Hiện tại, cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Du Lịch Hơng Giang Chi nhánh Hà Nội theo kiểu trực tuyến chức năng. Đây là kiểu tổ chức rất phù hợp
với quy mô nh Chi nhánh. Để nâng cao đợc hiệu quả của bộ máy tổ chức, Chi nhánh cần làm một số công việc sau:
♦ Đối với bộ phận điều hành.
Đây là bộ phận quan trọng nhất của Chi nhánh, tổ chức thực hiện phần lớn công việc của Chi nhánh. Để nâng cao đợc hiệu quả của bộ máy Chi nhánh cần làm một số cơng việc sau:
- Có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ công việc của từng ngời trong bộ phận. - Sau mỗi một quí ngời phụ trách bộ phận điều hành cần phải tổng kết, đánh giá quá trình làm việc của từng ngời và đề nghị giám đốc Chi nhánh khen thởng khuyến khích khi có thành tích làm việc tốt.
- Khi đàm phán thoả thuận với khách, bộ phận điều hành phải ghi nhận, tập hợp đầy đủ những thông tin về khách để thuận tiện cho việc tổ chức thực hiện chơng trình du lịch cho khách đợc thuận tiện .Các thông tin bao gồm:
+ Danh sách đoàn. + Quốc tịch từng khách.
+ Thời điểm xuất nhập cảnh của đoàn khách.
+ Các yêu cầu của khách trong chuyến đi nh:Hớng dẫn, xe, các yêu cầu đặc biệt khác…
+ Chơng trình tham quan của khách. + Hình thức thanh tốn…
Sau khi thu thập tất cả những thông tin này, bộ phận điều hành chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chuyển cho hớng dẫn viên thực hiện.
- Trong quá trình thực hiện chơng trình bộ phận điều hành cần có mối liên lạc thờng xuyên và kịp thời với hớng dẫn viên và bộ phận markting để có thể sử lý những trờng hợp bất thờng và kịp thời thay đổi khi cần thiết.
♦ Bộ phận marketing.
Hiện tại bộ phận marketing của Công ty Du Lịch Hơng Chi nhánh Hà Nội có số lợng nhân viên chỉ có 2 ngời. Trong tơng lai việc Chi nhánh mở rộng thị trờng và quy mô là điều tất yếu. Điều này đòi hỏi bộ phận marketing cần phải đợc mở rộng và làm nhiều công việc hơn. Một số công việc bộ phận marketing nên làm là:
- Nghiên cứu thị trờng tìm ra những thị trờng mục tiêu mới tiềm năng hơn.
- Tích cực nghiên cứu các tuyến điểm mới, xây dựng các chơng trình phù hợp đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
- Cần thiết kế các tập gấp với đầy đủ những thông tin và các chơng trình, với mức giá chi tiết gửi đến các cơng ty lữ hành gửi khách, các khách sạn, nhà hàng, các tổ chức nh đại sứ quán các nớc ở Hà Nội, các cơ quan doanh nghiệp…
- Bộ phận này cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong việc thực hiện cơng việc một cách có hiệu quả.
♦ Bộ phận hớng dẫn.
Hiện tại, Chi nhánh cha có bộ phận hớng dẫn. Những công việc liên quan đến công việc hớng dẫn hiện vẫn do bộ phận điều hành đảm nhiệm. Để giảm bớt sức ép công việc cho bộ phận điều hành Chi nhánh nên khẩn chơng tổ chức một bộ phận hớng dẫn riêng.
Bộ phận này nên gồm 2 ngời(một ngời làm trởng bộ phận). Bộ phận này có cơng việc phối hợp với các bộ phận khác lựa chọn hớng dẫn viên cho chơng trình du lịch của Chi nhánh và giải quyết những vấn đề liên quan đến hớng dẫn viên.