10. Cấu trúc của luận văn
1.5. Quản lý ứng dụng CNTT trong nhà trường và trong dạy học
1.5.2. Các chính sách về quản lý ứng dụng CNTT
Các yếu tố thƣờng có của một chính sách về quản lý ứng dụng CNTT
Tuy mỗi tổ chức đều có đặc điểm tính chất khác nhau, nhưng có một số yếu tố và nguyên tắc cơ bản nên được cân nhắc cho tất cả các quyết định liên quan đến CNTT như sau:
Trách nhiệm của các thành viên trong tổ chức
Joni Podolsky nhấn mạnh trong cuốn sách Wired For Good rằng “Bất cứ tổ chức nào đều cần nhấn mạnh với nhân viên của mình về cách hành xử khi sử dụng công nghệ trong môi trường làm việc và hậu quả nếu không tuân theo các nguyên tắc này”. Một chính sách sử dụng được chấp nhận phải là chính sách có thể truyền tải được nội dung này đến các nhân viên, khách hàng, thực tập sinh, ban quản trị,… những người sử dụng CNTT trong tổ chức.
Thêm vào đó, những chính sách này tồn tại là để bảo vệ và hướng dẫn tổ chức và các thành viên bằng cách cung cấp các hướng dẫn nền tảng trong việc sử dụng các thiết bị CNTT. Nó cũng nên cung cấp hướng dẫn xử lý khi sử dụng không đúng.
Vai trị căn bản của CNTT đó là cho phép cơng việc được thực hiện một cách hiệu quả hơn. CNTT là tài sản và nguồn lực của tổ chức, nó cần phải được QL và trơng coi như chính các CSVC khác. Thông thường, tốt nhất là nên giao trách nhiệm đảm bảo hệ thống CNTT làm việc hiệu quả cho một cá nhân với vai trò là QL CNTT hay người hỗ trợ CNTT.
Vai trò hỗ trợ bao hàm cả hai lĩnh vực. Thứ nhất đó là hỗ trợ người dùng trong việc sử dụng hiệu quả các công cụ CNTT và giúp họ vượt qua các vấn đề khó khăn khơng thể tránh khỏi trong q trình sử dụng. Thứ hai, đó là hệ thống cần sự hỗ trợ để tránh các hư hỏng và bảo trì theo định kỳ. Vai trị QL CNTT trong tổ chức nên là chức danh chính thức, khơng chỉ nên ghi nhận như là một sự phân cơng sắp xếp khơng chính thức khi có “sự cố kỹ thuật” trong văn phịng. Nếu như có thể, tổ chức cũng nên sắp xếp nhân sự dự phịng cho các tình huống người phụ trách CNTT nghỉ ốm hoặc nghỉ phép.
Nhà QL cũng cần cân nhắc việc chuẩn bị cho tổ chức đối mặt với các tình huống bất khả kháng như toàn bộ hệ thống bị tàn phá bởi thiên tai, hỏa hoạn hoặc trong tình huống có trộm, virus tấn cơng, bảo mật bị xâm nhập và các tình huống tương tự khác. Có thêm chính sách dự phịng là điều thiết yếu trong việc hướng dẫn cách đối mặt với các tai nạn nghiêm trọng. Chính sách dự phịng cũng nên được thử nghiệm nhất là đối với các tổ chức lớn.
Chính sách động viên khen thưởng các cố gắng của GV và đội ngũ nhân viên trong việc sử dụng CNTT trong dạy học.
Để tạo ra một chính sách CNTT hiệu quả thì trách nhiệm khơng chỉ ở những người làm ra chúng (các nhà quản lý giáo dục) mà cịn chính ở những người thực hiện chúng, đó chính là GV. Vì vậy, một chính sách QL GV tốt chắc chắn phải bao gồm cả chính sách động viên và khen thưởng các cố gắng của GV và đội ngũ nhân viên trong việc sử dụng CNTT trong DH. Chính sách động viên khen thưởng có thể được thực hiện dưới hình thức giải thưởng thi đua giữa các GV có cố gắng đóng góp nhiều cũng như cho những sáng kiến ứng dụng CNTT mới trong DH ở nhà trường. Giải thưởng thi đua nên có những yếu tố như:
- Được phổ biến rộng rãi toàn trường;
- Mức khen thưởng hấp dẫn nhằm tạo động lực cho các GV cũng như thể hiện sự chú trọng của nhà trường trong việc ứng dụng CNTT;
- Chuẩn đánh giá chấm thưởng rõ ràng. Các chuẩn này không chỉ đơn thuần dùng để đánh giá các tiêu chuẩn ứng dụng CNTT của GV đoạt giải mà còn nên dựa theo các chuẩn đánh giá năng lực GV để các GV trong trường có thể dựa theo các chuẩn này để phấn đấu nâng cao năng lực bản thân;
- Liên tục quan tâm hỗ trợ những khó khăn của GV trong quá trình ứng dụng CNTT vào DH.
Bên cạnh đó, thơng qua những cuộc thi đua này, những sáng kiến cũng như hiệu quả trong quá trình DH ứng dụng mà các GV đoạt giải đạt được cũng nên được chia sẻ với các GV khác và áp dụng rộng rãi trong nhà trường.
Sự hỗ trợ từ bên ngoài
Một vài tổ chức có đủ nguồn lực để đáp ứng các nhu cần hỗ trợ CNTT. Đối với một vài vấn đề CNTT có u cầu trình độ chun mơn cao và chỉ theo thời kỳ thì việc phát triển một đội ngũ hỗ trợ nội bộ là khơng có hiệu quả về kinh tế. Tuy nhiên, các nhà QL cũng cần phải nhớ rằng không phải bất cứ vấn đề nào cũng có thể th ngồi. Một vài vấn đề mang tính chất định kỳ, đơn giản, thường xuyên và gấp thì khơng thể th người hỗ trợ từ bên ngoài được. Các nhà QL cần tạo nên sự cân bằng, đối với các hoạt động hằng ngày thì dùng đến nhân lực nội bộ, đối với các vấn đề phức tạp hơn thì nhờ đến các chuyên gia từ bên ngồi.
Q trình theo đuổi sự cân bằng này phụ thuộc vào quy mô của tổ chức. Những tổ chức lớn thường có số lượng việc nhiều nên có khả năng thuê nhân sự toàn thời gian hoặc bán thời gian. Tuy nhiên, dù các nhà QL quyết định như thế nào thì các nhân viên hỗ trợ CNTT nội bộ cũng cần được đào tạo đầy đủ để có thể thực hiện vai trị của mình cũng như giao tiếp hiệu quả với các chuyên gia từ bên ngoài.
Trước khi thuê chuyên gia từ bên ngoài các nhà QL cần thực hiện nghiên cứu đầy đủ trước khi tiếp cận công ty dịch vụ, cách thuê họ, những trách nhiệm một khi hợp đồng được ký kết.
Trang bị cơ sở vật chất
Một trong những vấn đề quan trọng là hiệu trưởng cần có kế hoạch đầu tư và có các giải pháp đầu tư cơ sở vật chất CNTT, điều này đòi hỏi hiệu trưởng phải có tầm nhìn, có kế hoạch chiến lược và các kế hoạch hành động cho việc đầu tư CNTT trong quản lý và dạy học. Nhà trường cần thành lập kho tư liệu, bài giảng dùng chung để GV tham khảo lẫn nhau, sử dụng các tư liệu hay, vận dụng vào thiết kế và sử dụng cho phù hợp với lớp mình dạy. Các nhà nghiên cứu và hoạt động thực tiễn cũng nhấn mạnh rằng, hiệu trưởng các trường học cần có các biện pháp đầu tư
nhanh chóng của công nghệ. Hiệu trưởng xây dựng môi trường CNTT trong nhà trường, trong lớp học để tích hợp cơng nghệ thơng tin trong từng tiết học.
Ngân sách
Hầu hết các quyết định về CNTT đều liên quan đến chi phí. Với xu hướng ứng dụng rộng rãi CNTT trong toàn bộ tổ chức thì chi phí cho CNTT ngày càng tăng và trở thành nguồn đầu tư trọng yếu đối với sự phát triển của tổ chức thì việc lên kế hoạch ngân sách cho phát triển công nghệ là một điều tất yếu. Ngân sách cho CNTT cần bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến CNTT bao gồm từ mua sắm và trang bị sơ sở vật chất phần cứng và phần mềm đến chi phí đào tạo nhân lực cũng như chi phí mua mực và giấy dùng cho máy in. Bài toán cho việc lên kế hoạch ngân sách cho CNTT là các chi phí thường cần được chi ra khá thường xuyên và các nhà QL thường khơng có chun mơn sâu trong linh vực CNTT để có thể dự đốn và dự tốn các chi phí có thể phát sinh cho các sự án CNTT của tổ chức.
Đào tạo
Việc đào tạo nguồn nhân lực không chỉ nên là nhu cần tự phát của tổ chức khi các nhà QL hay nhân viên “cảm thấy” cần được đào tạo. Các phân tích về nhu cầu đào tạo trong tổ chức cần được thực hiện để lên kế hoạch cho các nhu cầu này.
Bảo vệ dữ liệu
Với quy định năm 1998 về bảo vệ dữ liệu và các phụ lục của nó thì việc bảo vệ dữ liệu trở thành nền tảng trong mối quan hệ giữa tổ chức và khách hàng. Đây không chỉ là một vấn đề liên quan đến máy tính mà nó nên được hình thành thành một phần của chính sách CNTT của tổ chức. Mục đích chính của việc bảo vệ thơng tin là phịng tránh các mối nguy hại và tơn trọng thông tin các nhân.