6. Kết cấu khóa luận
1.4. Những yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả chất lượng dịch vụ giao nhận hàng
hàng hóa
1.4.1. Yếu tố khách quan
1.4.1.1. Mơi trường pháp luật:
Q trình trao đổi hàng hóa xuất nhập khẩu là q trình thơng thường giữa hai hay nhiều quốc gia trên phạm vi quốc tế nên hoạt động giao nhận hàng hóa khơng chỉ bị ảnh hưởng bởi luật pháp của riêng nước xuất khẩu hay nhập khẩu mà nó ln chịu sự ràng buộc, chịu sự tác động của cả nước xuất nhập khẩu, nước xuất khẩu và cả những nước mà hàng hóa xuất nhập khẩu đi qua và cả luật pháp quốc tế. Chính vì vậy nếu có bất cứ sự thay đổi về bất kỳ quy định nào trong hệ thống luật pháp của các quốc gia có liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu như được kể ở trên đều có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến hoạt động giao nhận hàng hóa XNK. Hay nó có thể thúc đẩy, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận phát triển hơn hoặc cũng có thể kìm hãm sự phát triển của hoạt động giao nhận hàng hóa XNK.
Các bộ luật của các quốc gia cũng như các Công ước quốc tế không chỉ quy định về khái niệm, phạm vi hoạt động mà quan trọng hơn nó quy định rất rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của những người tham gia vào lĩnh vực giao nhận. Cho nên, việc hiểu biết về những nguồn luật khác nhau, đặc biệt là của những quốc gia khác sẽ giúp người giao nhận tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất.
1.4.1.2. Mơi trường chính trị, xã hội:
Sự ổn định chính trị, xã hội của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quốc gia đó phát triển mà cịn là một trong những yếu tố để các quốc gia khác và thương nhân người nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó.
Những biến động trong mơi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Chẳng hạn như ở một quốc gia có xảy ra xung đột vũ trang thì sẽ khơng thể tiến hành nhận và giao hàng (nếu đó là nước gửi hàng) hoặc giao và nhận hàng đến tay người nhận hàng (nếu đó là nước nhận hàng) hoặc phải thay đổi lộ trình (nếu đó là nước đi qua),... Những biến động về chính trị, xã hội sẽ là cơ sở để xây dựng những trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở.
1.4.1.3. Môi trường công nghệ:
Sự đổi mới ngày càng nhanh không ngừng của khoa học công nghệ đã nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa, giảm chi phí khai thác, tác động đến ghế suất của các hãng hàng trên thế giới và xuất hiện nhu cầu tài trợ để mua mới trang thiết bị.
Ngày nay, ngày càng nhiều công cụ chuyên chở thế hệ mới ra đời hiện đại hơn nhiều so với thế hệ cũ trước đó. Việc áp dụng những vật liệu mới chế tạo, cải tiến cách thức thiết kế giúp cho việc tiết kiệm nhiên liệu, chất lượng máy móc vận tải ngày càng được cải thiện sẽ tăng tốc độ vận chuyển cũng như giảm chi phí tăng tính
18
tính cạnh tranh,... cùng với việc áp dụng công nghệ tin học mới, phần mềm quản lý tốt cũng sẽ giúp vận hành thống cung cấp dịch vụ giao nhận một cách nhanh chóng, trơn tru, hiệu quả.
1.4.1.4. Điều kiện tự nhiên:
Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và q trình chun chở hàng hố. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng và thời gian giao nhận hàng hố. Ngồi ra, q trình chun chở cũng chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại hồn tồn cho chuyến bay hoặc làm chậm việc giao hàng, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan.
Do những tác động trên mà thời tiết sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá, và là một trong những nguyên nhân gây ra những tranh chấp. Nó cũng là cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận.
1.4.1.5. Đặc điểm của hàng hố:
Mỗi loại hàng hố lại có có những tính chất và đặc thù riêng. Ví dụ như hàng nông sản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng cịn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn,... Chính những đặc điểm riêng này của hàng hố sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hố sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hố trong q trình giao nhận và chun chở hàng hố.
Bên cạnh đó, mỗi loại hàng hố khác nhau với những đặc điểm riêng biệt sẽ đòi hỏi những loại chứng từ khác nhau để chứng nhận về phẩm chất, chất lượng của chúng. Tuỳ theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc theo bộ chứng từ thanh toán được quy định trong L/C mà người giao nhận sẽ phải chuẩn bị các loại chứng từ cho phù hợp.
1.4.1.6. Khách hàng:
Trên thực tế yếu tố khách hàng cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới tốc độ và hiệu quả giao nhận hàng hoá.
Khách hàng: người tiêu dùng đồng thời tham gia sản xuất dịch vụ + Khách hàng mua dịch vụ/hưởng thụ dịch vụ (người được phục vụ) + Sự hiểu biết, kinh nghiệm, sự mong đợi của khách hàng
+ Đặc điểm khách hàng
1.4.2. Yếu tố chủ quan
1.4.2.1. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc Cơ sở hạ tầng được phân chia thành 2 phần chính:
- Cơ sở vật lý
Bao gồm các trang thiết bị máy móc, văn phịng, kho hàng, phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá, ...
Cơ sở vật chất đầy đủ hiện đại sẽ đảm bảo tốc độ vận chuyển hàng hố được nhanh chóng, an tồn cũng như có khả năng giảm thiểu chi phi. Ảnh hưởng tới nhiều mặt trong chất lượng dịch vụ giao nhận.
19
- Hệ thống phần mềm
Bao gồm các phần mềm quản lý nghiệp vụ giao nhận, quản lý chứng từ, … và hệ thống website, hệ thống truyền thông.
Với sự phát triển mạnh mẽ của cơng nghệ thơng tin, người gian nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thơng tin khách hàng, hàng hoá. Bên cạnh đó khách hàng cũng có thể kiểm tra được tiến độ giao nhận hàng hóa của mình. Ngồi ra với cơ sở hạ tầng thông tin và trang thiết bị hiện đại, người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng cũng như khác hàng dễ dàng.
1.4.2.2. Lượng vốn đầu tư
Lượng vốn đầu tư sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới cỗ máy vận hành hiện tại cũng như kế hoạch phát triển trong tương lai. Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy móc thiếu hồn chỉnh và khơng đầy đủ sẽ gây khó khăn và trở ngại cho quá trình giao nhận hàng hoá. Cách quản lý vốn, phân bổ vốn sẽ ảnh hướng nhất định tới sự nguồn vốn đầu tư vào cơ sở hạ tầng công ty. Trong lĩnh vực giao nhận để có thể xây dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu những trang thiết bị hiện đại, người giao nhận cần một lượng vốn đầu tư rất lớn. Song không phải lúc nào người giao nhận cũng có khả năng tài chính dồi dào. Cho nên với nguồn tài chính hạn hẹp người giao nhận sẽ phải tính tốn chu đáo để xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hiệu quả bên cạnh việc đi thuê hoặc liên doanh đồng sở hữu với các doanh nghiệp khác những máy móc và trang thiết bị chuyên dụng.
1.4.2.3. Con người:
Một nhân tố có ảnh hưởng khơng nhỏ đến quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng khơng là trình độ của người tổ chức điều hành cũng như người trực tiếp tham gia quy trình.
Con người trong cung ứng dịch vụ: + Nhân viên tiếp xúc khách hàng
+ Nhân viên nghiệp vụ: thực hiện tác nghiệp nội bộ + Quan hệ nội bộ: phân quyền, hỗ trợ thực hiện
Để thực hiện được quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hố diễn ra một cách trơn tru, hợp lý trong khoảng thời gian ngắn nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình. Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý thơng tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất. Đồng thời sẽ đưa ra được những phương án xử lý một cách hợp lý, hiệu quả cho những trường hợp đặc biệt.
Trong hầu hết các lĩnh vực, trình độ con người tham gia quy trình vẫn là yếu tố quan trọng quyết định ảnh hưởng tới chất lượng giao nhận và đem lại uy tín, niềm tin và sự hài lịng của khách hàng.
20
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY HANSOL LOGISTICS VINA