mỗi đơn vị lại khác nhau. Với nguồn thông tin đáng tin cậy, đầy đủ, nhanh chóng và chính xác giúp Cơng ty có thể dễ dàng phân tích, đưa ra các quyết định có tham dự gói thầu đó hay khơng, tham dự như thế nào để tránh mất thời gian cho các gói thầu khác và hiệu quả đem lại là tối ưu nhất.
Hệ thống tìm kiếm và xử lý thơng tin tốt khơng những giúp Cơng ty có thơng tin về gói thầu, cịn giúp thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh, đưa ra các chiến lược về đề xuất kĩ thuật cũng như giá dự thầu. Đồng thời tình hình biến động giá cả nguyên vật liệu; chiến lược đầu tư, xây dựng của địa phương, chính sách ưu đãi của Nhà nước về gói thầu xây dựng. Thơng tin cần thu thập
55
và xử lý liên quan đến vấn đề trên bao gồm những vấn đề quan trọng được chú trọng sau đây:
+ Một nhóm chun thu thập thơng tin về gói thầu, chủ đầu tư một cách nhanh chóng và đầy đủ nhất giúp Cơng ty có thể đưa ra các đề xuất hiệu quả cho gói thầu. Đồng thời duy trì quan hệ tốt với các đối tác đã từng hợp tác để có thơng tin nhanh nhất. Bên cạnh đó, tìm hiểu thơng tin về đối thủ cạnh tranh, giá cả nguyên vật liệu, tình hình máy móc thiết bị, thị trường lao động.
+ Xử lý thơng tin: sau khi có những thơng tin đã thu thập được, cán bộ phải đưa ra các nhận xét, phân tích về gói thầu đó. Tính khả thi về gói thầu, so sánh với đối thủ cạnh tranh, tận dụng các ưu đãi của Nhà nước để Công ty đưa ra các chiến lược và kế hoạch hợp lý. Nguồn thơng tin sớm và chính xác giúp cán bộ phân tích dễ dàng hơn trong việc đưa ra các kế hoạch tối ưu đồng thời tăng khả năng trúng thầu cho Công ty.
3.2.3. Hồn thiện cơng tác lập hồ sơ dự thầu
Cơng ty có trúng thầu hay khơng phụ thuộc vào chất lượng HSDT và giá dự thầu hợp lý. Trong công tác lập HSDT cần phải làm thật tỷ mỉ, đúng trình tự các bước, tránh thiếu sót giấy tờ pháp lý hay hạng mục chưa được tính tốn các biện pháp kĩ thuật hay xác định giá. Để hồn thiện cơng tác lập HSDT, ta cần làm các công việc cụ thể sau đây:
Hồ sơ pháp lý: giao cho phịng hành chính kế tốn đảm nhiệm. Trong Hồ
sơ pháp lý phải đảm bảo các giấy tờ về: đơn dự thầu, bảo lãnh dự thầu, báo cáo tài chính 3 năm gần nhất chứng minh tài chính lành mạnh của Cơng ty, giấy tờ liên quan đến hợp đồng lao động, chứng chỉ nghề của công nhân, bằng cấp, chứng chỉ học an toàn lao động, năng lực máy móc thiết bị, năng lực kinh nghiệm thể hiện qua các hợp đồng tương tự.
Hồ sơ đề xuất kĩ thuật: đưa ra các giải pháp kĩ thuật về: tổ chức mặt bằng,
56
độ cơng trình về nhân cơng, máy móc thiết bị, thời gian bố trí và các biện pháp an toàn lao động, đảm bảo chất lượng khác. Trong hạng mục này, cần giao cho các kĩ sư, kiến trúc sư có kinh nghiệm lâu năm để tránh có sai sót xảy ra, dựa trên các kinh nghiệm có được của họ để đưa ra các biện pháp kĩ thuật độc đáo hơn so với đối thủ cạnh tranh, tăng khả năng trúng thầu.
Hồ sơ đề xuất tài chính: Trước khi lập Hồ sơ đề xuất tài chính cần phân
tích kĩ các cơng việc trong bảng tiên lượng đã nêu ra trong HSMT, bóc tách nhỏ từng phần. Trong hồ sơ tài chính bao gồm đơn giá tổng hợp và đơn giá chi tiết, ghi chi tiết từng công việc, đơn giá và thành tiền để đưa ra mức giá dự thầu hợp lý nhất lại không thiệt cho Công ty.
Giá dự thầu là một trong những chỉ tiêu quan trọng để CĐT đánh giá hồ sơ dự thầu, giá dự thầu và xác suất trúng thầu có quan hệ đối nghịch với nhau. Giá càng thấp thì xác suất trúng thầu càng cao và ngược lại. Để nâng cao khả năng trúng thầu thì Cơng ty cần đưa ra mức giá dự thầu hợp lý, sao cho thấp nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận. Như vậy, khả năng lập giá dự thầu cũng là một yếu tố quan trọng quyết định khả năng trúng thầu của Cơng ty. Để có giá bỏ thầu hợp lý cần:
- Hạ thấp chi phí ngun vật liệu. - Giảm chi phí nhân cơng.
- Giảm chi phí máy thi cơng.
- Giảm chi phí chung và các chi phí khác.
3.2.4. Tăng cường hoạt động liên danh, liên kết
Tình hình Cơng ty cịn là một cơng ty vừa và nhỏ, chưa có năng lực tài chính, máy móc thiết bị, nhân lực so với các cơng ty trong lĩnh vực xây dựng. Chính vì vậy, việc liên danh, liên kết với các cơng ty khác giúp đẩy mạnh về năng lực của Công ty, hai bên học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau và cùng có lợi. Liên danh, liên kết giúp cho Cơng ty tăng cường năng lực về mọi mặt khi tham gia đấu thầu đặc biệt là khi đấu thầu những gói thầu lớn, nằm ngồi khả năng hiện tại của Cơng ty q trình liên danh liên kết giúp Cơng ty học hỏi được
57
những kinh nghiệm từ đối tác, kinh nghiệm về kĩ thuật, biện pháp thi cơng, bố trí nhân lực,..
Cơng ty cần tích cực tham gia các hiệp hội các doanh nghiệp hoạt động cùng ngành nhằm giao lưu, học hỏi kinh nghiệm đồng thời nắm bắt tình hình của các cơng ty khác, mở rộng quan hệ hợp tác, tăng cơ hội cho Cơng ty mình. Trong nền kinh tế ngày càng hội nhập, sự cạnh tranh khơng chỉ có các cơng ty trong nước mà cịn có các nhà thầu nước ngồi, việc liên danh liên kết giúp các công ty vững mạnh hơn, giúp đỡ nhau về mọi mặt để thực hiện các gói thầu lớn, tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu và giành cơ hội thắng thầu.
3.2.5. Tăng cường hoạt động Marketing khảo sát thị trường
Bộ phận marketing giúp tìm kiếm thơng tin về đấu thầu, tạo mối quan hệ với CĐT. Giúp Cơng ty thu thập được đầy đủ, chính xác và kịp thời các thơng tin về đấu thầu, do đó giảm bớt được thời gian và chi phí trong q trình tham gia đấu thầu. Và nhờ đó bộ phận đấu thầu có thể xây dựng hồ sơ dự thầu sát với thực tế, phù hợp với năng lực của Công ty, phù hợp với giá cả thị trường. Đồng thời có được thơng tin cần thiết cho quá trình đàm phán, thương thảo và ký kết hợp đồng trong trường hợp trúng thầu.
Phân khúc khách hàng là một trong những vấn đề quan trọng giúp các công ty xác định được khách hàng tiềm năng, xây dựng chiến lược về mặt hàng mình cung cấp. Cơng ty cần xác định được lĩnh vực mình tốt nhất trong ngành xây dựng, xây dựng uy tín với kháchhàng, khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực xây dựng, từ đó tăng khả năng cạnh tranh với đối thủ. Việc xây dựng thương hiệu là một vấn đề rất quan trọng, xây dựng được uy tín cũng như sự tin tưởng với Bên mời thầu.
Phân loại thị trường đê phân khúc thị trường mục tiêu là thế mạnh của Công ty là rất quan trọng. Cơng ty cần phân loại tìm kiếm thị trường thành các thị trưởng nhỏ để dàng thâm nhập và phát triển, tránh để tình hình quá tải và dư thừa thơng tin. Phân loại thcoe tính chất cơng trình (cơng trình dân dụng, thủy lợi, giao thơng,…), phân loại theo địa bàn hoạt động, phân loại theo nguồn vốn đầu
58
tư, tính chất kĩ thuật cơng trình,… để có các thơng tin và sự lựa chọn chính xác cho Công ty.
Lập kế hoạch năm: dựa vào mục tiêu hoạt động của năm để xác định các chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận cần đạt từ đó đề ra các giải pháp đầu tư marketing để đạt được mục tiêu. Phân tích chiến lược cụ thể: Để hoạt động marketing tốt trước hết cần có một chiến lược rõ ràng, thuyết phục. Các công việc cần sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để đem lại hiệu quả tốt nhất.
Việc duy trì quan hệ với các khách hàng, chủ đầu tư truyền thông giúp Công ty vừa mở rộng mối quan hệ, dễ dàng đăng tải các thông tin của Công tin lên phương tiện truyền thông vừa dễ dàng tiếp cận với các chủ đầu tư, tiếp cận với các cơ hội mới. Bên cạnh đó, Cơng ty cũng cần xác định các điểm mạnh, điểm yếu, đánh giá cơ hội, thách thức trong từng thời kì để đưa ra các chiến lược tốt nhất cho Công ty.
3.2.6. Tăng cường cơng tác quản lý chất lượng cơng trình