2.4. Thực trạngquản lý đàotạo đại học từ xa theo phương thức trực
2.4.6. Thực trạngquản lý và hỗ trợ sinh viên
ĐTTXTT là hình thức đào tạo khơng tập trung, mọi thông tin, thắc mắc và hướng dẫn chủ yếu qua điện thoai, mail nên việc hỗ trợ đòi hỏi nhiều kỹ năng và quan tâm đặc biệt hơn các hình thức đào tạo khác.
Sinh viên được giải đáp các thắc mắc trong vòng 72 giờ về kiến thức chuyên môn, thủ tục giáo vụ và vấn đề kỹ thuật. Sinh viên được cung cấp các công cụ để trao đổi và học tập như diễn đàn trên mạng, thư điện tử.
❖ Cố vấn học tập
Cố vấn học tập có nhiệm vụ:
a. Tư vấn và hướng dẫn sinh viên trong quá trình học tập:
- Phổ biến các quy định, quy chế về đào tạo, các quy định của nhà trường liên quan đến quyền và nghĩa vụ của sinh viên;
- Tư vấn, hướng dẫn sinh viên về phương pháp học tập trực tuyến; - Hướng dẫn sinh viên tìm hiểu chương trình đào tạo tồn khóa và đăng ký kế hoạch học tập;
- Trả lời các câu hỏi của sinh viên liên quan đến việc học tập của sinh viên trong phạm vi thẩm quyền; (không chỉ dẫn, giải đáp các câu hỏi liên quan đến nội dung kiến thức của môn học hoặc can thiệp vào nội dung chuyên môn của giảng viên).
b. Quản lý quá trình học tập của sinh viên:
- Quản lý quá trình học tập của sinh viên trong từng kỳ học, nhắc nhở sinh viên thực hiện nhiệm vụ học tập;
- Quản lý kết quả học tập của sinh viên.
- Quản lý hồ sơ và thông tin cá nhân sinh viên. Giải quyết các thủ tục hành chính cho sinh viên.
- Cử Ban cán sự lớp, chia nhóm, cuối mỗi kỳ học tổ chức sinh hoạt lớp, họp cán bộ lớp; hỗ trợ cho sinh viên tham gia các hoạt động của Trung tâm và nhà trường.
- Đề xuất hình thức khen thưởng, kỷ luật sinh viên với Trung tâm, Nhà trường.
❖ Hỗ trợ kỹ thuật
Trước khi bắt đầu học các mơn học trong chương trình, sinh viên được hướng dẫn:
- Cách học tập trên công nghệ ĐTTXTT (hướng dẫn trực tiếp trên lớp); - Chuẩn bị phương tiện học tập (máy vi tính, đường truyền, thiết bị…); - Cách học tập hiệu quả.
Với đặc thù của hình thức đào tạo trực tuyến, việc giảng dạy và học tập được thực hiện chủ yếu qua mạng, việc giao tiếp giữa giảng viên và nhà trường với sinh viên thơng qua hệ thống cơng nghệ đào tạo. Chính vì vậy, để có một khóa học thành cơng địi hỏi cơng tác chuẩn bị chi tiết, đầy đủ, kịp thời trước khi khóa học được mở, đảm bảo qui trình và các hoạt động giảng dạy và học tập trên lớp học.
Đội ngũ vận hành và hỗ trợ có vai trị triển khai lớp học trên cơ sở công nghệ, học liệu và kế hoạch học tập. Các công việc của đội ngũ vận hành và hỗ trợ trước và trong khi một lớp môn học diễn ra bao gồm:
- Tiếp nhận học liệu, kiểm duyệt về mặt kỹ thuật, đăng tải học liệu lên hệ
thống công nghệ
- Tạo lớp học online theo kế hoạch học tập, tạo tài khoản cho sinh viên
và giảng viên
- Hỗ trợ học tập cho sinh viên (kỹ thuật, thủ tục hành chính, cung cấp
thơng tin trong q trình học tập của sinh viên, quản lý lớp mơn học và trực diễn đàn thảo luận môn học)
- Vận hành lớp học trực tuyến VClass - Trực hỗ trợ trực tuyến H113
- Tập huấn giảng viên sử dụng công nghệ
❖ Giải quyết các thủ tục hành chính
Sinh viên đăng ký kế hoạch học tập vào đầu khoá học và trước mỗi kỳ học, nộp cho Cố vấn học tập.
Sinh viên được giải quyết các thủ tục hành chính: chuyển lớp, chuyển ngành học, chuyển địa điểm học, đăng ký xét miễn học phần, xác nhận sinh viên, bảo lưu kết quả học tập, tiếp tục theo học, hoãn thi, đăng ký thi lại, đăng ký ngành học thứ hai, chuyển đổi phương thức học tập, đăng ký địa điểm thi kết thúc học phần … (theo mẫu đơn của Trung tâm) sau 01 tuần đăng ký.
❖ Câu lạc bộ
Nhà trường khuyến khích và tạo điều kiện cho sinh viên thành lập các Câu lạc bộ với mục đích xây dựng mơi trường giao lưu, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm chuyên môn cũng như các hoạt động tập thể; tạo dựng sân chơi lành mạnh, sơi nổi và bổ ích, thu hút đơng đảo sinh viên tham gia.
Khi có nhu cầu tham gia Câu lạc bộ hoặc tổ chức thành lập Câu lạc bộ mới, sinh viên cần đăng ký với Cố vấn học/Chủ nhiệm lớp tập qua Ban cán sự lớp để xin phép nhà trường hoạt động.
Nhà trường sẽ phê duyệt điều lệ hoạt động, kế hoạch hoạt động của Câu lạc bộ.
❖ Tư vấn và hỗ trợ thực tập, tìm việc
Căn cứ nhu cầu của sinh viên, Trung tâm E-Learning phối hợp với Trung tâm Dịch vụ & Hỗ trợ sinh viên – Viện Đại học Mở Hà Nội tổ chức các buổi tọa đàm giữa các doanh nghiệp với sinh viên, giúp sinh viên nắm bắt được yêu cầu của doanh nghiệp, rút ra được nhiều kinh nghiệm trong thực tế mà doanh nghiệp đặt ra, tạo cơ hội cho sinh viên thực tập và cơ hội nghề nghiệp.
❖ Đóng học phí trực tiếp hoặc chuyển khoản
Trước mỗi kỳ học, sinh viên được thơng báo về việc thu học phí. Sinh viên có thể đóng học phí trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển vào tài khoản của Viện Đại học Mở Hà Nội (theo hướng dẫn tại thông báo thu học phí).
Sinh viên cần giữ phiếu thu hoặc giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng. Sinh viên chuyển khoản cần nộp cho kế toán của Trung tâm hoặc Cán bộ cố vấn học tập/Chủ nhiệm lớp bản photo giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng.
Trung tâm phối hợp với các đối tác liên kết thực hiện thu học phí và các khoản thu đầy đủ và đúng theo qui định, nộp về Viện theo hàng tháng và cuối năm khơng có tình trạng tồn đọng.
Học phí của học viên được thu theo từng kỳ học, trước mỗi đợt thu có thơng báo số tiền học viên cần phải nộp. Học viên phải nộp đầy đủ học phí trước khi thi kết thúc học phần, học viên nào có đơn xin hỗn với lý do đặc biệt thì Trung tâm xem xét và cho phép hoãn trong thời gian tối đa 02 tuần (trường hợp hỗn học phí rất ít thấy), khi nộp đầy đủ học phí học viên mới có tên trong danh sách dự thi. Trước khi học viên tốt nghiệp, Trung tâm phối hợp với đối tác để kiểm sốt và quyết tốn học phí đối với từng trường hợp sinh viên.
Khảo sát về thực trạng quản lý và hỗ trợ sinh viên, chúng tơi đã tiến hành thăm dị ý kiến của học viên, giảng viên và cán bộ quản lý.
Số phiếu phát ra là 365, số phiếu thu về là 300, 100% các phiếu đạt yêu cầu về nội dung thông tin. Sau khi thống kê, phân tích, chúng tơi thu được kết quả như sau:
Bảng 2.12: Khảo sát về thực trạng quản lý và hỗ trợ sinh viên Quản lý quản lý và Quản lý quản lý và hỗ trợ sinh viên Mức độ thực hiện Tổng điểm trung bình Thứ bậc đánh giá Tốt Khá Trung bình SL % SL % SL %
Cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu hướng dẫn học tập
210 70 80 26.7 10 3.3 8 1 Thái độ cán bộ khi giải
đáp thắc mắc, hỗ trợ về kỹ thuật, thông tin, thủ tục trong quá trình học
200 66.7 90 30 10 3.3 7.9 2
Thời gian trả lời, giải đáp
và hỗ trợ sinh viên 190 63.3 80 26.7 30 10 7.6 3 Tài liệu hướng dẫn, hỗ
trợ học viên tham gia khóa học 170 56.7 100 33.3 30 10 7.4 4 Phương tiện, cách thức liên lạc với cán bộ hỗ trợ học viên 170 56.7 90 30 40 13.3 7.3 5
Thông qua khảo sát quản lý và hỗ trợ học viên đang thực hiện khá tốt, hỗ trợ học viên trong quá trình học tậphọc viên. Do hình thức học từ xa qua mạng, việc liên lạc với sinh viên dựa vào nhiều cơng nghệ hỗ trợ, địi hỏi nhiều thời gian liên lạc hơn.